Wnioskodawca – prowadzący działalność w zakresie handlu – został okradziony przez własnego pracownika, co zostało potwierdzone w trakcie prowadzonego śledztwa przez Prokuraturę i orzeczone wyrokiem właściwego Sądu.

Wnioskodawca wskazał, iż proceder kradzieży miał wieloraki charakter: były pracownik dostarczał towar kupującemu, pobierał od niego gotówkę, a po powrocie do firmy wypisywał na komputerze faktury dokumentujące transakcję, w których zamieszczał dane niezgodne z faktycznymi (ilość towaru, jego rodzaj bądź jego wartość jednostkowa różniły się od faktycznych), natomiast pobrana od nabywcy gotówka nie trafiała do kasy. W innych przypadkach były pracownik pobierał towar z magazynu sprzedając je pod szyldem firmy i wypisywał samodzielnie faktury potwierdzające transakcje zostawiając sobie pobraną od nabywcy gotówkę. Ponadto były pracownik przywłaszczał przekazywaną pocztą na rzecz firmy gotówkę za sprzedane bądź zamówione towary. Wnioskodawca stwierdził także, że w trakcie sprawdzania dokumentacji wykryto faktury, które nie mają odpowiednika w firmie kupującej, co może świadczyć o fakcie wypisywania przez byłego pracownika faktur bez pokrycia w celu zatuszowania braków na magazynie.

Wnioskodawca ustalał wysokość zobowiązań podatkowych z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatek od towarów i usług za lata 2004 i 2005 na podstawie posiadanej dokumentacji.

Wnioskodawca stwierdził, iż doprowadzenie dokumentacji do stanu odzwierciedlającego rzeczywiście uzyskane przychody i poniesione koszty – szczególnie, że na bieżąco odkrywa nowe niezgodności między posiadaną dokumentacją a stanem faktycznym, jest niemożliwe i wobec tego uważa, że należy pozostawić dokumentację firmy w takim stanie w jakim znajduje się obecnie.

Po rozpatrzeniu powyższego stanu faktycznego Naczelnik Urzędu Skarbowego w Kościanie stwierdza, co następuje:

Zgodnie z treścią § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Ust. 2 powyższego paragrafu stanowi, iż za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi, zaś zgodnie z ust. 3 księgę uważa się za rzetelną, z zastrzeżeniem ust. 4, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Księgę – zgodnie z ust. 4 uznaje się za rzetelną również, gdy:

1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5 % przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub

2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub

3) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub

4) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub

5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 12 ust. 3.

Powyższy przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodu, o czym mówi § 11 ust. 5 ww. rozporządzenia.

Mając zaś na uwadze kwestie związane z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, o których mowa w pkt 2 ww. przepisu, tut. organ zauważa, że fakt zaistnienia zdarzenia losowego należy powiązać przede wszystkim z działaniami sił przyrody (ogień, powódź, grad, huragan) oraz z regulacjami prawnymi z zakresu prawa ubezpieczeniowego, mówiących o pojęciu zdarzenia losowego. Muszą zatem zaistnieć przyczyny niezależne od podatnika i nie będące wynikiem np. zatrudnienia przypadkowych osób bądź braku nadzoru.

Tak więc mając powyższe na uwadze trudno zgodzić się ze stwierdzeniem, iż dopuszczalnym prawnie jest pozostawienie podatkowej księgi przychodów i rozchodów w stanie wadliwości i nierzetelności. Zatem podatnik winien dokonać wszelkich starań, aby dokumentacja księgowa odzwierciedlała stan faktyczny niezależnie od trudności jakie napotyka z jej wyprowadzeniem do stanu odzwierciedlającego stan rzeczywisty.

Wobec powyższego Naczelnik Urzędu Skarbowego w Kościanie uznał wyrażone we wniosku stanowisko w zakresie przepisów dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych za nieprawidłowe i w związku z tym postanowił jak w sentencji.

Powyższa interpretacja została wydana w oparciu o stan faktyczny przedstawiony we wniosku podatnika oraz stan prawny obowiązujący w dniu jej wydania.