Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze w odpowiedzi na pismo z dnia 15 marca 2004 r. (data wpływu do Pierwszego Urzędu Skarbowego 19.03.2004 r.) informuje, że zgodnie z art. 14a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) na pisemne zapytanie Podatnika ma obowiązek udzielenia pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach.

W nawiązaniu do pisma Ministerstwa Finansów Nr PO3-5776-JP-772-602/97 z 16.10.1997 r. tut. Urząd wyjaśnia, że:
Przepis art. 12 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych wyraźnie określa, co uznaje się za przychody, natomiast art. 15 tej ustawy – co stanowi koszty uzyskania tych przychodów.
W tej sytuacji, jeśli z zawartych umów będzie wynikało, że ustalona odpłatność dotyczy składowania zasobów archiwalnych przez okresy długoletnie, tj. 5-10 lat – to otrzymana z tego tytułu kwota przedpłaty na poczet usług wykonanych w następnych okresach sprawozdawczych – może być rozliczona w czasie na podstawie art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przychodem zatem w każdym miesiącu archiwowania takich akt będzie np. za okres 5 lat 1/60, za okres 10 lat 1/120 wniesionej przedpłaty za cały okres ich archiwizowania. Kosztem tego przychodu będą natomiast bieżące wydatki związane z tą działalnością.