INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 5 lutego 2009 r. (data wpływu 12 lutego 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi, w związku z wykorzystywaniem przez niego prywatnych narzędzi, używaniem własnej odzieży jako odzieży ochronnej oraz złożenia korekt zeznań rocznych za lata 2003-2008 - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 12 lutego 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi, w związku z wykorzystywaniem przez niego prywatnych narzędzi, używaniem własnej odzieży jako odzieży ochronnej oraz złożenia korekt zeznań rocznych za lata 2003-2008.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Pomiędzy podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą a pracownikiem zatrudnionym na stanowisku specjalisty do spraw serwisu sprzętu komputerowego została zawarta umowa, na podstawie której pracownik będzie używał do celów służbowych wynikających z zawartej umowy o pracę narzędzi, materiałów lub sprzętu będących jego własnością. Z zawartej umowy wynika, iż pracodawca będzie pokrywał koszty użycia narzędzi, materiałów lub sprzętu pracownika do celów służbowych, przez wypłatę miesięcznego ekwiwalentu, za każdy miesiąc pozostawania w stosunku pracy. Rozliczenie następować będzie w okresach miesięcznych.

Pracownik zobowiązuje się do posiadania, utrzymywania w pełnej sprawności i odtwarzania narzędzi, materiałów lub sprzętu niezbędnego do wykonywania obowiązków wynikających z umowy o pracę, w szczególności do wykonywania:

• diagnostyki, konserwacji i naprawy drukarek,
• prac związanych z budową i rozbudową sieci teleinformatycznych.

Umowa została zawarta na czas trwania stosunku pracy. Ustanie zatrudnienia powoduje automatyczne wygaśnięcie umowy. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Każda ze stron ma prawo jej wypowiedzenia z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. W przypadku naruszenia postanowień umowy każda ze stron może ją wypowiedzieć bez zachowania terminów wypowiedzenia. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie ogólnie obowiązujące przepisy. Do rozstrzygania sporów, związanych z wykonywaniem niniejszej umowy, właściwy będzie sąd, w którego okręgu Pracodawca ma swoją siedzibę.

W związku z powyższym zadano następujące pytania

1. Czy wypłacona kwota ekwiwalentu może być uznana za koszt uzyskania przychodu...
2. Czy kwotę ekwiwalentu można uznać za koszt w każdym miesiącu pozostawania w stosunku pracy w równej wysokości bez względu na liczbę przepracowanych dni w miesiącu (zwolnienie lekarskie, urlop)...
3. Jeżeli umowa została zawarta w przeszłości, kwota ekwiwalentu była wypłacana, ale nie księgowano jej w koszty działalności to czy można dokonać korekt zeznań deklaracji za lata ubiegłe... Jeżeli tak i korekta byłaby wykonywana w roku 2009, to za jakie lata można ją wykonać...
4. Czy analogicznie mogą być księgowane inne wypłacane pracownikom ryczałty, np. za używanie własnej odzieży jako odzieży roboczej...

Zdaniem Wnioskodawcy, kwota ekwiwalentu za używanie narzędzi, materiałów lub sprzętu będących jego własnością może być uznana za koszt uzyskania przychodu. Kwota ekwiwalentu może być wypłacona i uznana za koszt w każdym miesiącu, ponieważ zgodnie z umową ekwiwalent przysługuje pracownikowi "za każdy miesiąc pozostawania w stosunku pracy".

W przypadku wykonywania korekt deklaracji podatkowych w roku 2009 korekty można dokonać w stosunku do deklaracji za lata: 2003-2008.

Inne ekwiwalenty wypłacane na podstawie analogicznych umów mogą być również uznane jako koszty.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Z powyższego przepisu wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 powołanej ustawy. Jednakże, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że poniesienie tego wydatku miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, ewentualnie na zachowanie lub zabezpieczenie źródła tego przychodu.

Z przedłożonego wniosku wynika, iż pomiędzy podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą a pracownikiem zatrudnionym na stanowisku specjalisty do spraw serwisu sprzętu komputerowego została zawarta umowa, na podstawie której pracownik będzie używał do celów służbowych wynikających z zawartej umowy o pracę narzędzi, materiałów lub sprzętu będących jego własnością. Z zawartej umowy wynika, iż pracodawca będzie pokrywał koszty użycia narzędzi, materiałów lub sprzętu pracownika do celów służbowych, przez wypłatę miesięcznego ekwiwalentu, za każdy miesiąc pozostawania w stosunku pracy. Rozliczenie następować będzie w okresach miesięcznych.

Podkreślić należy, że w katalogu przepisu art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z wypłacaniem pracownikowi ekwiwalentu, w związku z wykorzystywaniem przez niego prywatnych narzędzi. W konsekwencji, środki pieniężne wypłacane pracownikowi, mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają warunek celowości określony w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy jednak zwrócić uwagę, iż zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2008 r., nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy.

Jak wskazano powyżej, przepis art. 23 ust. 1 pkt 55 uniemożliwiał zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wynagrodzeń ze stosunku pracy i świadczeń pochodnych przed ich wypłaceniem, pozostawieniem do dyspozycji pracownikom.

Z treści przytoczonej we wniosku umowy o używanie narzędzi, materiałów lub sprzętu będących własnością pracownika do celów służbowych wynika, że ekwiwalent wypłacany będzie za każdy miesiąc pozostawania w stosunku pracy. Postanowienia umowy nie zawierają ograniczenia, co do wypłaty ekwiwalentu, w sytuacji, gdy pracownik przebywa na urlopie, czy też na zwolnieniu lekarskim. Wobec powyższego rzeczywiście wypłacona kwota ekwiwalentu stanowić może koszt uzyskania przychodu bez względu na ilość faktycznie przepracowanych dni.

Również kwestię zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z wypłacaniem ekwiwalentu za używanie własnej odzieży należy rozpatrywać pod kątem, czy:

• wydatek posiada przymiot poniesionego w celu uzyskania przychodu, oraz
• wydatek nie został wyłączony z grupy wydatków stanowiących koszty podatkowe.

Stosownie do treści art. 237⁷ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Dopuszczalne jest jednak, aby pracownik używał w pracy własnej odzieży i obuwia roboczego. W takim przypadku pracodawca musi wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny.

Jeżeli zatem pracodawca poniesie wydatki na zapewnienie pracownikom odzieży roboczej i jednocześnie wykaże, iż działanie takie jest racjonalnie uzasadnione, w szczególności jest obowiązkiem pracodawcy zgodnie z cyt. przepisami, to takie wydatki (zapłacone) mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Bez znaczenia pozostaje to, czy pracodawca sam zapewni taką odzież, czy też pracownikowi zostanie wypłacony ekwiwalent za używanie własnej odzieży roboczej.

Zatem, jeżeli wykaże Pan, że własna odzież używana przez pracowników mieści się w pojęciu odzieży roboczej, ekwiwalent wypłacany pracownikom może stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile spełnia omówione przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W przedstawionym we wniosku stanie faktycznym wskazuje Pan, iż pracownikowi używającemu do celów służbowych narzędzi, materiałów lub sprzętu będących jego własnością, wypłacano miesięcznie ekwiwalent. Kwota ekwiwalentu nie była księgowana w kosztach uzyskania przychodów z tego tytułu.

Zgodnie z treścią art. 81 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy, płatnicy i inkasenci mogą skorygować uprzednio złożoną deklarację.

Wskazany przepis statuuje ogólną zasadę, prawo podatnika do korygowania uprzednio złożonych deklaracji. Przy czym, stosownie do art. 3 pkt 5) cytowanej ustawy, ilekroć w ustawie jest mowa o deklaracjach – rozumie się przez to również zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci.

Należy jednocześnie zauważyć, iż ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera odrębnych przepisów, które ograniczałyby uprawnienie podatnika do składania korekt deklaracji (zeznań).

Takie ograniczenie zostało natomiast wyrażone w art. 81b § 1 ustawy – Ordynacja podatkowa, zgodnie, z którym uprawnienie do skorygowania deklaracji:

1. ulega zawieszeniu na czas trwania postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej w zakresie objętym tym postępowaniem lub kontrolą;
2. przysługuje nadal po zakończeniu:
1. kontroli podatkowej,
2. postępowania podatkowego – w zakresie nieobjętym decyzją określającą wysokość zobowiązania podatkowego.

Natomiast zgodnie z art. 81b § 2 ww. ustawy, korekta złożona w przypadku, o którym mowa w § 1 pkt 1, nie wywołuje skutków prawnych.

Korekta deklaracji (zeznań) ma na celu poprawienie błędu, który został popełniony przy jej sporządzeniu. Może on dotyczyć określenia wysokości zobowiązania podatkowego, wysokości nadpłaty lub zwrotu podatku oraz innych danych zawartych w treści deklaracji.

Skorygowanie deklaracji polega na ponownym, poprawnym już wypełnieniu deklaracji z dołączonym pisemnym uzasadnieniem wyjaśniającym przyczynę korekty.

Natomiast zobowiązanie podatkowe, na podstawie art. 70 § 1 cyt. ustawy, przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przedawnienie oznacza, że po upływie określonego czasu od momentu powstania zobowiązania podatkowego zobowiązanie to wygasa, a organ podatkowy, po upływie terminu przedawnienia, nie może domagać się uregulowania (nie ma możliwości wyegzekwowania) należnego świadczenia. Należy przy tym zauważyć, że przedawnienie następuje z mocy prawa.

Termin początkowy i termin końcowy przedawnienia zobowiązania podatkowego wyznaczają termin wymagalności, czyli płatności tego zobowiązania.

W ustawie Ordynacja podatkowa wskazano także okoliczności które zawieszają, bądź też przerywają bieg terminu przedawnienia. W myśl art. 70 § 2 powyższej ustawy, bieg terminu przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu:

1. od dnia wydania decyzji, o których mowa w art. 67a § 1 pkt 1 lub 2, do dnia terminu płatności odroczonego podatku lub zaległości podatkowej, ostatniej raty podatku lub ostatniej raty zaległości podatkowej;
2. od dnia wejścia w życie rozporządzenia w sprawie przedłużenia terminu płatności podatku, wydanego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, do dnia upływu przedłużonego terminu.

Bieg terminu przedawnienia, zgodnie § 3 przerywa ogłoszenie upadłości. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia następującego po dniu uprawomocnienia się postanowienia o ukończeniu postępowania upadłościowego. Bieg terminu przedawnienia zgodnie z § 4 zostaje również przerwany wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny.

Bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zostaje również zawieszony zgodnie z § 6 z dniem:

1. wszczęcia postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, jeżeli podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia wiąże się z niewykonaniem tego zobowiązania;
2. wniesienia skargi do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą tego zobowiązania;
3. wniesienia żądania ustalenia przez sąd powszechny istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa.

Mając na uwadze przedstawione uprzednio przepisy stwierdzić należy, że co do zasady przysługuje Panu, jako podatnikowi, prawo do złożenia korekt zeznań podatkowych za lata 2003-2008, w przypadku wykazania w złożonych pierwotnie zeznaniach nieprawidłowych danych mających wpływ na wysokość należnego zobowiązania podatkowego.

Jednakże złożone w 2009 r. zeznanie korygujące zeznanie za rok 2003 nie może wywołać skutków w postaci zwrotu ewentualnej nadpłaty, z uwagi na upływ terminu przedawnienia zobowiązania za ten rok.

Podstawą złożenia korekty zeznań, jest właściwe udokumentowanie danych będących przedmiotem korekt za lata 2003-2008 w sytuacji, braku dokumentów źródłowych, do których przechowywania zgodnie z powołanym powyżej art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa nie jest obowiązany.

Jednakże ocena wiarygodności dokumentów na podstawie których zostaną sporządzone korekty zeznań jak również weryfikacja prawidłowości sporządzonych korekt nie leży w gestii tut. organu lecz organu weryfikującego prawidłowość skorygowanych zeznań.

Nadmienić należy, iż niniejsza interpretacja indywidualna nie dotyczy zasadności, czy też warunków wypłacania ekwiwalentów regulowanych przez prawo pracy. Przepisy prawa pracy nie stanowią przepisów prawa podatkowego, wykraczają więc poza zakres przedmiotowy art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Złożenie przez Wnioskodawcę fałszywego oświadczenia, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej powoduje, że niniejsza interpretacja nie wywołuje skutków prawnych (art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie, ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, 87 – 100 Toruń, ul. Św. Jakuba 20.