Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
2461-IBPP2.4512.1008.2016.2.ICz
z 3 kwietnia 2017 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) oraz art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1948, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 7 grudnia 2016 r. (data wpływu 20 grudnia 2016 r.), uzupełnionym pismem z 22 lutego 2017 r. (data wpływu 27 lutego 2017 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

• archiwizowania dokumentów otrzymywanych w formie papierowej a przechowywanych w formie elektronicznej – jest prawidłowe;
• prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z dokumentów otrzymywanych w formie elektronicznej lub papierowej a przechowywanych w formie elektronicznej - jest nieprawidłowe.
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 20 grudnia 2016 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie: archiwizowania dokumentów otrzymywanych w formie papierowej a przechowywanych w formie elektronicznej oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z dokumentów z dokumentów otrzymywanych w formie elektronicznej lub papierowej a przechowywanych w formie elektronicznej.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 22 lutego 2017 r. (data wpływu 27 lutego 2017 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z 13 lutego 2017 r. znak: 2461-IBPP2.4512.1008.16.1.ICz.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

B. Polska Sp. z o.o. (dalej „Wnioskodawca” lub „Spółka”) należy do międzynarodowej Grupy B. (dalej: „Grupa") będącej jednym z największych dostawców usług obróbki termicznej na świecie, które wykorzystywane są m.in. w przemyśle lotniczym, obronnym, energii elektrycznej, ropy naftowej, gazu, maszynowym medycznym oraz motoryzacyjnym. Wnioskodawca prowadzi działalność operacyjną w ramach sześciu zakładów produkcyjnych zlokalizowanych w różnych miastach w Polsce.

Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”). W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka nabywa towary i usługi od dostawców mających siedzibę zarówno na terytorium Polski, jak również od dostawców mających siedzibę na terytorium UE i innych krajów. Nabywane towary i usługi są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Z uwagi na skalę działalności Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków etc. (dalej: „Dokumenty zakupowe”), które są przesyłane przez dostawców do zakładów Spółki zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej. Otrzymywane od dostawców Dokumenty zakupowe dostarczane są następnie do centrum usług wspólnych dla jednostek z Grupy (dalej: „SSC”) pocztą tradycyjną, po uprzednim opisaniu rodzaju wydatku, wskazaniu odpowiednego konta księgowego i uzyskaniu wymaganej autoryzacji/akceptacji w formie podpisu osoby upoważnionej. W oparciu o otrzymane od Wnioskodawcy pocztą tradycyjną oryginały dokumentów pracownik działu zobowiązań SSC dokonuje odpowiednich księgowań oraz zapłaty wierzytelności wynikających z Dokumentów zakupowych na rzecz dostawców.

Obecny system powoduje opóźnienia w księgowaniu oraz płatnościach względem kontrahentów oraz generuje zwiększone koszty logistyczne związane z dostarczaniem Dokumentów zakupowych do SSC. W związku z tym Spółka zamierza wprowadzić proces przechowywania dokumentów księgowych (zakupowych) wyłącznie w formie elektronicznej zarówno w przypadku dokumentów (Dokumentów zakupowych i dokumentów związanych z rozliczeniem delegacji) otrzymanych w formie papierowej jak i elektronicznej.

W przypadku Dokumentów zakupowych otrzymanych w formie papierowej proces ten polegał będzie na skanowaniu dokumentów (w tym faktur, faktur korygujących, duplikatów, not księgowych, paragonów) otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej i przechowywaniu ich w formie elektronicznej. Dokumenty otrzymane w formie papierowej po weryfikacji ich prawidłowości oraz autoryzacji przez osoby odpowiedzialne, wskazaniu opisu wydatku, jego rodzaju, wstępnym oznaczeniu odpowiednim numerem konta księgowego, opieczętowaniu i wpisaniu daty wpływu, w każdym zakładzie Spółki, podlegałyby skanowaniu do formatu PDF lub JPG/TIFF (uniemożliwiając tym samym zmianę danych w nich zawartych). W kolejnym kroku dokumenty te przesyłane byłyby drogą elektroniczną do SSC, do działu zajmującego się obsługą zobowiązań, gdzie po uprzednim sprawdzeniu kompletności opisów na fakturach stanowiłyby podstawę do ich zaksięgowania. Po zaksięgowaniu pliki zawierające zeskanowane dokumenty byłyby oznaczane kolejnym, chronologicznym numerem, tożsamym z tym pod jakim dokument został zaksięgowany w systemie finansowo-księgowy oraz zapisywane na serwerze. Rozwiązanie to pozwalałoby na łatwe wyszukanie faktury i innych zaksięgowanych dokumentów według zapisów księgowych, lub też odwrotnie, oraz ich powiązanie z dokumentami źródłowymi (umową, zamówieniem, dokumentami magazynowymi etc.). Dostęp do dokumentów zapisanych na serwerze możliwy byłby w każdym momencie wyłącznie dla osób do tego uprawnionych. Dostęp do tych serwerów w przypadku np. wystąpienia kontroli mógłby zostać nadany również wskazanej osobie z zewnątrz. Po zarchiwizowaniu dokumentów w wersji elektronicznej na serwerach, ich papierowe wersje byłyby niszczone.

Ponadto może się zdarzyć, że Spółka będzie otrzymywać od kontrahentów, na podstawie zawartych uprzednio z kontrahentami porozumień, dokumenty zakupowe, w tym faktury, w formie elektronicznej w formatach PDF/JPG lub TIFF zapewniających brak możliwości ingerencji w treść dokumentu. Plik taki będzie stanowił załącznik do wiadomości e-mail przesyłanej na specjalne, dedykowane do tego celu skrzynki elektroniczne w poszczególnych zakładach. Kontrahent będzie zobowiązany do wskazania z jakich adresów e-mail będą przesyłane do Spółki takie dokumenty elektroniczne, a Wnioskodawca będzie weryfikował czy dostarczane dokumenty wysyłane są z tego właśnie adresu. Faktury otrzymywane od kontrahentów w formie elektronicznej zawierałyby, podobnie jak ich papierowe odpowiedniki, wszystkie niezbędne informacje wymagane przepisami prawa. Otrzymane w wersji elektronicznej dokumenty podlegałyby odpowiednio weryfikacji i autoryzacji przez osoby do tego uprawnione. Następnie dokumenty te wysyłane byłyby drogą elektroniczną do SSC, gdzie podobnie jak dokumenty papierowe podlegałyby dalszej weryfikacji i końcowo księgowaniu. Również w tym przypadku plik zawierający dokument byłby oznaczany numerem zgodnym z chronologiczną numeracją nadaną przez wykorzystywany system księgowy, umożliwiający jego identyfikację oraz wyszukanie w dowolnym momencie. Pod takim również numerem plik zostanie zapisany na serwerach Spółki w Pradze.

W odniesieniu do dokumentów zakupowych (zarówno tych otrzymanych w wersji papierowej jak i elektronicznej) Spółka stosować będzie procedury z zakresu kontroli biznesowej, ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub usługi. W szczególności wyznaczone osoby zweryfikują dane identyfikujące dostawcę, zgodność zamówionego towaru i usługi z zamówieniem lub umową, zasadność kwoty wykazanej na fakturze, datę realizacji usługi lub datę dostawy towaru. Kontrole biznesowe stosowane w Spółce zapewniają pełną możliwość przypisania otrzymanego przez Spółkę dokumentu do konkretnej transakcji. Wyłącznie pozytywna weryfikacja dokumentu i jego akceptacja pozwali na jego zaksięgowanie i rozliczenie. Przechowywane przez Spółkę pliki zawierające faktury i inne dokumenty będą umożliwiały wyszukanie dokumentu, odczytanie w dowolnym momencie oraz ewentualne wydrukowanie. Dokumenty będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe. Jak wskazała Spółka dokumenty będą przechowywane w formie nieedytowalnych plików elektronicznych (PDF/JPG/TIFF) na serwerach zlokalizowanych w Pradze. Planowany system przechowywania faktur zapewni autentyczność pochodzenia dokumentów (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy) integralność i czytelność treści (niezmienność danych na dokumencie). Spółka będzie archiwizowała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Sposób przechowywania przyjęty przez Spółkę zapewni:

• przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe,
• łatwe odszukanie faktur i innych dokumentów zakupowych w dowolnym momencie według numeru zapisu księgowego (zgodnego z systemem księgowym), daty księgowania,
• autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• w razie potrzeby nieograniczony dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
  
  

W zakresie dokumentów dotyczących rozliczenia delegacji służbowych pracowników w Grupie (w tym w Spółce) wdrożony został zintegrowany system rozliczeń delegacji oraz wydatków pracowniczych C. (…) dostarczany przez jednostkę zewnętrzną C. Inc. (dalej: „C.”). Platforma C. działa na zasadzie serwera danych w formie tzw. chmury. C. umożliwia pracownikom zatrudnionym przez jednostki działające w ramach Grupy (w tym przez Wnioskodawcę) raportowanie poniesionych wydatków oraz rozliczenie delegacji w formie elektronicznej. Każdy pracownik, w celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków, zobligowany jest do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, dokumentu rozliczenia delegacji, paragonu za przejazd autostradą, czy też postój na parkingu) oraz zapisania go w formacie elektronicznym obsługiwanym przez system C. uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego. Wykonywane skany lub zdjęcia muszą posiadać również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność. Następnie przy użyciu indywidualnego konta utworzonego na platformie pracownik loguję się do systemu podając swój login oraz hasło.

W kolejnym kroku pracownik tworzy raporty wydatków czy delegacji poprzez wypełnienie wszystkich wymaganych pól w systemie C., takich jak:

• cel podróży oraz data podróży,
• rodzaj, kategoria wydatku,
• data poniesienia wydatku (zgodna z dokumentem źródłowym),
• waluta (kurs waluty) dla wydatków zagranicznych,
• nazwa dostawcy,
• wartość brutto,
• w przypadku naliczenia diet: miejsce i czas trwania podróży, informacja o posiłkach zapewnionych - na podstawie tych danych system przelicza następnie należną kwotę diety.
  
  

Do każdego rozliczanego wydatku pracownik wgrywa (jako załącznik do generowanego raportu) na platformę C. plik stanowiący obraz elektroniczny dokumentu źródłowego (w postaci nieedytowalnych plików PDF lub JPG/TIFF). Utworzony w ten sposób kompletny raport wydatków jest składany elektronicznie i automatycznie przesyłany z wykorzystaniem chmury danych do weryfikacji oraz autoryzacji przy użyciu funkcji audytu przez przełożonego przypisanego do każdego konta pracowniczego. W dalszej kolejności następuje weryfikacja merytoryczna (audyt) przesłanego drogą elektroniczną raportu wydatków wraz załącznikami, w ramach którego weryfikowana jest m. in. czytelność załączników oraz prawidłowość wypełnienia wniosku. Po udanym audycie, każdemu z raportów zostaje przypisany nowy status w systemie C., zatytułowany „sprawdzony pod względem merytorycznym”. Po pozytywnym zakończeniu procesu audytu kompletny raport zostaje udostępniony w chmurze dla bezpośredniego przełożonego danego pracownika w celu umożliwienia autoryzacji poniesionych wydatków. Przełożony, o dostępności raportu, informowany jest w formie mailowej, wygenerowanym przez system zawiadomieniem, komunikującym że raport wydatków pracownika oczekuje na autoryzację. Przełożony ma wgląd we wszystkie informacje zawarte w raporcie pracownika, razem z załącznikami. Autoryzacja raportu jest uwidaczniana w systemie, status raportu zostaje zmieniony na „zatwierdzony” z widoczną datą zatwierdzenia. Pracownik nie ma możliwości edycji czy zmiany czynności zatwierdzenia. Następnie, po procesie autoryzacji, wszystkie raporty wydatków są gotowe do zaksięgowania i rozliczenia (z wykorzystaniem funkcji e-receipt dostępnej w C.) w systemie finansowo-księgowym Wnioskodawcy obsługiwanym przez centrum usług wspólnych dla jednostek z Grupy z siedzibą w Pradze (SSC). Po dokonaniu stosownych zapisów wszystkie raporty wraz z załącznikami w formie zdjęć lub skanów są archiwizowane w systemie, z uwzględnieniem podziału na konkretnego pracownika przy zachowaniu stosownej chronologii. Zapisane w ten sposób raporty zostają zablokowane do dalszej edycji (w zakresie m. in. zmiany, wykasowania, dodania, podmiany) mogą być jedynie udostępnione do wglądu uprawnionym osobom w dowolnym momencie oraz w dowolnym miejscu pod warunkiem posiadania dostępu. Osobami uprawnionymi do przeglądania tych dokumentów są przede wszystkim: pracownik uzupełniający wniosek, administrator systemu, akredytowani pracownicy działu księgowości oraz osoby, którym taki dostęp został udzielony z uzasadnionych przyczyn (np. w przypadku kontroli podatkowej). Administratorem sytemu dbającym o bezpieczeństwo zapisanych w nim danych, w tym o brak ingerencji osób trzecich, jest zewnętrzny usługodawca, firma C., który zarządza systemem przy wykorzystaniu oddziału zlokalizowanego w Pradze. Obecnie Wnioskodawca poza wersją elektroniczną dokumentów dotyczących rozliczenia delegacji przechowuje również oryginalne dokumenty źródłowe w wersji papierowej.

Podsumowując zatem tę część wniosku planowany system rozliczeń wydatków pracowniczych, podobnie jak przypadku faktur, zapewni autentyczność pochodzenia dokumentów (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy lub usługodawcy) integralność i czytelność treści (niezmienność danych na dokumencie). Administrator systemu będzie archiwizował elektroniczne obrazy dokumentów przez czas nieokreślony (w tym do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Sposób przechowywania przyjęty przez Spółkę zapewni również:

• przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe,
• łatwe odszukanie dokumentów rozliczeniowych w dowolnym momencie według numeru zapisu księgowego (zgodnego z systemem księgowym), daty księgowania oraz z wykorzystaniem zadanego w systemie C. klucza wyszukiwania (wybranego spośród 14 dostępnych kluczy),
• autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów rozliczeniowych od momentu ich wprowadzenia przez pracownika do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• w razie potrzeby nieograniczony dostęp do tych dokumentów organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
  
  

Spółka zamierza archiwizować i przechowywać dokumenty będące podstawą rozliczenia delegacji pracowników (m.in. faktury, paragony, rachunki) otrzymane przez pracowników w wersji papierowej, po zeskanowaniu i zapisaniu w systemie C. wyłącznie w wersji elektronicznej w systemie C. Papierowe wersje dokumentów byłyby niszczone. Proces archiwizacji rozliczeń pracowniczych przebiegałby w zgodnie z procesem opisanym powyżej.

W piśmie uzupełniającym z 22 lutego 2017r. Wnioskodawca wyjaśnił, że (…) stosownie do art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z kolei zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a Ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

W związku z powyższym Wnioskodawca wyjaśnia, że faktury, faktury korygujące, paragony dokumentujące nabywane towary i usługi zakupowe oraz towary i usługi dotyczące rozliczeń pracowniczych, stanowiące podstawę odliczenia przez Spółkę podatku naliczonego VAT dokumentują wydatki związane wyłącznie z wykonywaniem przez Wnioskodawcę czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywania dokumentów zakupowych oraz dokumentów dotyczących rozliczenia delegacji służbowych, w formie elektronicznej, których pierwotna forma papierowa zostaje zniszczona jest zgodny z przepisami Ustawy VAT?
2. Czy Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego VAT o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur (w tym faktur korygujących, paragonów i innych dokumentów) otrzymanych w wersji elektronicznej lub w wersji papierowej (w tym również w ramach rozliczenia delegacji), które są przechowywane w formacie elektronicznych a wersja papierowa zostaje zniszczona?
   
   

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad. 1.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z obowiązującym prawem, w świetle przedstawionego zdarzenia przyszłego możliwe będzie skanowanie oraz późniejsze przechowywanie otrzymanych uprzednio w formie papierowej dokumentów zakupowych i rozliczeń delegacji pracowniczych wyłącznie w postaci pliku elektronicznego PDF i niszczenie pierwotnych wersji papierowych.

Ad. 2.

Zdaniem Wnioskodawcy Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z dokumentów zakupowych (w tym faktur otrzymanych w wersji elektronicznej lub w wersji papierowej) oraz dokumentów dotyczących rozliczenia delegacji przechowywanych w formie elektronicznej, których pierwotna forma papierowa zostaje zniszczona.

Uzasadnienie własnego stanowiska Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej zdarzenia przyszłego

Ad. 1

Zgodnie z art. 106m ust. 1 Ustawy VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Z kolei na podstawie art. 106m ust. 2 Ustawy VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast w myśl art. 106m ust. 3 Ustawy VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z podejściem prezentowanym przez organy podatkowe dla potrzeb przepisów Ustawy VAT w zakresie fakturowania przez pojęcie „kontroli biznesowych” należy rozumieć proces, w trakcie którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości kontrahentów (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu jej wystawienia aż do końca określonego przepisami prawa okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna skutkować stworzeniem odpowiedniej ścieżki kontrolnej, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów lub wykonaną usługą.

Proces tworzenia kontroli biznesowych powinien być ponadto dostosowany do wielkości, charakteru prowadzonej działalności oraz rodzaju podatnika. Powinny one również uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Tworzenie systemu kontroli biznesowych może być oparte o posiadanie dodatkowych dokumentów, do których zaliczyć można m, in. umowy, dokumenty transportowe, wezwania do zapłaty towarzyszące transakcjom handlowym.

Pojęcie „wiarygodnej ścieżki audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych wskazujących na powiązania dokumentów), zgodny z procedurami przyjętymi w ramach funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie zaistniały. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy otrzymaną fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić jednoznaczne stwierdzanie, że określona dostawa lub świadczenie usług miało faktycznie miejsce. Środki, wykorzystywane przez podatnika do wykazania powyższego związku zależą tylko i wyłącznie od niego (por. stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 6 maja 2015 r. nr IBPP3/4512-126/15/KG).

Stosownie z kolei do art. 112 Ustawy VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 Ustawy VAT, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie;
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 2 Ustawy VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Z kolei myśl art, 112a ust. 3 Ustawy VAT, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Stosownie do art. 112a ust. 4 Ustawy VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów jednoznacznie wynika, że o ile Ustawa VAT formułuje warunki przechowywania dokumentów, to nie przesądza formy w jakiej powinny być one przechowywane. Obowiązujące przepisy Ustawy VAT dopuszczają możliwość przechowywania dokumentów zarówno w wersji papierowej jaki i elektronicznej niezależnie od tego w jakiej formie dokumenty zostały otrzymane. W szczególności art. 112a ust. 3 i 4 Ustawy VAT dopuszczający elektroniczną formę przechowywania faktur nie precyzuje, że dotyczy on wyłącznie faktur elektronicznych zawierającej dane określone w przepisach VAT. W związku z powyższym, zdaniem Spółki należy przyjąć, że przepisy Ustawy VAT nie zabraniają aby faktury otrzymane w formie papierowej były przechowywane w formie elektronicznej. W związku z powyższym, w opinii Spółki planowana elektroniczna forma przechowywania faktur, które wpłyną do Spółki zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej jest prawidłowa i zgodna z przepisami Ustawy VAT.

Na prawidłowość przyjętego przez Spółkę stanowiska wskazuje interpretacje organów podatkowych oraz orzecznictwo sądów administracyjnych, przykładowo:

• interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 16.02.2016, nr ILPP4/4512-1-390/15-5/WJ,
• interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 02.12.2015, nr IBPP3/4512-679/14/KG,
• interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29.07.2015, nr IPPP1/4512-594/15-3/EK,
• wyrok NSA z dnia 06.10.2011, sygn. I FSK 1574/10,
• wyrok NSA z dnia 24.11.2011, sygn. akt I FSK 49/11 (wydane wyroki zostały wydane co prawda na gruncie nieobowiązujących już przepisów rozporządzenia jednak stanowisko w nich zaprezentowane pozostaje aktualne również w kontekście aktualnie obowiązujących przepisów dotyczących przechowywania faktur.
  
  

Wskazane powyżej przepisy Ustawy VAT wymagają aby spełnione były określone warunki w zakresie sposobu przechowywania i udostępniania faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Warunki te obejmują:

• faktury przechowywane powinny być w podziale na okresy rozliczeniowe,
• zapewnienie łatwego odszukania faktur,
• zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• umożliwienie w razie potrzeby nieograniczonego dostępu do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
  
  

Jak Spółka wskazała w opisie planowany przez Wnioskodawcę elektroniczny system obiegu oraz archiwizacji dokumentów zakupowych i oraz dokumentów dotyczących rozliczeń wydatków pracowniczych zapewnia spełnianie ww. warunków. Przede wszystkich planowany system zapewnia:

• autentyczność, integralność treści i czytelność faktury poprzez skanowanie i zapisywanie faktury w nieedytowanym formacie, ograniczenie dostępu osób mających dostęp do system, w którym faktury są przechowywane,
• procedury weryfikacji faktur oraz ich zgodności z zamówieniem i realizowaną transakcją opisane we wniosku zagwarantują pewność co do tożsamości dokonującego dostawy/świadczenia usług
• oznaczanie dokumentów w sposób umożliwiający identyfikację ich obiegu w Spółce, a także przypisanie do konkretnego zamówienia lub też umowy, a w konsekwencji również do kontrahenta (tzw. wiarygodna ścieżka audytu),
• przejrzystość w związku z zachowaniem odpowiedniej metody archiwizacji z podziałem na okresy pozwalającej na łatwe odszukanie wymaganej w razie potrzeby faktury,
• możliwość odczytania pliku elektronicznego i wydrukowania przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów
• dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie do przechowywanych dokumentów.
  
  

Ze względu na powyższe okoliczności, zdaniem Wnioskodawcy, planowany przez Spółkę sposób przechowywania w formie elektronicznej dokumentów zakupowych oraz dokumentów dotyczących rozliczeń podróży służbowych, otrzymanych w papierowej formie, które zostaną następnie zniszczone, jest zgodny z przepisami Ustawy VAT.

Ad. 2

W odniesieniu do pytania numer 2 dotyczącego możliwości odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego w fakturach przechowywanych w wersji elektronicznej uprzednio otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej należy wskazać, że stosownie do art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z kolei zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a Ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

W myśl art. 88 Ustawy VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się w przypadkach opisanych szczegółowo w tym artykule.

Z przytoczonych powyżej przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje w momencie, spełnienia następujących warunków:

• odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
• towary i usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych,
• podatnik nie spełnia żadnej z przesłanek wynikających z art. 88 Ustawy VAT.
  
  

Ustawodawca stworzył więc podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 Ustawy VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa / elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest:

• prawidłowe w zakresie archiwizowania dokumentów otrzymywanych w formie papierowej a przechowywanych w formie elektronicznej;
• nieprawidłowe w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z dokumentów otrzymywanych w formie elektronicznej lub papierowej a przechowywanych w formie elektronicznej.
  
  

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016r., poz. 710, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Pojęcie „kontrole biznesowe”, użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponadto, na podstawie art. 86 § 1 ww. ustawy Ordynacja podatkowa, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Wnioskodawca wskazał we wniosku, że przechowywane przez Spółkę pliki zawierające faktury i inne dokumenty będą umożliwiały wyszukanie dokumentu, odczytanie w dowolnym momencie oraz ewentualne wydrukowanie. Dokumenty będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe. Jak wskazała Spółka dokumenty będą przechowywane w formie nieedytowalnych plików elektronicznych (PDF/JPG/TIFF) na serwerach zlokalizowanych w Pradze. Planowany system przechowywania faktur zapewni autentyczność pochodzenia dokumentów (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy) integralność i czytelność treści (niezmienność danych na dokumencie). Spółka będzie archiwizowała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Sposób przechowywania przyjęty przez Spółkę zapewni:

• przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe,
• łatwe odszukanie faktur i innych dokumentów zakupowych w dowolnym momencie według numeru zapisu księgowego (zgodnego z systemem księgowym), daty księgowania,
• autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• w razie potrzeby nieograniczony dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
  
  

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że w zakresie dokumentów dotyczących rozliczenia delegacji służbowych pracowników wdrożony został zintegrowany system rozliczeń delegacji oraz wydatków pracowniczych Concur Travel & Expense dostarczany przez jednostkę zewnętrzną Concur Technologies Inc. Platforma Concur działa na zasadzie serwera danych w formie tzw. chmury. Concur umożliwia pracownikom zatrudnionym przez jednostki działające w ramach Grupy (w tym przez Wnioskodawcę) raportowanie poniesionych wydatków oraz rozliczenie delegacji w formie elektronicznej.

Sposób przechowywania przyjęty przez Spółkę zapewni również:

• przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe,
• łatwe odszukanie dokumentów rozliczeniowych w dowolnym momencie według numeru zapisu księgowego (zgodnego z systemem księgowym), daty księgowania oraz z wykorzystaniem zadanego w systemie Concur klucza wyszukiwania (wybranego spośród 14 dostępnych kluczy),
• autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów rozliczeniowych od momentu ich wprowadzenia przez pracownika do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• w razie potrzeby nieograniczony dostęp do tych dokumentów organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
  
  

Spółka zamierza archiwizować i przechowywać dokumenty będące podstawą rozliczenia delegacji pracowników (m.in. faktury, paragony, rachunki) otrzymane przez pracowników w wersji papierowej, po zeskanowaniu i zapisaniu w systemie Concur wyłącznie w wersji elektronicznej w systemie Concur. Papierowe wersje dokumentów byłyby niszczone. Proces archiwizacji rozliczeń pracowniczych przebiegałby w zgodnie z procesem opisanym we wniosku.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej (otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej), w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Tak więc, ze względu na wskazane okoliczności, w świetle przywołanych przepisów ustawy o VAT oraz ustawy Ordynacja podatkowa, należy stwierdzić, że przechowywanie, spośród dokumentów zakupowych oraz dokumentów zakupowych dotyczących rozliczeń pracowniczych, faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych, otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie dokumentów zakupowych oraz dokumentów zakupowych będących podstawą rozliczeń pracowniczych otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów zakupowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Tym samym, odnoszące się do pytania nr 1 stanowisko Wnioskodawcy, w myśl którego, zgodnie z obowiązującym prawem, w świetle przedstawionego zdarzenia przyszłego możliwe będzie skanowanie oraz późniejsze przechowywanie otrzymanych uprzednio w formie papierowej dokumentów zakupowych oraz dokumentów zakupowych dotyczących rozliczeń delegacji pracowniczych wyłącznie w postaci pliku elektronicznego PDF i niszczenie pierwotnych wersji papierowych - jest prawidłowe.

Podkreślić należy, że podjęta wyżej ocena prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy dotyczącego pytania nr 1 odnosi się ściśle do zakresu tego stanowiska wskazanego we wniosku. Stąd też nie są przedmiotem interpretacji kwestie możliwości przechowywania w formie elektronicznej dokumentów zakupowych otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej gdyż nie było to przedmiotem zapytania, jak również w tym zakresie Wnioskodawca nie przedstawił swojego stanowiska.

Odnosząc się do kwestii objętej pytaniem nr 2 należy wskazać, że:

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2, ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi:

1. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
   
   1. nabycia towarów i usług,
   2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;
2. w przypadku importu towarów - kwota podatku:
   
   1. wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,
   2. należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,
   3. wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b;
3. zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;
   
4. kwota podatku należnego z tytułu:
   
   1. świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 lub 8 podatnikiem jest ich usługobiorca,
   2. dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 lub 7 podatnikiem jest ich nabywca,
   3. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9,
   4. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11;
5. (uchylony);
   
6. różnica podatku, o której mowa w art. 30c ust. 2 i art. 37;
   
7. u podatnika, o którym mowa w art. 16, kwota stanowiąca równowartość 22% kwoty należnej z tytułu dostawy nowego środka transportu, nie wyższa jednak niż kwota podatku zawartego w fakturze stwierdzającej nabycie tego środka lub dokumencie celnym, albo podatku zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka.
   
   

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Art. 88 ustawy określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy – który stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Jak wynika z wniosku Wnioskodawca będzie otrzymywał dokumenty zakupowe oraz dokumenty dotyczące rozliczenia delegacji służbowych. Przy czym, dokumenty zakupowe to otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, faktury korygujące, noty księgowe, rachunki etc.

Wątpliwość Wnioskodawcy wyrażona w pytaniu nr 2 sprowadza się do kwestii, czy Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego VAT o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur (w tym faktur korygujących, paragonów i innych dokumentów) otrzymanych w wersji elektronicznej lub w wersji papierowej (w tym również w ramach rozliczenia delegacji), które są przechowywane w formie elektronicznej a wersja papierowa zostaje zniszczona.

Z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Natomiast dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego dokumentów, z których w świetle art. 86 ust. 2 ustawy o VAT możliwym jest odliczenie podatku naliczonego w nich wykazanego.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności należy wyjaśnić, że nie każdy dokument zakupowy daje Wnioskodawcy uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego w nim wykazanego ale tylko dokumenty, o których mowa w art. 86 ust. 2 ustawy o VAT otrzymywane w formie elektronicznej lub papierowej a przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, będą potwierdzały prawo Wnioskodawcy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych dokumentach, w zakresie w jakim nabyte na ich podstawie towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji dokumentów, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów.

Wobec powyższego, oceniając stanowisko Wnioskodawcy w kontekście zadanego pytania nr 2 oraz przedstawionego opisu sprawy, zgodnie z którym Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z dokumentów zakupowych (w tym faktur otrzymanych w wersji elektronicznej lub w wersji papierowej) oraz dokumentów dotyczących rozliczenia delegacji przechowywanych w formie elektronicznej, których pierwotna forma papierowa zostaje zniszczona, jest ono w tym zakresie nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   
   

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.