Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
3063-ILPP1-3.4512.47.2017.1.JNA
z 24 marca 2017 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) oraz art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1948, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 6 lutego 2017 r. (data wpływu 9 lutego 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur wystawianych w formacie elektronicznym i wysyłanych w formie papierowej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 9 lutego 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur wystawianych w formacie elektronicznym i wysyłanych w formie papierowej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest producentem płyt i wyrobów drewnopodobnych, w tym paneli podłogowych, paneli ściennych, blatów kuchennych, płyt laminowanych, płyt wiórowych i innych. Spółka jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT.

W ramach prowadzonej działalności Spółka dokonuje dostaw towarów do kontrahentów prowadzących działalność gospodarczą, które dokumentowane są fakturami VAT wystawianymi przy pomocy informatycznego systemu finansowo-księgowego. Wystawiane w ten sposób faktury VAT zawierają wszystkie elementy obligatoryjne przewidziane w art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710, z późn. zm., dalej: ustawa o VAT). Każda faktura wystawiana jest co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazywany jest nabywcy towarów, natomiast drugi Spółka zachowuje w swojej dokumentacji.

W analogiczny sposób (tj. za pomocą ww. informatycznego systemu finansowo-księgowego) wystawiane są także faktury korygujące (zmniejszające i zwiększające podstawę opodatkowania VAT) oraz duplikaty faktur/faktur korygujących, które uległy zniszczeniu albo zaginęły. Przedmiotowe dokumenty również zawierają wszystkie obligatoryjne elementy określone w przepisach ustawy o VAT (tj. odpowiednio w art. 106j oraz art. 106l ustawy o VAT).

W związku z dużym wolumenem wystawianych dokumentów sprzedaży Spółka planuje zrezygnować z archiwizowania faktur sprzedaży, faktur korygujących faktury sprzedaży oraz duplikatów faktur (dalej łącznie jako: faktury lub faktury VAT) w formie papierowej. Przedmiotowy sposób ich przechowywania jest bowiem uciążliwy, kosztowny i mało bezpieczny. Zgodnie z nowym modelem archiwizacji dokumentów sprzedaży, faktury VAT będą generowane w formie elektronicznej, a następnie zapisywane na dysku/serwerze Spółki w nieedytowalnym formacie PDF, co uniemożliwi ingerencję w dane zawarte w tych dokumentach za pomocą dostępnego w Spółce oprogramowania biurowego, czy edytorów tekstu. Wystawiane przez Spółkę faktury, wysyłane do nabywcy drogą elektroniczną, będą również każdorazowo opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym przez jednego z pracowników Spółki upoważnionych do wystawiania faktur, natomiast faktury wysyłane do klientów w formie papierowej będą archiwizowane w formie pliku PDF, bez tego podpisu.

Wnioskodawca pragnie także wyjaśnić, iż w chwili obecnej w Spółce funkcjonuje mieszany system przekazywania nabywcom faktur, wystawianych w formie elektronicznej i papierowej:

1. Opcja 1 – faktury wysyłane do nabywcy drogą elektroniczną
   Przedmiotowy sposób wysyłki dotyczy głównie kontrahentów krajowych, przy czym Wnioskodawca nie wyklucza, iż może on zostać zastosowany również w stosunku do niektórych kontrahentów zagranicznych. W tym przypadku co do zasady faktura wysyłana jest do klienta w formie pliku PDF lub komunikatu EDI, natomiast egzemplarz faktury przeznaczony dla Spółki przechowywany będzie na dysku/serwerze Wnioskodawcy w formacie PDF lub, w przypadku komunikatów EDI, w zasobach systemowych certyfikowanego operatora i nie będzie drukowany. W analizowanej sytuacji Spółka każdorazowo posiada akceptację klienta do otrzymywania przez niego faktur drogą elektroniczną.
   
2. Opcja 2 – faktury wysyłane do nabywcy w formie papierowej
   Przedmiotowy sposób wysyłki faktur dotyczy kontrahentów zagranicznych oraz kontrahentów krajowych, z którymi Spółka nie posiada porozumienia o elektronicznej wymianie dokumentów. W analizowanym przypadku egzemplarze faktur przeznaczonych dla klientów Spółki są drukowane i wysyłane w formie papierowej, natomiast egzemplarze przeznaczone dla Spółki będą przechowywane wyłącznie na dysku/serwerze Wnioskodawcy wyłącznie w formacie PDF (tym samym nie będą one drukowane).
   
   

W obydwu opisanych powyżej przypadkach, planowany model archiwizacji przewiduje przechowywanie faktur w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwi szybkie odszukanie i dostęp do tych dokumentów. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka ma możliwość zapewnienia bezzwłocznego dostępu do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, jak również może umożliwić bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie wynikających z nich danych.

Faktury będą przez Spółkę archiwizowane co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych wynikających z przedmiotowych dokumentów.

Wnioskodawca pragnie również podkreślić, iż jest on w posiadaniu dodatkowej dokumentacji potwierdzającej związek pomiędzy wystawianymi fakturami VAT a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi, które każda z tych faktur dokumentuje (takich jak przykładowo: dokumenty magazynowe (WZ), itp.).

Należy również zaznaczyć, iż w Spółce zostały wyznaczone osoby upoważnione do wystawiania faktur, a proces wystawiania faktur w całości został zaimplementowany do informatycznego systemu finansowo-księgowego. Ponadto, ww. system w logach systemowych zawiera/zawierał będzie pełną historię tworzonych dokumentów. W szczególności będzie zawierał informację o osobie, która taki dokument wygenerowała.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym sposób archiwizacji faktur wystawianych w formacie elektronicznym i wysyłanych do kontrahenta w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu wyłącznie w formie pliku PDF, zapisywanego na dysku/serwerze Spółki bez jego drukowania (Opcja 2) spełnia warunki dotyczące przechowywania faktur określone w art. 112a ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym sposób archiwizacji faktur wystawianych w formacie elektronicznym i wysyłanych do kontrahenta w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu wyłącznie w formie pliku PDF zapisywanego na dysku/serwerze Spółki bez jego drukowania (Opcja 2) spełnia warunki dotyczące przechowywania faktur określone w art. 112a ustawy o VAT.

Uzasadnienie

1. Uwagi wstępne – faktura w formie elektronicznej
   
   

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podmiotu gospodarczego. Dodatkowo, stosownie do regulacji art. 106g ust. 1 ww. ustawy, faktury wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazywany jest nabywcy towarów lub usług, z kolei drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei art. 106j ust. 1 ustawy o VAT stanowi, iż w przypadku, gdy po wystawieniu faktury wystąpią określone w tym przepisie przesłanki, podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej. Stosownie natomiast do art. 106l ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę. Przy czym, faktura ta (tj. faktura wystawiona ponownie) powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” (por. art. 106l ust. 2 ustawy o VAT).

Jak wynika natomiast z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się „dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”. W świetle powyższego, legalna definicja faktury zawarta w ustawie o VAT obejmuje zarówno dokumenty wystawione w formie papierowej, jak również dokumenty wystawione w formie elektronicznej, o ile zawierają one wszystkie wymagane ustawowo elementy określone w art. 106e i następnych ustawy o VAT.

Przy czym, w ocenie Wnioskodawcy, wskazaną wyżej definicję faktury spełniają także faktury korygujące (zwiększające i zmniejszające podstawę opodatkowania) oraz duplikaty faktur.

Odnosząc się do faktur korygujących Wnioskodawca pragnie zwrócić w szczególności uwagę na brzmienie artykułu 219 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), w świetle którego „każdy dokument lub notę, która zmienia fakturę pierwotną i odnosi się do niej w sposób wyraźny i jednoznaczny, uznaje się za fakturę”. Z kolei duplikat faktury stanowi fakturę wystawioną ponownie w przypadku, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu albo zaginie (por. art. 106l ust. 1 ustawy o VAT).

Mając na względzie powyższe, Spółka stoi na stanowisku, iż zdefiniowane w ustawie o VAT pojęcie faktury obejmuje zarówno pierwotnie wystawione faktury VAT, jak również odnoszące się do nich faktury korygujące oraz duplikaty.

Wnioskodawca pragnie przy tym zaznaczyć, iż jak zostało wskazane w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, faktury (w tym faktury korygujące i duplikaty faktur) wystawiane przez niego w formie elektronicznej zawierają wszystkie obligatoryjne elementy faktury VAT/faktury korygującej/duplikatu faktury enumeratywnie wymienione w art. 106e i następnych ustawy o VAT. W konsekwencji, w ocenie Spółki spełniają one definicję faktury w rozumieniu ww. ustawy.

2. Przechowywanie dokumentów w świetle ustawy o VAT

Wnioskodawca pragnie zaznaczyć, iż w świetle art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w tym w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania.

Stosownie natomiast do art. 112a ust. 1 ustawy o VAT „podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

‒ w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju zobowiązani są ponadto, na podstawie art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT, do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba, że faktury są przechowywane w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, dostęp on-line do tych faktur.

Jednocześnie, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe, podatnicy posiadający siedzibę na terytorium Polski, zobowiązani są do przechowania wystawionych przez siebie oraz otrzymanych faktur w sposób określony przepisami ustawy o VAT. W szczególności zaś przedmiotowe dokumenty należy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca pragnie przy tym zaznaczyć, iż art. 112a ustawy o VAT nie definiuje pojęcia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. W tym zakresie należy posłużyć się definicjami zawartymi w art. 106m ww. ustawy.

Jak wynika bowiem z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa sam podatnik. Stosownie natomiast do ust. 2 wskazanego powyżej przepisu, autentyczność pochodzenia faktury oznacza „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”. Z kolei w świetle art. 106m ust. 3 przez integralność treści faktury „rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”.

Zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym w doktrynie, autentyczność pochodzenia faktury zapewniona jest wtedy, gdy „nie ma wątpliwości, że podmiot widniejący na niej jako sprzedawca (i najczęściej będący także wystawcą faktury) zrealizował transakcję dokumentowaną fakturą”. Tym samym, wymóg autentyczności pochodzenia faktury ma na celu zapewnienie, iż faktura została wystawiona przez podmiot, który faktycznie zrealizował dokumentowane nią dostawy towarów lub usługi.

Z kolei integralność treści faktury oznacza w świetle doktryny, że „faktura od samego początku jej wystawienia do danego momentu w czasie (najpóźniej do końca przedawnienia zobowiązania podatkowego, z którym jest związana) miała taką samą treść. Nie dokonano zmian w jej treści. Nie jest naruszeniem integralności treści faktury (w formie elektronicznej) jej konwersja do innego formatu albo jej zarchiwizowanie”. W konsekwencji należy zatem uznać, iż wymóg zapewnienia integralności treści ma na celu zabezpieczenie faktur przed dokonaniem przez podatnika ich ewentualnej modyfikacji, przy czym za naruszenie integralności faktury nie uznaje się zmiany formatu pliku, w którym jest przechowywana.

Ustawodawca nie zdefiniował natomiast pojęcia czytelności faktury. Jak wyjaśnia jednakże autor powołanego powyżej komentarza do art. 106m ustawy o VAT, w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, przez czytelność faktury należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń.

Jednocześnie, stosownie do art. 106m ust. 4 wskazane powyżej wymagania dotyczące faktur (tj. autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury) podatnik może zapewnić za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Należy zaznaczyć, iż ustawa o VAT nie precyzuje pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, o której mowa w przedmiotowym przepisie. Niemniej, zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez organy podatkowe, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć, jako „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania”. Jednocześnie, za przykład kontroli biznesowej wskazywane jest m.in. „posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym”.

Powyższe stanowisko znajduje również potwierdzenie w doktrynie. Jak wskazuje bowiem autor komentarza do ustawy o VAT (Tomasz Michalik, VAT. Komentarz, Legalis 2016), „sformułowanie „kontrole biznesowe”, powtórzone w art. 106m ust. 4, należy rozumieć jako procedury, które mają umożliwić weryfikację i potwierdzenie, iż nie doszło do ingerencji w treść faktury”.

Odnosząc się natomiast do pojęcia „wiarygodna ścieżka audytu” Wnioskodawca pragnie wskazać, iż w świetle stanowiska przedstawionego przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w powołanej wyżej interpretacji z dnia 29 lipca 2016 r. (sygn. IPPP3/4512‑497/16‑3/RD) oznacza ono, że „związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce”.

W ocenie przedstawicieli doktryny, za wiarygodną ścieżkę audytu można z kolei uznać przykładowo „określenie sposobu postępowania w przedsiębiorstwie z fakturami wystawianymi przez to przedsiębiorstwo, w tym określenie osób uprawnionych do wystawienia faktury, określenie pewnych cech charakterystycznych faktury, wskazanie na sposób przekazywania wystawionych faktur kontrahentom, powiązanie wystawionej faktury z innymi dokumentami (w większych firmach: z dokumentacją księgowo-magazynową)”.

Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Wnioskodawcy kontrole biznesowe stanowią wszelkie obowiązujące w przedsiębiorstwie działania i procedury mające na celu zapewnienie zbieżności wystawianych przez Spółkę faktur z faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi (tj. ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu).

Podsumowując, zdaniem Spółki przepisy ustawy o VAT nie sprzeciwiają się przechowywaniu w formacie elektronicznym faktur wysyłanych do nabywców w formie papierowej, o ile spełnione są ustawowo określone warunki, tj.:

1. faktury przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,
2. zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – przy czym przedmiotowe warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych,
3. podatnik ma możliwość zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur (przy czym w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych).

3. Planowany sposób przechowywania dokumentacji przez Wnioskodawcę

Jak wynika z przytoczonych powyżej przepisów ustawy o VAT, w odniesieniu do sposobu przechowywania dokumentów (w tym przede wszystkim faktur), konieczne jest, aby dokumentacja przechowywana była w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób który zapewni ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia oraz integralność i czytelność treści, jak również umożliwi bezzwłoczny dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W ocenie Wnioskodawcy, przedstawiony w niniejszym wniosku sposób przechowywania dokumentacji spełnia wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT. Wystawione przez Spółkę faktury będą bowiem przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób który zapewni łatwy dostęp i odszukanie przedmiotowych dokumentów.

Jednocześnie, Wnioskodawca pragnie podkreślić, iż w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na odpowiednie żądanie organu podatkowego bądź organu kontroli skarbowej, zostanie zapewniony niezwłoczny dostęp do wszystkich faktur wystawionych przez Spółkę w badanym okresie rozliczeniowym w formacie PDF (Spółka zapewni organom możliwość pobrania tych plików bądź – w przypadku zaistnienia takiej konieczności – ich wydrukowania).

Ponadto, w ocenie Wnioskodawcy planowany sposób archiwizacji dokumentów będzie zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, jak również ich pełną czytelność. Poniżej Wnioskodawca prezentuje argumenty przemawiające za słusznością takiego stanowiska.

Autentyczność pochodzenia

Autentyczność pochodzenia w odniesieniu do faktur generowanych w formie pliku PDF wynika bezpośrednio z faktu, iż każdy generowany elektronicznie dokument w logach systemowych (informatycznego systemu finansowo-księgowego) zawiera/zawierał będzie pełną historię generowanych dokumentów. W szczególności będzie zawierał informację o osobie, która taki dokument wygenerowała. Tym samym, w odniesieniu do każdej faktury sprzedaży istnieje pewność co do tożsamości podmiotu wystawiającego dany dokument (tj. Spółki), jak również osoby odpowiedzialnej za jego wystawienie.

Ponadto, weryfikacja danych w przedmiotowym zakresie będzie możliwa do przeprowadzenia w dowolnym momencie poprzez wyszukanie i podgląd odpowiedniego pliku PDF zawierającego daną fakturę. Wnioskodawca pragnie również zaznaczyć, iż elektroniczny zapis dokumentu stanowi wierne odzwierciedlenie jego papierowej wersji wysyłanej do kontrahenta Spółki.

Integralność treści i czytelność faktury

W ramach planowanego modelu archiwizacji dokumentów sprzedaży, faktury są/będą generowane w formacie elektronicznym, a następnie zapisywane na dysku/serwerze Spółki w nieedytowalnym formacie PDF, co uniemożliwi ingerencję w dane zawarte w dokumentach oraz ich zmianę za pomocą dostępnego w Spółce oprogramowania komputerowego czy edytorów tekstu. W konsekwencji, od momentu wygenerowania i zapisania faktury w formacie PDF pracownicy Spółki nie mają możliwości zmiany jakichkolwiek informacji w zapisanym obrazie faktury.

Wnioskodawca pragnie również wskazać, iż zastosowany format przechowywania dokumentów sprzedaży umożliwia uzyskanie wysokiej jakości graficznej archiwizowanych dokumentów. W rezultacie, zapewniona jest czytelność faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

Kontrola biznesowa i ścieżka audytu

Jak zostało wskazane powyżej, przez kontrole biznesowe, o których mowa w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT rozumie się wszelkie procesy funkcjonujące w przedsiębiorstwie, które mają na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przedmiotowe procesy powinny zapewnić wiarygodną ścieżkę audytu, tj. mają na celu wprowadzenie odpowiednich standardów gwarantujących, że dana transakcja miała faktycznie miejsce.

Kontrola biznesowa powinna więc zapewniać odpowiednią ścieżkę kontrolną, za pomocą której można powiązać konkretną fakturę ze stanowiącą podstawę do jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole te powinny być dostosowane do wielkości i charakteru działalności podatnika a także uwzględniać inne czynniki, takie jak przykładowo: wolumen transakcji czy też charakterystykę kontrahentów. Mają one umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje dobór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

W ocenie Wnioskodawcy, w analizowanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, gromadzenie przez Spółkę dodatkowej dokumentacji, przykładowo w postaci dokumentów magazynowych (WZ), itp. umożliwia wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy przechowywaną w formie elektronicznej fakturą a udokumentowaną nią transakcją gospodarczą. Spółka zapewnia bowiem możliwość rzetelnej kontroli związku powstającego pomiędzy faktem wystawienia przez Spółkę faktury, a dokonaną transakcją dostawy towarów lub świadczenia usług, do których odnosi się przechowywana na dysku/serwerze faktura. Wnioskodawca pragnie również podkreślić, iż w Spółce zostały wyznaczone osoby upoważnione do wystawiania faktur, a proces, w całości zaimplementowany do informatycznego systemu finansowo-księgowego, w logach systemowych zawiera/zawierał będzie pełną historię tworzonych dokumentów.

Uwzględniając powyższe, zdaniem Spółki opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania dokumentacji gwarantuje autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność i czytelność zawartych w nich treści. Należy bowiem podkreślić, iż:

1. każdy generowany elektronicznie dokument w logach systemowych (informatycznego systemu finansowo-księgowego) zawiera/zawierał będzie pełną jego historię – w odniesieniu do każdej faktury sprzedaży istnieje więc pewność co do tożsamości podmiotu wystawiającego dany dokument (tj. Spółki), jak również konkretnej osoby odpowiedzialnej za jego wystawienie,
2. faktury będą generowane w formie elektronicznej, a następnie zapisywane na dysku/serwerze Spółki w nieedytowalnym formacie PDF, co uniemożliwi ingerencję w dane zawarte w tych dokumentach oraz ich zmianę za pomocą dostępnego w Spółce oprogramowania komputerowego, czy edytorów tekstu,
3. zastosowany przez Wnioskodawcę format przechowywania dokumentów sprzedaży umożliwia uzyskanie wysokiej jakości graficznej archiwizowanych dokumentów co zapewnia czytelność faktur przechowywanych w formie elektronicznej,
4. Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury za pomocą odpowiednich kontroli biznesowych, co przejawia się m.in. tym, że w Spółce zatrudnione są odpowiednie osoby upoważnione do wystawiania faktur, Spółka gromadzi dodatkową dokumentację do wystawianych faktur przykładowo dokumentów magazynowych (WZ), itp.

Ponadto, wskazany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania faktur z podziałem na okresy rozliczeniowe umożliwia proste wyszukane wybranych dokumentów oraz – w przypadku zaistnienia takiej potrzeby – zapewni bezzwłoczny dostęp do nich organom podatkowym.

Mając na uwadze wskazane powyżej argumenty, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w ramach Opcji 2), spełnia wszystkie warunki określone przepisami ustawy o VAT. W konsekwencji, zdaniem Spółki, zastosowanie opisanego systemu archiwizacji dokumentów jest dopuszczalne z perspektywy przepisów ww. ustawy.

4. Stanowisko organów podatkowych

Wnioskodawca pragnie wskazać, iż prezentowane powyżej stanowisko znajduje potwierdzenie w praktyce organów podatkowych. Jako przykład można wskazać:

• interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2016 r. (sygn. IPPP3/4512-497/16-3/RD), w której organ wskazał, że: „Przechowywanie faktur wystawionych w formie elektronicznej oraz papierowej archiwizowanej w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka wystawiła dla kontrahentów faktury sprzedażowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne)”,
• interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19 sierpnia 2015 r. (IBPP3/4512-407/14/KG), w której organ uznał, iż: „Wnioskodawca będzie mógł przechowywać kopie faktur, kopie faktur korygujących oraz kopie faktur – not korygujących, wystawionych przy użyciu kas z elektronicznym zapisem kopii, czy też systemu Sygnity, Optima i IFS (których oryginały wydawane/przesyłane będą do odbiorców w formie papierowej), wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci zapisu elektronicznego, bez konieczności drukowania i magazynowania ich w wersji papierowej), ponieważ, jak wynika z wniosku, system archiwizacji kopii faktur, kopii faktur korygujących, kopii faktur – not korygujących, który Wnioskodawca zamierza wprowadzić, zapewni autentyczność, integralność i czytelność ich treści”,
• interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 10 marca 2015 r., (sygn. ITPP3/443-731/14/MD), w której organ stwierdził, iż: „Przechowywanie egzemplarzy faktur, faktur korygujących, duplikatów, przesłanych do odbiorców w formie papierowej, wyłącznie na nośniku elektronicznym z możliwością w dowolnym momencie na żądanie organów ich poboru i/lub wydrukowania, nie narusza przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”,
• interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 4 listopada 2014 r. (sygn. IPPP1/443-959/14-2/MPe), w której organ wskazał, że: „(...) planowane działania Spółki zawarte w opisie zdarzenia przyszłego dotyczące przechowywania w formie plików PDF wszystkich faktur sklepów internetowych, niezależnie od tego czy będą to faktury elektroniczne tj. wystawione i przekazane do klientów w formie elektronicznej czy też będą to faktury wystawione elektronicznie, ale przekazane do klientów w formie papierowej, spełniają kryteria art. 112a oraz art. 106h ust. 3 ustawy o VAT”,
• interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 5 czerwca 2014 r. (sygn. IPPP1/443-559/14-2/IGo), w której organ uznał, iż: „Z uwagi na powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że obecne regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (zarówno wystawianych kontrahentom, jak i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.
  
  

Biorąc pod uwagę powyższe, Spółka stoi na stanowisku, iż opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym sposób archiwizacji faktur wystawianych w formacie elektronicznym i wysyłanych do kontrahenta w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu wyłącznie w formie pliku PDF zapisywanego na dysku/serwerze Spółki, bez jego drukowania (Opcja 2), spełnia warunki dotyczące przechowywania faktur określone w art. 112a ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   
   

Interpretacja dotyczy:

• zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzeń oraz
• zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
  
  

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.