Zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej „ustawą o podatku dochodowym,” są obowiązane prowadzić księgę, z zastrzeżeniem ust. 2, według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, w sposób określony w rozdziale 2.
Księgę zatem prowadzi nie podatnik lecz spółka cywilna osób fizycznych.
Powyższe rozporządzenie określa zasady dokumentowania wydatków zaliczanych w ciężar kosztów uzyskania przychodów w przypadku spółek cywilnych prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Z przedstawionego w piśmie stanu faktycznego wynika, że Pan i wspólnik używacie dla potrzeb działalności gospodarczej prowadzonej w ramach spółki cywilnej rozliczającej się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów prywatnych samochodów osobowych nie wprowadzonych do ewidencji środków trwałych. Wydatki z tytułu używania samochodów są rozliczane w oparciu o ewidencje przebiegu pojazdu i według Pana stanowią koszty uzyskania przychodów nie Spółki, ale wspólników Spółki.
Zgodnie z § 12 ust. 3 w/w rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są:
1. faktury odpowiadające warunkom określonych w odrębnych przepisach lub
2. inne dowody wymienione w § 13 i § 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

W myśl § 17 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się, zastrzeżeniem § 20 i 30, jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym.

Z przedstawionego stanu prawnego wynika zatem, że wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu osobowego podatnika dla potrzeb działalności gospodarczej prowadzonej w ramach spółki cywilnej stanowią koszty uzyskania przychodów z tej działalności podlegające zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – prowadzonej przez spółkę i uwarunkowane są:
-prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca,
- gromadzeniem faktur dokumentujących faktyczne poniesienie w/w wydatków przez spółkę cywilną, faktury powinny zawierać numer rejestracyjny pojazdu, oraz
- sporządzaniem miesięcznych zestawień poniesionych wydatków wynikających z w/w faktur.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychody z udziału w spółce niebędącej osobą prawną, ze wspólnej własności, wspólnego przedsięwzięcia, wspólnego posiadania lub wspólnego użytkowania rzeczy lub praw majątkowych u każdego podatnika określa się proporcjonalnie do jego prawa w udziale w zysku oraz, z zastrzeżeniem ust. 1a, łączy się z pozostałymi przychodami ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu według skali, o której mowa w art. 27 ust. 1. W przypadku braku przeciwnego dowodu przyjmuje się, że prawa do udziału w zysku są równe.

Zasady wyrażone w ust. 1 stosuje się odpowiednio do:
1) rozliczania kosztów uzyskania przychodów, wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów i strat.

W świetle powyższego przepisu koszty związane z używaniem prywatnych samochodów osobowych przez Pana i Wspólnika wyłącznie dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej w ramach Spółki stanowią koszty Spółki. Nie jest istotna wysokość ponoszonych kosztów przez konkretnego wspólnika. Uzyskany zysk w Spółce jak i poniesione koszty są dzielone na poszczególnych wspólników proporcjonalnie do posiadanego udziału w Spółce.

Biorąc powyższe pod uwagę postanowiono jak w sentencji.

Informuje się, że w myśl art. 14a § 2 cyt. ustawy Ordynacja podatkowa powyższa interpretacja dotyczy przedstawionego przez Pana stanu faktycznego i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia. Interpretacja zgodnie z art 14b § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa nie jest wiążąca dla podatnika, płatnika lub inkasenta, wiąże natomiast organ podatkowy i organ kontroli skarbowej i może zostać zmieniona albo uchylona wyłącznie w drodze decyzji.

Od niniejszego postanowienia przysługuje Panu prawo wniesienia zażalenia do Dyrektora Izby Skarbowej w Lublinie za pośrednictwem Naczelnika tut. Urzędu w terminie 7 dni od dnia doręczenia (art. 236 § 2 pkt 1 Ordynacji podatkowej).