Naczelnik Urzędu Skarbowego Kraków - Podgórze działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), w odpowiedzi na zapytanie Spółki z dnia 10.03.2004 r. (data wpływu do tut. Urzędu 10.03.2004 r.) w sprawie, czy możliwe jest anulowanie wystawionych faktur sprzedaży w przypadku gdy sprzedaż nie doszła do skutku, wyjaśnia:

W swoim zapytaniu Spółka podaje, że prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży towarów związanych z utrzymywaniem czystości, m.in. poprzez sprzedaż wysyłkową dokonywaną za zaliczeniem pocztowym, tzn. wysyła pocztą zamówiony towar wraz z fakturą, natomiast zamawiający zobowiązany jest do podjęcia towaru, zapłacenia za niego oraz podpisania faktury. Spółka wysłała do dwóch klientów towar wraz z fakturami, jednakże nabywcy wycofali się ze złożonego zamówienia, nie podjęli towaru ani nie odebrali faktur.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym nie zawierają żadnych wskazówek w sprawie anulowania faktur, jak również nie określają procedury anulowania faktury w sytuacji, gdy do transakcji nie doszło. Ponieważ jednak w praktyce z podobnymi sytuacjami mamy do czynienia, aby uniknąć negatywnych skutków popełnionych błędów, należy w jakiś sposób je skorygować. Jeżeli do transakcji sprzedaży nie doszło, to w praktyce trudno znaleźć uzasadnienie dla wystawienia faktury korygującej.

Zgodnie z art. 32 ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 11, poz. 50 ze zm.) faktura jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż. Jeżeli do realizacji umowy sprzedaży nie doszło, wystawione dokumenty, tj. oryginał i kopię faktury VAT należy anulować, np. poprzez dokonanie na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wydanie i zachować w aktach. Skuteczność tej formy usunięcia pierwotnej faktury, z powodu nie dojścia do skutku czynności sprzedaży wymaga, aby oba egzemplarze tego dokumentu, tj. oryginał i kopia, znalazły się u wystawcy i aby dokonana była na nich adnotacja unieważniająca fakturę VAT. Dodatkowo zauważyć należy, że anulowanie faktur VAT dopuszcza się w przypadku nie wystąpienia obrotu, co jest równoznaczne z nie dojściem do skutku transakcji.

Dotyczy to również faktury wystawionej w trybie art. 33 w/w ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym, która rodzi obowiązek podatkowy tylko wtedy, gdy dokumentuje dokonanie sprzedaży i została wprowadzona do obrotu prawnego. Jeżeli faktura taka nie stanowi potwierdzenia sprzedaży w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym i nie została wprowadzona do obrotu prawnego, można ją anulować. W przeciwnym wypadku należy wystawić fakturę korygującą. W przypadku bowiem, gdy do umowy sprzedaży nie doszło, a więc potencjalny nabywca nie otrzymał oryginału dokumentu sprzedaży, nie można mu wystawić dokumentu korygującego, który wystawia się do dokumentu posiadanego przez nabywcę. W takiej sytuacji nie ma czego korygować, skoro do transakcji nie doszło i nabywca nie dysponuje dokumentem sprzedaży. Odnosi się to np. do przypadku, gdy sprzedawca wysyła zamówiony towar wraz z fakturą do nabywcy, który jednak przesyłki nie odbiera. W takiej sytuacji sprzedawca, po powrocie do niego tejże przesyłki, nie ma innej możliwości, jak dokonać anulowania, nie wprowadzonego do obrotu prawnego oryginału faktury oraz jej kopii. Faktura jedynie sporządzona, a nie wprowadzona do obrotu prawnego, nie rodzi obowiązku podatkowego w trybie art. 33 ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. Użyte w art. 33 ustawy pojęcie „wystawi fakturę” należy interpretować jako sporządzenie w/w dokumentu i jego przekazanie innemu podmiotowi, tzn. wprowadzenie do obrotu prawnego.

Powyższe stanowisko, jak powołuje w swoim zapytaniu Spółka, znajduje potwierdzenie w wyroku NSA z dnia 19.12.2000 r. (III SA 1715/99), w którym Sąd stwierdził m.in., że „możliwość anulowania faktur, mimo że nie jest dopuszczona wyraźnie przez ustawę o VAT, należy zaaprobować jako praktyczną i realną drogę do „wycofania się” podatnika z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego. Jednak powinna ona dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych (faktur), które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego (np. przez doręczenie ich kontrahentom). Natomiast w przypadku wprowadzenia tych dokumentów do obrotu prawnego, pozostaje jedynie możliwość dokonania korekt faktur na zasadach określonych przepisami".

Zatem w oparciu o przedstawione powyżej argumenty, uznaje się za właściwe stanowisko Podatnika, iż w przypadku, gdy do umowy sprzedaży nie doszło, a faktura VAT sprzedaży nie została wprowadzona do obrotu, można ją anulować. Należy jednak pamiętać, że sprzedawca winien posiadać w swojej dokumentacji zarówno oryginał, jak i kopię dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie.