W dniu 8.05.2006 r. Podatnik złożył wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego. Wniosek został uzupełniony w dniu 13.06.2006 r.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Spółka otrzymuje następujące dokumenty:

1. W związku z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników:

1.1 paragony za paliwo zawierające datę, dane sprzedającego, kwotę należności, ilość tankowanego paliwa;

1.2 pokwitowania bądź wydruki z automatów lub kas za parkingi, przejazdy pod tunelami, przejazdy autostradą płatną - zawierające datę, dane sprzedającego, kwotę należności, czasami termin ważności;

1.3 faktury bądź rachunki za noclegi:

- wystawione na pracownika korzystającego z noclegu (brak jest wskazania, że odbiorcą usługi jest Spółka) - dokumenty te zawierają takie dane, jak: imię i nazwisko pracownika (czasami również jego prywatne dane adresowe), dane sprzedającego, datę wystawienia dokumentu, opis usługi, termin korzystania z usługi hotelowej, kwotę należności;

- z niepełną nazwą Spółki jako odbiorcy usługi, bądź bez podania danych adresowych lub z niepełnymi bądź nieprawidłowymi danymi adresowymi Spółki - dokumenty te zawierają takie dane, jak: niepełne dane Wnioskującej, dane sprzedającego, datę wystawienia dokumentu, opis usługi, termin korzystania z usługi hotelowej, kwotę należności;

1.4 pokwitowania za przejazdy taksówkami zawierające: nazwę przewoźnika, datę i kwotę należności;

1.5 bilety za przejazdy komunikacją publiczną za granicą zawierające: datę, trasę oraz kwotę należności;

1.6 w przypadku braku możliwości uzyskania innego dokumentu potwierdzającego wydatek - dokumenty zastępcze w formie "oświadczenia pracownika" o poniesionym wydatku w związku z zagraniczną delegacją służbową. Dokument zawiera: datę, oświadczenie pracownika o kwocie i rodzaju poniesionego wydatku oraz podanie przyczyn braku faktury bądź rachunku.

2. W związku z krajowymi podróżami służbowymi pracowników oraz innymi wydatkami poniesionymi w celach służbowych:

2.1 potwierdzenie (pokwitowanie) przejazdu taksówką w formie wydruku paragonu z kasy fiskalnej, na którym są podane: dane sprzedającego, rodzaj usługi, data wykonania usługi oraz kwota do zapłaty, numer paragonu;

2.2 bilety miejskiej komunikacji publicznej - blankiet biletu zawierający: nazwę przedsiębiorstwa komunikacji miejskiej oraz potwierdzenie skasowania biletu w tramwaju lub autobusie;

2.3 bilety wstępu na targi w formie wydruku paragonu z kasy fiskalnej, na którym są podane: dane sprzedającego, rodzaj usługi, data wykonania usługi oraz kwota do zapłaty, numer paragonu;

2.4 opłaty za parkowanie samochodów:

- w formie wydruku paragonu z kasy fiskalnej (podane są: dane firmy świadczącej usługę, rodzaj usługi, data wykonania usługi, kwota do zapłaty, numer paragonu);

- w formie wydruku z parkometru lub automatu (podane są: data, kwota opłaty, dane przedsiębiorstwa zarządzającego sferą parkowania, numer wydruku);

- w formie gotowych biletów parkingowych uzupełnionych przez parkującego poprzez zakreślenie daty parkowania (podane są: zakreślona data, kwota opłaty, dane przedsiębiorstwa zarządzającego sferą parkowania, numer biletu);

2.5 opłaty za przejazd autostradą płatną w formie paragonu fiskalnego, na którym podane są: dane sprzedającego, numer autostrady, przejechana trasa, data, kwota opłaty, numer paragonu;

2.6 pocztowe potwierdzenia nadania listów lub przesyłek służbowych wysyłanych przez pracowników, na którym widnieją dane adresowe pracownika, dane adresowe odbiorcy, kwota należności, stempel pocztowy z datą;

2.7 w przypadku braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych - dowody zastępcze w formie oświadczenia pracownika o dokonanym wydatku. Dokument zawiera dane: data, oświadczenie pracownika o kwocie i rodzaju poniesionego wydatku w celu służbowym. Dokumenty takie przyjmowane są w związku z brakiem biletów przy przejeździe koleją lub autobusem w krajowej delegacji służbowej - trasa przejazdu jest określona na druku rozliczenia krajowej delegacji służbowej. W tej formie przyjmowane są również oświadczenia pracowników o dokonanym wydatku na przejazd autostradą płatną w celach służbowych, gdy płatność nastąpiła prywatną kartą uprawniającą do kilkakrotnego przejazdu autostradą. Pracownik załącza do oświadczenia paragony niefiskalne potwierdzające przejazd i wydatek w danym dniu, i w deklarowanej w oświadczeniu kwocie.

Jak poinformowała Spółka w uzupełnieniu wniosku, dokumenty wymienione w punkcie 2 mogą być związane zarówno z podróżami służbowymi pracowników, jak również przedstawiane bez związku z delegacją służbową (inne wydatki poniesione w celach służbowych). Do innych wydatków poniesionych w celach służbowych należą między innymi wymienione w punkcie 2.6 wniosku.

Spółka podała również, iż do każdego dokumentu opisanego w punkach 1 i 2 dołączony jest opis sporządzony przez osobę dokonującą wydatku oraz potwierdzenie sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez osoby uprawnione (kierownika działu dokonującego wydatku, specjalistę ds. rachunkowości oraz głównego księgowego). W opisie wskazane są uzupełniające informacje dotyczące wydatku - jego charakter, przeznaczenie, a także np. numer rejestracyjny samochodu związanego z wydatkiem, numer delegacji, w związku z którą poniesiono wydatek. Opis ten pozwala na określenie, czy poniesiony koszt mógł mieć związek z przychodem firmy.

Wnioskodawca podniósł nadto, iż wydatki związane z używaniem samochodów dotyczą samochodów będących Jego własnością, bądź będących przedmiotem umowy leasingu.

W Spółce występują dwie sytuacje związane z wydatkami wymienionymi w punktach 1 i 2:

a) dokumenty wymienione w punktach 1 i 2 stanowią załączniki do dokumentu rozliczenia zagranicznej bądź krajowej podróży służbowej pracownika, lub

b) dokumenty wymienione w punkcie 2 są rozliczane jako wydatki poniesione w celach służbowych bez dokumentu rozliczenia krajowej podróży służbowej (nie są związane z podróżą służbową).

W wielu przypadkach wydatki dokumentowane w sposób opisany w punktach 1 i 2 są dokonywane za pomocą firmowych kart płatniczych, w związku z czym do dokumentów tych załączane jest dodatkowe potwierdzenie płatności kartą - wydruk z terminala kart płatniczych. Wydruk ten, oprócz danych sprzedającego, daty i kwoty transakcji zawiera również numer służbowej karty płatniczej przypisanej do konkretnego pracownika, który dokonuje płatności.

W związku z powyższym, Spółka zwróciła się z zapytaniem, czy wydatki udokumentowane w sposób opisany w punkcie 1 i 2, poniesione w celu osiągnięcia przychodu, stanowią koszty uzyskania przychodu w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

W opinii Wnioskodawcy, przepisy ustaw o podatkach dochodowych nie określają zasad, według jakich powinno być dokumentowane poniesienie kosztu. Brak jest normy prawnej stwierdzającej, że wydatki niewłaściwie udokumentowane, nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Przepisy o rachunkowości nie mają charakteru podatkowotwórczego, w związku z czym wystawienie wadliwego dowodu księgowego nie kwestionuje samego faktu poniesienia kosztu, jeżeli służył on osiągnięciu przychodów, a inne dowody wskazują na zaistnienie zdarzenia gospodarczego, uzasadniającego ten wydatek. Zgodnie z art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, brak dowodu księgowego lub wadliwe jego wystawienie nie stanowi samoistnej przesłanki nieuznania wydatku za koszt uzyskania przychodu. Powołany przepis stanowi, że za dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Wadliwe, czy też niepełne udokumentowanie wydatku nie powinno więc, zdaniem Spółki, stanowić przeszkody w uznaniu go za koszt uzyskania przychodu. Jeśli więc wydatek został faktycznie dokonany i ma związek z osiąganym przychodem, to Wnioskodawca uważa, że powinien być uznany za koszt uzyskania przychodu.

Spółka stoi na stanowisku, że wydatki udokumentowane w sposób opisany w punktach 1 i 2, które są związane z przychodem firmy, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ustosunkowując się do przedstawionej powyżej kwestii, stwierdza się co następuje:

Stosownie do przepisu art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Zgodnie z regulacją zawartą w art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze powołanej ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Za koszty uzyskania przychodu uznać można więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, które związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą i których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, a które nie zostały wymienione w przepisach art. 16 ust. 1 ustawy podatkowej. Gdy istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem (nie występującym w katalogu art. 16 ust. 1 ustawy) a uzyskanym przychodem, wówczas spełniony jest podstawowy i wystarczający warunek do uznania poniesionego wydatku za koszt podatkowy.

Ponadto, analiza wskazanego przepisu prowadzi do wniosku, iż wystąpienie konkretnego przychodu, jest warunkiem wystarczającym, ale niekoniecznym do zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu, niezbędne jest natomiast działanie podatnika w celu jego potencjalnego osiągnięcia.

Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Jednostka podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, winna w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem.

Jednocześnie podatnicy muszą dysponować odpowiednimi dowodami, które pozwolą im zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów. Samo przedstawienie faktur, czy paragonów nie stanowi jeszcze dowodu na to, że konkretny wydatek ma związek z przychodem (funkcjonowaniem podmiotu) i że był to wydatek celowy. Organ podatkowy ocenia celowość poniesionych kosztów w innych warunkach aniżeli ponoszący te koszty podatnik, gdyż dokonuje oceny z perspektywy czasu.

Zatem, podatnik winien wykazać należytą staranność i w momencie podejmowania decyzji o poniesieniu wydatku, oceniając jego "celowość", winien brać pod uwagę okoliczność, iż istnienie tej przesłanki będzie musiał wykazać przed organem podatkowym w toku postępowania podatkowego. Zadaniem organu podatkowego jest bowiem tylko weryfikacja tego, co dla wykazania "celowości" wydatku przedstawi podatnik.

Z kolei art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) stanowi, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Natomiast w art. 21 ust. 1 powołanej ustawy o rachunkowości, stwierdza się, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (...).

Rodzaje dokumentów, które wymieniła Spółka (paragony za paliwo, paragony za parkingi lub przejazdy autostradą, pokwitowania za przejazdy taksówkami, bilety za przejazdy komunikacją publiczną, pocztowe potwierdzenia nadania przesyłek, czy też - w braku możliwości uzyskania innych dowodów źródłowych - dowody zastępcze w formie oświadczenia pracownika) są poświadczeniami transakcji, które nie spełniają wymogów określonych w przepisach ustawy o rachunkowości. W takim przypadku zdarzenie takie powinno zostać udokumentowane dodatkowym dowodem zastępczym, w którym zostaną zawarte elementy, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Spółka podała, iż do każdego z wymienionych dokumentów dołączony jest opis sporządzony przez osobę dokonującą wydatku oraz potwierdzenie sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez osoby uprawnione (kierownika działu dokonującego wydatku, specjalistę ds. rachunkowości oraz głównego księgowego). W opisie podane są uzupełniające informacje dotyczące wydatku - jego charakter, przeznaczenie, a także np. numer rejestracyjny samochodu związanego z wydatkiem, numer delegacji, w związku z którą poniesiono wydatek. Opis ten, w opinii Spółki, pozwala na określenie, czy poniesiony koszt mógł mieć związek z przychodem firmy.

Ponadto, zgodnie z przepisem art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Natomiast przepis art. 181 powołanej powyżej ustawy wskazuje, iż dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

W art. 191 ustawy Ordynacja podatkowa stwierdza się, że organ podatkowy ocenia na podstawie całego zebranego materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona.

W art. 193 wymienionej wyżej ustawy, w § 1 ustanowiono, iż księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Według § 2 art. 193, księgi podatkowe uważa się za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Z kolei w § 3 odnotowano, iż za niewadliwe uważa się księgi podatkowe prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów. Natomiast w § 4 i 5 art. 193 ustalono, że organ podatkowy nie uznaje za dowód w rozumieniu przepisu § 1 ksiąg podatkowych, które są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy, ale uznaje jednak za dowód księgi podatkowe, które prowadzone są w sposób wadliwy, jeżeli wady nie mają istotnego znaczenia dla sprawy.(...).

W przekonaniu organu podatkowego, biorąc pod uwagę powołane powyżej przepisy, stwierdzić należy, iż postanowienia ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają wprost zasad i sposobu dokumentowania wydatków. Artykuł 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nawiązuje do odrębnych przepisów, zgodnie z którymi podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, na podstawie której będzie możliwe prawidłowe określenie wysokości dochodu, podstawy opodatkowania i należnego podatku za rok podatkowy. Ustawa odwołuje się więc do norm prawa bilansowego, co oznacza, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i terminowo, a transakcje udokumentowane w sposób wskazany w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który to artykuł enumeratywnie określa, jakie elementy winny znajdować się na dowodzie księgowym.

Ustawodawca nie narzuca więc żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu i podstawy opodatkowania oraz należnego podatku. Jednocześnie regulacje ustawy Ordynacja podatkowa nakazują, dla ustalenia stanu faktycznego, oprzeć się na wszystkich dowodach - oczywiście nie pozostających w sprzeczności z prawem.

W zakresie ponoszonych przez Spółkę wydatków, dla zakwalifikowania ich do kosztów uzyskania przychodów, najważniejsze jest, aby spełnić wymagania ustawy. Należy więc ustalić, za pomocą wszystkich możliwych dowodów istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkami a przychodami bądź funkcjonowaniem Podatnika. Niezbędne jest bowiem, aby wydatek zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, poniesiony był w celu osiągania przychodów.

Zaznaczyć należy, iż dokumenty opisane we wniosku, dodatkowo opisane przez Spółkę, winny znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, na przykład dokumentującym podróże służbowe, ich cel, związek z funkcjonowaniem Podmiotu.

Przedmiotowa interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.