Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu
ILPB3/423-729/08-5/MC
z 30 stycznia 2009 r.
Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji
Rodzaj dokumentu
interpretacja indywidualna
Sygnatura
ILPB3/423-729/08-5/MC
Data
2009.01.30
Referencje
Autor
Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Temat
Podatek dochodowy od osób prawnych --> Koszty uzyskania przychodów --> Pojęcie kosztów uzyskania przychodów
Słowa kluczowe
dokumentowanie wydatków
dowód księgowy
koszty uzyskania przychodów
paragon fiskalny
podróż służbowa (delegacja)
pracownik
Istota interpretacji
Czy w przedstawionym stanie faktycznym, tj. w sytuacji, gdy ponoszone przez Spółkę wydatki dokumentowane są na podstawie paragonów fiskalnych, a ponadto Spółka posiada inne dokumenty potwierdzające poniesienie przez nią danego wydatku, możliwe jest zaliczenie przez Spółkę ponoszonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych?
Wniosek ORD-IN 2 MB
INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
W przeważającej części wydatki powyższe ponoszone są przez pracowników Spółki, którzy odbywają podróże. Ponoszone wydatki, takie jak np. wydatki na paliwo, usługi gastronomiczne, opłaty za autostrady lub też parkingi, posiadają zatem ścisły związek z odbywanymi podróżami służbowymi. Paragony fiskalne pracownik przekazuje Spółce wraz z rozliczeniem podróży służbowej. Po weryfikacji tych paragonów, Spółka dokonuje rozliczenia podróży służbowej pracownika oraz ujmuje wydatki udokumentowane dołączonymi do rozliczenia podróży służbowych paragonami w księgach rachunkowych Spółki. W innych przypadkach, udokumentowanie wydatków na podstawie paragonów fiskalnych dotyczy nabyć dokonywanych przez pracowników Spółki, wykonujących swoje obowiązki w sklepach Spółki. W takim przypadku rozliczenie ponoszonych wydatków pomiędzy Spółką a pracownikiem następuje w ramach rozliczeń z kasą Spółki lub też w drodze przelewów bankowych. Spółka podkreśla, iż rozliczeniom pomiędzy Spółką a pracownikami w związku z wydatkami udokumentowanymi paragonami fiskalnymi towarzyszą inne dokumenty, tj. polecenie wypłaty z kasy lub odpowiednio polecenie przelewu oraz wyciąg bankowy, które pozwalają potwierdzić fakt poniesienia danego wydatku przez Spółkę. Pismem z dnia 22 stycznia 2009 r. Spółka doprecyzowała stan faktyczny informując, iż dokonując zakupu będzie otrzymywała paragony fiskalne, a zatem dokumenty, które zgodnie z przepisami prawa powinny posiadać wszystkie dane wymagane w art. 21 ust. 1, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Zgodnie z treścią powyższego przepisu „można zaniechać zamieszczenia na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy o rachunkowości, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych”. Ponadto Spółka wyjaśniła, iż stwierdzenie „w przeważającej części wydatki ponoszone są przez pracowników Spółki” odnosi się do wydatków, które mają ścisły związek z odbywanymi podróżami służbowymi. Ponieważ Spółka obok pracowników (umowa o pracę) zatrudnia również na umowy zlecenia, w naprawdę wyjątkowych sytuacjach mogą wystąpić przypadki, gdy w podróży służbowej jest osoba zatrudniona na umowę zlecenia. Spółka wskazała również, iż wydatki dotyczące nabyć dokonywanych przez pracowników Spółki, wykonujących swoje obowiązki w sklepach Spółki odnoszą się do rzeczy, które są niezbędne do prowadzenia sklepu (prowadzenia działalności), np. środki czystości.
Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym, Spółce przysługuje prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wydatków ponoszonych przez Spółkę i udokumentowanych paragonami fiskalnymi. O prawie zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decyduje fakt, iż zostały one poniesione w celu uzyskania przychodów, a Spółka potrafi fakt ten udowodnić na podstawie paragonów fiskalnych wraz z dodatkowymi dokumentami.
Jak z powyższego wynika, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, aby wydatek ten był poniesiony przez podatnika w celu uzyskania przez niego przychodu. Ponadto, dany podatnik zaliczając wydatek do kosztów uzyskania przychodów powinien posiadać dowody potwierdzające związek tego wydatku z przychodami. Koniecznym jest zatem posiadanie odpowiednich dokumentów potwierdzających ten fakt.
Zdaniem Spółki, nie ulega wątpliwości, iż w przedmiotowym stanie faktycznym pierwszy z przytoczonych powyżej warunków jest spełniony. Spółka pragnie podkreślić, iż nabywa ona poprzez swoich pracowników towary i usługi, które są niezbędne dla wykonania przez nich powierzonych im zadań, np. podczas podróży służbowych. W świetle powyższego, bezspornym jest zdaniem Spółki fakt, iż ponoszone przez Spółkę poprzez pracowników wydatki mają charakter kosztów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Spółka podkreśla, iż poniższe przykłady odnoszą się w szczególności do kwestii dowodu w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, za pomocą których podatnik może potwierdzić poniesienie wydatku związanego z osiąganymi przez niego przychodami. W tym zakresie zastosowanie mają w szczególności:
a)Pisma organów podatkowych
Mając na uwadze powyżej przedstawiony opis zdarzenia przyszłego, a także stanowisko Spółki, potwierdzone orzecznictwem oraz pismami organów podatkowych, Spółka wnosi o potwierdzenie, iż w przedstawionym opisie zdarzenia przyszłego, tj. w sytuacji, gdy ponoszone przez Spółkę wydatki dokumentowane są na podstawie paragonów fiskalnych, a ponadto Spółka posiada inne dokumenty potwierdzające poniesienie przez nią danego wydatku, Spółka ma prawo do zaliczenia ponoszonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…). Zgodnie z tymi uregulowaniami, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Zatem, każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów. Do tak zdefiniowanych kosztów ustawodawca zalicza zarówno takie wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów w danym momencie, w związku z art. 12 ust. 1 lub art. 12 ust. 3 ww. ustawy, jak i te, których nie można w ten sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia. Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Zaznaczyć należy, iż to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, w oparciu o zgromadzony przez tychże podatników materiał dowodowy. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami Spółki. Powołany przepis art. 15 ust. 1 tejże ustawy należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ww. ustawy, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych – w myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości – są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).
Zgodnie z przepisem art. 20 ust. 4 ww. ustawy, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Przepisy art. 20 i art. 21 tejże ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Z opisanego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż pracownicy Spółki w ramach czynności służbowych ponoszą różnego rodzaju wydatki podczas podróży służbowych w kraju i za granicą, które są dokumentowane na podstawie paragonów fiskalnych. Są to wydatki na paliwo, usługi gastronomiczne, opłaty za autostrady lub parkingi. Pracownik przekazuje Spółce paragony fiskalne wraz z rozliczeniem podróży służbowej. Po weryfikacji tych paragonów, Spółka rozlicza podróż służbową pracownika, ujmując wydatki udokumentowane dołączonymi do rozliczenia podróży służbowych paragonami w księgach rachunkowych Spółki. Ponadto pracownicy, wykonujący obowiązki służbowe w sklepach Spółki, nabywają rzeczy niezbędne do prowadzenia sklepu, np. środki czystości na podstawie paragonów fiskalnych. Rozliczenie ponoszonych wydatków pomiędzy Spółką a pracownikiem następuje w ramach rozliczeń z kasą Spółki lub też w drodze przelewów bankowych. Paragon, jako zewnętrzny dowód obcy otrzymany od kontrahenta, niespełniający wszystkich warunków określonych przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, może być jednak zakwalifikowany jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia go w kosztach uzyskania przychodów, gdyż zgodnie z art. 21 ust. 1a cytowanej ustawy można zaniechać zamieszczania na dowodzie wymaganych danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6, a więc między innymi podpisu wystawcy dowodu, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Paragon taki powinien być opisany (przez uprawnioną osobę) poprzez umieszczenie na nim danych i podpisu osoby, która dokonała opłat oraz opisu operacji gospodarczej, przy zastosowaniu ogólnie ustalonych, przez Spółkę zasad. Zaznaczyć należy, że paragon dodatkowo opisany przez Spółkę winien znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, tj. dokumentującym podróże służbowe czy nabycie rzeczy niezbędnych do prowadzenia sklepu, ich cel i związek z funkcjonowaniem podmiotu. W oparciu o obowiązujący stan prawny stwierdzić należy, iż paragony oraz inne dokumenty, potwierdzające poniesienie przez Spółkę przedmiotowych wydatków, uzupełnione o dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości będą stanowiły podstawę zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów tylko w przypadku niemożliwości uzyskania od zbywcy towarów i usług faktury VAT lub rachunku.
Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno. Referencje
|
doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.