Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
1462-IPPP2.4512.768.2016.2.MT
z 29 grudnia 2016 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy - przedstawione we wniosku z dnia 3 października 2016 r. (data wpływu 10 października 2016 r.), uzupełnionym pismem w dniu 13 grudnia 2016 r. (data wpływu 16 grudnia 2016 r.) pismem będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organ z dnia 29 listopada 2016 r. nr 1462-IPPP2.4512.768.2016.1.MT (skutecznie doręczone 8 grudnia 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 10 października 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

W. Sp. z o. o. (zwana dalej „W.”, „Wnioskodawcą” lub „Spółką”) to jeden z największych touroperatorów w Polsce, który należy do międzynarodowego koncernu turystycznego O.. Na polskim rynku Spółka działa od 1999 r. Spółka posiada główną siedzibę pełniącą jednocześnie funkcję centrali w W. oraz swoje przedstawicielstwa na terenie Polski. W., jako organizator imprez turystycznych (touroperator), sprzedaje swoje usługi poprzez własne placówki sprzedaży korzystając ze swoich pracowników oraz poprzez sieć agentów.

W ramach swojej działalności, Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi od dostawców mających siedzibę zarówno na terytorium Polski, jak i poza jej granicami. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług (dalej zwanym: VAT), Spółce w określonym zakresie, przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. W określonym zakresie, ponieważ Spółka świadczy usługi turystyczne i korzysta z procedury rozliczania podatku VAT na zasadzie VAT marża. Dokonując zakupów, które dotyczą realizacji usługi turystycznej, tzw. zakupów dla „bezpośredniej korzyści turysty”. Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT nie przysługuje. W pozostałym zakresie, Spółce prawo do odliczenia przysługuje.

Jednocześnie wydatki ponoszone na opłacenie ww. zakupów towarów i usług są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, w związku z czym, co do zasady, Spółka jest uprawniona do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego.

W., co jest związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością, otrzymuje wiele dokumentów księgowych (faktur VAT, not księgowych), m.in. w związku z zakupem usług przy organizacji usług turystycznych, jak też wiele dokumentów wystawia i generuje w związku z prowadzoną działalnością.

W celu minimalizacji kosztów przechowywania (archiwizowania) dokumentów księgowych, Spółka zamierza wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu wszystkich dokumentów księgowych zapisanych w formacie PDF (faktury zakupu, faktury sprzedaży, wyciągi bankowe, raporty kasowe, polecenia księgowania, dowody wewnętrzne itd.) wyłącznie w formie elektronicznej.

Procedura archiwizowania dokumentów księgowych w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco;

1. Po otrzymaniu w formie papierowej dokumentu i jego zaksięgowaniu, dokument ten będzie skanowany do formatu elektronicznego PDF przez pracowników Wnioskodawcy, przy czym wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej.
2. Dokumenty w formie elektronicznej nie będą drukowane, tylko księgowane w poszczególnych rejestrach i zapisywane tak jak dokumenty papierowe do elektronicznej bazy danych.
3. W przypadku każdego dokumentu księgowego będzie możliwość wyświetlenia jego czytelnego obrazu (skanu) na ekranie komputera. Będzie również możliwość dokonania wydruków skanów oraz zapisania ich na elektronicznym nośniku danych.
   Spółka będzie miała możliwość jednoznacznego ustalenia wystawcy każdego dokumentu archiwizowanego i przechowywanego w formie elektronicznej (autentyczność pochodzenia dokumentu księgowego). Dane zawarte w takim dokumencie będą chronione przed ich przetwarzaniem i zmianą poprzez stosowany format PDF oraz ograniczony dostęp do nich w ramach systemu i nośników na których będą przechowywane.
   
4. Dokumenty księgowe archiwizowane w wersji elektronicznej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do dokumentów księgowych, za pomocą środków elektronicznych w trybie on-line. poprzez możliwość ich wyświetlenia w systemie księgowym oraz z dysku dedykowanego do archiwum, a także możliwość ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.
5. Dokumenty księgowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa.
6. Z uwagi na ilość wystawianych i otrzymywanych dokumentów, po ich zaksięgowaniu i zarchiwizowaniu w wersji elektronicznej Spółka zamierza zniszczyć papierowe wersje tych dokumentów, nie wcześniej jednak niż po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
   
   

W piśmie uzupełniającym z dnia 12 grudnia 2016 r. Zainteresowany wskazał, co następuje:

Spółka jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku VAT.

Spółka chce dokonywać odliczenia podatku VAT naliczonego z dokumentów księgowych uprawniających do odliczenia tego podatku, tj. faktur VAT, faktur korygujących, duplikatów faktur, biletów i paragonów, w zakresie i na zasadach określonych przepisami Ustawy o VAT.

Spółka wskazuje, że pod pojęciem „dokumentów księgowych” rozumie te dokumenty, które związane są z prowadzoną działalnością, tj. faktury, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe, dokumenty wewnętrzne wystawiane na potrzeby rozliczenia importu usług, paragony, rachunki, noty odsetkowe, wyciągi bankowe, raporty kasowe, dokumenty PK, listy płac, dokumenty rozliczenia delegacji przez pracowników, w tym faktury, paragony, rachunki, bilety dokumentujące poniesienie przez pracowników wydatków w trakcie podróży służbowych, zapłacone przy pomocy służbowych kart kredytowych lub gotówką, a także dodatkowe dokumenty sporządzane przez pracowników, np. w postaci ewidencji przebiegu pojazdów („kilometrówki”).

Spółka zwraca się z prośbą o potwierdzenie, że w sytuacji posiadania w postaci elektronicznej scanów, otrzymanych uprzednio w formie papierowej, faktur VAT, faktur korygujących, duplikatów faktur, biletów i paragonów, czyli dokumentów, od których, zgodnie z przepisami Ustawy o VAT, Spółce przysługuje prawo do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego, prawo to zostanie utrzymane mimo, że ww. dokumenty będą wyłącznie w formie elektronicznej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z dokumentów księgowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, zakładając, że spełnione zostaną ustawowe warunki pozwalające na odliczenie tego podatku (pytanie nr 1 wniosku)?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że jest uprawniony do przechowywania otrzymywanych i wystawianych dokumentów księgowych (faktur zakupu i faktur sprzedaży oraz wyciągów bankowych, raportów kasowych, poleceń księgowania, dowodów wewnętrznych oraz innych dokumentów księgowych) wyłącznie w formie elektronicznej, a od archiwizowanych w taki sposób dokumentów Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT i zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków, potwierdzonych (udokumentowanych) takimi dokumentami.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 oraz art. 106e ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177 poz. 1054 z późn. zm., zwana dalej: „Ustawą o VAT”), podatnicy są zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą w szczególności dokonanie sprzedaży (wykonanie usługi), datę dokonania sprzedaży (wykonania usługi), cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Stosownie natomiast do art. 106g ust. 1 Ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Art. 112a ust. 1 pkt 2 powołanej ustawy stanowi natomiast, że podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W praktyce, przepisy art. 112a ust. 1 pkt 2 Ustawy o VAT zobowiązują więc do:

• przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe.,
• przechowywania faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
• zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur,
• zapewnienia integralności treści faktur oraz
• zapewnienia czytelności tych faktur

od momentu wystawienia lub otrzymania danej faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do tej faktury.

W świetle powyższego, zdaniem Spółki - o ile powyższe wymogi zostały zachowane - brak jest przeszkód w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów księgowych wystawionych lub otrzymanych w formie papierowej.

Zagadnienie autentyczności i integralności treści faktur zostało uregulowane w art. 106m Ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem:

1. podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury;
2. przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
3. przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;
4. autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
   
   

Spółka zauważa, że procedura którą zamierza wprowadzić w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej zapewni dopełnienie powyższych wymogów. Procedura ta pozwala bowiem na zapewnienie integralności danych (ani proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej, nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinien zawierać dokument księgowy). Ponadto, autentyczność pochodzenia będzie realizowana poprzez fakt, że Spółka każdorazowo będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała dany dokument i będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Czytelność dokumentu księgowego zostanie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania/fotografowania.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej dokumentów księgowych wystawionych lub otrzymanych w formie papierowej w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego jest dopuszczalne na gruncie przepisów Ustawy o VAT. Zniszczenie dokumentów w formie papierowej nie spowoduje, że dokument ten zostanie utracony, bowiem będzie on przechowywany w formie elektronicznej, tym samym warunek art. 112a ust. 1 pkt 2 powołanej ustawy zostanie dopełniony.

Ponadto, Spółka zwraca uwagę, że z uwagi na fakt, że przechowywanie pozostałych dokumentów (tj. wyciągi bankowe, raporty kasowe, polecenia księgowania, dowody wewnętrzne itd.) nie jest w ogóle przedmiotem regulacji przepisów o VAT. Oznacza to, że ustawodawca dopuszcza, pozostawiając podatnikom wybór, przechowywanie tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z interpretacją z dnia 29 stycznia 2016 r. (IPPP3/4512-1069/15-2/RD) wydaną przez Izbę Skarbową w Warszawie, organy nie uzależniają prawa do odliczenia VAT naliczonego od rodzaju faktury (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej jest przechowywana, pod warunkiem że spełnione są wymogi art. 112a ustawy o VAT przedstawione powyżej. Ten sam organ, w interpretacji z dnia 26 stycznia 2016 r. (IPPP2/4512-1101/15-2/MAO) stwierdził, że organy podatkowe dopuszczają możliwość niszczenia oryginałów faktur otrzymanych w formie papierowej, które zostały zarchiwizowane w wersji elektronicznej, bez pozbawiania podatnika prawa do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na tych fakturach.

W interpretacji z dnia 12 lutego 2015 r. wydanej przez Izbę Skarbową w Warszawie (sygn. akt IPPP2/443-1116/14-5/AO) organ podatkowy wskazał, że wymóg oryginalnej postaci dokumentu polega na przechowywaniu go w sposób gwarantujący autentyczność pochodzenia i integralność treści, czyli w przypadku faktur archiwizowanych elektronicznie - w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą o VAT”, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Minister Finansów w rozporządzeniu z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zakupowy - zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument zakupowy nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje zawarte w ustawie o podatku VAT.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy o VAT, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojecie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest touroperatorem w Polsce, który posiada główną siedzibę pełniącą jednocześnie funkcję centrali w W. oraz swoje przedstawicielstwa na terenie. W ramach swojej działalności, Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary i usługi od dostawców mających siedzibę zarówno na terytorium Polski, jak i poza jej granicami. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez Wnioskodawcę wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, Spółce w określonym zakresie, przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. W określonym zakresie, ponieważ Spółka świadczy usługi turystyczne i korzysta z procedury rozliczania podatku VAT na zasadzie VAT marża. Dokonując zakupów, które dotyczą realizacji usługi turystycznej, tzw. zakupów dla „bezpośredniej korzyści turysty”. Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT nie przysługuje. W pozostałym zakresie, Spółce prawo do odliczenia przysługuje. Spółka otrzymuje wiele dokumentów księgowych (faktur VAT, not księgowych), m.in. w związku z zakupem usług przy organizacji usług turystycznych, jak też wiele dokumentów wystawia i generuje w związku z prowadzoną działalnością. W celu minimalizacji kosztów przechowywania (archiwizowania) dokumentów księgowych, Spółka zamierza wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu wszystkich dokumentów księgowych zapisanych w formacie PDF wyłącznie w formie elektronicznej.

Procedura archiwizowania dokumentów księgowych w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco: po otrzymaniu w formie papierowej dokumentu i jego zaksięgowaniu, dokument ten będzie skanowany do formatu elektronicznego PDF przez pracowników Wnioskodawcy, przy czym wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej; dokumenty w formie elektronicznej nie będą drukowane, tylko księgowane w poszczególnych rejestrach i zapisywane tak jak dokumenty papierowe do elektronicznej bazy danych; w przypadku każdego dokumentu księgowego będzie możliwość wyświetlenia jego czytelnego obrazu (skanu) na ekranie komputera, będzie również możliwość dokonania wydruków skanów oraz zapisania ich na elektronicznym nośniku danych.

Spółka będzie miała możliwość jednoznacznego ustalenia wystawcy każdego dokumentu archiwizowanego i przechowywanego w formie elektronicznej. Dane zawarte w takim dokumencie będą chronione przed ich przetwarzaniem i zmianą poprzez stosowany format PDF oraz ograniczony dostęp do nich w ramach systemu i nośników na których będą przechowywane. Dokumenty księgowe archiwizowane w wersji elektronicznej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich fatwe odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do dokumentów księgowych, za pomocą środków elektronicznych w trybie on-line. poprzez możliwość ich wyświetlenia w systemie księgowym oraz z dysku dedykowanego do archiwum, a także możliwość ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych. Dokumenty księgowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa. Po zaksięgowaniu i zarchiwizowaniu dokumentów w wersji elektronicznej Spółka zamierza zniszczyć papierowe wersje tych dokumentów, nie wcześniej jednak niż po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

Spółka jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka chce dokonywać odliczenia podatku VAT naliczonego z dokumentów księgowych uprawniających do odliczenia tego podatku, tj. faktur VAT, faktur korygujących, duplikatów faktur, biletów i paragonów, w zakresie i na zasadach określonych przepisami Ustawy o VAT.

Wobec prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur w formie papierowej, należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W niniejszych okolicznościach warunki zawarte w ustawie o VAT dotyczące sposobu przechowywania dokumentów w postaci faktur (a także faktur korygujących oraz duplikatów faktur), a także paragonów, raportów kasowych i biletów, uznawanych w świetle przepisów za faktury zostały spełnione. Jak wynika z opisu sprawy po zeskanowaniu dokumentu do formatu elektronicznego wersja eketroniczna zeskanowanego dokumentu będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Spółka będzie miała możliwość jednoznacznego ustalenia wystawcy każdego dokumentu archwizowanego i przechowywanego w formie elektronicznej (autentyczność pochodzenia dokumentu księgowego). Dane zawarte w takim dokumencie będą chronione przed ich przetwarzaniem i zmianą poprzez stosowny format PDF oraz ograniczony dostęp do nich w ramach systemu i nośników, na których będą przechowywane. Dokumenty księgowe archiwizowane w wersji elektronicznej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do dokumentów księgowych, za pomocą środków elektronicznych w trybie on-line, poprzez możliwość ich wyświetlenia w systemie księgowym oraz z dysku dedykowanego do archiwum, a także możliwość ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych. Wnioskodawca wskazał, że dokumenty te będą przechowywane od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego przez okres wymagany przepisami prawa. W analizowanej sprawie należy stwierdzić, że przechowywanie w wersji elektronicznej otrzymanych w wersji papierowej ww. dokumentów, w sposób opisany przez Wnioskodawcę jest zgodne z przepisami określonymi w art. 112 ustawy o VAT.

Zatem, nie ma przeciwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

W kwestii prawa do odliczenia kwoty podatku VAT wynikającego z dokumentów uprawniających do odliczenia podatku, otrzymanych w formie papierowej i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej należy wskazać, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT).

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W konsekwencji, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej dokumenty uprawniające do odliczenia podatku VAT, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów potwierdzają prawo Wnioskodawcy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT. Zmiana sposobu przechowywania dokumentów uprawniających do odliczenia podatku VAT nie będzie miała wpływu na zrealizowanie w sposób prawidłowy tego prawa.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 wniosku należało uznać za prawidłowe.

Końcowo Organ informuje, ze niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie prawa do elektronicznej archiwizacji faktur zakupu, faktur sprzedaży, faktur korygujących, duplikatów faktur, paragonów, biletów i prawa do odliczenia podatku (z faktur i biletów uznawanych w świetle przepisów za fakturę). Kwestia przechowywania wymienionych we wniosku innych dokumentów księgowych nieregulowanych przepisami ustawy o podatku od towarów i usług dot. pytania nr 3 nie podlega analizie organu.

Tut. Organ informuje, że w zakresie pytań nr 2 i nr 3 wniosku wydane zostaną odrębne rozstrzygnięcia.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązujacego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00‑013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2016 r., poz. 718). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia, innego aktu lub czynności; oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy; określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego; w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1 - 4 ww. ustawy). Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Administracji Skarbowej w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.