2015.04.21 - Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu
ILPP4/4512-1-17/15-5/EWW
z 21 kwietnia 2015 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 12 stycznia 2015 r. (data wpływu 15 stycznia 2015 r.) uzupełnionym pismem z dnia 6 kwietnia 2015 r. (data wpływu 10 kwietnia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia z faktur zakupu towarów i usług otrzymanych przez Spółkę drogą elektroniczną w formacie PDF oraz odliczenia podatku z faktur korygujących przesyłanych w powyższy sposób – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 15 stycznia 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia z faktur zakupu towarów i usług otrzymanych przez Spółkę drogą elektroniczną w formacie PDF oraz odliczenia podatku z faktur korygujących przesyłanych w powyższy sposób. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 6 kwietnia 2015 r. (data wpływu 10 kwietnia 2015 r.) o doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego, stanowisko własne oraz opłatę.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka zarejestrowana dla potrzeb podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą dokonuje sprzedaży i zakupów towarów i usług. Przedmiotowe transakcje dokumentowane są fakturami VAT, wystawianymi oraz przesyłanymi w formie papierowej. W celu usprawnienia przesyłu faktur Spółka oraz jej kontrahenci krajowi i zagraniczni rozważają w 2015 r. zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur, poprzez odstąpienie od ich przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF.

Pracownicy otrzymujący faktury zobligowani będą, na mocy odpowiednich regulacji obowiązujących w Spółce, do odpowiedniego zabezpieczenia sprzętu informatycznego przed nieupoważnionym dostępem osób trzecich. Spółka będzie otrzymywać faktury w formie elektronicznej pod warunkiem wyrażenia uprzedniej zgody na taki sposób otrzymywania faktur. W treści zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych w formie umowy wskazany zostanie adres e-mail Spółki (z wykorzystaniem tego adresu będzie otrzymywana faktura przez Spółkę) jak i adres e-mail sprzedawcy towarów i usług (z tego adresu będzie wyłącznie wysyłana wiadomość zawierająca faktury w formie elektronicznej). Wiadomość e-mail wraz z załącznikiem w postaci faktury w formacie PDF będzie automatycznie zapisywana w archiwum elektronicznym faktur i przechowywana w tym archiwum do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Uprawnienia do odczytu plików zapisanych w archiwum elektronicznym będą mieli wyłącznie uprawnieni pracownicy oraz pracownicy działu IT Spółki, odpowiedzialni za techniczną obsługę systemu. Faktury w archiwum elektronicznym przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zostanie zapewniony dostęp do faktur oraz ich pobór. Powyższe zasady będą stosowane dla otrzymywania i przechowywania faktur korygujących.

Księgowanie faktur dotyczących zakupionych towarów i usług dla potrzeb VAT jest uwarunkowane istnieniem potwierdzenia realizacji dostawy towaru bądź wykonania usługi. Potwierdzeniem dostarczenia towaru będą dowody magazynowe podpisane przez osoby odpowiedzialne za magazyn. Natomiast potwierdzeniem wykonania usługi będzie zaakceptowanie faktury po kontroli merytorycznej przez osobę zlecającą wykonanie usługi. Powyższy sposób potwierdzania transakcji pozwoli na ocenę, czy dane dotyczące konkretnej transakcji uwidocznione na fakturze są zgodne pod kątem przedmiotowym i podmiotowym. Zatwierdzona faktura jest księgowana, a następnie jest podstawą do realizacji przelewu.

Spółka odstąpi od podpisywania umów i definiowania adresów e-mail w sytuacji, gdy kontrahent wystawi fakturę w postaci PDF opatrzoną podpisem kwalifikowanym za pomocą certyfikatów udostępnionych przez U. Spółka ta oferuje dwie aplikacje (…), które zdaniem Spółki, pozwolą na zachowanie autentyczności i integralności pochodzenia faktur. W takich przypadkach podstawą przesyłania faktur elektronicznych będzie zgoda wyrażona w formie pisemnej przez kontrahenta. Wiadomość e mail wraz z załącznikiem w postaci faktury w formacie PDF będzie analogicznie jak w poprzedniej sytuacji, automatycznie zapisywana w archiwum elektronicznym faktur i przechowywana w tym archiwum do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podobnie jak w poprzedniej sytuacji dotyczącej przesyłania faktur na konkretny adres e-mail – zdefiniowany w umowie – księgowanie faktur przesłanych z podpisem kwalifikowanym będzie uwarunkowane istnieniem potwierdzenia realizacji dostawy towaru bądź wykonania usługi.

W ocenie Spółki, opisany sposób wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur w formacie PDF otrzymanych w ramach umowy z kontrahentem na konkretny adres e-mail lub opatrzonych podpisem kwalifikowanym, zapewnia autentyczność, integralność i czytelność tych faktur.

Nabywane przez Spółkę towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W odpowiedzi na wezwanie z dnia 30 marca 2015 r. Spółka wskazała, że we wniosku o interpretację prawa podatkowego opisała zasady, jakie zamierza stosować przy wystawianiu, wysyłaniu, otrzymywaniu oraz archiwizacji faktur elektronicznych. Tym samym Spółka uważa, że opisane reguły biznesowe zapewniają zgodnie z art. 106m autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność tych faktur oraz dają możliwość odliczenia podatku VAT naliczonego. Przez autentyczność pochodzenia faktury zgodnie z art. 106m ust. 2-3 ustawy o VAT Spółka rozumie pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługi lub wystawcy faktury. Przez integralność treści faktur  zdaniem Spółki  rozumie się, że na fakturze nie zmieniono danych, które ona zawiera. Zgodnie z art. 2 pkt 32 przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną w dowolnym formacie, pod warunkiem spełnienia art. 106m ustawy. W opisanej we wniosku sytuacji  zdaniem Spółki  będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, który wynika z faktury elektronicznej, w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma ten dokument, lub za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 10 i 11 ustawy o VAT). Przy czym w przypadku e-faktury lub e-faktury korekty otrzymanej drogą e-mailową, za datę jej otrzymania uznaje się datę otrzymania wiadomości e-mailowej z załączoną fakturą. Art. 106m ust. 2-3 ustawy VAT jest przepisem prawa podatkowego. Przepisami prawa  definicja wyjaśniona w postanowieniu  są zgodnie z art. 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej przepisy ustaw podatkowych, postanowienia ratyfikowane przez Rzeczpospolitą Polską umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską innych umów międzynarodowych dotyczących problematyki podatkowej oraz przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw podatkowych. Tym samym art. 106m ust. 2 i 3 Ustawy VAT jest więc przepisem ustawy podatkowej. Jest to ustawa, która określa między innymi przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego, stawki podatkowe oraz zasady odliczenia podatku naliczonego. W związku z powyższym art. 106m ust. 2-3 ustawy VAT podlega jako przepis prawa podatkowego interpretacji na podstawie wniosku złożonego przez podatnika. Odmowa interpretacji tych przepisów jest w ocenie Spółki nieprawidłowa. W związku z czym Spółka złożyła zażalenie na postanowienie z dnia 30 marca 2015 r. nr LPP4/4512-l-17/l5-3/EWW.

Ponieważ podatnik, a w szczególności wystawca faktury powinien zadbać o spełnienie warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury dążeniem Spółki jest, aby stworzyć prawidłowe reguły biznesowe bezpieczne w obrocie e-fakturami. Spółka uważa, że uzyskanie odpowiedzi  interpretacji  na zadane we wniosku pytania będą podstawą stworzenia takich reguł. Zdaniem Spółki, sprawa dotyczy jednego zdarzenia przyszłego, które ma na celu uznanie faktury jako faktury elektronicznej oraz przyznania Spółce  lub wyjaśnienia terminu  prawa do odliczenia podatku naliczonego, który wynika z faktury elektronicznej.

Jednocześnie Spółka wyjaśniła, że zgodnie z uzgodnioną z kontrahentami procedurą biznesową wyrazi ona zgodę (akceptację) na otrzymywanie faktur elektronicznych w formie PDF lub opatrzonych podpisem kwalifikowanym. Jednocześnie Spółka taką zgodę uzyska od swoich kontrahentów. Akceptacja ta będzie wymagana zarówno przy przesyłaniu faktur w postaci PDF jak i opatrzonych podpisem kwalifikowanym za pomocą certyfikatów udostępnionych przez Spółkę.

Spółka w swej koncepcji biznesowej opisała zasady, jakie zamierza stosować przy transakcjach sprzedaży, zakupie towarów i usług dokumentowanych fakturami VAT otrzymywanymi drogą elektroniczną. Jednocześnie podkreślono, że „powyższe zasady będą stosowane dla otrzymywania i przechowywania faktur korygujących”. Tym samym zaznaczono we wniosku, że identyczne zasady będą stosowane zarówno do faktur jak i faktur korygujących. Koncepcja biznesowa zakłada podpisanie stosownych umów z kontrahentami. Tylko w przypadku wystawiania faktur w postaci PDF opatrzonych podpisem kwalifikowanym za pomocą certyfikatów udostępnionych przez U., Spółka odstąpi od podpisywania umów i definiowania adresów e-mail.

Spółka udzieli zgody swoim kontrahentom na otrzymywanie faktur korygujących w formie PDF bez podpisu kwalifikowanego na zdefiniowany adres e-mail zgodny z umową biznesową, lub z podpisem kwalifikowanym bez zdefiniowania adresu e-mail.

Główną przyczyną wystawiania faktur korygujących są błędne ceny jednostkowe lub też ilości dostarczonego towaru.

Sposób księgowania, zatwierdzania faktur korygujących oraz ich archiwizacji będzie identyczny jak dla faktur zakupu lub sprzedaży. Przy czym w przypadku e-faktury lub e-faktury korekty otrzymanej drogą e-mailową za datę jej otrzymania uznaje się datę otrzymania wiadomości e mailowej z załączoną fakturą.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

Czy faktury zakupu otrzymywane przez Spółkę w opisany sposób (drogą elektroniczną w formacie PDF) będą uprawniały ją do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur w miesiącu otrzymania wiadomości elektronicznej wraz z fakturą?
W jakim okresie Spółka powinna rozliczyć otrzymane faktury korygujące w formie elektronicznej w formacie PDF? Czy wystarczającym dowodem do ujęcia ich w deklaracji rozliczeniowej jest ich otrzymanie na adres e-mail?

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury e-mail otrzymywane w sposób opisany powyżej  a dotyczący zdarzenia przyszłego  będą fakturami elektronicznymi, które będą uprawniały go do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur, przy założeniu, że spełnione będą ogólne przesłanki prawa do odliczenia z art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054).

W opinii Spółki, zgodnie z art. 86 ust. 10 ww. ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstaje obowiązek podatkowy. Prawo to jednak powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny, o czym stanowi art. 86 ust. 10b pkt 1 cyt. ustawy.

W przypadku faktur otrzymywanych na e-mail (skrzynkę pocztową), po powstaniu obowiązku podatkowego w odniesieniu do nabytych towarów/usług, których dotyczy faktura, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje dla Spółki w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma fakturę.

Zdaniem Spółki, okresem w którym otrzyma fakturę jest okres, w którym otrzyma ona wiadomość elektroniczną wraz z fakturą (okres, w którym nastąpi wejście wiadomości na serwer poczty przychodzącej). W sytuacji, gdy Spółka nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony w rozliczeniu za okres, o którym mowa w zdaniu poprzednim, będzie miała jeszcze możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W uzupełnieniu do wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji Spółka pokreśliła, że w swej ocenie opisany w nim sposób wystawiania, otrzymywania, dostarczania i przechowywania faktur otrzymywanych drogą elektroniczną zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność zarówno faktur zakupu, sprzedaży jak i ich korekt.

Tym samym zgodnie z art. 86 ust. 10 i 11 Ustawy, Spółka będzie miała możliwość odliczenia podatku naliczonego z faktur, faktur korygujących w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma fakturę na wskazany adres e-mail bądź fakturę korektę lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Na mocy art. 106j ust. 1 ustawy – w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
dokonano zwrotu całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

− podatnik wystawia fakturę korygującą.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W tym miejscu należy zaznaczyć, że faktury korygujące są rodzajem faktur, do których również zastosowanie mają powyższe wymogi.

Przedstawiony sposób wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur oraz faktur korygujących w formacie PDF otrzymanych w ramach umowy z kontrahentem na konkretny adres e-mail lub opatrzonych podpisem kwalifikowanym – w ocenie Spółki zapewni autentyczność, integralność i czytelność tych faktur.

Jak wskazano powyżej, obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur i faktur korygujących drogą elektroniczną, nie narzucając przy tym podatnikom żadnej szczególnej technologii przechowywania elektronicznego.

Ponieważ poprzez swoje działania Spółka zapewni autentyczność, integralność treści i czytelność faktur oraz faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej w formacie PDF, to przedstawiony przez nią sposób ich otrzymywania oraz przechowywania będzie zgodny z przepisami ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy − kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyżej cytowanych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy, który to przepis określa listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności.

Spółka poinformowała, że księgowanie faktur dotyczących zakupionych towarów i usług dla potrzeb VAT jest uwarunkowane istnieniem potwierdzenia realizacji dostawy towaru bądź wykonania usługi. Potwierdzeniem dostarczenia towaru będą dowody magazynowe podpisane przez osoby odpowiedzialne za magazyn. Natomiast potwierdzeniem wykonania usługi będzie zaakceptowanie faktury po kontroli merytorycznej przez osobę zlecającą wykonanie usługi. Powyższy sposób potwierdzania transakcji pozwoli na ocenę, czy dane dotyczące konkretnej transakcji uwidocznione na fakturze są zgodne pod kątem przedmiotowym i podmiotowym.

Z powyższego wynika, że faktury będące podstawą odliczenia podatku należnego dokumentować będą faktycznie zrealizowane dostawy towarów i świadczenie usług na rzecz Spółki.

Wskazać należy, że faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że spełnione zostaną warunki uprawniające Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwoty podatku naliczonego wynikające z otrzymanych faktur elektronicznych, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy. Spółka jest zarejestrowana dla potrzeb podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, a nabywane przez nią towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Zatem faktury oraz faktury korygujące przesyłane w formie elektronicznej w formacie PDF otrzymywane przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będą uprawniały ją do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur.

Odnosząc się natomiast do kwestii momentu odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących zakupy towarów i usług należy wskazać, że na mocy art. 86 ust. 10 ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy − prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Z przytoczonych przepisów ustawy wynika, że z prawa do odliczenia podatku naliczonego podatnik może skorzystać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione będą łącznie trzy przesłanki:

powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,
doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
podatnik otrzymał faktury dokumentujące te transakcje.

Ponadto przepis art. 86 ust. 11 ustawy wskazuje dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury.

I tak stosownie do art. 86 ust. 11 ustawy  jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast termin „dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych” do odliczenia podatku o którym mowa w ww. przepisie będzie liczony dopiero od okresu, w którym zostaną spełnione łącznie wskazane wyżej przesłanki do odliczenia.

Zaznaczyć należy, że zarówno przepisy ustawy, jak i przepisy aktów wykonawczych do niej, bez względu na formę w jakiej faktury są otrzymywane przez podatnika, nie regulują kwestii dotyczących momentu otrzymania faktur, czy faktur korygujących.

Odwołanie się do gramatycznej wykładni pojęcia „otrzymać”, zgodnie z „Małym Słownikiem Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 576) wskazuje, że „otrzymać” oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś. Otrzymującym jest osoba, której dana rzecz została przedłożona.

Zatem otrzymanie faktury czy też faktury korygującej jest czynnością faktyczną. Data ich rzeczywistego odbioru co do zasady decydować będzie o terminie, w którym Spółka będzie miała prawo do rozliczenia podatku w nich wykazanego.

W sytuacji otrzymywania faktur oraz faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej należy uznać, że momentem ich odbioru będzie moment, w którym nastąpi zdarzenie faktyczne powodujące, że Spółka będzie mogła zapoznać się z ich treścią (odczytać je w swoim systemie informatycznym).

Należy zatem zgodzić się ze Spółką, która uważa, że w przypadku e-faktury lub e-faktury korekty otrzymanej drogą e-mailową, za datę jej otrzymania uzna datę otrzymania wiadomości e-mailowej z załączoną fakturą.

Analiza przywołanych przepisów ustawy wskazuje, że prawo do odliczenia podatku naliczonego generalnie skorelowane jest z momentem, w którym podatek VAT staje się wymagalny, czyli z momentem powstania obowiązku podatkowego. Jednak aby podatnik nabył prawo do odliczenia musi on posiadać fakturę dokumentującą tą transakcję.

Kwestię obowiązku podatkowego reguluje art. 19a ust. 1 ustawy, zgodnie z którym  obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 5 i 7-11, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1.

Z konstrukcji podatku od towarów i usług wynika, że podatnik, który wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, zobowiązany jest opodatkować daną czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego. Powołany przepis art. 19a ust. 1 ustawy formułuje zasadę ogólną, zgodnie z którą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru bądź wykonania usługi, co oznacza, że podatek staje się wymagalny w rozliczeniu za okres, w którym dokonana została dostawa towarów bądź świadczenie usług i powinien być rozliczony za ten okres.

Podsumowując, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienia przesłanek określonych w art. 88 ustawy, zawierającego listę wyjątków pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku powstaje zatem w związku z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu czynności będącej źródłem podatku naliczonego. Zaznaczyć należy, że jeżeli podatnik nie dysponuje fakturą w chwili powstania obowiązku podatkowego, moment powstania prawa do odliczenia u nabywcy przesuwa się na moment otrzymania faktury.

Mając na uwadze opis zdarzenia przyszłego oraz powołane przepisy należy stwierdzić, że faktury zakupu towarów i usług otrzymane przez Spółkę drogą elektroniczną w formacie PDF, będą uprawniały ją do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur, w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma ona daną wiadomość elektroniczną wraz z załączoną fakturą.

Jeżeli w tym okresie Spółka nie dokona tego odliczenia, możliwe będzie to również w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych, następujących bezpośrednio po okresie, w którym otrzyma ona daną fakturę.

W przedmiotowej sprawie wątpliwości Spółki dotyczą również okresu odliczenia podatku naliczonego z faktur korygujących otrzymanych przez nią w formie elektronicznej w formacie PDF.

Zaznaczyć należy, że faktury korygujące są specyficznym rodzajem faktur. Istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych. Faktury korygujące wystawia się w celu udokumentowania ostatecznej wielkości sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym. Celem ich wystawienia jest doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości. Faktura korygująca w systemie VAT ma zatem taką samą wartość dowodową jak faktura wystawiona pierwotnie.

Jak już wskazano, w niniejszej sprawie spełnione będą warunki uprawniające Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, a ponieważ faktury korygujące są rodzajem faktur, zatem również tego typu dokumenty uprawniają do odliczenia podatku naliczonego.

W odpowiedzi na wezwanie tut. Organu Spółka poinformowała, że główną przyczyną wystawiania faktur korygujących są błędne ceny jednostkowe lub też ilości dostarczonego towaru. W opinii Spółki, będzie miała ona możliwość odliczenia podatku naliczonego z faktur korygujących w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma faktury korygujące na wskazany adres e-mailowy.

W odniesieniu do okresu za jaki podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego należy stwierdzić, że stosownie do art. 86 ust. 19a ustawy w przypadku gdy nabywca towaru lub usługi otrzymał fakturę korygującą, o której mowa w art. 29a ust. 13 i 14, jest on obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym tę fakturę korygującą otrzymał. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

W ww. przepisie ustawy został określony termin odliczenia podatku naliczonego z faktury korygującej zmniejszającej podstawę opodatkowania.

W niniejszej sprawie mamy do czynienia z fakturami korygującymi podwyższającymi podatek należny. Kwestia rozliczania podatku naliczonego z faktur korygujących zwiększających podatek należny nie została w ustawie odrębnie uregulowana. Wobec braku regulacji szczególnej dotyczącej ujęcia przez nabywcę tego rodzaju faktur korygujących, należy zastosować zasadę wyrażoną w art. 86 ust. 10, ust. 10b i ust. 11 ustawy.

Należy wskazać, że korekta podwyższająca podatek należny w stosunku do sprzedaży pierwotnej może być dokonana:

w celu naprawienia błędu, który spowodował zaniżenie wartości obrotu (np.: niewłaściwa stawka podatku, błąd rachunkowy, zaniżenie wartości sprzedaży), lub
z powodu innych przyczyn zaistniałych już po dokonaniu sprzedaży, np. podwyższenia ceny sprzedaży.

W pierwszym przypadku, który powoduje zaniżenie zobowiązania podatkowego za dany okres rozliczeniowy w wyniku wykazania zbyt małego podatku należnego, sprzedawca poprawiając swój błąd poprzez korektę, winien rozliczyć należny podatek w miesiącu, w którym wykazał pierwotny obowiązek podatkowy.

Natomiast w drugim przypadku, gdy faktura korygująca wystawiana jest zasadniczo z powodu okoliczności, które zaistniały po dokonaniu pierwotnej sprzedaży, rozlicza się ją na bieżąco i ujmuje w rejestrze sprzedaży w momencie zaistnienia zdarzenia skutkującego zwiększeniem podstawy opodatkowania i podatku.

Mając na uwadze opis zdarzenia przyszłego oraz powołane przepisy należy stwierdzić, że faktury korygujące otrzymane przez Spółkę drogą elektroniczną w formacie PDF, będą uprawniały ją do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur, w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma ona daną wiadomość elektroniczną wraz z załączoną fakturą korygującą. Zatem wystarczającym dowodem do ujęcia otrzymanych faktur korygujących w deklaracji rozliczeniowej będzie ich otrzymanie na adres e-mail.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczyć należy, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytań) Wnioskodawcy. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy oraz stanowiska własnego, które nie zostały objęte pytaniami nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej rozpatrzone.

W niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w zakresie prawa do odliczenia z faktur zakupu towarów i usług otrzymanych przez Spółkę drogą elektroniczną w formacie PDF oraz odliczenia podatku z faktur korygujących przesyłanych w powyższy sposób. Natomiast w zakresie spełnienia warunków autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur otrzymywanych i przechowywanych w formacie PDF, wydane zostało w dniu 30 marca 2015 r. postanowienie nr ILPP4/4512-1-17/15-3/EWW o odmowie wszczęcia postępowania.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin