2015.03.04 - Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu
ILPP4/443-635/14-2/ISN
z 4 marca 2015 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o. przedstawione we wniosku z dnia 2 grudnia 2014 r. (data wpływu 5 grudnia 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

archiwizowania Dokumentów (faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków) otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej;
archiwizowania Dokumentów sprzedażowych (faktur sprzedażowych, faktur korygujących i rachunków) wyłącznie w formie elektronicznej;
archiwizowania części tych Dokumentów i Dokumentów sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany);
możliwości otrzymywania Dokumentów (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków) za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF i ich archiwizowania w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 5 grudnia 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania Dokumentów (faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków) otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej; archiwizowania Dokumentów sprzedażowych (faktur sprzedażowych, faktur korygujących i rachunków) wyłącznie w formie elektronicznej; archiwizowania części tych Dokumentów i Dokumentów sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany); możliwości otrzymywania Dokumentów (faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków) za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF i ich archiwizowania w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

„A” SPÓŁKA Z O.O. (dalej: Spółka) prowadzi działalność w zakresie sprzedaży urządzeń grzewczych (kotły, piece, części do tych urządzeń) na rzecz przedsiębiorców działając pod marką europejskiego producenta tych urządzeń. W ramach swojej działalności współpracuje z wieloma dostawcami i usługodawcami (serwisanci i instalatorzy), którzy za swoje produkty i usługi wystawiają faktury VAT. W związku z ciągłym rozwojem Spółki, a co za tym idzie rosnącą liczbą transakcji zakupu towarów i usług oraz zwiększaniem się liczby dostawców i usługodawców, liczba otrzymywanych w każdym miesiącu faktur zwiększa się.

Mając na uwadze, wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres przez jaki podatnik obowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza, łączy się bowiem z koniecznością zwiększania ponoszonych opłat od najmowanej powierzchni archiwum. Spółka zamierza wdrożyć system archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej. W takim przypadku całość otrzymywanych w formie papierowej dokumentów obcych byłaby skanowana i archiwizowana w formie elektronicznej. A po takim zarchiwizowaniu dokumenty papierowe byłyby niszczone. Powinno to dotyczyć dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej oraz całej dokumentacji magazynowej związanej z obrotem towarami. System archiwizowania dokumentacji byłby wdrożony na podstawie wewnętrznych regulacji Spółki (procedura) przy poszanowaniu obowiązujących przepisów prawa bilansowego, podatkowego oraz handlowego.

Docelowo Spółka rozważa objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do Spółki w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności: faktury zakupowe, faktury korygujące VAT, duplikaty tych dokumentów, załączniki do faktur, rachunki, noty odsetkowe, noty księgowe, dokumenty magazynowe, wyciągi bankowe, zamówienia (dalej zwane łącznie: „Dokumentami”). Rozszerzenie kategorii Dokumentów objętych archiwizacją elektroniczną nastąpiłoby wg kategorii Dokumentów, tj. począwszy od oznaczanych przez Spółkę, wszystkie Dokumenty należące do danej kategorii, będą objęte archiwizacją elektroniczną. Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF lub równoważnego formatu, co uniemożliwi dostęp i próby zmian danych zawartych na tychże Dokumentach. Dokumenty będą przechowywane na dyskach serwerów, do których dostęp mają tylko uprawnieni użytkownicy zgodnie z obowiązującą procedurą. Dane na tych dyskach są chronione przez zapewnienie lustrzanej kopii danych w czasie rzeczywistym (backup) oraz regularne kopie zapasowe przechowywane na dysku zewnętrznym. Dokumenty będą skanowane i wprowadzane do oznaczonych folderów otrzymując swoją unikalną sygnaturę umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego Dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu w formacie PDF. Jednym z elementów unikalnego identyfikatora będzie numer określony w programie finansowo-księgowym, który wraz z systemem informatycznym używanym przez Spółkę, korzystający z danych, przy pomocy których każdy Dokument będzie opisany i indeksowany, umożliwi przyporządkowanie każdego Dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na bezpośrednie odtworzenie Dokumentów w postaci wydruku.

Jak wskazano wyżej, po zeskanowaniu Dokumentów Spółka zamierza prowadzić archiwizację Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu Dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, papierowe wersje Dokumentów będą niszczone. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz przedawnienia wszelkich roszczeń podmiotów trzecich, plus kolejne 3 lata. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka może również otrzymywać Dokumenty w formacie elektronicznym (np. w formacie PDF) przesyłane od kontrahentów (sprzedawców towarów lub usług) za pośrednictwem poczty elektronicznej. Przy czym, Spółka jako odbiorca faktur elektronicznych będzie zawierała umowy, w których wyrazi zgodę na odbiór faktur w tej formie. Umowa będzie regulowała procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia Dokumentów i integralność ich danych. W takiej sytuacji Dokumenty nie będą drukowane i skanowane, lecz bezpośrednio z poczty elektronicznej wprowadzone do systemu księgowego Spółki i przechowywane elektronicznie w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność tych Dokumentów i łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Elektroniczny obieg faktur odbywać się będzie za pomocą systemu SAP.

Dodatkowo Spółka rozważa objęcie elektronicznym systemem archiwizowania również dokumentów sprzedażowych, w szczególności: faktur sprzedaży, faktur korygujących VAT, załączników do faktur, rachunków, not odsetkowych, not księgowych, zleceń sprzedaży i dokumentów magazynowych, np. dokumentów WZ (dalej zwanych łącznie „Dokumentami sprzedażowymi”) oraz listów przewozowych. Dokumenty sprzedażowe będą generowane w systemie księgowym SAP. Przy czym, w sytuacji gdy faktura sprzedażowa jest wysyłana do klienta w formie papierowej to Spółka będzie drukować wyłącznie oryginał faktury papierowej, natomiast jej kopia nie będzie drukowana, lecz bezpośrednio z systemu SAP zapisywana i przechowywana na dyskach serwerów, do których dostęp mają tylko uprawnieni użytkownicy zgodnie z obowiązującą procedurą. Dane na tych dyskach są chronione przez zapewnienie lustrzanej kopii danych w czasie rzeczywistym (backup) oraz regularne kopie zapasowe przechowywane na dysku zewnętrznym.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

Czy w przypadku wprowadzenia opisanego systemu archiwizowania opisanych powyżej dokumentów, Spółka będzie uprawniona do:
1. prowadzenia archiwum Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów Dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych Dokumentów, a w konsekwencji ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej?
2. prowadzenia archiwum Dokumentów sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej?
3. archiwizowania części Dokumentów i Dokumentów sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej?
- zgodnie z obowiązującymi przepisami uVAT.
Czy Spółka jest uprawniona do otrzymywania za pośrednictwem poczty elektronicznej Dokumentów w formacie elektronicznym (np. w formacie PDF) i archiwizowania ich w formie elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami uVAT?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

W ocenie Spółki, w przypadku wprowadzenia opisanego powyżej systemu archiwizowania Dokumentów, będzie ona uprawniona do prowadzenia archiwum Dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów Dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych Dokumentów, a w konsekwencji ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U z 2012 r., poz. 749, dalej: OP) oraz ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm., dalej: uVAT). Spółka będzie również uprawniona do archiwizowania Dokumentów sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej na dyskach serwerów, zgodnie z przedstawioną procedurą. Jednocześnie brak jest materialnoprawnych przeszkód, aby część Dokumentów i Dokumentów sprzedażowych była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (tzw. system mieszany).

W świetle art. 2 pkt 31 uVAT, „fakturą” jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast „faktura elektroniczna” to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 uVAT). Jednocześnie zgodnie z art. 106m uVAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralności treści (w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura) i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W interpretacjach organów podatkowych (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 18 marca 2014 r., nr ITPP3/443-622a/13/MD) podkreśla się, że dla potrzeb przepisów uVAT w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Kontrola biznesowa powinna zatem stwarzać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Jednocześnie, kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców (usługodawców) oraz nabywców (usługobiorców). Z kolei zwrot „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów (świadczeniem usług) tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika. Zgodnie z art. 112 uVAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z kolei w świetle art. 70 § 1 OP, zobowiązanie podatkowe w podatku VAT przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dodatkowo art. 112a uVAT nakłada na podatników obowiązek przechowywania wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu faktur (w tym faktur wystawionych ponownie) oraz otrzymanych faktur (w tym faktur wystawionych ponownie) – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przy czym, podatnicy muszą zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 uVAT). Spółka pragnie ponadto zauważyć, że w świetle art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Polski ustawodawca nie wprowadził do przepisów uVAT takiego wymogu. W świetle powyższego, w ocenie Spółki system archiwizowania Dokumentów w formie elektronicznej w postaci skanów Dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych Dokumentów (niszczenie ich po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej), jest zgodny z postanowieniami art. 106m, art. 112 i art. 112a uVAT. Spółka pragnie zauważyć, że dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF lub równoważnego formatu, co uniemożliwi dostęp i próby zmian danych zawartych na tychże Dokumentach. Dokumenty będą ponadto przechowywane na dyskach serwerów, do których dostęp mają tylko uprawnieni użytkownicy, zgodnie z obowiązującą procedurą. Dane na tych dyskach będą chronione przez zapewnienie lustrzanej kopii danych w czasie rzeczywistym (backup) oraz regularne kopie zapasowe przechowywane na dysku zewnętrznym. Dokumenty będą skanowane i wprowadzane do znaczonych folderów otrzymując swoją unikalną sygnaturę umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego Dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu w formacie PDF. Jednym z elementów unikalnego identyfikatora będzie numer określony w programie finansowo-księgowym, który wraz z systemem informatycznym używanym przez Spółkę, korzystający z danych, przy pomocy których każdy dokument będzie opisany i indeksowany, umożliwi przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na bezpośrednie odtworzenie dokumentów w postaci wydruku.

Jednocześnie Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz przedawnienia wszelkich roszczeń podmiotów trzecich, plus kolejne 3 lata. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych. Ostatecznie w ocenie Spółki, przedstawiona powyżej procedura archiwizacji dokumentów nie narusza obowiązków Spółki wynikających z powołanych przepisów.

W związku z powyższym, w ocenie Spółki, w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania Dokumentów Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum Dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów Dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych Dokumentów, a w konsekwencji ich niszczenia po zeskanowaniu i archiwizowaniu w formie elektronicznej. Spółka będzie równocześnie uprawniona do archiwizowania Dokumentów sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej na dyskach serwerów, zgodnie z przedstawioną procedurą. Dodatkowo, brak jest materialnoprawnych przeszkód, aby część Dokumentów i Dokumentów sprzedażowych była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (tzw. system mieszany).

Ad. 2

Planowane przez Spółkę rozwiązanie odnośnie archiwizacji faktur elektronicznych (np. w formacie PDF) w zakresie kontroli biznesowej opiera się na tych samych zasadach, jak w przypadku systemu archiwizowania Dokumentów otrzymywanych pierwotnie w formie papierowej, przedstawionym w pkt 1. Zgodnie z art. 106n uVAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Spółka jako odbiorca faktur i innych dokumentów elektronicznych będzie zawierała umowy, w których wyrazi zgodę na odbiór Dokumentów w tej formie. Umowa będzie regulowała również procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia Dokumentów i integralność ich danych. W ocenie Spółki, przepisy uVAT dopuszczają możliwość otrzymywania faktur drogą elektroniczną, w tym również za pośrednictwem poczty elektronicznej, nie narzucając przy tym podatnikom żadnej szczególnej technologii przesyłania elektronicznego. W związku z tym, że Spółka poprzez swoje działania zapewni autentyczność, integralność treści i czytelność faktur, to przedstawiony przez nią sposób otrzymywania Dokumentów będzie zgodny z przepisami uVAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Na mocy art. 106j ust. 1 ustawy – w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1;
dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
dokonano zwrotu całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

Zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy – w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
1. na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:
1. na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:
1. na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia (art. 106l ust. 2 ustawy).

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Według art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) – jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 88 § 1 ww. ustawy).

W myśl art. 88 § 2 cyt. ustawy – przepis § 1 stosuje się odpowiednio do podatników obowiązanych do żądania rachunków.

Z powyższego wynika zatem, że wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek wystawiania rachunków, jeżeli żądanie jego wystawienia zgłoszone zostanie przez kupującego lub usługobiorcę. Rachunek wystawiony na taką okoliczność będzie dokumentować zatem faktycznie dokonaną sprzedaż.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka prowadzi działalność w zakresie sprzedaży urządzeń grzewczych (kotły, piece, części do tych urządzeń) na rzecz przedsiębiorców działając pod marką europejskiego producenta tych urządzeń. W związku z ciągłym rozwojem Spółki, a co za tym idzie rosnącą liczbą transakcji zakupu towarów i usług oraz zwiększaniem się liczby dostawców i usługodawców, liczba otrzymywanych w każdym miesiącu faktur zwiększa się. Mając na uwadze, wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres przez jaki podatnik obowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza, łączy się bowiem z koniecznością zwiększania ponoszonych opłat od najmowanej powierzchni archiwum. Spółka zamierza wdrożyć system archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej. System archiwizowania dokumentacji byłby wdrożony na podstawie wewnętrznych regulacji Spółki (procedura) przy poszanowaniu obowiązujących przepisów prawa bilansowego, podatkowego oraz handlowego. Docelowo Spółka rozważa objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do Spółki w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności: faktury zakupowe, faktury korygujące VAT, duplikaty tych dokumentów i rachunki (Dokumenty). Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF lub równoważnego formatu, co uniemożliwi dostęp i próby zmiany danych zawartych na tychże Dokumentach. Dokumenty będą przechowywane na dyskach serwerów, do których dostęp mają tylko uprawnieni użytkownicy zgodnie z obowiązującą procedurą. Dane na tych dyskach są chronione przez zapewnienie lustrzanej kopii danych w czasie rzeczywistym (backup) oraz regularne kopie zapasowe przechowywane na dysku zewnętrznym. Dokumenty będą skanowane i wprowadzane do oznaczonych folderów otrzymując swoją unikalną sygnaturę umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego Dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu w formacie PDF. Jednym z elementów unikalnego identyfikatora będzie numer określony w programie finansowo-księgowym. Każdy dokument będzie opisany i indeksowany, co umożliwi przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na bezpośrednie odtworzenie dokumentów w postaci wydruku.

Po zeskanowaniu Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, Spółka zamierza prowadzić ich archiwizację wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Zatem po zeskanowaniu Dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, papierowe wersje Dokumentów będą niszczone. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz przedawnienia wszelkich roszczeń podmiotów trzecich, plus kolejne 3 lata. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dodatkowo Spółka rozważa objęcie elektronicznym systemem archiwizowania również dokumentów sprzedażowych, w szczególności faktur sprzedaży, faktur korygujących VAT i rachunków (Dokumenty sprzedażowe). Dokumenty sprzedażowe będą generowane w systemie księgowym SAP. Przy czym, w sytuacji gdy faktura sprzedażowa jest wysyłana do klienta w formie papierowej to Spółka będzie drukować wyłącznie oryginał faktury papierowej, natomiast jej kopia nie będzie drukowana, lecz bezpośrednio z systemu SAP zapisywana i przechowywana na dyskach serwerów, do których dostęp mają tylko uprawnieni użytkownicy zgodnie z obowiązującą procedurą. Dane na tych dyskach są chronione przez zapewnienie lustrzanej kopii danych w czasie rzeczywistym (backup) oraz regularne kopie zapasowe przechowywane na dysku zewnętrznym.

Na tym tle Wnioskodawca powziął wątpliwości dotyczące:

prowadzenia archiwum Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów Dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych Dokumentów, a w konsekwencji ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej;
prowadzenia archiwum Dokumentów sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej;
archiwizowania części Dokumentów i Dokumentów sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Tut. Organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Spółkę systemu przechowywania wystawianych Dokumentów sprzedażowych (faktur sprzedażowych, faktur korygujących i rachunków) i otrzymywanych Dokumentów (faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków) w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej ostatecznej weryfikacji może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.

Jak poinformowała Spółka, będzie przechowywała obrazy zeskanowanych Dokumentów, Dokumentów otrzymanych w formie elektronicznej oraz Dokumentów sprzedażowych w sposób zapewniający:

autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktur),
integralność treści (uniemożliwienie dostępu i zmiany danych zawartych w dokumentach),
czytelność dokumentów,
łatwe ich odszukanie,
bezzwłoczny dostęp organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponadto w sytuacji, gdy Spółka będzie otrzymywać Dokumenty w formacie elektronicznym (np. w formacie PDF), jako odbiorca Dokumentów będzie zawierała ona umowy, w których wyrazi zgodę na ich odbiór w tej formie.

Na tle powyższych informacji potwierdzić należy pogląd Spółki, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania Dokumentów – faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, będzie ona uprawniona do ich przechowywania jedynie w sposób elektroniczny. Spółka będzie również uprawniona do archiwizowania Dokumentów sprzedażowych – faktur sprzedażowych, faktur korygujących i rachunków wyłącznie w formie elektronicznej. Ponadto brak jest materialnoprawnych przeszkód, aby część Dokumentów i Dokumentów sprzedażowych była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (tzw. system mieszany) – w zależności od preferencji Spółki w tym zakresie. Wskazać również należy, że Spółka będzie uprawniona do otrzymywania Dokumentów w formacie elektronicznym (np. PDF) za pośrednictwem poczty elektronicznej i ich archiwizowania w formie elektronicznej. Ponieważ jak poinformowała, jako odbiorca Dokumentów będzie zawierała umowy, w których wyrazi zgodę na ich odbiór w tej formie i zapewni procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia Dokumentów, integralność ich treści, czytelność i łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podsumowując, Spółka będzie uprawniona do:

prowadzenia archiwum Dokumentów (faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków) wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów Dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych Dokumentów, a w konsekwencji ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej;
prowadzenia archiwum Dokumentów sprzedażowych (faktur sprzedażowych, faktur korygujących i rachunków) wyłącznie w formie elektronicznej;
archiwizowania części Dokumentów i Dokumentów sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej;
do otrzymywania za pośrednictwem poczty elektronicznej Dokumentów w formacie elektronicznym (np. w formacie PDF) i archiwizowania ich w formie elektronicznej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania Dokumentów (faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków) otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej; archiwizowania Dokumentów sprzedażowych (faktur sprzedażowych, faktur korygujących i rachunków) wyłącznie w formie elektronicznej; archiwizowania części tych Dokumentów i Dokumentów sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany); możliwości otrzymywania Dokumentów (faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów faktur oraz rachunków) za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF i ich archiwizowania w formie elektronicznej.

Natomiast wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania Dokumentów (załączników do faktur, not odsetkowych, not księgowych, dokumentów magazynowych, wyciągów bankowych oraz zamówień) otrzymywanych w formie papierowej jedynie w formie elektronicznej; archiwizowania Dokumentów sprzedażowych (załączników do faktur, not odsetkowych, not księgowych, zleceń sprzedaży i dokumentów magazynowych, w tym dokumentów WZ) oraz listów przewozowych wyłącznie w formie elektronicznej; archiwizowania części ww. Dokumentów i ww. Dokumentów sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany); otrzymywania ww. Dokumentów za pośrednictwem poczty elektronicznej i ich archiwizacji; Ordynacji podatkowej w zakresie otrzymywania ww. Dokumentów za pośrednictwem poczty elektronicznej i sposobu archiwizowania wszystkich wymienionych w opisie sprawy dokumentów oraz podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie sposobu archiwizowania wszystkich wymienionych w opisie sprawy dokumentów, został rozstrzygnięty w odrębnym piśmie z dnia 4 marca 2015 r. nr ILPP4/443-635/14-3/ISN ILPB3/423-648/14-2/JG.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin