W odpowiedzi na pismo z dnia 21.01.2004 r. w sprawie określenia momentu zaliczenia do przychodów podatkowych otrzymanej zaliczki na poczet dostaw towarów i usług, Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Kielcach informuje, co następuje:

Zagadnienie zaliczek z punktu widzenia przychodów podatkowych zostało uregulowane w art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy z 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz.176 ze zm.). Z przepisu tego wynika, że do przychodów z działalności gospodarczej nie zalicza się m. in. pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.

W myśl powyższego przepisu nie są przychodem dla celów podatkowych otrzymane pieniądze stanowiące zaliczkę na poczet wykonania świadczenia (usługi lub dostawy towarów). Zgodnie z art. 14 ust. 1c pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za moment powstania przychodu dla celów podatkowych uznaje się dzień wystawienia faktury (rachunku), nie później jednak niż ostatni dzień miesiąca, w którym nastąpiło wykonanie usługi. Wartość otrzymanej zaliczki stanowi, więc przychód w momencie wykonania świadczenia. Wówczas pobrana wpłata podlega ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 7 – „Wartość sprzedanych towarów i usług” zgodnie z „Objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów” zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Otrzymana zaliczka do czasu wykonania usługi, bez względu, jakiej części ceny świadczenia dotyczy, nie podlega wykazaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów i ewidencji sprzedaży po stronie przychodów. Fakt otrzymania zaliczki można odnotować w księdze w kolumnie 17 – „Uwagi”.

W przypadku, gdy z postanowień zawartej pomiędzy stronami umowy wynika, że częściowe wykonanie usługi stanowi tytuł do zapłaty, otrzymana zapłata za częściowe wykonanie świadczenia (np. pewnego etapu usługi) zgodnie z art. 14 ust. 1c pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dla celów podatkowych traktowana jest jak przychód. Kwotę tego przychodu podatnik ma obowiązek zaewidencjonować w kolumnie 7 księgi.

Decydujące w poruszanej kwestii są uregulowania wynikające z umowy zawartej pomiędzy stronami, tzn. czy dokonana wpłata stanowi zapłatę za częściowe wykonanie świadczenia, czy też stanowi zaliczkę na poczet przyszłych świadczeń.

W przypadku prowadzenia ewidencji sprzedaży w trybie § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.), w ewidencji tej dokonuje się wpisów zawierających następujące dane:
- numer kolejny wpisu,
- datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami lub rachunkami,
- kwotę przychodu.

Powyższe oznacza, że otrzymane kwoty zaliczek, stwierdzone fakturami VAT w myśl § 8 ust. 2 w/w rozporządzenia nie podlegają wpisowi do ewidencji sprzedaży.

Ewidencja sprzedaży jest ewidencją pomocniczą, dane w niej zawarte, zgodnie z § 19 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. są przenoszone do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zapisy mogą być dokonywane w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.