INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 27 września 2012 r. (data wpływu 11 października 2012 r.), uzupełnionym pismem z dnia 8 stycznia 2013 r. (data wpływu 9 stycznia 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowej pracownika – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 11 października 2012 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych.

Wniosek nie spełniał wymogów, o których mowa m. in. w art. 14b § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), w związku z czym pismem z dnia 28 grudnia 2012 r., Nr IPTPB1/415-621/12-2/MAP, na podstawie art. 169 § 1 w związku z art. 14h ww. ustawy, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie z dnia 28 grudnia 2012 r. skutecznie doręczono w dniu 2 stycznia 2013 r., następnie w dniu 9 stycznia 2013 r. uzupełniono ww. wniosek (data nadania w polskiej placówce pocztowej 8 stycznia 2013 r.).

W przedmiotowym wniosku po jego uzupełnieniu zostały przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca prowadzi przedsiębiorstwo transportowe, które zajmuje się przewozem różnych towarów. Prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów na zasadach ogólnych metodą memoriałową. Zlecenia przewozu przyjmowane są od różnych firm, na różnych trasach w kraju i za granicą. Dotychczas Wnioskodawca nie wypłacał zatrudnionym kierowcom żadnych dodatkowych świadczeń, a w szczególności świadczeń wynikających z podróży służbowych.

Obecnie kierowcy zażądali świadczeń, a szczególnie świadczeń wynikających z podróży służbowych, tj. diet i zwrotu kosztów noclegu, jako rekompensaty utrzymania poza domem, twierdząc, że inni pracodawcy – przewoźnicy, takich wypłat dokonują. Poinformowali, że jeśli Wnioskodawca nie będzie im tych świadczeń wypłacać, to odejdą z pracy. Wnioskodawca nie chce się z nimi rozstawać, gdyż są to pracownicy sprawdzeni, którzy wywiązują się ze swoich obowiązków. Dbają o powierzony im tabor i towary, potrafią bez żadnych problemów rozliczyć się z dostaw, gdyż ponoszą pełną odpowiedzialność za powierzone im do przewozu towary (poza ubezpieczeniem w transporcie). Wnioskodawca zawarł z kierowcami umowy o pracę na czas nieokreślony (umowy stałe) ze wskazaniem miejsca pracy w X., jako siedziby Jego przedsiębiorstwa.

Diety według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.), zaczynają się od pobytu w delegacji powyżej 8 do 12 godzin.

Czas pracy kierowców określany jest przy pomocy tachometrów lub w przypadku, kiedy samochód nie posiada tachometru, na podstawie oświadczeń kierowców i zapisywany jest w ewidencji czasu pracy każdego pracownika. Dodatkowo Wnioskodawca zamierza dokumentować podróże służbowe poprzez stosowanie formularzy, używanych w sferze budżetowej, tj. ,,polecenie wyjazdu służbowego”. Zamierza także odnosić w koszty działalności rozliczone wszystkie świadczenia, wypłacane kierowcom z tytułu podróży służbowych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy Wnioskodawca może dokonywać wypłaty świadczeń z tytułu podróży służbowych dla kierowców, na podstawie ,,polecenie wyjazdu służbowego” bez opodatkowania ich oraz czy może wypłaty tych świadczeń zaliczyć w koszty prowadzonej działalności...

Uzupełniając wniosek, Wnioskodawca zadał następujące pytania:

• Czy Wnioskodawca może dokonywać wypłaty świadczeń kierowcom (diety i zwrot kosztów noclegów) z tytułu podróży służbowych na podstawie „polecenia wyjazdu służbowego”, bez opodatkowania ich...

• Czy Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wypłatę świadczeń z tytułu podróży służbowych w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługującej pracownikom w związku z realizacją usług transportowych...
  
  

Przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest odpowiedź na pytanie oznaczone w uzupełnieniu wniosku Nr 2. Natomiast w pozostałym zakresie zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 22 ust. 1 ww. ustawy kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23, który nie zawiera należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową pracownika.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że Jego stanowisko odnosi się do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet i zwrotu kosztów noclegu.

Reasumując Wnioskodawca stwierdził, że zatrudnieni kierowcy powinni otrzymywać polecenia wyjazdu służbowego i związane z tym należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. Wypłacone świadczenia z tytułu podróży służbowej do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydawanych przez Ministra Właściwego do Spraw Pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, lub poza granicami kraju z zastrzeżeniem ust. 13, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorstwa.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

• został właściwie udokumentowany,

• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
  
  

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy, nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Powyższe oznacza, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi oraz osób współpracujących do wysokości nieprzekraczającej wysokości diet określonych dla wskazanej grupy pracowników w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.:

• w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz

• w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).
  
  

Dyspozycja zawarta w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ogranicza kręgu objętych ww. przepisem podmiotów ze względu na rodzaj i miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Dlatego też za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej zarówno w kraju jak i poza jego granicami. Podkreślenia wymaga fakt, że ustawodawca nie upoważnił organów podatkowych do decydowania, kiedy odbywana podróż ze względu na cel i wykonywanie zadania będzie podróżą służbową.

Pojęcie podróży służbowej zostało bowiem zdefiniowane w przepisach prawa pracy. Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), za podróż służbową uznaje się wykonywanie na podstawie polecenia pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. W konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania przez Wnioskodawcę diet i innych należności przysługujących pracownikowi z tytułu odbywania podróży służbowych nie leży w kompetencji organów podatkowych upoważnionych do wykonywania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca prowadzi przedsiębiorstwo transportowe, które zajmuje się przewozem różnych towarów. Zamierza wypłacać swoim pracownikom świadczenia wynikające z podróży służbowych w postaci diet i zwrotu kosztów noclegu. Wnioskodawca będzie dokumentował podróże służbowe poprzez stosowanie formularzy, używanych w sferze budżetowej, tj. ,,polecenie wyjazdu służbowego”. Zamierza także odnosić w koszty działalności rozliczone wszystkie świadczenia, wypłacane kierowcom z tytułu podróży służbowych.

Reasumując, mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż Wnioskodawca na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej świadczenia wypłacane pracownikom z tytułu podróży służbowej, w postaci diet i zwrotu kosztów noclegu, do wysokości wskazanej w ww. rozporządzeniach.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji indywidualnej.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.