2017.08.03 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0111-KDIB3-1.4012.267.1.BW
z 3 sierpnia 2017 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 30 maja 2017 r. (data wpływu 5 czerwca 2017r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia:

czy dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów oraz
czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych otrzymywanych w formie papierowej, archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej

-jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 5 czerwca 2017r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej m.in. podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia, czy dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów oraz czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych otrzymywanych w formie papierowej, archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (Spółka) prowadzi działalność w sektorze motoryzacyjnym na terenie Kostrzyńsko-Słubickiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej (…). Spółka jest podatnikiem podatku od osób prawnych i podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu stosownie do art. 3 ust. 1 ustawy o CIT. Spółka posiada siedzibę na terytorium Polski, w /…/ oraz jest zarejestrowana na terytorium kraju jako czynny podatnik podatku od towarów i usług („VAT”).

Co do zasady, nabywane przez Spółkę towary oraz usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki. Wydatki będące przedmiotem niniejszego wniosku spełniają warunki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z ustawą o CIT i odliczenia podatku naliczonego zgodnie z ustawą o VAT.

W celu ograniczenia kosztów archiwizacji dokumentów a także usprawnienia obiegu dokumentów wewnątrz jednostki, Spółka planuje uproszczenie wewnętrznych procedur dotyczących fakturowania poprzez wprowadzenie procedury elektronicznego przechowywania otrzymywanych od kontrahentów faktur zakupowych w formie papierowej. W rezultacie Spółka zrezygnuje z przechowywania faktur w formie papierowej. Faktury zakupowe otrzymywane od kontrahentów w wersji papierowej archiwizowane i przechowywane byłyby wyłącznie w wersji elektronicznej. Oryginalne faktury w formie papierowej po ich archiwizacji w formie elektronicznej podlegałyby niszczeniu.

Procedura archiwizacji i przechowywania faktur zakupowych będzie wyglądała następująco:

Każda oryginalna faktura (otrzymana w formie papierowej) po jej opisaniu, sprawdzeniu, zaakceptowaniu i przypisaniu do konkretnej transakcji będzie skanowana przez Spółkę i zapisywana w formacie PDF w systemie informatycznym Spółki - w elektronicznej bazie danych. Każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny numer ewidencyjny. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści. Treść zapisanego w formie elektronicznej dokumentu będzie zatem zgodna z jego wersją w formie papierowej i nie będzie mogła zostać w jakikolwiek sposób zmieniona. Innymi słowy będzie to elektroniczny obraz dokumentu otrzymanego w formie papierowej. Serwer ze skanami faktur będzie znajdował się na terytorium Niemiec. Po wprowadzeniu skanów faktur do elektronicznej bazy danych, faktury w formie papierowej nie będą dłużej przechowywane i zostaną zniszczone. Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie specjalnie do tego upoważnione osoby.

Całość dokumentacji będzie przechowywana w formie elektronicznej przez okres wymagany przepisami prawa (tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe odszukanie konkretnego dokumentu. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane urządzenia będą pozwalały na odtworzenie dokumentów w postaci wydruków.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur zakupowych w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (tj. bez zmiany danych, które powinien zawierać dany dokument) oraz czytelność (skany będą odpowiedniej jakości), a także łatwe ich odszukanie.

Ponadto, za pośrednictwem elektronicznej bazy danych zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów na żądanie właściwych organów administracji skarbowej w razie potencjalnej kontroli (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów). W związku z tym, że serwer z fakturami przechowywanymi w formie elektronicznej będzie znajdował się na terytorium Niemiec, Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W związku z powyższym opisem, w zakresie podatku od towarów i usług. zadano następujące pytania (oznaczone jak we wniosku):

Czy w świetle art. 112a ustawy o VAT dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie otrzymywanych faktur papierowych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną powyżej procedurą i niszczenie papierowych oryginałów tych faktur?
Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych otrzymywanych w formie papierowej, archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z powyższą procedurą (których oryginał zostanie zniszczony) - przy założeniu, że spełnione zostaną ogólne warunki, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT oraz przy założeniu, że nie zaistnieją przesłanki negatywne, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT?

Stanowisko Wnioskodawcy:

1. w zakresie pytania nr 1

Zdaniem Spółki skanowanie i przechowywanie faktur zakupu otrzymanych pierwotnie w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej jest prawnie dopuszczalne i będzie wystarczające dla stwierdzenia dopełnienia obowiązku przechowywania faktur wynikającego z art. 112a ustawy o VAT. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują bowiem jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania faktur, a przede wszystkim nie zawierają zakazu przechowywania ich wyłącznie w formie elektronicznej.

Przepisy dotyczące zasad przechowywania faktur znajdują się w art. 112 i 112a ustawy o VAT

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 i ust. 3 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Ponadto, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z ust. 2 przywołanego artykułu przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Zdaniem Spółki, treść wskazanych powyżej przepisów ustawy o VAT nie narzuca podatnikom jednej, konkretnej metody przechowywania dokumentów. W szczególności, treść regulacji ustawy o VAT nie nakłada na podatników obowiązku przechowywania dokumentów w takiej w formie, w jakiej zostały one otrzymane (tj. w oryginalnej postaci). W opinii Spółki ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Odmienna wykładnia prowadziłaby do tego, iż bezprzedmiotowe stałyby się postanowienia wskazanego powyżej art. 112a ust. 4 określającego warunki dostępu organów podatkowych do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, który dopuszczając elektroniczną formę przechowywania faktur, odnosi się ogólnie do „faktur” (nie ograniczając swojej dyspozycji wyłącznie do faktur elektronicznych).

Jednocześnie z treści tych przepisów nie wynika, aby przechowywanie faktur w formie elektronicznej miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu.

Ponadto należy zaznaczyć, iż ustawodawca nie wskazał wyraźnie, że faktury powinny być przechowywane w formie w jakiej zostały otrzymane, pomimo że miał taką możliwość w świetle Dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L 2006.347.1 ze zm.) Zgodnie bowiem z art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112 państwo członkowskie może wymagać, aby faktury były przechowywane w oryginalnej postaci w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Skoro zatem opcja ta nie została implementowana do przepisów prawa polskiego, podatnicy są uprawnieni do przechowywania w formie elektronicznej faktur, które otrzymali w formie papierowej.

Ponieważ obowiązujące regulacje ustawy o VAT nie przewidują jakiejkolwiek szczególnej, zastrzeżonej formy, w której powinny być przechowywane faktury zakupowe podatnika, zdaniem Spółki dopuszczalny jest każdy sposób przechowywania faktur o ile spełnione zostaną wymogi formalne wskazane w art. 112a ustawy o VAT.

Spółka będzie zatem uprawniona do przechowywania faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej w postaci elektronicznych skanów w systemie informatycznym, niszcząc przy tym otrzymane faktury w formie papierowej, o ile zapewni:

zachowanie podziału faktur na okresy rozliczeniowe,
możliwość łatwego odszukania faktur,
autentyczność pochodzenia faktury,
integralność treści faktury
czytelność faktury, a także
bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych na żądanie organów podatkowych

Jeżeli więc powyższe zostanie przez Spółkę zagwarantowane wówczas będzie można uznać, że przechowuje ona faktury w zgodzie z regulacjami ustawy o VAT. Bez znaczenia pozostanie to czy faktury papierowe przechowuje w formie elektronicznej.

W przedstawionym stanie faktycznym planowany przez Spółkę sposób archiwizacji faktur zakupów spełni wymogi, o których mowa w art. 112 ust. 1 i 4 ustawy o VAT, tj.:

faktury będą przechowywane w elektronicznej bazie danych w podziale na okresy rozliczeniowe,
sposób zapisu plików umożliwi łatwe wyszukiwanie faktur za pomocą danych w nich zawartych lub za pomocą odpowiedniego numeru referencyjnego,
zachowana zostanie integralność dokumentów - zarówno proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną, jak i sposób ich przechowywania nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami dokumentu ani zawartymi w nim danymi;
zachowana zostanie autentyczność pochodzenia dokumentów - Spółka każdorazowo będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała dokument i będzie w stanie zweryfikować ten fakt;
zachowana zostanie czytelność dokumentów - proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną dokonywany będzie z wykorzystaniem odpowiedniej jakości sprzętu technicznego wykorzystywanego do ich skanowania;
stosowane rozwiązania techniczne zapewnią bezzwłoczny dostęp do dokumentów, jak również ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie powoduje, że faktura w sensie materialnym zostaje utracona, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej.

Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostaje zachowana.

Pogląd taki jest również utrwalony w orzecznictwie organów podatkowych, które w wydawanych interpretacjach indywidualnych potwierdzają słuszność takiego stanowiska. Przykładem mogą być tu następujące interpretacje:

Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 9 czerwca 2016, sygn. IPPP2/4512-280/16-4/MMa
Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r., sygn. IBPP3/443-1389/14/EJ
Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 8 września 2016 r., sygn. IBPP2/4512-402/16-1/ICz
Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 12 lutego 2015 r., sygn. IPPP2/443-1116/14-5/AO

Reasumując, w świetle przywołanych przepisów (w szczególności art. 112a ustawy o VAT), a także orzecznictwa organów podatkowych, analizując opisane zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w ramach procedury archiwizacji wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego oraz niszczenie oryginałów faktur papierowych po ich archiwizacji.

2. Stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 2

Zdaniem Spółki będzie przysługiwało jej prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych otrzymywanych w formie papierowej, archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z powyższą procedurą (których oryginał zostanie zniszczony) - przy założeniu, że spełnione zostaną ogólne warunki, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT oraz przy założeniu, że nie zaistnieją przesłanki negatywne, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższych przepisów wynika zatem, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki:

odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
podatnik posiada fakturę dokumentująca dokonany przez niego zakup towarów lub usług,
towary i usługi udokumentowane fakturą są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz
gdy nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu.

Można więc zauważyć, że przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego od formy w jakiej faktura została wystawiona (papierowo czy elektronicznie), ani też od sposobu jej przechowywania. Warunkiem podstawowym jest bowiem, aby podatnik w ogóle taką fakturę otrzymał. Ustawodawca nie zróżnicował w tym zakresie faktur papierowych od faktur elektronicznych. Oznacza to więc, że o ile zostaną spełnione warunki obiektywne dla odliczenia podatku VAT, o których mowa powyżej, wówczas prawo do odliczenia z faktury, która została zarchiwizowana w formie zdetermaterializowanej, nie powinno być kwestionowane.

W ocenie Spółki, na prawo do odliczenia nie ma zatem żadnego wpływu fakt, że faktura zakupowa otrzymana w formie papierowej będzie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu rozważanej w opisie zdarzenia przyszłego procedury archiwizacji.

Jak wskazano w uzasadnieniu do pytania nr 1, przepisy o VAT pozwalają na przechowywanie przez podatników faktur papierowych w formie elektronicznej i w konsekwencji nie ograniczają z tego powodu prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur. Przyjęcie odmiennego stanowiska byłoby niezgodne z zasadą racjonalnego prawodawcy.

Powyższe stanowisko potwierdzają liczne interpretacje podatkowe wydawane w analogicznych stanach faktycznych. Twierdzenie takie znajdziemy w szczególności w interpretacjach indywidualnych powołanych w ramach własnego stanowiska w zakresie pytania 1. W przywołanych interpretacjach organy w sposób jednolity przyznają, iż w przypadku gdy podatnik będzie dysponował tylko elektronicznymi obrazami faktur, zachowa on prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury.

W związku z powyższym, w opinii Spółki odpowiedź na pytanie nr 2 powinna być twierdząca.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego, w zakresie objętym pytaniem nr 1 i nr 2 jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług ( Dz. U. z 2017r., poz. 1221 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca posiada siedzibę na terytorium Polski oraz jest zarejestrowany na terytorium kraju jako czynny podatnik podatku od towarów i usług. Wnioskodawca prowadzi działalność w sektorze motoryzacyjnym.

W celu ograniczenia kosztów archiwizacji dokumentów a także usprawnienia obiegu dokumentów wewnątrz jednostki, Wnioskodawca planuje uproszczenie wewnętrznych procedur dotyczących fakturowania poprzez wprowadzenie procedury elektronicznego przechowywania otrzymywanych od kontrahentów faktur zakupowych w formie papierowej. W rezultacie Wnioskodawca zrezygnuje z przechowywania faktur w formie papierowej. Faktury zakupowe otrzymywane od kontrahentów w wersji papierowej archiwizowane i przechowywane byłyby wyłącznie w wersji elektronicznej. Oryginalne faktury w formie papierowej po ich archiwizacji w formie elektronicznej podlegałyby niszczeniu.

Procedura archiwizacji i przechowywania faktur zakupowych będzie wyglądała następująco:

Każda oryginalna faktura (otrzymana w formie papierowej) po jej opisaniu, sprawdzeniu, zaakceptowaniu i przypisaniu do konkretnej transakcji będzie skanowana przez Wnioskodawcę i zapisywana w formacie PDF w systemie informatycznym Wnioskodawcy - w elektronicznej bazie danych. Każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny numer ewidencyjny. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści. Treść zapisanego w formie elektronicznej dokumentu będzie zatem zgoda z jego wersją w formie papierowej i nie będzie mogła zostać w jakikolwiek sposób zmieniona. Innymi słowy będzie to elektroniczny obraz dokumentu otrzymanego w formie papierowej. Serwer ze skanami faktur będzie znajdował się na terytorium Niemiec. Po wprowadzeniu skanów faktur do elektronicznej bazy danych, faktury w formie papierowej nie będą dłużej przechowywane i zostaną zniszczone. Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie specjalnie do tego upoważnione osoby.

Całość dokumentacji będzie przechowywana w formie elektronicznej przez okres wymagany przepisami prawa (tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe odszukanie konkretnego dokumentu. System informatyczny używany przez Wnioskodawcę oraz posiadane urządzenia będą pozwalały na odtworzenie dokumentów w postaci wydruków.

Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur zakupowych w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (tj. bez zmiany danych, które powinien zawierać dany dokument) oraz czytelność (skany będą odpowiedniej jakości), a także łatwe ich odszukanie.

Wnioskodawca ma wątpliwości czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez niego faktur (zakupowych), wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów, a także czy będzie Mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Odnosząc się do powyższego należy na wstępie wskazać, że według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112 ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia przechowywanie faktury w formie papierowej.

Ze względu na wskazane we wniosku okoliczności sprawy, w świetle ww. przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie dokumentów wskazanych przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu podatkowego – jest zgodne z powyższymi przepisami, a zatem pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy, w kwestii objętej pytaniem oznaczonym we wniosku jako nr 1 jest prawidłowe.

Odnosząc się do objętej pytaniem nr 2 kwestii, czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług.

Należy jednocześnie zauważyć, że dla realizacji tego prawa faktury otrzymywane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie muszą zachować wymogi wynikające z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Jak wynika z wniosku proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania otrzymywanych faktur w systemie elektronicznym będzie spełniała warunki autentyczności, integralności i czytelności przechowywanych faktur, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT, oraz będzie pozwalała na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp na żądanie organów podatkowych.

Wnioskodawca, jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT.

Z wniosku wynika, iż Wnioskodawcy znany jest fakt, że zgodnie z art. 86 ust. 1 przysługuje mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT oraz, że nie zaistnieją przesłanki negatywne, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów – będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy, w kwestii objętej pytaniem nr 2 jest prawidłowe.

Podkreślić przy tym należy, że interpretacja w kwestii objętej pytaniem nr 2 odnosi się ściśle do sformułowanego pytania, tj. przy założeniu, że spełnione zostaną warunki, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT oraz przy założeniu, że nie zaistnieją przesłanki negatywne, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Jednocześnie wskazać należy, że wydając interpretację indywidualną przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej organ nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy, gdyż do prowadzenia takiego postępowania dowodowego nie jest uprawniony. Interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach przedstawionych we wniosku przez wnioskodawcę. Z uwagi na powyższe w przedmiotowej interpretacji nie rozstrzygano kwestii czy w proponowanym przez Wnioskodawcę Systemie zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. Zawarte w opisie sprawy stwierdzenia Wnioskodawcy w tym zakresie potraktowano jako element przedstawionego we wniosku opisu sprawy bez dokonywania oceny jego prawidłowości.

Nadmienia się, że niniejsza interpretacja indywidualna traci swoją ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego lub zmiany stanu prawnego.

Tut. Organ pragnie jednocześnie wskazać, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie nr 3) zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan

faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Dąbrowskiego 13, 66-400 Gorzów Wielkopolski w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin