Naczelnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie, działajec na podstawie art. 14 a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 1997 r. Nr 137, poz. 926 ze zm.) w odpowiedzi na pismo z dnia 16.03.2004 r. (data wpływu 17.03.2004 r.), w sprawie rozszerzenia pisemnej informacji, o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego informuje, co następuje:

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy z dnia 26 lipca 1992 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym w 2004 roku, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników w hotelach pracowniczych (bez górnego limitu) oraz kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Zastosowanie powyższego zwolnienia jest możliwe po spełnieniu warunków określonych w art. 21 ust. 14 updof, m.in. podatnik nie może korzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów (art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 updof). Natomiast w miesiecach, w których podatnik nie korzysta z zakwaterowania, a jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i dodatkowo nie otrzymuje on dodatku za rozłąkę to może skorzystać z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 updof nie tracąc w ten sposób prawa do skorzystania z powyższego zwolnienia w innych miesiacach.
Z kolei, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) wydatki ponoszone przez spółkę na zakwaterowanie pracowników są kosztem uzyskania przychodów firmy i nie podlegają ograniczeniu.

Istotną grupę zwolnień od podatku dochodowego stanowią też świadczenia, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 14 updof, związane z przeniesieniem służbowym. Przepis ten zwalnia od podatku dochodowego dwa rodzaje kosztów:
1. Kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego, oraz
2. Zasiłki na zagospodarowanie i zasiedlenie otrzymane w związkuz przeniesieniem służbowym, przy czym zwolnienie ograniczone jest do kwoty stanowiącej równowartość 200% wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastapiło przeniesienie.
Przepisu tego nie należy odczytywać jako ograniczenia w wypłacaniu przez pracodawcę świadczeń pracownikom z tytułu ich przeniesienia służbowego. Odnosi się ono tylko do podatku dochodowego od osób fizycznych, a jego istota jest wyłaczenie z opodatkowania ściśle określonej kwoty otrzymywanej przez pracownika od pracodawcy z tytułu przeniesienia służbowego. Nie chodzi przy tym o przeniesienie na inne stanowisko, lecz o przeniesienie do innej miejscowości w ramach pracy u tego samego pracodawcy.

Z powyższym zgadnieniem, związane jest również pojęcie kosztów podróży służbowych. Ta grupa zwolnień obejmuje, m.in. diety i inne należności za czas podróży służbowej, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 updof.Aby można było mówić o podróży służbowej muszą być spełnione następujace warunki:
1. Podróż musi być odbywana przez pracownika, a więc osobę zatrudnioną na podstawie m.in. umowy o pracę,
2. Wyjazd pracownika musi być związany z wykonywaniem przez niego zadania określonego przez pracodawcę,
3. Miejsce wykonywania zadania nie może być tożsame z miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika.
Dla pracowników warunki wypłacania należności za czas podróży służbowych określa pracodawca badź w układzie zbiorowym pracy, badź w regulaminie pracy, bedź w umowie o pracę. W tym ostatnim przypadku tylko wówczas, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalania regulaminu wynagradzania (podstawa prawna: art. 775 § 3 ustawy Kodeks Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. (Dz. U. Nr 21, poz. 94 ze zm.)). Jeżeli pracodawca nie określi warunków wypłacania pracownikom należności za czas podróży służbowej, wówczas - zgodnie z art. 775 § 5 k.p. - pracownikowi przysługuje należność na pokrycie kosztów podróży służbowej według zasad określonych dla pracowników państwowej i samorządowej sfery budżetowej. Polecenie wyjazdu służbowego dokumentuje się delegacją służbową wystawiona przez pracodawcę.

Zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku, w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990), z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługuje diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę.

Natomiast, zgodnie z § 7 niniejszego rozporządzenia, za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, a pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.