W art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535) wskazano, że podatnikowi przysługuje również prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów towarów i usług w Polsce lub importowanych do Polski, które zostały wykorzystane do czynności podatnika zrealizowanych poza terytorium Polski.
W przepisie tym określono, że podatnikowi przysługuje to uprawnienie, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, i kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonane na terytorium Polski, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.
Kwoty podatku naliczonego od importowanych lub nabytych towarów i usług dotyczących świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju mogą nie tylko obniżać podatek należny, ale także podlegać zwrotowi na rachunek bankowy. Zwrot tego podatku w terminie 60 dni od dnia złożenia deklaracji przysługuje podatnikom w dwóch przypadkach.
Po pierwsze, w sytuacji gdy podatnik dokonujący sprzedaży towarów lub świadczący usługi poza terytorium Polski dokonuje ponadto dostaw na terenie Polski z obniżonymi stawkami podatku VAT albo nabywa towary lub usługi, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczone do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji lub dokonuje zarówno tej sprzedaży, jak i tych zakupów łącznie i z tego tytułu przysługuje mu już zwrot różnicy podatku. Zwrot ten, w myśl art. 87 ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT, na umotywowany wniosek podatnika złożony wraz z deklaracją podatkową ulega podwyższeniu o kwotę podatku naliczonego od importowanych lub nabytych towarów i usług dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium Polski.
Po drugie, gdy podatnik dokonujący dostaw towarów lub świadczenia usług poza terytorium Polski nie dokonuje jakiejkolwiek czynności opodatkowanej, powoduje to brak podatku należnego i niemożność powstania kwoty różnicy podatku do zwrotu. Jednak na umotywowany wniosek podatnika przysługuje mu, zgodnie z art. 87 ust. 5 ustawy o VAT, zwrot kwoty podatku naliczonego od importowanych lub nabytych towarów i usług dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju.
Wyżej opisane sytuacje nie będą miały zastosowania w przypadku, gdy podatnik oprócz czynności określonych w art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT, dokonuje w kraju sprzedaży towarów lub usług opodatkowanych wyłącznie podstawową stawką VAT. Bowiem zgodnie z art. 87 ust. 1 – 3 ustawy o VAT, jeżeli podatnik dokonuje czynności opodatkowanych wyłącznie stawką VAT 22 %, a wystąpi u niego nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, może zażądać zwrotu różnicy podatku na rachunek bankowy, ale w tym przypadku zwrot różnicy podatku następuje w terminie 180 dni od dnia złożenia deklaracji.
W takiej sytuacji, gdy termin zwrotu różnicy podatku wynosi 180 dni, podatnik w myśl art. 87 ust. 6 ustawy o VAT, może razem z deklaracją podatkową VAT-7 złożyć jednocześnie umotywowany wniosek o skrócenie tego terminu ze 180 do 60 dni, jeżeli kwoty podatku naliczonego, wykazane w deklaracji podatkowej, wynikają z :
1) faktur dokumentujących kwoty należności, które zostały w całości zapłacone bezpośrednio podatnikowi będącemu wystawcą faktury,
2) dokumentów celnych oraz decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2 i 3 oraz art. 34, i zostały przez podatnika zapłacone,
3) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub importu usług lub dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, jeżeli w deklaracji podatkowej została wykazana kwota podatku należnego od tych transakcji.
W przypadku spełnienia tych warunków i umotywowania wniosku o skrócenie terminu zwrotu różnicy podatku, organ podatkowy jest obowiązany uwzględnić wniosek podatnika i dokonać zwrotu różnicy podatku w terminie 60 dni, przy czym zachowuje prawo do postępowania sprawdzającego zasadność zwrotu, o którym mowa w art. 87 ust. 2 ustawy o VAT.
W opisanej przez podatnika sytuacji, zwrot różnicy podatku przysługuje w terminie 180 dni. Może on ulec skróceniu do 60 dni, gdy spełni on warunki wynikające z art. 87 ust. 6 ustawy o VAT. Wówczas razem z deklaracją podatkową VAT-7 należy złożyć tylko jeden wniosek dotyczący przyspieszenia terminu zwrotu.
Ponadto w swojej dokumentacji podatkowej podatnik powinien posiadać dowody, z których wynika związek odliczonego podatku z czynnościami wykonanymi poza obszarem Polski.