Art. 6 ust. 2 ustawy o VAT stanowi, że jeśli Podatnik wysyła towar odbiorcy lub wskazanej przez niego osobie trzeciej, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towarów jednej z tych osób.
Z kolei zgodnie z art. 6 ust. 8 ustawy o VAT obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług powstaje w sytuacji gdy przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi pobrano co najmniej połowę ceny w formie przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty. W m-cu kwietniu 2003 r. na konto Podatnika zaczęły wpływać przedpłaty (zaliczki, przekraczające 50% ceny towaru) na zakup zestawów satelitarnych, które miały zostać dostarczone za pośrednictwem poczty. Z opisu stanu faktycznego zawartego w piśmie Podatnika nie wynika, że mamy w tym przypadku do czynienia ze sprzedażą wysyłkową za zaliczeniem pocztowym.
Reasumując: Obowiązek podatkowy powstał w miesiącach, w których wpłynęły zaliczki.
W kwestii dokumentowania sprzedaży w wyżej opisanej sytuacji, należy stwierdzić, że zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani dokumentować sprzedaż za pomocą faktur VAT, z zastrzeżeniem ust. 2, który stanowi, iż podatnicy świadczący usługi w tym również w zakresie handlu i gastronomii, nie mają obowiązku wystawiania faktur, o których mowa w ust. 1 osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.
Sposób wystawiania faktur dokumentujących otrzymanie zaliczki reguluje § 39 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 268 ze zm.). Art. 32 ust. 4 ustawy o VAT określa sytuacje, w których Podatnik wystawia faktury wewnętrzne – dotyczy to czynności określonych w art. 2 ust. 3 pkt 1, 2, 4 i 5. Przepis ten nie ma zastosowania opisanej przez Podatnika sytuacji.
W opisanej sytuacji znajduje zastosowanie regulacja art. 29 ust. 1 ustawy o VAT, w myśl tego przepisu podatnicy sprzedający towary i świadczący usługi, w tym również w zakresie handlu i gastronomii, na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych, są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. W przypadku otrzymania przed wysłaniem towaru zaliczki w kwocie przekraczającej 50% obowiązek podatkowy a zatem i obowiązek zaewidencjonowania tej sprzedaży powstaje w dniu otrzymania zaliczki (uznania tą kwotą rachunku bankowego).
Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. z dnia 17 lipca 2002 r.) kasy rejestrujące winny sporządzać równocześnie wydruki oryginałów i kopii paragonów dla każdej sprzedaży, wydruki raportów fiskalnych dobowych i raportów fiskalnych okresowych oraz mogą sporządzać faktury VAT i ich kopie.
Reasumując: Podatnik winien zaewidencjonować otrzymane zaliczki za pomocą kasy fiskalnej i ująć w okresie rozliczeniowym, w którym z tego tytułu powstał obowiązek podatkowy. Ponowne opodatkowanie uprzednio rozliczonej, przy otrzymaniu zaliczek, sprzedaży w podatku VAT jest błędne ponieważ nie można dwukrotnie opodatkowywać tej samej czynności sprzedaży towaru, raz przy wpływie zaliczki a następnie przy wydaniu towaru. W sytuacji gdy zaliczki powodują powstanie obowiązku podatkowego i objęły 100% ceny brutto, fakt późniejszego wydania towaru nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego.