Odpowiadając, w trybie art. 14a § 1 i 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.), na zapytanie z dnia 2 września 2004 r. znak: BS/OR/264/2004, uzupełnione w dniu 08.09.br., dotyczące opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych zwrotu kosztów z tytułu użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych, Naczelnik Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Skarbowego w Olsztynie uprzejmie wyjaśnia:

Z pisma Banku wynika, iż pracownik Banku, będący jednocześnie Prezesem Zarządu, prywatnym samochodem dojeżdża do pracy z miejsca zamieszkania do innej miejscowości. Jednocześnie przewozi dokumenty lub gotówkę z Oddziału Banku (z miejsca zamieszkania pracownika) do siedziby Banku (do miejsca pracy pracownika) lub odwrotnie. Pracownik ten kontroluje kredytobiorców na terenie Oddziału Banku, który mieści się w miejscu zamieszkania pracownika, a także dowozi na posiedzenia Rady do siedziby Banku ze swojego miejsca zamieszkania jej Członków. Przejazdy do pracy nie związane z transportami są dokonywane na koszt Prezesa.

W dniu 05.11.2003 r. Bank zawarł z Prezesem umowę użyczenia prywatnego samochodu do celów służbowych, z której wynika m.in., że Bank będzie zwracał koszty używania samochodu w wysokości iloczynu faktycznie przejechanych kilometrów i aktualnej stawki za 1 km przebiegu pojazdu.

Płatnik ma wątpliwości, czy w tym przypadku zwrot kosztów z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych otrzymany przez pracownika podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2004 r., wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Z treści art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) wynika, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Biorąc pod uwagę treść przytoczonego przepisu, o podróży służbowej decyduje m.in. to, że zadanie wykonywane jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy (właściciela) lub poza stałym miejscem wykonywania zadań zleconych.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca, który może uznać za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. W myśl § 3 tego rozporządzenia z tytułu podróży służbowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują: diety, zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Natomiast stosownie do § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym nie będącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w tym rozporządzeniu (§ 5 ust. 3 i § 9).

W związku z powyższym otrzymane przez pracownika pieniądze z tytułu zwrotu kosztów używania pojazdu w podróżach służbowych (dowodem będzie wystawiona delegacja służbowa), korzystają ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych w wysokości ograniczonej ww. limitem.