Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy
ITPP3/443-16a/13/MD
z 2 kwietnia 2013 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 2 stycznia 2013 r. (data wpływu 11 stycznia 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania dokumentów związanych z rozliczeniem podatku otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany) - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 11 stycznia 2013 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania dokumentów związanych z rozliczeniem podatku otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany).

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka prowadzi działalność w zakresie produkcji i sprzedaży odzieży w prowadzonych sklepach detalicznych. W ramach swojej działalności współpracuje z wieloma dostawcami i usługodawcami, którzy za swoje produkty i usługi wystawiają faktury VAT. Do Spółki wpływa obecnie średnio ok. 8.500 dokumentów zakupowych miesięcznie, co oznacza, że w każdym miesiącu przybywa ponad 30 segregatorów samych dokumentów zakupowych. W związku z ciągłym rozwojem Spółki, a co za tym idzie rosnącą liczbą transakcji zakupu towarów i usług oraz zwiększaniem się liczby dostawców i usługodawców, liczba otrzymywanych w każdym miesiącu faktur zwiększa się. Mając na uwadze, wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza, łączy się bowiem z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum.

Spółka wdraża system archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej. Część otrzymywanych w formie papierowej dokumentów obcych jest skanowanych i archiwizowanych w formie elektronicznej, oprócz archiwizowania oryginałów papierowych. Na dzień sporządzenia wniosku, dotyczy to także części dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej. Spółka zamierza stopniowo objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do Spółki w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności: faktury zakupowe, faktury korygujące VAT, duplikaty tych dokumentów, załączniki do faktur, rachunki, noty odsetkowe, noty księgowe (dalej zwane łącznie: „Dokumentami”).

Rozszerzenie kategorii Dokumentów objętych archiwizacją elektroniczną następuje kategoriami Dokumentów, tj. począwszy od dat oznaczanych przez Spółkę, wszystkie Dokumenty należące do danej kategorii, będą objęte archiwizacją elektroniczną. Dokumenty, otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże Dokumentach. Skany Dokumentów będą przez Spółkę przechowywane na serwerze Spółki, w informatycznym środowisku WorkFlow, zarządzającym obiegiem dokumentów w Spółce. Dokumenty będą skanowane i wprowadzane do WorkFlow w specjalnych punktach rejestracji. Każdy Dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer ID) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego Dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu w formacie PDF. Każdy Dokument będzie opisany i indeksowany w systemie informatycznym za pomocą następujących informacji: numer ID, data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie Dokumentów według powyższych kryteriów. Skany Dokumentów będą przechowywane na serwerze Spółki, w bazie danych. Administracją serwerem i bazami danych w informatycznym środowisku WorkFIow zajmować się będą administratorzy systemów informatycznych Spółki. System informatyczny używany przez Spółkę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego.

Oprogramowanie do skanowania i przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej, jest powiązane z systemem finansowo-księgowym używanym przez Spółkę, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych Dokumentów oraz odtworzeni ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. Po zeskanowaniu Dokumentów, Spółka zamierza prowadzić archiwizację Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu Dokumentów papierowych i zarchwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, papierowe wersje Dokumentów będą niszczone. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, w sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

• Czy w przypadku wprowadzenia opisanego systemu archiwizowania opisanych powyżej Dokumentów, Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum Dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów Dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych Dokumentów i ich niszczenie po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej?



• Czy możliwe jest archiwizowanie części Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej?

Zdaniem Spółki, w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania Dokumentów, będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów w sposób jedynie elektroniczny, w postaci skanów Dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Ponadto, zdaniem Spółki, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby część Dokumentów było archiwizowanych w formie papierowej, a część w formie elektronicznej.

Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Spółce wydrukowanie kopii Dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii Dokumentu będzie identyczna z treścią Dokumentu w formie papierowej otrzymanego od kontrahenta. Przepisy prawa polskiego nie nakładają na Spółkę obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, iż podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania Dokumentów. Przepisy prawa polskiego nie zastrzegają także, aby wszystkie Dokumenty musiały być przechowywane wyłącznie w jednej formie, papierowej albo elektronicznej.

Przepis art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012 r. nr 749), nakłada na podatników obowiązek przechowywania ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednakże przepisy Ordynacji podatkowej nie wprowadzają żadnych wymogów, co do formy, w jakiej dokumenty związane z prowadzeniem ksiąg mają być przechowywane.

Zgodnie z treścią art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości: „Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej”. Cytowany powyżej przepis określa warunki, jakimi jest obwarowane archiwizowanie dowodów księgowych w postaci elektronicznej. Wynika z niego, że warunkiem archiwizowania dowodów księgowych w formie elektronicznej jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

System informatyczny, którym posługuje się Spółka, umożliwia wydrukowanie Dokumentów zarchiwizowanych w formie elektronicznej, a inne obowiązujące przepisy nie zabraniają, a nawet wprost zezwalają na przechowywanie faktur, faktur korygujących i ich duplikatów w formie elektronicznej.

Zgodnie z przepisem art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Artykuł 106 ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług stanowi, że minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia: określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

Na podstawie delegacji zawartej w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.).

Ewolucja jaką przeszedł § 21 rozporządzenia Ministra Finansów, jednoznacznie wskazuje na to, że intencją prawodawcy jest odejście od sformalizowanego obowiązku przechowywania faktur, faktur korygujących i ich duplikatów wyłącznie w formie w jakiej podatnik je otrzymał (w tym przypadku w formie oryginałów papierowych).

Do dnia 31 grudnia 2010 r. obowiązywała następująca treść przepisów § 21 ust. 1-2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z dnia 28 listopada 2008 r. (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.):

1. „Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie”.

Jak wynika z powyższego do dnia 31 grudnia 2010 r. prawodawca wymagał przechowywania faktur, faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów w oryginalnej postaci. Wprowadzone od 1 stycznia 2011 r. zmiany nie przewidują wymogu przechowywania faktur, faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów w oryginalnej postaci.

Obecnie obowiązujące przepisy § 21 ust. 1-2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) stanowią:

1. „Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
   
2. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
   
   1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
      
   2. łatwe ich odszukanie;
      
   3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Przyjmując podstawową w systemie prawnym zasadę racjonalnego prawodawcy, należy uznać, że zmiany w treści § 21 ust. 1-2, były zamierzone i zaplanowane przez prawodawcę, a ich celem było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w rozporządzeniu.

Przepis art. 247 ust. 1 Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L. nr 347, str. 1), stanowi, iż każde państwo członkowskie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium.

Dalej art. 247 ust. 2 stanowi, że państwo członkowskie, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Jak wynika z powyższego, przepisy Dyrektywy 2006/112/WE pozostawiły państwom członkowskim swobodę w zakresie wprowadzenia obowiązku przechowywania przez podatników faktur VAT w oryginalnej postaci. Prawodawca polski początkowo wymagał przechowywania faktur w formie oryginalnej, jednakże od dnia 1 stycznia 2011 r. zrezygnował z tego obowiązku.

Mając na uwadze powyższe Spółka uznała, że podatnik jest uprawniony do przechowywania faktur w dowolnej, dogodnej dla podatnika formie, pod warunkiem spełnienia wymogów określonych w § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Zdaniem Spółki, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby część Dokumentów była archiwizowanych w formie papierowej, a część w formie wyłącznie elektronicznej, pod warunkiem, że w stosunku do wszystkich Dokumentów, zarówno tych przechowywanych w formie papierowej, jak i tych przechowywanych w formie elektronicznej, spełnione zostaną warunki przechowywania faktur, faktur korygujących, duplikatów, określone w § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, tj. Dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

W ocenie Spółki, sprawa analogiczna do niniejszej była przedmiotem interpretacji indywidualnej z dnia 12 grudnia 2011 r. (ILPP4/443-643/11-4/EWW) Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu działającego w imieniu Ministra Finansów. W interpretacji za prawidłowe uznano stanowisko podatnika, iż będzie on uprawniony prowadzić archiwizację faktur zakupowych (otrzymywanych w formie papierowej) w sposób elektroniczny, tj. faktury zakupowe będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże fakturach.

W podobnych sprawach, dotyczących przechowywania kopii faktur VAT wystawianych przez podatnika (faktur sprzedażowych) wielokrotnie wypowiadał się Naczelny Sąd Administracyjny oraz Wojewódzkie Sądy Administracyjne.

Mając na uwadze, iż obowiązujące przepisy nie wprowadzają odmiennych regulacji prawnych dla przechowywania faktur sprzedażowych oraz faktur zakupowych, uznać należy, iż przytaczane poniżej wyroki sądów administracyjnych znajdą zastosowanie także w przypadku przechowywania faktur i innych dokumentów zakupowych.

W wyroku z dnia 26 stycznia 2012 r., sygn. akt I FSK 482/11, Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie orzekł: „Nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają zarówno względy celowościowe, jak i ekologiczne czy ekonomiczne”.

Teza powyższa została także wyrażona w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 21 grudnia 2011 r., sygn. akt I FSK 363/11. Zdaniem Spółki, z powyższego jednoznacznie wynika, iż NSA, w taki sam sposób traktuje faktury papierowe i ich elektroniczne obrazy.

Podobnie orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu, w wyroku z dnia 28 stycznia 2011 r., sygn. akt I SA/Wr 1342/10, stwierdzając: „Firmy mogą do przechowywania faktur VAT stosować system mieszany. Faktury papierowe mogą przechowywać w formie elektronicznej. Ważne, aby w razie potrzeby był do nich dostęp”.

W podobny sposób, w kwestii formy przechowywania faktur wypowiedział się także Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 15 marca 2011 r., I SA/Po 899/10, w którym orzekł: „Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, ale nie oznacza to, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana nabywcy. Faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, odnoszących się do przeprowadzonej transakcji”.

Jak wynika z powyższych wyroków, sądy administracyjne skupiają się przede wszystkim na wykładni funkcjonalnej i celowościowej. W ocenie Spółki archiwizowanie Dokumentów w formie elektronicznej (skany Dokumentów) jest wystarczającą formą, aby zapewnić realizację celów, związanych z obowiązkiem przechowywania dokumentów księgowych.

Inny wyrok WSA w Poznaniu z dnia 8 października 2010 r. wskazuje na fakt, iż informacje znajdujące się na fakturze nabywcy powinny być identyczne w zakresie treści ze znajdującymi się na fakturze przechowywanej u wystawcy (I SA/Po 547/10). Oznacza to - zdaniem Spółki - że faktury papierowe zostały zrównane z ich elektronicznymi obrazami, dzięki czemu nabywca jest upoważniony przechowywać jedynie elektroniczne wersje przesłanych mu papierowych faktur.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki, będzie uprawniona do prowadzenia archiwum Dokumentów, obejmujących m.in. faktury zakupowe, w formie wyłącznie elektronicznej, pod warunkiem, że zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów (w tym faktur zakupowych) od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie, organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych. Przy czym autentyczność pochodzenia, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Biorąc pod uwagę powołane powyżej przepisy, jak również przytoczone interpretacje podatkowe oraz wyroki sądów administracyjnych Spółka stwierdziła, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania w formie elektronicznej (skanów) Dokumentów, w tym faktur zakupowych, otrzymanych przez podatnika w formie papierowej i zaprzestania archiwizacji Dokumentów, w tym faktur zakupowych w formie papierowej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem Dokumentów, w tym faktur zakupowych, w formie papierowej, o ile zostaną spełnione wymogi określone w § 21 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) - zwanej dalej ustawy - podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.) – dalej rozporządzenie.

W świetle § 17 pkt 4 rozporządzenia, za fakturę uznaje się również rachunki, o których mowa w art. 87 i art. 88 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, 1101 i 1342), wystawiane przez podatników niezarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni, z wyjątkiem gdy do wystawienia faktury obowiązani są podatnicy, o których mowa w art. 16 ustawy.

Według art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Zgodnie z treścią § 19 ust. 1 rozporządzenia (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2012 r.), faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu tego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Natomiast w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2012 r.), podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto według § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast, integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z kolei z dniem 1 stycznia 2013 r. na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012, poz. 1428), powyższe przepisy otrzymały następujące brzmienie:

• § 19 ust. 1 - faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży;
  
• § 20a ust. 1 - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
  
• § 20a ust. 2 - autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
  
• § 21 ust. 1 - podatnicy przechowują:
  
  
  
  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
     
  2. otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur
  
  
  -w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  
• § 21 ust. 2 - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Należy w tym miejscu dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.) - dalej jako Dyrektywa - dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje).

Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy zgodnie, z którą, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z treści złożonego wniosku wynika, że Spółka wdraża system archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej. Zamierza archiwizować w ten sposób m. in. faktury zakupowe, faktury korygujące VAT, duplikaty tych dokumentów i rachunki (dalej zwane: „Dokumentami”). Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże Dokumentach. Skany Dokumentów będą przechowywane na serwerze Spółki. Po zeskanowaniu Dokumentów papierowych i zarchwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, papierowe wersje Dokumentów będą niszczone. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, w sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Dokumentów, oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą możliwości archiwizowania dokumentów związanych z rozliczeniem podatku otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany).

Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz regulacje za zakresu podatku od towarów i usług potwierdzić należy, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, Spółka będzie uprawniona do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Ponadto – jak słusznie zauważyła Spółka - brak jest materialnoprawnych przeszkód, aby część faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (tzw. system mieszany). Takie zachowanie nie jest jednak bezwarunkowe. Spółka winna bowiem zagwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność ww. dokumentów od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewnić ich przechowywanie w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp i przetwarzanie danych w nich zawartych. Na marginesie należy dodać, że powołane przez Spółkę regulacje ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. został znowelizowane z dniem 1 stycznia 2013 r.

Ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga jednak wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji indywidualnej nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby zweryfikować prawidłowość rozwiązań stosowanych przez dany podmiot.

Tut. organ podkreśla również, iż na gruncie niniejszej sprawy nie jest zasadne stosowanie przepisów ustawy o rachunkowości, w związku autonomicznym charakterem regulacji prawa podatkowego (a w szczególności przepisów z zakresu podatku od towarów i usług), tym bardziej gdy literalna wykładnia tych ostatnich daje podstawę do jednoznacznego rozstrzygnięcia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.