Na podstawie art.14a § 3 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa ( tekst jednolity Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz.60 ze zm. ) w związku ze złożonym przez Pana J. wnioskiem z dnia 04.06.2006r. ( data wpływu 05.06.2006r. ) w sprawie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Siedlcach uznaje stanowisko wnioskodawcy, w sprawie dotyczącej zaliczenia do diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika wypłacanych kierowcom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę w firmie transportowej świadczącej usługi transportowe należności pokrywających koszty wyżywienia oraz ryczałtów za noclegi i potraktowania ich jako zwolnionych od podatku dochodowego w rozumieniu i do wysokości określonej w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za nieprawidłowe.

Wnioskiem z dnia 04.06.2006r. ( data wpływu 05.06.2006r. ) zwrócił się Pan do tut. organu podatkowego o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, w którym przedstawił Pan następujący stan faktyczny:Prowadzi Pan działalność gospodarczą w zakresie:

• świadczenia usług transportowych na terenie kraju oraz Unii Europejskiej,
• międzynarodowego transportu towarów.

W tym celu na podstawie umowy o pracę zatrudnia Pan pracowników posiadających stosowne uprawnienia jako kierowców.W zawartej z ww. umowie określił Pan siedzibę miejsca prowadzenia działalności tj. Siedlce jako miejsce, w którym pracownik otrzymuje przydział zadań, z których jest po ich wykonaniu rozliczany. Za czas wykonywania pracy poza miejscem pracy określonym w zawartych z kierowcami umowach, poza wynagrodzeniem określonym w umowie o pracę oraz zwrotem poniesionych i udokumentowanych wydatków np. zakup paliwa, przejazd autostradą itp. wypłaca Pan należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W świetle powyższego postawił Pan pytanie:Czy tak wypłacanym należnościom, służącym na pokrycie kosztów wyżywienia oraz ryczałtów za noclegi można przypisać charakter diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika i potraktować je jako zwolnione od podatku dochodowego w rozumieniu i do wysokości określonej w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

W ocenie podatnika przedmiotowe należności mają w zupełności charakter diet i ryczałtów za noclegi z tytułu podróży służbowej pracownika. Swoje stanowisko w sprawie podatnik poparł informacją, iż wyjazdy kierowców są dokumentowane delegacjami ( Polecenie wyjazdu służbowego ), a kwoty wypłacanych diet i ryczałtów za noclegi nie przekraczają kwot przysługujących z tego tytułu pracownikom sfery budżetowej, w związku z czym na pracodawcy nie ciąży obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy. Zgodnie z art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa ( tekst jednolity Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz.60 ze zm. ), stosownie do swojej właściwości miejscowej naczelnik urzędu skarbowego, na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta ma obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. W związku z powyższym Naczelnik Urzędu Skarbowego w Siedlcach udziela interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego następująco:

Dla potrzeb prawidłowego obliczenia i poboru przez pracodawcę ( jako płatnika ) zaliczek na podatek od dochodów pracowników istotne znaczenie ma treść art. 21 ust. 1 pkt 16 lit.a ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( tekst jednolity Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz.176 z późn. zm. ). Przepis ten zwalnia od podatku diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych przepisach, tj. na podstawie:

• rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowe z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ( Dz. U. Nr 236, poz.1990 z późn. zm. ) oraz
• rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju ( Dz. U. Nr 236, poz.1991 z późn. zm. )

Wprawdzie ustawa o podatku dochodowym nie definiuje pojęcia "podróży służbowej", niemniej jednak według zgodnych stanowisk orzecznictwa i doktryny, w przypadku braku legalnej definicji jakiegoś pojęcia należy posłużyć się definicją zawartą we właściwych przepisach bądź też skorzystać z wykładni gramatyczno - językowej. Wobec powyższego nieodzownym jest odwołanie się do definicji tego pojęcia zawartej w treści art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. - Kodeks pracy ( Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz.94 ze zm. ), "podróż służbowa" została określona jako wykonywanie zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. W myśl tego przepisu podróż służbowa oznacza wykonywanie określonego zadania charakteryzującego się incydentalnością i tymczasowością pobytu w miejscu jej wykonania.Jak wynika z powyższego w pojęciu "podróży służbowej" nie mieści się stałe pokonywanie odległości w związku z wykonywaniem usług prowadzenia samochodu, w celu realizacji zlecenia transportowego. W takim wypadku wyjazd z miejsca stałego postoju nie oznacza rozpoczęcia podróży służbowej, a jedynie rozpoczęcie godzin normalnej pracy, która obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego ujęte w art. 6 i 7 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004r. o czasie pracy kierowców ( Dz. U. Nr 92, poz.879 ).

Podstawą wypłacenia diety za podróż służbową jest wykonanie zlecenia poza siedzibą pracodawcy, a zgodnie z art.6 ust.2 ww. ustawy o czasie pracy kierowców, czasem pracy kierowcy jest również czas poza przyjętym rozkładem czasu pracy, w którym kierowca pozostaje na stanowisku pracy kierowcy w gotowości do wykonywania pracy, w szczególności podczas oczekiwania na załadunek lub rozrachunek, których przewidywany czas trwania nie jest znany kierowcy przed wyjazdem albo przed rozpoczęciem danego okresu. Ponadto zgodnie z art. 2 pkt 4 cytowanej ustawy o czasie pracy kierowców stanowiskiem pracy jest:

• siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki oraz inne miejsce prowadzenia działalności prze pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały,
• pojazd, który kierowca prowadzi,
• każde inne miejsce, w którym kierowca wykonuje czynności związane z wykonywanymi przewozami drogowymi.

Należy nadmienić, iż w przedmiotowej sprawie w umowach o pracę z pracownikami-kierowcami jako miejsce wykonywania pracy określono siedzibę miejsca prowadzenia działalności, jako miejsce, w którym pracownik otrzymuje przydział zadań, z których jest, po ich wykonaniu rozliczany. Codzienne wykonywanie obowiązków przez pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na stanowiskach kierowców nie może być traktowane jako podróż służbowa, ponieważ czynności związane z realizacją tych obowiązków i wiążące się z nimi wyjazdy należą do istoty wykonywanej pracy. W przypadkach pracowników należy odróżnić miejsca pracy od miejsca wykonywania poszczególnych czynności wchodzących w skład danego rodzaju pracy. Miejsce wykonywania obowiązków pracowniczych może pokrywać się z miejscem pracy, jak również może być usytuowane poza nim. Sytuacja taka dotyczy tych pracowników, którzy wykonują pracę związaną z przemieszczaniem się, czyli np. kierowców.

Skoro w świetle powyższych wyjaśnień wyjazdy kierowców zatrudnionych w firmie świadczącej usługi transportowe nie są podróżami służbowymi to brak jest podstaw do zaliczenia wypłacanych im należności, służących na pokrycie kosztów wyżywienia oraz ryczałtów za noclegi do diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika określonych w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej i potraktowania ich jako zwolnionych od podatku dochodowego w rozumieniu i do wysokości określonej w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.