INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 30 maja 2011 r. (data wpływu 6 czerwca 2011 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przesyłania faktur sprzedaży i korekt faktur sprzedaży oraz formy w jakiej można dokonać potwierdzenia odbioru faktury korygującej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 6 czerwca 2011 r. został złożony wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczący podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przesyłania faktur sprzedaży i korekt faktur sprzedaży oraz formy w jakiej można dokonać potwierdzenia odbioru faktury korygującej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka zamierza wysyłać faktury sprzedaży oraz ich korekty pocztą elektroniczną (e-mail) bezpośrednio z programu, w którym wystawiane będą faktury sprzedaży, załączając w pliku fakturę zapisaną w formacie PDF do kontrahentów, od których uzyska uprzednią akceptację na przesyłanie faktur w ten sposób. Faktura sprzedaży oraz korekta faktury sprzedaży zapisana w formacie PDF będzie zabezpieczona hasłem, dzięki czemu nabywca faktury nie będzie mógł dokonać jakichkolwiek zmian (będzie mógł jedynie wydrukować dokument i zapisać na dysku). Faktura sprzedaży oraz korekta sprzedaży zapisane w pliku PDF będą zawierały podstawowe dane firmy. Na fakturze w miejscu gdzie można wpisać imię i nazwisko wystawcy faktury będą wpisane następujące dane: imię i nazwisko osoby która wystawiła dokument oraz skan podpisu tej osoby. Faktury sprzedaży i korekty sprzedaży zapisane w pliku PDF w nazwie pliku będą posiadały numer faktury w celu łatwego odszukania. Po wysłaniu plik PDF zapisany zostanie w folderze „faktury elektroniczne sprzedaż” podzielonym na lata i miesiące. W programie, w którym wystawiane są faktury sprzedaży oraz korekty sprzedaży i z którego będą wysyłane faktury istnieje możliwość wydruku zestawienia e-maili wysłanych, które będzie zawierało: imię i nazwisko nadawcy, e-mail nadawcy i odbiorcy, datę wysyłki oraz nazwy załączników (nazwa pliku PDF, która będzie zawierać numer faktury). Spółka planuje także sporządzać kopię bezpieczeństwa i zapisywać folder z fakturami sprzedaży na CD w celu archiwizacji. Nabywca faktur w oświadczeniu, w którym wyrazi akceptację otrzymywania faktur w formie elektronicznej wskaże adres poczty elektronicznej, na który mają być wysyłane faktury. Nabywca złoży Spółce również oświadczenie, w którym potwierdzi, że momentem otrzymania faktury sprzedaży i korekty sprzedaży wystawionych przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej będzie moment wejścia wiadomości na wskazany przez nabywcę adres poczty elektronicznej. Korekty sprzedaży wysyłane z programu w formacie PDF dodatkowo będą potwierdzane przez nabywcę e-mailem zwrotnym. W momencie wysyłki faktury do klienta w e-mailu zawarta będzie informacja „w przypadku otrzymania faktur korygujących prosimy o informację na e-maila podając numery faktur korygujących i daty ich otrzymania”. Spółka wskaże również adres e-mail, na którego kontrahent ma wysłać informację zwrotną i taka informacja będzie podstawą przy korektach sprzedaży do zmniejszenia podstawy opodatkowania w deklaracji VAT za dany okres.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy wysyłanie e-mailem faktur sprzedaży i ich korekt w formacie PDF opatrzonych hasłem spełnia wymogi rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz wymogi ustawy o podatku VAT z dnia 11 marca 2011 r. w zakresie podatku należnego i przy korektach faktur sprzedaży jest podstawą do zmniejszenia podstawy opodatkowania na podstawie otrzymanego e-maila zwrotnego od nabywcy, w którym nabywca wskaże datę, kiedy otrzymał daną korektę faktury VAT sprzedaży, zgodnie z art. 29 ust. 4a cytowanej ustawy...

Stanowisko Wnioskodawcy.

W ocenie Spółki, opisany we wniosku sposób przesyłania do kontrahenta faktur sprzedaży i korekt tych faktur pocztą elektroniczną (e-mail), w zakresie zapewnienia autentyczności i integralności przesyłanych faktur, będzie zgodny z przepisami § 3 i § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Ponadto, zdaniem Zainteresowanego, Spółka może pomniejszyć należny podatek VAT z faktury korygującej na podstawie potwierdzenia (informacji) otrzymanej e-mailem od nabywcy, w której kontrahent wskaże datę otrzymania e-maila z korektą faktury sprzedaży w formacie PDF.

Zainteresowany wskazuje przy tym, iż zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. w przypadku, gdy Spółka wystawi fakturę korygującą podatek VAT dotyczącą sprzedaży, podatnik w celu obniżenia podstawy opodatkowania w deklaracji VAT-7 za dany okres, musi posiadać potwierdzenie otrzymania korekty faktury przez nabywcę usługi, dla którego wystawiono fakturę przed sporządzeniem deklaracji za dany okres.

W związku z powyższym, zdaniem Zainteresowanego, potwierdzeniem otrzymania przez nabywcę korekty faktury sprzedaży będzie zwrotny e-mail od nabywcy, w którym kontrahent wskaże datę kiedy otrzymał e-maila z poszczególnymi fakturami korygującymi sprzedaż i na podstawie tego Spółka będzie mogła obniżać podstawę opodatkowania w deklaracji VAT-7 za dany okres.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Z kolei, zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl przepisów § 3 ust. 1 - 3 rozporządzenia Ministra Finansów dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwanego dalej rozporządzeniem, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Natomiast, zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przy czym stosownie do § 2 ust. 1 rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1. autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2. integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z przepisem § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

• bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
• elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Ponadto, w myśl § 6 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz zasady ich przechowywania i udostępniania uprawnionym organom. Obecnie podatnik, nie ma obowiązku stosowania określonych w prawie podatkowym procedur zapewniających autentyczność i integralność faktur w postaci elektronicznej - bezpiecznego podpisu elektronicznego, czy systemu elektronicznej wymiany danych (EDI). Przepisy rozporządzenia nie określają formatu elektronicznego, w jakim może być przesłana faktura elektroniczna, zatem może być ona przesłana także w formacie PDF. Wskazać także należy, że co do zasady, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Z treści wniosku wynika, iż Spółka zamierza przesyłać faktury i korekty tych faktur pocztą elektroniczną (e-mail) w formie pliku PDF. Wysyłanie tych faktur zostanie poprzedzone złożeniem oświadczenia, w którym kontrahent Spółki akceptuje taki sposób otrzymywania faktur. Przesłane faktury, w ocenie Wnioskodawcy, będą wypełniały warunki określone w przepisach § 3 i § 4 wymienionego rozporządzenia. W takiej zatem sytuacji obrót wymienionymi fakturami, w zakresie wypełnienia obowiązków w zakresie zachowania autentyczność pochodzenia, integralność treści przesyłanych faktur, będzie prawidłowy.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą także formy potwierdzenia odbioru korekt faktur przesłanych w formie elektronicznej.

Biorąc powyższe pod uwagę wskazać należy, iż przepisy podatkowe nie sprecyzują, w jakiej formie nabywca powinien dokonać potwierdzenia odbioru faktury korygującej, zatem potwierdzenie takie może być dokonane w każdej formie, która pozwala na jednoznaczne stwierdzenie, iż konkretny odbiorca otrzymał korektę faktury z określeniem daty jej otrzymania.

Stąd też, przy zachowaniu procedur gwarantujących prawidłowe przesyłanie faktur, zapewniających ich autentyczność i integralność - zwrotny e-mail od nabywcy, w którym kontrahent wskaże datę, kiedy otrzymał e-maila z poszczególnymi fakturami korygującymi sprzedaż - może być wystarczającym potwierdzeniem odbioru faktury korygującej przez nabywcę, uprawniającym do dokonania rozliczenia podatku należnego wykazanego w tych korektach.

Zatem, stanowisko Spółki należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowo wskazać należy, że ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przesyłu faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa - art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.