Reprezentujący gminę - właściciela lokali wchodzących w skład wspólnoty mieszkaniowej - Zarząd Nieruchomości Komunalnych Zakład Budżetowy dokonuje wpłat na rachunek bankowy wspólnoty mieszkaniowej zaliczek miesięcznych z tytułu zapłaty za koszty zarządu związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnych, w tym koszty eksploatacji i konserwacji, wynagrodzenia zarządcy, opłaty za dostarczoną wodę i odprowadzanie ścieków oraz na fundusz remontowy. Wysokość kwot zaliczek wspólnota mieszkaniowa określa w pismach nazwanych „Powiadomienie o zmianie opłat od stycznia 2003r.”.

Stan Prawny:

Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654, z późn. zm.), przychodami, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4 oraz art. 13 i 14, są w szczególności otrzymane pieniądze, wartości pieniężne, w tym również różnice kursowe, oraz przychody wymienione w dalszej części tego przepisu.Z kolei art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W myśl powyższych przepisów przychodami i kosztami mającymi wpływ na ustalenie dochodu podatkowego są tylko te przychody i koszty, które zostały wyraźnie określone w przepisach prawa podatkowego, w tym przypadku w ustawie z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Wprawdzie zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654, z późn. zm.) podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m, jednakże odrębne przepisy jakimi są w tym przypadku przepisy ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694) nie mają charakteru podatkotwórczego - nie mogą zatem ani tworzyć ani też modyfikować obowiązku podatkowego i tym samym wpływać na określenie zobowiązań w podatku dochodowym od osób prawnych.W myśl tego przepisu podatnik w celu udowodnienia poniesienia kosztów i ich związku z przychodami jest obowiązany do prowadzenia ewidencji rachunkowej w sposób określony przepisami tej ustawy. Ewidencja ta dla celów podatkowych powinna zapewniać możliwość określenia wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy a także obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych, jednakże również zgodnie z przepisami ustawy z dnia 15 lutego 1992 r.

W zakresie zaliczania wydatków do podatkowej kategorii kosztów uzyskania przychodów podstawowe znaczenie ma więc wskazany art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym wydatek zalicza się do tej kategorii jeżeli pozostaje w realnym związku przyczynowo - skutkowym z uzyskiwanymi przychodami, nie został wymieniony w art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. jako nie stanowiący kosztu uzyskania przychodów z mocy prawa a ponadto fakt poniesienia wydatku został udokumentowany.

Podatników podatku dochodowego od osób prawnych obowiązują ponadto szczególne regulacje wynikające z treści art. 15 ust. 4 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r., który stanowi, że koszty uzyskania przychodów są potrącalne tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że ich zarachowanie nie było możliwe; w tym przypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione. Przepis ten reguluje zasady potrącania kosztów uzyskania przychodów, w myśl których potrącalne są:
• koszty ponoszone w danym roku i związane z przychodami tego roku,
• koszty poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów danego roku podatkowego oraz
• koszty określone co do rodzaju i kwoty, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego – potrącenie kosztów uzyskania przychodów poniesionych w roku, którego te koszty nie dotyczą, jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy nie można ich we właściwym czasie zarachować, wówczas są potrącalne w roku, w którym zostały poniesione.

Ponieważ z treści załączonej do zapytania kserokopii „Powiadomienie o zmianie opłat od stycznia 2003r.” wynika, że koszty zostały w niej określone zarówno rodzajowo jak i kwotowo, w myśl powyższych zasad potrącalności Zarządowi Nieruchomości Komunalnych przysługuje prawo zarachowania tych kosztów do roku podatkowego, którego dotyczą jeśli nawet ich nie poniesiono.

Należy ponadto zauważyć, że Zarząd Nieruchomości Komunalnych jedynie reprezentuje gminę, która jako właściciel lokali wchodzących w skład wspólnoty mieszkaniowej jest zobowiązana w myśl art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności (Dz. U. z 2000r. Nr 80, poz. 903, z późn. zm.) między innymi uczestniczyć w kosztach zarządu związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej. Na koszty zarządu nieruchomością wspólną składają się zgodnie z art. 14 i art. 15 ust. 1 tej ustawy, wskazane w zapytaniu wydatki na remonty oraz opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, zaś na ich pokrycie właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat, płatne z góry do dnia 10 każdego miesiąca.A zatem brak jest podstaw do wystawiania rachunków czy faktur na udokumentowanie wewnętrznych rozliczeń określających jedynie rodzaj i wysokość udziału gminy w kosztach wspólnoty mieszkaniowej.