Z treści pisma oraz dołączonego do niego Protokołu Dodatkowego do Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla Pracowników „X”- spółki z o.o. (...) wynika, że Spółka, jako pracodawca do dnia 31 grudnia 2003 r. na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 04.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j. t. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) była zobowiązana tworzyć zakładowy funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Natomiast od dnia 1 stycznia 2004 r. tj. od dnia wejścia w życie ww. Protokołu nie tworzy tego funduszu, a pracownikom przysługuje raz w roku „świadczenie urlopowe” wypłacane na zasadach określonych w regulaminie UZP (zgodnie z przepisami o ZFŚS), przy czym środki ZFŚS, który był tworzony do 31.12.2003 roku, będą wykorzystane, aż do wyczerpania, według zasad określonych w obowiązującym dotychczas regulaminie ZFŚS.
Przepis art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (zwanej dalej: updop) stanowi, że „nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych”.
Zasady tworzenia i gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) określa cyt. wyżej ustawa o ZFŚS. Stosownie do art. 4 tej ustawy „układy zbiorowe pracy mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz, mogą również postanowić, że u pracodawców, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3, Fundusz nie będzie tworzony (...)”. Spółka, należąc do kategorii ww. pracodawców, dokonała takiego wyboru w porozumieniu ze związkami zawodowymi działającymi przy jednostce. Wobec czego kosztem uzyskania przychodów w 2004 r. będą świadczenia urlopowe wypłacane zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Należy również mieć na uwadze to, że użyte w art. 16 ust. 1 pkt 45 updop sformułowanie „działalność socjalna” oznacza wszelką działalność socjalną, o ile jej zakres odpowiada zakresowi zdefiniowanemu w art. 2 ustawy o ZFŚS. Będą to zatem wydatki ponoszone przez pracodawcę w ramach świadczonych usług na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno – oświatowej, sportowo – rekreacyjnej oraz udzielania pomocy materialnej. Powyższa regulacja odnosi się zarówno do pracodawców tworzących ZFŚS, jak również i do pracodawców nie tworzących tego funduszu.
Ponieważ Spółka w 2003 r. miała obowiązek tworzenia ZFŚS i gromadzenia z tego tytułu środków na wyodrębnionym do tego celu rachunku bankowym, w związku z czym do kosztów uzyskania przychodów miała prawo zaliczyć odpisy na ZFŚS, jeżeli środki pieniężne stanowiące ich równowartość zostały wpłacone na rachunek Funduszu (art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b updop).
W tym miejscu organ podatkowy zwraca uwagę, iż wykorzystanie środków ZFŚS (bez względu na termin ich wydatkowania - art. 11 ustawy o ZFŚS) nie stanowi okoliczności powodującej zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów, gdyż dla celów podatku dochodowego momentem tym jest dzień, w którym pracodawca (podatnik) dokonał wpłaty środków z tytułu odpisu na rachunek Funduszu.
Reasumując, w sytuacji opisanej przez Spółkę w 2004 roku kosztami uzyskania przychodów będą świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z postanowieniami UZP i ustawą o ZFŚS.