Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
IPPP1/443-755/13-2/EK
z 20 września 2013 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 17 lipca 2013 r. (data wpływu 01 sierpnia 2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 01 sierpnia 2013 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Oddział w Polsce (dalej: „Oddział”, „Podatnik” lub „Wnioskodawca”) jest oddziałem podmiotu zagranicznego z siedzibą na terytorium kraju prowadzącym działalność gospodarczą. Oddział jest zarejestrowany jako polski podatnik VAT czynny.

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary oraz usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski lub poza granicą Polski (dalej: Dostawcy). Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Procedura otrzymywania faktur

W związku z prowadzoną działalnością, Oddział nabywa towary i usługi od Dostawców. Nabycia te są dokumentowane fakturami wystawianymi przez Dostawców na rzecz Oddziału. Faktury (względnie inne dokumenty księgowe potwierdzające nabycie) są otrzymywane przez Oddział lub upoważniony przez Oddział podmiot w oryginale, w formie papierowej (Oddział może również otrzymywać faktury w formie elektronicznej, niemniej jednak nie są one przedmiotem niniejszego wniosku o interpretację).

Obieg faktur zakupowych wpływających do Oddziału przedstawia się w następujący sposób:

1. Każda oryginalna faktura (otrzymana w formie papierowej) będzie opatrywana datą wpływu, a następnie skanowana wraz z załącznikami przez upoważnione osoby i zapisywana w formacie PDF w elektronicznej bazie danych. Elektroniczna baza danych umożliwiać będzie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiać będzie przeszukiwanie faktur według poszczególnych danych znajdujących się na fakturze, jak również według przypisanego do faktury numeru sprawy. Serwer ze skanami faktur będzie znajdował się poza terytorium kraju.
   
2. Zeskanowana faktura będzie podlegała akceptacji merytorycznej, formalnej, rachunkowej oraz akceptacji końcowej do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w ustalonym w tym celu procesie. Faktury będą porównywane w szczególności z zamówieniem towarów lub usług pod kątem zgodności zapotrzebowania Spółki, z dokumentacją dotyczącą dostawy. Plik/dokument akceptacji z przypisanym do każdej faktury numerem sprawy będzie również przechowywany w
   elektronicznej bazie danych.
   
3. Po wprowadzeniu skanów faktur do elektronicznej bazy danych, faktury w formie papierowej mogą nie być dłużej przechowywane.
   
4. Faktury zostaną zaksięgowane w systemie księgowym.
   
5. Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie specjalnie do tego upoważnione osoby.
   
   
   

Procedura archiwizowania faktur

System archiwizacji faktur wykorzystywany przez Oddział zapewnia elektronizację i automatyzację pracy służb finansowo— księgowych Oddziału, gdyż wszystkie dokumenty księgowe są przechowywane w tym systemie w postaci skanu oryginalnego dokumentu papierowego (z podziałem na okresy, których dotyczą). System daje możliwość kontroli biznesowej, ustalającej wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, co prowadzi do zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych faktur (dokumentów księgowych). Innymi słowy, system pozwala na bezproblemową identyfikację transakcji, przyporządkowanie do tej transakcji faktury, określenie stron tej transakcji, jej przedmiotu, wartości oraz zabezpieczenie integralności treści faktury. Wersja elektroniczna faktury (dokumentu księgowego) zawiera dokładnie taką samą treść jak wersja papierowa. Nie istnieje także możliwość zmodyfikowania treści faktury (dokumentu księgowego) po wprowadzeniu (zeskanowaniu) w wersji elektronicznej do systemu. Przechowywanie w wersji elektronicznej obejmuje okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania praktycznie w każdym momencie, czasie i miejscu służby finansowo — księgowe Oddziału mają dostęp on-line do zapisu księgowego dotyczącego danego dokumentu, jak również mają możliwość obejrzenia skanu tego dokumentu oraz jego wydrukowanie. Jednocześnie Oddział wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, Oddział jest w stanie zapewnić kontrolującym - w obecności pracownika Oddziału - pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, które jednocześnie są w pełni czytelne, łatwe do odszukania i pobrania z serwera, a także jak już wyżej zaznaczono, przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

1. Czy Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą?
2. Czy przechowywanie przez Podatnika w formie elektronicznej (zgodnie z przedstawioną procedurą) faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach ustawy o VAT (zakładając, że system archiwizacji tych faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność)?
3. Czy w przypadku kontroli podatkowej wystarczającym dowodem potwierdzającym otrzymanie faktur jako warunek odliczenia podatku naliczonego, będą faktury Udostępnione on-line w systemie, w którym są przechowywane (względnie wydrukowanej skopiowane z systemu, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do systemu)?
   
   

Na wstępie, należy zaznaczyć, iż podatnik ma prawo do złożenia wniosku o Interpretację przepisów prawa podatkowego, które są już opublikowane w Dzienniku Ustaw, jednak z uwagi na przyjęte w stosunku do tych przepisów przepisy przejściowe, nie weszły one jeszcze w życie.

Zgodnie bowiem z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej, minister finansów, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje w jego indywidualnej sprawie, pisemną Interpretację przepisów prawa podatkowego. Pojęcie przepisów prawa podatkowego zostało zdefiniowane w art. 3 pkt 2 powyżej powołanej ustawy, przez które to rozumie się w szczególności przepisy ustaw podatkowych. Definicja ta nie wyklucza z pojęcia przepisów prawa podatkowego przepisów opublikowanych w Dzienniku Ustaw, do których znajdują zastosowanie przepisy przejściowe.

Stanowisko Podatnika w zakresie Pytania 1.

Zdaniem Podatnika, przysługuje mu prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą, z uwagi na spełnienie przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT.

Uzasadnienie stanowiska Podatnika w zakresie Pytania 1.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 lit, a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

W konsekwencji należy uznać, iż podstawowym warunkiem dla odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury (oczywiście przy założeniu, że zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT).

W przedmiotowej sytuacji nie powinno budzić wątpliwości, że po stronie Oddziału są spełnione warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawianych przez Dostawców. Po pierwsze, faktury te dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Podatnika przy prowadzeniu działalności gospodarczej (opodatkowanej VAT). Po drugie, Oddział fizycznie otrzymuje oryginały tych faktur (m.in. w formie papierowej) co oznacza, spełnienie podstawowego warunku dającego prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Na powyższe uprawnienie do odliczenia nie ma wpływu fakt, iż faktura zakupowa jest przechowywana przez Oddział wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu procedury określonej w stanie faktycznym. W opinii Wnioskodawcy, polskie przepisy o VAT dopuszczają bowiem możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej (co zostanie wyjaśnione w uzasadnieniu stanowiska Wnioskodawcy w odniesieniu do Pytania 2).

Trzeba również wskazać, że praktyka organów podatkowych potwierdza możliwość odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, które są następnie przechowywane w formie elektronicznej. Przykładowo, stanowisko takie zostało wskazane w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 27 października 2011 r., sygn. ILPP4/443-534/11-2/EWW, gdzie organ wskazuje, że:

„(...) wnioskodawca będzie miał pełne prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych od dostawców, które następnie będą przechowywane (...) w formie elektronicznej (skan zapisany w elektronicznej bazie danych)(...)”.

Podobne stanowisko zostało również wyrażone w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 18 grudnia 2012r., sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG, w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 lipca 2012r., sygn. IPPP3/443-480/12-2/JK, w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 25 lutego 2011 r., sygn. IPPP1 443-1182/10-4/IGo, czy w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 lutego 2011r., sygn. nr IPPP1-443-1119/10-4/AS, w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 maja 2013r., sygn. nr IPPP1/443-342/13-2/MP, w Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 6 maja 2013 r., sygn. nr IPPP3/443-269/13-2/RD, w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 22 kwietnia 2013r., sygn. nr IPTPP2/443-106/13-4/PR.

Stąd też, skoro są spełnione wszystkie warunki formalne do odliczenia przez Wnioskodawcę podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą, to brak jest przeszkód dla odliczania przez Wnioskodawcę podatku VAT naliczonego przy założeniu posiadania przez Podatnika prawa do odliczenia tego podatku.

Stanowisko Podatnika w zakresie Pytania 2.

W opinii Wnioskodawcy, przechowywanie w formie elektronicznej (zgodnie z przedstawioną procedurą) przez Oddział faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach ustawy o VAT (zakładając, że system archiwizacji tych faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści ich czytelność).

Uzasadnienie stanowiska Podatnika w zakresie Pytania 2.

Zgodnie z 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury; przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura).

Jednocześnie, jak stanowi 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba że faktury te są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W ocenie Wnioskodawcy, przytoczone przepisy ustawy o VAT nie określają, która z określonych form przechowywania faktur jest dla podatnika wiążąca. Co więcej, z analizy tych przepisów należy wywieść, iż podatnik ma dowolność co do wyboru formy przechowywania poszczególnych faktur zakupowych - albo forma papierowa albo forma elektroniczna. Taki wniosek wynika z analizy art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, który wskazuje, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem, iż sposób ich przechowywania umożliwia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Skoro zatem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku) do przechowywania otrzymanych przez siebie faktur w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji wyłącznie do faktur otrzymanych również w takiej formie, to należy wnioskować, iż faktury mogą być w formie elektronicznej przechowywane także w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, skoro ustawa o VAT jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur papierowych i dopuszcza ona wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie faktur otrzymanych przez podatnika w formie papierowej.

Jak zostało wskazane w stanie faktycznym, przyjęta procedura przechowywania faktur przez Oddział w formie skanów zamieszczonych w systemie informatycznym gwarantuje spełnienie wymaganych przepisami warunków, tj. zapewnienia ich łatwego odszukania, autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Trzeba podkreślić, iż zgodnie z warunkiem integralności, faktura VAT zapisana w elektronicznej bazie danych nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz ewentualny wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie się on różnił się od obrazu faktury VAT przesłanej uprzednio do Oddziału w wersji papierowej. W konsekwencji powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, nie ulega wątpliwości, iż przedstawiona przez nią procedura przechowywania faktur spełnia warunki przewidziane w przepisach ustawy o VAT.

Na marginesie należy wskazać, iż powyższe stanowisko Wnioskodawcy jest zgodne z opinią Ministerstwa Finansów wyrażoną w związku ze zmianami w fakturowaniu, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. W komunikacie Ministerstwa Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. opublikowanym na stronach internetowych Ministerstwa Finansów wskazano (w odniesieniu do zmian legislacyjnych wchodzących w życie z dniem 1 stycznia 2013 r.), że:

„(...) Podkreślić należy, iż z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie fakturowania i przechowywania faktur wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej (…)”.

W świetle autentycznej wykładni przepisów prawa, nie powinno budzić wątpliwości, że opisana przez Wnioskodawcę procedura archiwizowania i przechowywania elektronicznie faktur otrzymanych w formie papierowej jest zgodna z obowiązującymi przepisami będących przedmiotem niniejszego zapytania.

Ponieważ zmiana, która wejdzie w życie dnia 1 stycznia 2014 r. ma charakter jedynie porządkujący, polegający na przeniesieniu przepisów prawnych z aktu o randze rozporządzenia do przepisów o randze ustawowej, powyżej przytoczona wykładnia autentyczna zachowuje swoją aktualność.

Stanowisko Podatnika w zakresie Pytania 3.

W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku kontroli podatkowej wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia podatku naliczonego będą faktury udostępnione on-line w systemie, w którym są przechowywane (względnie wydrukowane/skopiowane z systemu, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do systemu).

Uzasadnienie stanowiska Podatnika w zakresie Pytania 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle stanowiska przedstawionego przez Wnioskodawcę w odniesieniu do Pytania 2, Oddział może przechowywać elektronicznie faktury otrzymane w formie papierowej, przy założeniu, że są spełnione dodatkowe warunki. Przechowywanie faktur w formie elektronicznej oznacza, że dostęp do tych faktur następuje poprzez wgląd on-line do treści tych faktur (względnie przez wydrukowanie / skopiowanie tych faktur z systemu, w którym są przechowywane, i zapewnieniu wglądu do systemu).

Jeśli więc organy podatkowe zwrócą się do Wnioskodawcy z żądaniem okazania powyższych faktur, to Oddział powinien zapewnić im dostęp on-line do tych faktur (względnie wydrukować lub skopiować te faktury z systemu, w którym są przechowywane).

W tym kontekście również brak jest podstaw, aby organy podatkowe żądały od Oddziału przedstawienia faktur (z których nastąpiło odliczenie VAT, czy też ich duplikatów) w formie papierowej. Skoro bowiem takie faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej, to brak jest konieczności dodatkowego przechowywania ich w formie papierowej. Dlatego też, w przypadku kontroli podatkowej, wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia podatku naliczonego będą faktury udostępnione on-line w systemie, w którym są przechowywane (względnie wydrukowane /skopiowane z systemu, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do systemu).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie należy zaznaczyć, iż ocena stanowiska Wnioskodawcy w niniejszej interpretacji została dokonana przez tut. organ w oparciu o przepisy prawa podatkowego dotyczące podatku od towarów i usług, jakie będą obowiązywały od 1 stycznia 2014r.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Na podstawie art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importownych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w których podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 ww. ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury. I tak, stosownie do ust. 11 ww. artykułu, jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia podatku należnego z zastrzeżeniem art. 13a (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).

Cytowane powyżej przepisy wskazują, iż co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienie przesłanek określonych w art. 88 ustawy. Prawo do odliczenia podatku powstaje zatem w związku z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu czynności będącej źródłem podatku naliczonego. Zaznaczyć należy, że jeżeli podatnik nie dysponuje fakturą bądź dokumentem celnym w chwili powstania obowiązku podatkowego, moment powstania prawa do odliczenia u nabywcy przesuwa się na moment otrzymania faktur bądź dokumentu celnego.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 cyt. ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
   
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
   - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
   
   
   

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązania do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast, na podstawie art . 106m ust . 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integracji treść i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w faktury nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnej kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn.zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca w związku z prowadzoną działalnością nabywa towary i usługi od dostawców. Nabycia te są dokumentowane fakturami wystawianymi na rzecz Spółki. Otrzymywane przez Stronę faktury w wersji papierowej są odpowiednio opisywane, stemplowane a następnie archiwizowane w systemie finansowo – księgowym. Jak wskazał Wnioskodawca w opisie sprawy procedura archiwizacji zakłada zeskanowanie faktury do systemu finansowo – księgowego, gdyż zeskanowane faktury będą przechowywane w formie elektronicznej (w wersji papierowej mogą nie być przechowywane). System archiwizacji faktur wykorzystywany przez Spółkę zapewnia elektronizację i automatyzację pracy, gdyż wszystkie dokumenty są przechowywane w systemie z podziałem na okresy których dotyczą. Ponadto jak podał Zainteresowany system zapewnia zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych faktur. Wersja elektroniczna zeskanowanej faktury zawiera dokładnie taką samą treść jak wersja papierowa. Nie istnieje również możliwość zmodyfikowania treści faktury w wersji elektronicznej w systemie księgowym po jej wprowadzeniu. Przechowywanie faktur w wersji elektronicznej obejmuje okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

Zainteresowany wskazał również, że wdrożenie powyższych rozwiązań umożliwia dostęp on-line do danego dokumentu służbom finansowo – księgowym w każdym momencie, czasie i miejscu. Umożliwia jego obejrzenie i wydrukowanie. W przypadku kontroli podatkowej Spółka jest w stanie zapewnić pełny i szybki dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, w podziale na okresy rozliczeniowe.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy powstały w kwestii przechowywania otrzymanych w formie papierowej oryginałów faktur VAT zakupu jedynie w formie zapisów obrazów elektronicznych oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich faktur VAT, jak również czy udostępnienie w toku ewentualnej kontroli podatkowej faktur przechowywanych on-line będzie wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo Spółki do odliczenia podatku naliczonego VAT z tychże faktur.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że - jak wskazał Wnioskodawca - proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w art. 106m oraz 112 ustawy oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp on-line, a także umożliwiając organom również przetwarzanie danych w nich zawartych – należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie w formie elektronicznej otrzymanych w formie papierowej faktur, jest zgodne z powyższymi przepisami.

Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w 112a ustawy – Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej. Ponadto, Wnioskodawcy będzie przysługiwało również prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma, bowiem sposób archiwizacji otrzymanych faktur papierowych w formie elektronicznej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego.

Jednocześnie należy wskazać, iż opisany przez Spółkę sposób archiwizacji faktur otrzymanych w wersji papierowej, jedynie w wersji elektronicznej (zeskanowany dokument) spełnia wymogi przewidziane w art. 112 ust. 4 ustawy. Jak wskazał Wnioskodawca Organy podatkowe w przypadku kontroli podatkowej, będą miały zapewnioną bezzwłoczną możliwość poboru i przetwarzania danych zawartych w fakturach przechowywanych przez Spółkę w wersji elektronicznej, co potwierdzi prawo Strony do odliczenia podatku naliczonego VAT wykazanego na przedmiotowych dokumentach.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.