Działając na podstawie art. 14a par. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (Dz. U. Nr 137 poz. 926 ze zm.) w odpowiedzi na zapytania z dnia 9 lipca 2004 r., w kwestiach dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych - Naczelnik Urzędu Skarbowego informuje:

I) Zajęte przez Pana stanowisko w sprawie dokumentowania przychodu ze sprzedaży usług fakturą Vat i dowodem przelewu środków pieniężnych, dla celów podatku dochodowego jest prawidłowe.

Przepisy art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 ze zm. - zwanej w dalszej części updof) definiują pojęcie przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej, określają datę jego powstania. Za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o Vat - należny. Za datę powstania przychodu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku), nie później jednak niż ostatni dzień miesiąca, w którym:
- wydano rzecz, zbyto prawo majątkowe lub
- wykonano usługę, w tym częściowo wykonano usługę, jeżeli jej częściowe wykonanie stanowi wynikający z umowy lub z odrębnych przepisów tytuł do zapłaty, lub
- otrzymano zapłatę za wykonanie świadczenia - w pozostałych przypadkach, przy czym, jeżeli podatnik:
1) jest podatnikiem podatku od towarów i usług niekorzystającym ze zwolnienia od tego podatku oraz
2) prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, oraz
3) ewidencjonuje przychody w dacie wystawienia faktury, zgodnie z odrębnymi przepisami, to za datę powstania przychodu uważa się dzień wystawienia faktury, a jeżeli faktura nie została wystawiona w terminie określonym w odrębnych przepisach, za datę powstania przychodu uważa się dzień, w którym faktura powinna być wystawiona; w przypadku gdy zdarzenia (wydanie rzeczy, zbycie prawa, wykonanie usługi, otrzymanie zapłaty za wykonanie świadczenia) nastąpiły w grudniu danego roku podatkowego, a faktury dotyczące tych zdarzeń, zgodnie z odrębnymi przepisami, zostaną wystawione w roku następnym, za datę powstania przychodu uważa się ostatni dzień roki podatkowego, w którym miały miejsce te zdarzenia.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152 poz. 1475 ze zm. - zwanego w dalszej części rpkpr), w par. 19-25 określa, na podstawie jakich dokumentów i w jakich terminach powinny być dokonywane zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług.

Ewidencjonowanie przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów i usług następuje na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Dodać należy, iż zasady wystawiania dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży regulują:
- w odniesieniu do podatników podatku od towarów i usług, ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 - zwana dalej ustawą o VAT) oraz rozporządzenie wykonawcze w tym zakresie,
- w odniesieniu do podatników nie zobowiązanych do wystawiania faktur VAT na podstawie
powyższych przepisów, ustawa Ordynacja podatkowa.

Reasumując, faktura Vat jest dostateczną podstawą udokumentowania przychodu ze sprzedaży usług w rozliczeniach podatku dochodowego. Fakt dokonania przez kontrahenta przelewu należności wynikającej z faktury nie ma znaczenia, ponieważ jak wskazano powyżej, kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, są przychodem w rozumieniu updof.

II) W kwestii dokumentowania i zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów nie podziela w pełni przedstawionego przez Pana stanowiska.

Podstawą materialnoprawną rozstrzygnięcia powyższych zagadnień jest również ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Art. 22 ust. 1 updof zawiera, oparte na klauzuli generalnej, pojęcie kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Wskazany art. 23 updof zawiera katalog wydatków definitywnie wyłączonych z kosztów uzyskania oraz wydatków, co do których istnieją szczególne uregulowania.
Koszty uzyskania przychodów są jednym z dwóch - obok przychodów - podstawowych elementów mających wpływ na dochód jako przedmiot opodatkowania podatkiem dochodowym.
Ustalenie dochodu z działalności gospodarczej następuje na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (lub ksiąg rachunkowych), do prowadzenia których zobowiązują przepisy art. 24a updof. Wskazane wyżej rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa sposób jej prowadzenia, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać, szczegółowy zakres obowiązków związanych z prowadzeniem księgi podatkowej, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych.
Uregulowania dotyczące dokumentowania operacji gospodarczych (w tym dokonywanych wydatków) zawarte zostały w par. 12 ust. 3-6 oraz par. 13 i 14 rpkpr.

Wydatki, których zapytanie dotyczy (poniesione w związku z wyjazdem zagranicznym: bilety lotnicze, oraz poniesione za granicą: hotele, wynajem samochodu, zakup części i narzędzi), z definicji, nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, bo nie zostały wymienione w art. 23 updof. O ich uznaniu za koszt przesądzać będzie spełnianie wymienionych wyżej przesłanek:
1) ogólnej, wynikającej z art. 22 ust. 1 updof, tj. aby wydatek poniesiony był w celu osiągnięcia przychodu. Generalnie przyjąć można, iż kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów,
2) faktyczne poniesienie wydatku i udokumentowanie tego faktu zgodnie z wymogami określonymi we wskazanych wyżej przepisach rpkpr. Faktury Vat nie są jedynymi dopuszczalnymi dowodami księgowymi. Udokumentowaniem wydatków wymienionych w Pana zapytaniu może być rachunek (wystawiony zgodnie z przepisami Ordynacji Podatkowej, jeśli kontrahent nie jest zobligowany do wystawienia faktury Vat na mocy przepisów ustawy o podatku od towarów i usług) oraz inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim, zaś treść dowodu musi być pełna i zrozumiała.

W tym świetle, dowody księgowe na udokumentowanie wydatków wymienionych w zapytaniu, a określone przez Pana jako „faktury i paragony" będą respektowane przez organ podatkowy, o ile będą odpowiadały powyższym wymaganiom.

III) Nie można podzielić Pana stanowiska w kwestii traktowania działalności na rzecz kontrahentów zagranicznych jako nie będącej przedmiotem prawnie skutecznej umowy w Polsce.
Jak wykazano powyżej oraz w informacji z zakresu podatku od towarów i usług, nie występują sprzeczności w procedurach podatkowych w sytuacji prowadzenia działalności gospodarczej we współpracy z zagranicą.