Zgodnie z art. 19 ust. 13 pkt 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535) obowiązek podatkowy dla czynności wykonywanych na rzecz członków spółdzielni, którym przysługują spółdzielcze prawa do lokali, członków spółdzielni, będących właścicielami lokali lub na rzecz właścicieli, niebędących członkami spółdzielni, za które są pobierane opłaty, zgodnie z art. 4 ust. 1, 2, 4 i 5 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz. U. z 2003 r. Nr 119, poz. 1116 ze zm.), powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż z upływem terminu płatności za te czynności.
Jednocześnie zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 11 cytowanej ustawy o podatku od towarów i usług, zwalnia się od podatku czynności wykonywane na rzecz członków spółdzielni, którym przysługują spółdzielcze prawa do lokali mieszkalnych, członków spółdzielni będących właścicielami lokali mieszkalnych lub na rzecz właścicieli lokali mieszkalnych niebędących członkami spółdzielni, za które są pobierane, na podstawie statutu, tzw. opłaty czynszowe. Spółdzielnie mieszkaniowe z tytułu tych czynności (opłat) mają obowiązek ewidencjonować je i zadeklarować jako sprzedaż zwolnioną od podatku w rozliczeniu za miesiąc otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż z upływem terminu płatności czynszu.
Podatnik VAT, co do zasady, dokumentuje dokonanie sprzedaży poprzez wystawienie faktury VAT. W art. 106 ust. 1 cytowanej ustawy o podatku od towarów i usług stwierdzono, że podatnicy o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Jednocześnie w myśl art. 106 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy, o których mowa w ust. 1, nie mają obowiązku wystawiania faktur VAT osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy są obowiązani do wystawienia faktury.
Brak jest ponadto przeciwwskazań do ewidencjonowania wartości dokonanej w danym miesiącu sprzedaży w sposób opisany przez Podatnika, tj. w ewidencji sprzedaży VAT na podstawie zbiorczych wewnętrznych dowodów księgowych. Pamiętać jednakże należy, że zgodnie z art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591) zbiorcze dowody księgowe służą do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych (np. faktur VAT, rachunków, dokumentów KP), które to muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.
Zatem dokumentowanie opłat czynszowych może odbywać się poprzez sporządzanie zestawienia sprzedaży lub innych podobnych dokumentów księgowych. Na życzenie członka spółdzielni powinna być wystawiona faktura VAT dokumentująca uiszczenie należności czynszowych.
Analogicznie, zasady opisane powyżej stosować należy w przypadku sprzedaży usług najmu nieruchomości mieszkalnych na własny rachunek na cele mieszkalne – korzystających ze zwolnienia w podatku VAT na podstawie poz. 4 załącznika Nr 4 do ustawy o podatku od towarów i usług.
Natomiast w przypadku pobierania przez spółdzielnię opłat związanych z wykonaniem określonych czynności na rzecz i wniosek osób zainteresowanych (opodatkowanych stawką podstawową 22%) dokumentem stanowiącym podstawę do ujęcia ww. sprzedaży w ewidencji VAT nie może być faktura wewnętrzna. Fakturami wewnętrznymi bowiem dokumentuje się:
1) czynności wymienione w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy o VAT, czyli:
a) przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, a w szczególności :
- przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników,
- wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny,
b) nieodpłatne świadczenie usług niebędące dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników oraz wszelkie inne świadczenie usług, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami,
2) wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów,
3) dostawy towarów, dla których podatnikiem jest ich nabywca,
4) import usług,
5) zwrócenie kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.
W związku z powyższym mogą to być inne dokumenty księgowe – uregulowane w ustawie o rachunkowości.