Podatnik prowadzi działalność gospodarczą polegającą na wykonywaniu usług transportowych ciągnikami siodłowymi. Zatrudnieni przez niego kierowcy, odbywający podróże krajowe i zagraniczne nie przedkładają rachunków za noclegi, ponieważ korzystają z miejsca do spania zlokalizowanego wewnątrz obsługiwanego przez nich środka transportu. Czy postawione do dyspozycji miejsce do spania należy traktować jako zapewnienie pracownikowi przez pracodawcę bezpłatnego noclegu, a tym samym brak podstaw prawnych do wypłaty ryczałtu za noclegi, który stanowiłby koszt uzyskania przychodów podatnika, a dla pracowników przychody wolne od podatku (zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osob fizycznych - Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.).

Stosownie do unormowań zawartych w § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990), za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Natomiast zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

W przypadku podróży zagranicznych, kwestię dotyczącą ryczałtu za noclegi reguluje § 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.). Zgodnie z ww. przepisem, za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w zdaniu poprzednim. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. Powyższe przepisy nie mają zastosowania w przypadku gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg. Natomiast w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej ww. limit.

Zatem w przypadku gdy pracownikom odbywającym podróż krajową lub zagraniczną nie zapewniono bezpłatnego noclegu i pracownicy nie przedłożyli rachunku za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, przysługuje im prawo do ryczałtowego zwrotu kosztów noclegu, zgodnie z wyżej cytowanymi przepisami. Bez znaczenia w tym przypadku pozostaje fakt nocowania pracowników w środkach transportu jakimi są ciągniki siodłowe wyposażone w miejsce do spania, ponieważ nie noszą one znamion obiektów mogących spełniać warunki hotelarskie (noclegowe). Środki transportu nie są przeznaczone do zaspakajania potrzeb noclegowych nawet w przypadku wyposażenia ich w miejsce do spania. Nocleg taki różni się od noclegu w hotelu czy w innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie. Stąd też nie można przyjąć, że pracownikom zapewniono bezpłatny nocleg, wobec czego przysługuje im ryczałt za nocleg na zasadach określonych ww. przepisami.

Ponadto tutejszy organ podatkowy zaznacza, że stosownie do postanowień art. 77⁵ § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej, mogą określać układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania albo sama umowa o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objętym układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.