Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
1462-IPPB4.4511.1125.2016.2.JK2
z 21 grudnia 2016 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 21 września 2016 r. (data wpływu 26 września 2016 r.) uzupełnione pismem z dnia 12 grudnia 2016 r. (data nadania 14 grudnia 2016 r., data wpływu 16 grudnia 2016 r.) na wezwanie z dnia 6 grudnia 2016 r. Nr 1462-IPPB4.4511.1125.2016.1.JK2 (data nadania 6 grudnia 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z pokryciem wydatków związanych z uczestnictwem współpracowników w spotkaniach organizacyjnych przez Spółkę – jest:

• prawidłowe – w części dotyczącej zwolnienia z opodatkowania wydatków związanych z uczestnictwem współpracowników z Nowej Zelandii, USA, Brazylii i Polski w spotkaniach odbywających się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Spółki oraz obowiązku wystawienia dla nich informacji PIT-8C, gdy wydatki przewyższą limit określony w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej,

• nieprawidłowe – w pozostałym zakresie.
  
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 12 grudnia 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z pokryciem wydatków związanych z uczestnictwem współpracowników w spotkaniach organizacyjnych przez Spółkę.

Z uwagi na braki formalne, tut. Organ pismem z dnia 6 grudnia 2016 r. Nr 1462-IPPB4.4511.1125.2016.1.JK2 (data nadania 6 grudnia 2016 r.) wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku poprzez wyjaśnienie, czy przedmiotowy wniosek dotyczy zaistniałego stanu faktycznego, czy zdarzenia przyszłego oraz określenia liczby zdarzeń, wniesienia dodatkowej opłaty od każdego zdarzenia przyszłego oraz od każdej umowy/konwencji o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Pismem z dnia 14 grudnia 2016 r. (data nadania 14 grudnia 2016 r., data wpływu 19 grudnia 2016 r.) Wnioskodawca powyższe uzupełnił.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe.

„Spółka” lub „ Wnioskodawca” to spółka holdingowa, notowana na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych, która zajmuje się wydawaniem, produkcją i sprzedażą gier wideo. W ramach działalności związanej z produkcją i sprzedażą gier wideo Wnioskodawca organizuje kampanie promocyjno-informacyjne skierowane do graczy i inwestorów z całego świata, w szczególności w trakcie wprowadzania nowych gier wideo na rynek. Ważną rolę w tych kampaniach odgrywają dziennikarze, blogerzy, analitycy i inne osoby związane z rynkiem gier wideo (dalej jako „Współpracownicy"). Spółka organizuje dla tych osób spotkania w trakcie, których mogą oni zapoznać się z nowym produktem i następnie przedstawić swoją opinię na jego temat w formie artykułu, wywiadu, prezentacji lub innej formie (dalej jako „Spotkania"). Współpracownicy pochodzą głównie z takich krajów jak Polska, USA, Wielka Brytania, Kanada, Niemcy, Francja, Hiszpania, Brazylia, Nowa Zelandia, Austria. Co do zasady Spotkania odbywają się w siedzibie Wnioskodawcy na terytorium Polski. Niemniej mogą one odbywać się także w trakcie targów, konferencji i innych wydarzeń, na których Spółka promuje swoje produkty jako wystawca (dalej jako „Wydarzenia”). Przykładem takiego Wydarzenia są międzynarodowe targi odbywające się w Los Angeles, na których producenci z całego świata prezentują nowe gry wideo. W przypadku udziału w Wydarzeniach w charakterze wystawcy Spółka płaci organizatorom jedną łączną opłatę za wynajem powierzchni/stoiska wystawowego, na które składają się m.in. bilety wstępu dla wystawcy, wypożyczenie wyposażenia, serwis techniczny na stoisku podczas wydarzenia, wykonanie przyłączy prądowych, wodnych, telefonicznych i systemów nagłośnieniowych i audiowizualnych, montaż i demontaż stoiska targowego.

Udział Współpracowników w Spotkaniach wiąże się bardzo często z poniesieniem wysokich wydatków dojazdu/powrotu (np. biletów na samolot, autobus, pociąg, przejazd taksówką), noclegu i wyżywienia. Aby zachęcić Współpracowników do sprawdzenia nowego produktu i przedstawienia opinii na jego temat szerokiemu gronu graczy i inwestorów Wnioskodawca sponsoruje tym osobom całość lub cześć wydatków dojazdu/powrotu, noclegu i wyżywienia na organizowane Spotkania.

W przypadku udziału w Wydarzeniach jako wystawca Spółka otrzymuje od organizatorów również pewną liczbę biletów wstępu dla gości. Bilety dla gości są bezpłatne i mogą być dalej rozdane przez Spółkę dowolnym osobom np. jako promocja Spółki przed wejściem na Wydarzenia. Część z tych biletów Spółka może rozdawać również Współpracownikom. Opłata za wynajem powierzchni/stoiska wystawowego, którą ponosi Spółka nie obejmuje biletów dla gości. Bilety dla gości w ogóle nie podlegają sprzedaży. Rozdawanie tego typu biletów przez organizatorów jest ogólnie przyjętym zwyczajem.

W rezultacie poza wydatkami związanymi z dojazdem/powrotem (np. biletów na samolot, autobus, pociąg, przejazd taksówką), noclegiem i wyżywieniem Wnioskodawca nie pokrywa Współpracownikom innych wydatków związanych z udziałem w Spotkaniach, w szczególności Spółka nie pokrywa tym osobom wydatków związanych ze wstępem na Wydarzenia.

Zwrot poniesionych przez Współpracowników wydatków lub opłacanie kosztów związanych z ich uczestnictwem w Spotkaniach mieści się w limitach określonych w odrębnych aktach prawnych takich jak: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 336, poz. 1990, z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991, z późn. zm.) - dalej jako „Rozporządzenia”.

Wszystkie wydatki związane z uczestnictwem Współpracowników w Spotkaniach są ponoszone przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów, tj. mają na celu sprawdzenie nowych produktów i przedstawienie opinii na ich temat szerokiemu gronu graczy i inwestorów. Opłacając lub zwracając cześć lub całość wydatków udziału tych osób w Spotkaniach Wnioskodawca odbiera od nich oświadczanie o niezaliczeniu tych wydatków w koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w związku ze sponsorowaniem całości lub części wydatków związanych z uczestnictwem Współpracowników związanych z rynkiem gier wideo w Spotkaniach mających na celu sprawdzenie nowych produktów i przedstawianie opinii na ich temat szerokiemu gronu graczy i inwestorów, tj. wydatków związanych z dojazdem/powrotem, noclegiem i wyżywieniem Spółka ma obowiązek sporządzenia i przedstawienia tym osobom informacji PIT-8C?

Zdaniem Wnioskodawcy, pokrycie przez Spółkę wydatków związanych z udziałem Współpracowników w Spotkaniach mających na celu sprawdzenie nowych produktów i przedstawienie opinii na ich temat szerokiemu gronu graczy i inwestorów tj. wydatków zwianych z dojazdem/powrotem, noclegiem i wyżywieniem będzie, zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o PDOF stanowić przychód dla tych osób, który jednak będzie korzystać ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o PDOF, dlatego opłacenie lub zwrot ww. wydatków nie będzie powodować po stronie Spółki obowiązku sporządzenia informacji PIT-8C o której mowa w art. 42a ustawy o PDOF.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy PDOF, opodatkowaniu podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Stosownie do art. 20 ust. 1 powołanej ustawy za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się w szczególności: kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i 17 oraz przychody nieznajdujące pokrycia w ujawnionych źródłach.

Sformułowanie „w szczególności” dowodzi, że definicja przychodów z innych źródeł ma charakter otwarty w związku z czym do tej kategorii zaliczyć należy również przychody inne niż wymienione wprost w art. 20 ust. 1 ustawy o PDOF.

Na gruncie prawa podatkowego przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jest każda forma przysporzenia majątkowego (korzyść), tzn. zarówno pieniężna, jak i niepieniężna, innymi słowy, pod pojęciem tym należy rozumieć każde działanie lub zaniechanie prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami są Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, o których mowa powyżej. Zgodnie natomiast z treścią art. 21 ust. 13 ww. ustawy zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

• w celu osiągnięcia przychodów lub
  

• w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub 3. przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub 4. przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
  
  
  

Należy zauważyć, że w powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o PDOF ustawodawca posłużył się terminem „podróż" bez określenia „służbowa", dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z art. 21 ust. 13 ww. ustawy.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego, wprowadzając gry wideo na rynek Spółka organizuje Spotkania dla Współpracowników, w trakcie których mogą oni zapoznać się z nowymi produktami i przedstawić swoją opinię na ich temat w formie artykułu, wywiadu, prezentacji lub innej formie. Spotkania te mogą odbywać się w Polsce lub innym kraju. Udział w tego typu Spotkaniach wiąże się z poniesieniem wysokich wydatków dojazdu/powrotu, noclegu i wyżywienia przez Współpracowników. Aby zachęcić te osoby do sprawdzenia nowego produktu i przedstawienia opinii na jego temat szerokiemu gronu graczy i inwestorów Wnioskodawca sponsoruje Współpracownikom całość lub cześć wydatków związanych z dojazdem/powrotem, noclegiem i wyżywieniem na organizowane Spotkania. Wydatki te są pokrywane zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach. Spółka nie pokrywa tym osobom żadnych innych wydatków związanych z udziałem w Spotkaniach, w szczególności nie ponosi wydatków biletów wstępu na Wydarzenia. Wszystkie wydatki związane z uczestnictwem Współpracowników w Spotkaniach są ponoszone przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów tj. mają na celu sprawdzenie nowych produktów i przedstawienie opinii na ich temat szerokiemu gronu graczy i inwestorów. Opłacając lub zwracając cześć lub całość wydatków udziału tych osób w Spotkaniach Wnioskodawca odbiera od nich oświadczanie o niezaliczeniu tych wydatków w koszty uzyskania przychodów.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane wyżej przepisy prawa należy stwierdzić, że zwrot lub opłacenie całości lub części wydatków związanych z udziałem Współpracowników w Spotkaniach tj. dojazdu/powrotu, noclegu i wyżywienia stanowi dla nich nieodpłatne świadczenie, które skutkuje powstaniem przychodu, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ww. ustawy, tj. przychodu z innych źródeł. Jednakże w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b), z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13, ww. ustawy przychód ten jest wolny od podatku dochodowego jeżeli koszty udziału w Spotkaniach nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Współpracownika oraz mają na celu sprawdzenie nowych produktów i przedstawienie opinii na ich temat szerokiemu gronu graczy i inwestorów (zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu przez Wnioskodawcę). Przy czym podkreślić należy, że ze zwolnienia korzystają świadczenia jedynie do wysokości limitów określonych w powołanych powyżej Rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W przypadku gdy opłacone bądź zwrócone przez Wnioskodawcę wydatki nie będą spełniały kryteriów wskazanych w art. 21 ust. 13 ustawy o PDOF, lub będą przewyższały limit określony odrębnymi przepisami to Spółka będzie miała obowiązek ich wykazania w informacji PIT-8C zgodnie z art. 42a ustawy o PDOF.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest:

• prawidłowe – w części dotyczącej zwolnienia z opodatkowania wydatków związanych z uczestnictwem współpracowników z Nowej Zelandii, USA, Brazylii i Polski w spotkaniach odbywających się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Spółki oraz obowiązku wystawienia dla nich informacji PIT-8C, gdy wydatki przewyższą limit określony w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej,

• nieprawidłowe – w pozostałym zakresie.
  
  
  

W myśl art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.) osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).

Stosownie do art. 3 ust. 2a ww. ustawy osoby fizyczne, jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (ograniczony obowiązek podatkowy).

Zgodnie z art. 3 ust. 2b ustawy, za dochody (przychody) osiągane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się w szczególności dochody (przychody) z:

1. pracy wykonywanej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia;
   
2. działalności wykonywanej osobiście na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia;
3. działalności gospodarczej prowadzonej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
4. położonej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nieruchomości, w tym ze sprzedaży takiej nieruchomości.
   
   

Na podkreślenie zasługuje fakt, że powyższy katalog nie jest katalogiem zamkniętym. Główna zasada dotycząca ograniczonego obowiązku podatkowego wyrażona jest w art. 3 ust. 2a ustawy, natomiast ust. 2b podaje tylko przykładowe rodzaje dochodów, które podlegają opodatkowaniu w Polsce i nie jest to wyliczenie wyczerpujące. W uzasadnieniu do projektu zmiany ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie art. 3 wskazano, że zmiana ma na celu jedynie „doprecyzowanie pojęcia dochodów”. Tak więc ustawodawca dopuszcza istnienie także innych dochodów, które należy uznać za osiągnięte na terytorium Polski. W przepisie tym przewidziano opodatkowanie oparte na zasadzie źródła. Jeżeli źródło przychodów nierezydenta znajduje się na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, to Rzeczpospolita Polska ma prawo opodatkować dochody uzyskane z tego źródła na zasadach obowiązujących w tym państwie (ograniczony obowiązek podatkowy).

Wskazana wyżej zasada ograniczonego obowiązku podatkowego stanowi, że Rzeczpospolita Polska, na terytorium której znajduje się źródło uzyskiwania dochodów, ma suwerenne prawo do opodatkowania osób fizycznych niebędących jej rezydentami podatkowymi w zakresie dochodów uzyskiwanych ze źródła przychodów położonych na jej terytorium. Nie są natomiast w Polsce opodatkowane osoby fizyczne z tytułu dochodów, których źródło jest położone za granicą. Warunkiem posiadania w Polsce statusu podmiotu o ograniczonym obowiązku podatkowym jest brak na terytorium Polski miejsca zamieszkania lub zakładu.

Przytoczony przepis nakłada ograniczony obowiązek podatkowy na osoby fizyczne, które nie mają w Polsce miejsca zamieszkania.

Stosownie do treści art. 4a ww. ustawy, przepisy art. 3 ust. 1, 1a, 2a i 2b stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

Ze stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca pokrywa i będzie pokrywać koszty związane dojazdem/powrotem na spotkanie, noclegiem i wyżywieniem osobom fizycznym (współpracownikom) mającym miejsce zamieszkania w Polsce, USA, Wielkiej Brytanii, Kanadzie, Niemczech, Francji, Hiszpanii, Brazylii, Nowej Zelandii, Austrii.

W przypadku współpracowników mających miejsce zamieszkania poza terytorium Polski w pierwszej kolejności należy ustalić w oparciu o właściwe umowy/Konwencje o unikaniu podwójnego opodatkowania (jeśli z danym państwem Polska zawarła taką umowę/Konwencję), czy dane świadczenie podlega opodatkowaniu w Polsce. Jeśli z danym państwem Polska nie zawarła umowy/Konwencji, wówczas stosujemy tylko polskie przepisy wynikające z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W przedmiotowej sprawie zastosowanie znajdą następujące umowy/Konwencje o unikaniu podwójnego opodatkowania:

• Umowa między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki o uniknięciu podwójnego opodatkowania i zapobieżeniu uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu, podpisana w Waszyngtonie dnia 8 października 1974 r. (Dz. U. z 1976 r., Nr 31, poz. 178),
  
• Konwencja między Rzecząpospolitą Polską a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od zysków majątkowych, podpisana w Londynie dnia 20 lipca 2006 r. (Dz. U. 2006 r., Nr 250, poz. 1840),
• Konwencja między Rzecząpospolitą Polską a Kanadą w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu wraz z Protokołem, podpisana w Ottawie dnia 20 maja 2012 r. (Dz. U. z 2013 r., poz. 1371),
  
• Umowa między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku, podpisana w Berlinie dnia 14 maja 2003 r. (Dz. U. 2005 r., Nr 12, poz. 90),
  
• Umowa między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Republiki Francuskiej w sprawie zapobieżenia podwójnemu opodatkowaniu w zakresie podatków od dochodu i majątku z dnia 20 czerwca 1975 r. (Dz. U. 1977 r., Nr 1, poz. 5),
• Umowa między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Hiszpanii o unikaniu podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, podpisana w Madrycie 15 listopada 1979 r. (Dz. U. z 1982 r., Nr 17, poz. 127),
  
• Umowa między Rzecząpospolitą Polską a Nową Zelandią w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu, podpisana w Warszawie dnia 21 kwietnia 2015 r. (Dz. U. z 2006 r., Nr 248, poz. 1822),
  
• Umowa między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Austrii w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku, podpisana w Wiedniu dnia 13 stycznia 2004 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 224, poz. 1921, z późn. zm.),
  
  

W treści powyższych umów/Konwencji nie ma szczególnego przepisu regulującego opodatkowanie świadczeń z tytułu pokrycia wydatków związanych z uczestnictwem współpracowników w spotkaniach, z którymi nie są zawarte żadne umowy, zatem w przedmiotowej sprawie należy zastosować przepis z umowy/Konwencji, który dotyczy innych dochodów.

W myśl art. 21 ust. 1 Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od zysków majątkowych z dnia 20 lipca 2006 r. części dochodu, inne niż dochód wypłacany przez trust lub z majątku spadkowego w wyniku zarządzania tym majątkiem, bez względu na to gdzie powstają, osiągane przez osobę mającą miejsce zamieszkania lub siedzibę w Umawiającym się Państwie, które nie zostały objęte postanowieniami poprzednich artykułów niniejszej Konwencji, podlegają opodatkowaniu tylko w tym Państwie.

W myśl art. 20 ust. 1 Konwencji między Rzecząpospolitą Polską a Kanadą w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu wraz z Protokołem z dnia 20 maja 2012 r. dochody osoby mającej miejsce zamieszkania lub siedzibę w Umawiającym się Państwie, bez względu na to gdzie są osiągane, nieobjęte postanowieniami poprzednich artykułów niniejszej Konwencji podlegają opodatkowaniu tylko w tym Państwie.

W myśl art. 22 ust. 1 umowy między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku z dnia 14 maja 2003 r. dochody osoby mającej miejsce zamieszkania lub siedzibę w Umawiającym się Państwie, bez względu na to, gdzie są osiągane, a które nie są objęte postanowieniami poprzednich artykułów niniejszej umowy, podlegają opodatkowaniu tylko w tym Państwie.

Stosownie do art. 21 ust. 1 umowy między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Republiki Francuskiej w sprawie zapobieżenia podwójnemu opodatkowaniu w zakresie podatków od dochodu i majątku z dnia 20 czerwca 1975 r. części dochodu osoby mającej miejsce zamieszkania w jednym z Umawiających się Państw, bez względu na to skąd pochodzą, a o których nie było mowy w poprzednich artykułach niniejszej umowy, podlegają opodatkowaniu tylko w tym Państwie.

W myśl art. 21 ust. 1 umowy między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Hiszpanii o unikaniu podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku z dnia 15 listopada 1979 r. części dochodu osoby mającej miejsce zamieszkania lub siedzibę w Umawiającym się Państwie, bez względu na to, skąd one pochodzą, a o których nie było mowy w poprzednich artykułach niniejszej umowy, będą opodatkowane tylko w tym Państwie.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 umowy między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Austrii w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku z dnia 13 stycznia 2004 r. części dochodu osoby mającej miejsce zamieszkania lub siedzibę w Umawiającym się Państwie bez względu na to, gdzie są osiągane, a nieobjęte postanowieniami poprzednich artykułów niniejszej umowy podlegają opodatkowaniu tylko w tym Państwie.

Z powyższych przepisów umów/Konwencji wynika, że świadczenia dotyczące pokrywania kosztów spotkania jako inne dochody podlegają opodatkowaniu tylko w państwie zamieszkania współpracownika, zatem nie podlegają opodatkowaniu w Polsce, w konsekwencji na Wnioskodawcy nie będą ciążyły z tego tytułu obowiązki płatnika i informacyjne.

W przypadku współpracowników ze Stanów Zjednoczonych Ameryki oraz Nowej Zelandii, należy wyjaśnić, co następuje.

Natomiast art. 5 umowy między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Stanów Zjednoczonych Ameryki o uniknięciu podwójnego opodatkowania i zapobieżeniu uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu z dnia 8 października 1974 r. stanowi, że osoba mająca miejsce zamieszkania lub siedzibę w Umawiającym się Państwie może być opodatkowana przez drugie Umawiające się Państwo z tytułu dochodu pochodzącego ze źródeł z tego drugiego Umawiającego się Państwa i tylko z tytułu takiego dochodu, zgodnie ze wszystkimi ograniczeniami zawartymi w niniejszej Umowie.

Zgodnie z art. 20 umowy między Rzecząpospolitą Polską a Nową Zelandią w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu z dnia 21 kwietnia 2015 r. części dochodu osoby mającej miejsce zamieszkania lub siedzibę w Umawiającym się Państwie, bez względu na to gdzie są osiągane, nie objęte postanowieniami poprzednich artykułów niniejszej Umowy, podlegają opodatkowaniu tylko w tym Państwie, z tym, że jeżeli taki dochód jest osiągany ze źródeł w drugim Umawiającym się Państwie, to może być on również opodatkowany w tym drugim Państwie.

Z powyższego wynika, że w przypadku osób mających miejsce zamieszkania w Stanach Zjednoczonych Ameryki i Nowej Zelandii przedmiotowe świadczenie podlega opodatkowaniu w Polsce i w państwie zamieszkania.

W odniesieniu do ponoszonych wydatków na rzecz współpracownika (współpracowników) z Brazylii, z uwagi na fakt, że Polska nie ma podpisanej umowy/Konwencji o unikaniu podwójnego opodatkowania z Brazylią, zatem do ww. wydatków mają zastosowanie przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy prawa podatkowego, należy stwierdzić, że świadczenie z tytułu ponoszonych wydatków na rzecz współpracowników mających miejsce zamieszkania w Stanach Zjednoczonych Ameryki, Nowej Zelandii, Brazylii oraz w Polsce, podlegają opodatkowaniu w Polsce i mają do nich zastosowanie uregulowania zawarte w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ww. ustawy, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Wyrazem jej praktycznej realizacji jest art. 11 ust. 1 ww. ustawy, z którego treści wynika, że przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy, źródłami przychodów są inne źródła.

Zgodnie z treścią art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 uważa się w szczególności: kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, kwoty uzyskane z tytułu zwrotu z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego oraz wypłaty z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, w tym także dokonane na rzecz osoby uprawnionej na wypadek śmierci oszczędzającego, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i 17.

Użyte w tym przepisie sformułowanie „w szczególności” oznacza, że przepis zawiera tylko przykładowe wyliczenie przychodów, co oznacza, że przysporzenia majątkowe, nie zaliczane do pozostałych źródeł przychodów stanowią przychody objęte tym przepisem.

Dla celów podatkowych przez nieodpłatne świadczenie należy mianowicie rozumieć te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne przysporzenie majątku, mające konkretny wymiar finansowy. Innymi słowy, pod pojęciem tym należy rozumieć każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Zgodnie bowiem z art. 42a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują wypłaty należności lub świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1, z wyjątkiem dochodów (przychodów) wymienionych w art. 21 są obowiązane sporządzić informację według ustalonego wzoru o wysokości przychodów i w terminie do końca lutego następnego roku podatkowego, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, przesłać ją podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania.

Wątpliwość Wnioskodawcy budzi kwestia, czy w związku z opłaceniem lub zwrotem wydatków związanych z uczestnictwem współpracowników w spotkaniach, w tym kosztów dojazdu/powrotu, noclegu i wyżywienia, po stronie współpracownika powstanie przychód korzystający ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

1. podróży służbowej pracownika,
   
2. podróży osoby niebędącej pracownikiem,

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Należy podkreślić, że ustęp 13 w art. 21 ustawy normuje dodatkowe przesłanki, których wypełnienie jest niezbędne aby zwolnienie miało zastosowanie w odniesieniu do podróży odbywanych przez osoby niebędące pracownikami. Norma ta stanowi, że art, 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały podniesione:

1. w celu osiągnięcia przychodów lub
   
2. w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3. przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
   
4. przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
   
   

Kluczowym w niniejszej sprawie jest użyty przez ustawodawcę zwrot „podróż” zarówno w lit. a) dotyczącej podróży służbowej pracownika, jak i w lit. b) odnoszącej się do osoby niebędącej pracownikiem. Różnica treści lit. a) i b) związana jest wyłącznie z faktem, że w podróży służbowej może pozostawać jedynie pracownik, gdyż regulacje w tym zakresie zawiera Kodeks pracy. Stąd w odniesieniu do osób niepozostających w stosunku pracy (stosunkach pokrewnych) można mówić jedynie o podróży, a nie o podróży służbowej, w rozumieniu Kodeksu pracy. Niezależnie od powyższego, pojęcie „podróż” należy rozumieć identycznie. Przywołać w tym miejscu należy definicję podróży służbowej zawartą w przepisach Kodeksu pracy, którą posiłkowo stosuje się przy interpretacji art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy.

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy, za podróż służbową uznaje się wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, bądź stałe miejsce pracy pracownika. Zatem niezależnie od stosunków pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, przyjąć należy, że podróżą w sensie ogólnym jest wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba spółki, bądź stałe miejsce wykonywania zadań.

Omawiane zwolnienie jest limitowane obowiązującym od dnia 1 marca 2013 r. rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

Zgodnie z treścią § 2 rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;
   
2. zwrot kosztów:
   1. przejazdów,
      
   2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
      
   3. noclegów,
      
   4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
   
   
   

W myśl § 3 ust. 3 rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Natomiast zgodnie z § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia, w przypadkach o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 1414).

Jak stanowi § 4 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Na podstawie § 4 ust. 2 rozporządzenia, wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Natomiast zgodnie z § 6 ust. 1 Rozdziału 2 ww. rozporządzenia odnoszącego się do podróży krajowych, miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca.

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży (§ 7 ust. 1 ww. rozporządzenia).

Z kolei jak stanowi § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia, należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
   
   
   1. mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
      
   2. od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
      
   3. ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną ale rozpoczętą dobę:
   
   
   1. do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
      
   2. ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
   
   
   

Stosownie do § 7 ust. 3 rozporządzenia, dieta nie przysługuje:

1. za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w 10;
2. jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
   
   

Zgodnie z § 7 ust. 4 ww. rozporządzenia, kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1. śniadanie - 25% diety;
2. obiad 50% diety;
   
3. kolacja - 25% diety.
   
   

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio (§ 7 ust. 5 ww. rozporządzenia).

W myśl § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

Zgodnie z § 8 ust. 3 rozporządzenia pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

Stosownie do § 9 ust. 1 cytowanego rozporządzenia za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.

Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów (§ 9 ust. 2 rozporządzenia).

Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (§ 9 ust. 3 rozporządzenia).

Natomiast zgodnie z § 13 ust. 1 Rozdziału 3 ww. rozporządzenia dotyczącego podróży zagranicznych, dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe (§ 13 ust. 2 rozporządzenia).

Jak stanowi ust. 3 § 13 rozporządzenia, należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1. za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
   
2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:
   1. do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
      
   2. ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
      
   3. ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
   
   
   

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia (§ 13 ust. 4 ww. rozporządzenia).

Stosownie do § 14 ust. 1 rozporządzenia, pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust 3.

Jak wynika z ust. 2 § 14 rozporządzenia, kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1. śniadanie - 15% diety;
2. obiad - 30% diety;
3. kolacja - 30% diety.
   
   

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio (§ 14 ust. 3 rozporządzenia).

W myśl § 16 ust. 1 rozporządzenia, za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu (ust. 2 § 16 rozporządzenia).

Zgodnie z § 17 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.

W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

Stosownie do ust. 3 § 17 rozporządzenia, na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

W myśl § 21 cytowanego rozporządzenia, w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio.

Biorąc pod uwagę powyższe, odnosząc się do ponoszonych przez Spółkę kosztów dojazdu/powrotu stwierdzić należy, że pokrywane przez Spółkę koszty przejazdów współpracownika z określonego miejsca, np. miejsca zamieszkania współpracownika, do miejscowości, w której odbywa się spotkanie oraz z powrotem zarówno w podróży krajowej i zagranicznej korzystać będą ze zwolnienia z podatku dochodowego do wysokości, jaka wynika z treści zacytowanego powyżej § 3 ust. 2 rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, tj. do wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi.

W dalszej kolejności odnosząc się do kosztów noclegu stwierdzić należy, że w przypadku podróży odbywanej:

• na terenie kraju nocleg podczas podróży w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (§ 8 ust. l-2 ww. rozporządzenia),
  

• poza granicami kraju nocleg podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1 (§ 16 ust. 1 i ust. 3 ww. rozporządzenia).
  
  
  

Zatem należy stwierdzić, że w sytuacji, gdy Spółka pokryje koszty noclegu w wysokości przekraczającej limity określone w cytowanym rozporządzeniu, uznając taki przypadek jako uzasadniony, wówczas pokryte przez Spółkę koszty w wysokości stwierdzonej rachunkiem w odniesieniu do współpracownika uczestniczącego w danym spotkaniu, będą wolne od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli w przedmiotowej sprawie Spółka, zawsze za uprzednio wyrażoną przez siebie zgodą ponosić będzie koszty związane z noclegiem współpracownika w miejscowości, w której odbywać się będzie spotkanie, równowartość pokrywanych przez Spółkę kosztów obejmujących całą wysokość rachunku hotelowego zwolniona będzie z podatku dochodowego od osób fizycznych.

W odniesieniu do zwolnienia z opodatkowania ponoszonych przez Spółkę kosztów wyżywienia współpracownika, należy wskazać, że w sytuacji podróży:

• krajowej – za każdą dobę podróży pracownikowi przysługuje dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w wysokości 30 zł (§ 7 ust. 1 rozporządzenia),
  

• zagranicznej – w czasie podróży zagranicznej dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia (§ 13 ust. 1, 2 i 4 cytowanego rozporządzenia).
  
  
  

Ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy, korzysta tylko ta część pokrytego przez Spółkę świadczenia związanego z wyżywieniem współpracownika, która nie przekroczy wysokości diety z tytułu podróży osoby niebędącej pracownikiem, czyli w przypadku podróży krajowej 30 zł za dobę podróży, odpowiednio w przypadku podróży zagranicznej w wysokości diety za dobę podróży obowiązującej dla docelowego państwa podróży, określonej w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Zatem nadwyżka ponoszonych przez Spółkę kosztów wyżywienia, zarówno w przypadku podróży krajowej, jak i zagranicznej ponad kwotę diet określonych w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej stanowi podlegający opodatkowaniu przychód współpracownika z tytułu nieodpłatnego świadczenia, o którym mowa w ww. art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przenosząc przytoczone przepisy prawa na grunt rozpatrywanej sprawy stwierdzić należy, że w przypadku współpracowników mających miejsce zamieszkania w Wielkiej Brytanii, Kanadzie, Austrii, Francji, Hiszpanii i Niemczech, świadczenia dotyczące pokrywania kosztów spotkania jako inne dochody podlegają opodatkowaniu tylko w państwie zamieszkania, zatem nie podlegają opodatkowaniu w Polsce, w konsekwencji Wnioskodawca nie będzie miał obowiązku wystawiania informacji PIT-8C. Skoro świadczenia dla ww. współpracowników nie stanowią źródeł przychodu podlega opodatkowaniu w Polsce, zatem nie ma zastosowania zwolnienie przedmiotowe wynikające z treści art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast w sytuacji, gdy osobą otrzymującą opisane we wniosku świadczenie będzie współpracownik mający miejsce zamieszkania w Stanach Zjednoczonych Ameryki, Nowej Zelandii, Brazylii i Polsce wówczas opłacenie lub zwrot wydatków związanych z uczestnictwem tych współpracowników w spotkaniach stanowi dla tych osób przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy, podlegający opodatkowaniu w Polsce, który korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy do wysokości limitów określonych w Rozporządzeniu ministra Pracy i Polityki Społecznej, gdy spotkania odbywają się poza miejscowością siedziby Wnioskodawcy. W tym przypadku Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do wystawienia informacji PIT-8C.

Natomiast w sytuacji gdy spotkania odbywają się w siedzibie Wnioskodawcy lub miejscowości siedziby oraz gdy wydatki będą przewyższały limit określony w omawianym rozporządzeniu przychód ten nie będzie korzystał z ww. zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. W konsekwencji, Spółka jest/będzie obowiązana dla ww. współpracowników sporządzić informację według ustalonego wzoru (PIT-8C) o wysokości przychodów i w terminie do końca lutego następnego roku podatkowego, przesłać ją podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (Dz. U. z 2016 r. poz. 718, z późn.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Administracji Skarbowej w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.