W dniu 29.06.2006r zwrócił się Pan do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Łukowie z prośbą o zajęcie stanowiska w sprawie zwrotu kosztów za noclegi pracownikowi odbywającemu zagraniczne podróże w zakresie usług transportowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego odrębnymi przepisami. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 % limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Pana pytanie brzmi: Czy kwota wypłaconego kierowcy ryczałtu za noclegi będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu w przypadku, gdy kierowca wykonywał transport samochodem ciężarowym lub gdy pomiędzy godzinami 21.00-7.00 kierowca częściowo wykonywał usługę transportową a częściowo wypoczywał?

Pana zdaniem wypłaconych ryczałtów za noclegi w obu przypadkach nie można zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodów.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Łukowie informuje, iż zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U.Nr 236 poz. 1991 z późn. zm.) pracownikowi przysługują z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W myśl § 9 wyżej cyt. rozporządzenia za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu.

Podróż służbowa ma miejsce wtedy, gdy łączy się z wykonywaniem zadania określonego przez pracodawcę. Jeśli więc celem podróży służbowej jest osiągnięcie przychodów w firmie to wydatki z nią związane są kosztem uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000r. Nr 14 poz. 176 z późn. zm.), który stanowi, że: „kosztem uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art 23” Jeżeli zatem podróż służbowa pracownika jest związana z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, to należności wypłacone pracownikowi z tytułu zwrotu kosztów odbytej podróży są u pracodawcy kosztem uzyskania przychodu w pełnej wypłaconej pracownikowi kwocie, nawet w sytuacji gdy przekraczają limity określone w przepisach wyżej cyt. rozporządzenia.
Przepisy podatkowe zawierają ograniczenie w zakresie wysokości wydatku zaliczanego do kosztów uzyskania przychodów jedynie co do wydatków związanych z używaniem przez pracowników samochodów niebędących własnością pracodawcy, w celu odbycia podróży służbowej (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a). Inne wydatki poniesione przez pracodawcę na rzecz pracownika z tytułu odbywania podróży służbowej nie zostały wymienione w art 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Tym samym, kwoty ryczałtów za noclegi, wypłacone przez pracodawcę pracownikowi wykonującemu transport samochodem ciężarowym w ramach podróży służbowej, będą stanowiły koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy, niezależnie od sytuacji czy w godzinach 21.00-7.00 pracownik wykonywał wyłącznie usługę transportową czy też częściowo wypoczywał a częściowo wykonywał usługę. Decydujące znaczenie ma fakt, czy pracodawca dokonał wypłaty ryczałtu za noclegi, a tym samym uznał za uzasadnione zwrócenie pracownikowi kosztów noclegów. Jeśli wypłata ryczałtu ma związek z odbywaną przez pracownika podróżą służbową, to taki wydatek poniesiony przez pracodawcę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W świetle wyżej przytoczonych przepisów prawa podatkowego, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Łukowie stwierdza, że stanowisko Pana w przedmiotowej sprawie jest nieprawidłowe.