W dniu 18.04.2005r. wpłynął do tutejszego organu podatkowego wniosek Spółki o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Podatnik – w związku z odbywanymi przez pracowników podróżami służbowymi poza granicę Polski – posiada paragony dokumentujące m. in. zakup paliwa. Paragony te – wystawione w języku obcym – zawierają nazwę podmiotu wystawiającego, datę zakupu, a także nazwę, ilość oraz wartość towaru/usługi w języku oraz walucie obowiązującej w danym kraju.

W związku z powyższym, Wnioskująca zwróciła się z zapytaniem, czy paragon, nie posiadający nazwy i adresu odbiorcy, ale uzupełniony o pozostałe zapisy osób zatwierdzających, wymagane przez art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (m. in. podpisy potwierdzające sprawdzenie dokumentu pod kątem formalnym i rachunkowym, opis rodzaju kosztu i jego przeznaczenie, przeliczenie waluty obcej na walutę polską), stanowi podstawę zaliczenia w koszty uzyskania przychodu...

Podatnik przedstawił następujące stanowisko odnośnie powyżej opisanego stanu faktycznego:

W ocenie Podatnika – paragon, jako dokument potwierdzający dokonanie transakcji – mimo nieposiadania wszystkich danych wymaganych w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości, może być uznany za dowód świadczący o poniesionych kosztach (i tym samym kosztach uzyskania przychodu), ponieważ wydatek faktycznie poniesiony oraz mający związek przyczynowy z przychodem, a jedynie w sposób niepełny udokumentowany – nie powinien być z tego powodu pominięty, podobnie jak nie pomijane są dowody zapłaty za przejazd autostradami płatnymi czy za usługi bankowe.

Ustosunkowując się do przedstawionych powyżej kwestii, stwierdza się co następuje:

Stosownie do przepisu art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Zgodnie z regulacją zawartą w art. 15 ust. 1 powołanej ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...).

Za koszty uzyskania przychodu uznać można wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, które związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą i których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, a które nie zostały wymienione w przepisach art. 16 ust. 1 ustawy podatkowej. Gdy istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem a uzyskanym przychodem, wówczas spełniony jest podstawowy i wystarczający warunek do uznania poniesionego wydatku za koszt podatkowy.

Ponadto, analiza wskazanego przepisu prowadzi do wniosku, iż wystąpienie konkretnego przychodu jest warunkiem wystarczającym, ale niekoniecznym do zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu, niezbędne jest natomiast działanie podatnika w celu jego potencjalnego osiągnięcia.

Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Jednostka podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, winna w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem.

Jednocześnie podatnicy muszą dysponować odpowiednimi dowodami, które pozwolą im zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów. Samo przedstawienie faktur, czy paragonów nie stanowi jeszcze dowodu na to, że konkretny wydatek ma związek z przychodem i że był to wydatek celowy. Organ podatkowy ocenia celowość poniesionych kosztów w innych warunkach aniżeli ponoszący te koszty podatnik, gdyż dokonuje oceny z perspektywy czasu.

Zatem, podatnik winien wykazać należytą staranność i w momencie podejmowania decyzji o poniesieniu wydatku, oceniając jego “celowość”, winien brać pod uwagę okoliczność, iż istnienie tej przesłanki będzie musiał wykazać przed organem podatkowym w toku postępowania podatkowego. Zadaniem organu podatkowego jest bowiem tylko weryfikacja tego, co dla wykazania “celowości” wydatku przedstawi podatnik.

Z kolei art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), stanowi, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,

2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,

3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Natomiast w art. 21 ust. 1 powołanej ustawy o rachunkowości stwierdza się, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (...).

Ponadto, zgodnie z art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U z 2005r. Nr 8, poz. 60), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Natomiast przepis art. 181 powołanej powyżej ustawy, wskazuje, iż dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 2 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

W art. 191 ustawy Ordynacja podatkowa stwierdza się, że organ podatkowy ocenia na podstawie całego zebranego materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona.

W art. 193 wymienionej wyżej ustawy, w § 1 ustanowiono, iż księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Według § 2 art. 193 księgi podatkowe uważa się za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Z kolei § 3 stanowi, iż za niewadliwe uważa się księgi podatkowe prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów. Natomiast w § 4 i § 5 art. 193 ustalono, że organ podatkowy nie uznaje za dowód w rozumieniu przepisu § 1 ksiąg podatkowych, które są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy, ale uznaje jednak za dowód księgi podatkowe, które prowadzone są w sposób wadliwy, jeżeli wady nie mają istotnego znaczenia dla sprawy.(...).

W przekonaniu organu podatkowego, biorąc pod uwagę powołane powyżej przepisy, stwierdzić należy, iż postanowienia ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają wprost zasad i sposobu dokumentowania wydatków. Artykuł 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nawiązuje do odrębnych przepisów, zgodnie z którymi podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, na podstawie której będzie możliwe prawidłowe określenie wysokości dochodu, podstawy opodatkowania i należnego podatku za rok podatkowy. Ustawa odwołuje się więc do norm prawa bilansowego, co oznacza, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i terminowo, a transakcje udokumentowane w sposób wskazany w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który to artykuł enumeratywnie określa jakie elementy winny znajdować się na dowodzie księgowym.

Ustawodawca nie narzuca więc żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu i podstawy opodatkowania oraz należnego podatku. Jednocześnie, regulacje ustawy Ordynacja podatkowa nakazują dla ustalenia stanu faktycznego oprzeć się na wszystkich dowodach – oczywiście nie pozostających w sprzeczności z prawem.

W zakresie ponoszonych przez Spółkę wydatków, dla zakwalifikowania ich do kosztów uzyskania przychodów, najważniejsze jest, aby spełnić wymagania ustawy. Należy więc ustalić, za pomocą wszystkich możliwych dowodów, istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkami a przychodami. Niezbędne jest bowiem, aby wydatek zaliczony do kosztów uzyskania przychodów poniesiony był w celu osiągnięcia przychodów.

Spółka informuje, iż na posiadanym przez Nią paragonie zostanie opisany (przez uprawnioną osobę) charakter wydatków, ich przeznaczenie, potwierdzone zostanie także sprawdzenie pod kątem formalnym i rachunkowym oraz przeliczenie waluty obcej na krajową. W tej sytuacji, tak uzupełniony paragon stanowić może podstawę kwalifikowania wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Zaznaczyć należy, iż paragon dodatkowo opisany przez Spółkę winien znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, na przykład dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem Podmiotu.

Przedmiotowa interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskującą i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.