POSTANOWIENIE

Na podstawie art. 14a § 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz.60) Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Bielsku-Białej stwierdza, że stanowisko Fundacji .......... przedstawione we wniosku z dnia 7.03.2005 r., który wpłynął w dniu 24.03.2005 r. o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej - udokumentowania poniesionych wydatków związanych z nieterminowym regulowaniem należności z tytułu dzierżawy nieruchomości, celem ich zarachowania do kosztów uzyskania przychodów - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 24 marca 2005 r. do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Bielsku - Białej wpłynął wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, który został uzupełniony pismem w dnia 4 kwietnia 2005 r.

Jak stanowi art. 14a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego lub wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta mają obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ichindywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym.
W myśl art. 14a § 4 cytowanej ustawy, udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, o której mowa w § 1 następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie.

Stan faktyczny opisany przez wniskodawcę : Z pisma wynika, że Fundacja dzierżawi kilka obiektów od Urzędu Miasta na podstawie zawartych umów. Na ustalone okresowe czynsze otrzymuje faktury VAT. W umowach zawarto zapisy, że opóźnienie w zapłacie czynszu po terminie płatności spowoduje naliczenie odsetek w ustawowej wysokości, czyli cywilnych.
W przypadku nieterminowego regulowania należności Fundacja zamiast noty odsetkowej otrzymała zawiadomienie o sposobie zarachowania wpłaty, z którego nie wynika , w jaki sposób zostały naliczone odsetki.

Podatnik zapytuje jak należy udokumentować poniesione wydatki z tytułu odsetek dotyczących opóźnienia w zapłacie czynszu.

Stanowisko podatnika : Zdaniem podatnika podmiot gospodarczy żądający odsetek winien wystawić notę odsetkową, na której są ppodane wszystkie elementy będące podsatwą wyliczenia odsetek t.j. numer faktury, kwota faktury, termin płatności, dni opóźnienia, wysokość żądanych odsetek.

Ocena prawna stanowiska pytającego z przytoczeniem przepisów prawa : Stosownie do art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. Nr 54 z 2000 r., poz. 654 ze zm.) podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.
W świetle powyższego przepisu podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych mają obowiązek prowadzić ewidencję rachunkową zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 76 z 2002 r., poz. 694 ze zm.). Z obowiązkiem tym nieodłącznie wiąże się przestrzeganie zasady określonej w art. 20 ust. 2 tejże ustawy. Zgodnie z tą zasadą podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, którymi są m.in. dowody zewnętrzne - otrzymane od kontrahentów. Są to dowody otrzymane od kontrahentów potwierdzające różnego rodzaju zrealizowane operacje gospodarcze, stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.
Dowody te muszą spełniać wymogi określone w art. 21 ww. ustawy o rachunkowości, t.j.
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
-określenie stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
-opis operacji oraz jej wartość,
-datę dokonania operacji, a gdy dowód sporządzony został pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
-podpis wystawcy dowodu,
-stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach.
Nie każdy koszt spełniający warunki określone w art. 15 i 16 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych może zostać odliczony od przychodów przy ustaleniu dochodu.
Musi zostać spełnione również kryterium formalne, czyli każdy wydatek winien zostać prawidłowo udokumentowany przez podatnika.
W tym celu konieczne jest dysponowanie dowodami potwierdzającymi prawidłowo ustalony rodzaj i kwotę kosztu.
Zgodnie z generalną zasadą wynikającą z art. 15 ust. 1ustawy, odsetki od zobowiązań stanowią koszty uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, iż kosztami uzyskania przychodów są tylko odsetki faktycznie zapłacone, co wynika z treści art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy.
W związku z powyższym podstawą zapisów w księgach rachunkowych jest więc dokument mający walor dowodu księgowego.
Wydatki, które nie zostaną przedstawione w postaci takiego dowodu nie mogą być uwzględnione. Do podatnika zatem należy prawidłowe udokumentowanie poniesionych wydatków oraz wykazanie związku przyczynowo – skutkowego między konkretnym wydatkiem a uzyskanym przychodem.
Biorąc pod uwagę treść powołanych wyżej przepisów prawnych stwierdza się, że stanowisko Fundacji, iż do zaliczenia do kosztów kwot potrąconych na odsetki z dokonanych wpłat za dzierżawę niezbędne są noty odsetkowe jest niesłuszne – gdyż podstawą zapisów w księgach ma być dokument spełniający wymogi określone w powołanym wyżej art. 21 ustawy o rachunkowości. Nie musi być jednak nazwany „ notą odsetkową" (jeśli informacja o zarachowaniu wpłaty zawierać będzie wymagane elementy, również stanowić może dowód księgowy).

Wobez powyższego stanowisko zawarte przez podatnika we wniosku jest nieprawidłowe.