W odpowiedzi na pismo z dnia 16.09.2004 r. (data wpływu) będące zapytaniem o zakres stosowania przepisów prawa podatkowego Naczelnik Urzędu Skarbowego w Brzesku działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) uprzejmie informuje:

Z opisanego stanu faktycznego wynika, iż Przedszkole Publiczne w P. dokonuje zakupów artykułów spożywczych u rolników nie będących podatnikami podatku od towarów i usług. Rolnicy wystawiają rachunki potwierdzające fakt dokonania sprzedaży zawierające m. in. nazwę towaru, jednostkę miary, cenę jednostkową oraz kwotę brutto. Pytanie dotyczy prawidłowości dokumentowania powyższych zakupów.

Przedszkole Publiczne w P. nie jest zarejestrowane jako czynny podatnik VAT w Urzędzie Skarbowym w Brzesku. Przedszkole Publiczne jako samorządowa jednostka budżetowa zobowiązane jest do prowadzenia rachunkowości zgodnie z jednolitymi zasadami ustalonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) z uwzględnieniem szczególnych zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, które dzielą się na:
- zewnętrzne obce - otrzymywane od kontrahentów,
- zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom
- wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W świetle art. 21 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość,
- datę dokonania operacji,
- podpis wystawcy dowodu.

Zgodnie z art. 87 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Jednakże w myśl art. 87 § 2 wskazanej ustawy z obowiązku wystawiania rachunku są zwolnieni rolnicy sprzedający produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobione sposobem przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli. Z powyższych unormowań nie wynika jednak, iż rolnicy nie prowadzący sprzedaży w ich odrębnych, stałych miejscach, poza obrębem uprawy lub hodowli nie mogą wystawiać dokumentów potwierdzających dokonanie transakcji, które będą zawierać dane przewidziane dla dowodów księgowych w rozumieniu art. 21 ustawy o rachunkowości.

Zauważyć przy tym należy, iż w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji (art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości). W przypadku braku dowodów źródłowych operacje takie najczęściej dokumentowane są wystawianym dowodem wewnętrznym "Polecenie księgowania".