Spółka z uwagi na brak środków finansowych w pierwszym roku działalności nie dokonywała odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.W świetle art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) ustawy o pdop kosztami uzyskania przychodów są odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów zostały wpłacone na rachunek Funduszu. Wydatki na działalność socjalną nie mają bezpośredniego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie nie może mieć wpływu na wielkość osiągniętego przychodu. Zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów wynika więc, wyraźnie z woli ustawodawcy wyrażonej w powyżej wymienionym przepisie.

Odpisy na fundusz świadczeń socjalnych zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu, w którym równowartość środków została przekazana na rachunek funduszu. Jeżeli Spółka odprowadza środki na rachunek w terminach określonych w ustawie o funduszu to odpisy w równowartości środków odprowadzanych na rachunek funduszu stanowią koszty uzyskania przychodu tego roku, w którym przekazano środki na rachunek bankowy funduszu.

Zaliczając odpisy na fundusz świadczeń socjalnych do kosztów uzyskania przychodów należy również stosować zasadę współmierności przychodów i kosztów zawartą w art 15 ust. 4 ustawy o pdop, który stanowi, że “koszty uzyskania przychodów są potrącalne tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba, że ich zarachowanie nie było możliwe; w tym przypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione.” W przytoczonym przepisie art. 15 ust. 4 ustawy o pdop wyrażona została generalna zasada, że koszty są potrącalne w roku, którego dotyczą. Poniesione koszty mogą również dotyczyć danego roku podatkowego, gdy poniesiono je w latach wcześniejszych, pod warunkiem, że między kosztami a przychodami zachodzi związek przyczynowo – skutkowy wyrażający się tym, iż poniesienie kosztów miało lub mogło mieć wpływ na uzyskanie przychodu w latach podatkowych późniejszych. Również w sytuacji, gdy koszty zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono jest możliwe zaliczenie ich w koszty uzyskania przychodu, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że ich zarachowanie nie było możliwe, wtedy są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione. Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu kosztów nie poniesionych ale zarachowanych stanowi wyjątek od zasady, że koszt musi być poniesiony. Skorzystanie z tego wyjątku jest możliwe w sytuacji, gdy podatnik zarachował ten koszt tj. uwzględnił go w sensie bilansowym. Koszty te muszą być określone co do rodzaju i kwoty. W sytuacji gdy zarachowanie kosztów, które nie zostały jeszcze poniesione nie było możliwe, to wówczas koszty te mogą być potrącane w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

Z zaprezentowanego w zapytaniu stanu faktycznego nie wynika jasno, czy Spółka zarachowała (bilansowo ujęła) w latach 2002 i 2003 koszty związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, a jedynie nie dokonała wpłaty pieniędzy na ten fundusz, czy też mamy do czynienia z sytuacją, w której spółka nie dokonała zarachowania odpisów za wymienione lata i równocześnie nie przelała określonych środków na ten fundusz. W przypadku bilansowego ujęcia nieponiesionych kosztów za w/w okres Spółka ma prawo do zakwalifikowania tych kosztów do kosztów uzyskania przychodu w roku ich poniesienia. Gdyby jednak Spółka nie zarachowała odpisów na przedmiotowy fundusz w latach, których te odpisy dotyczą, nie będzie mogła zaliczyć wydatków za te okresy do kosztów uzyskania przychodów roku bieżącego tj. 2004.