Darowizna zgodnie z przepisami prawa cywilnego, jest umową, a nie jednostronną czynnością prawną. Jak bowiem stanowi przepis art. 888 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny: przez umowę darowizny darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego kosztem swego majątku.

Umowa darowizny jest przykładem tzw. umowy jednostronnie zobowiązującej tzn. zobowiązanym staje się tylko darczyńca, podczas gdy obdarowany nie staje się zobowiązanym do żadnego ekwiwalentnego (wzajemnego) świadczenia względem darczyńcy ani żadnej innej osoby przez niego wskazanej.

Przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz. U z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) w stanie prawnym obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2004 r. nie wymagały żadnych szczególnych form udokumentowania darowizny.

Jeżeli przedmiotem darowizny są rzeczowe składniki majątkowe, wówczas wskazane jest, by darczyńca dla celów dowodowych dysponował dowodem przyjęcia darowizny przez obdarowanego (np. oświadczeniem odpowiedniego organu obdarowanego o przyjęciu darowizny). Należy w tym miejscu zaznaczyć, że organem uprawnionym do reprezentowania są osoby wyznaczone w odpowiednim rejestrze lub statucie obdarowanego oraz zgodnie z przyjętymi zasadami reprezentacji.

Powyższe dotyczy w szczególności sytuacji, gdy umowa darowizny nie ma formy aktu notarialnego (a tak właśnie jest w zdecydowanej większości przypadków, gdy darowane są inne niż nieruchomości składniki majątku rzeczowego). W takich przypadkach umowa darowizny zostaje bowiem zrealizowana (wykonana) właśnie z chwilą wydania rzeczy.

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe powinny dokumentować i rejestrować operacje gospodarcze zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 ze zm.).

Darowizny środków pieniężnych lub rzeczowych zawsze powodują rozchód określonego składnika majątkowego – rozchód taki powinien zostać udokumentowany stosownie do przyjętych i obowiązujących w spółce zasad .

Jeżeli przedmiotem darowizny są pieniądze, wówczas ich zaksięgowanie powinno nastąpić na podstawie dowodu kasowego (Kw) albo wyciągu bankowego.

W sytuacji, gdy przedmiotem darowizny będzie składnik zapasów (wyrób gotowy), wówczas podstawą ujęcia w księgach może być dowód wydania z magazynu (Wz) z odpowiednią adnotacją, że wydanie dotyczyło darowizny lub też sporządzona nota księgowa oraz protokół lub inny dokument podpisany przez obdarowanego na okoliczność przyjęcia darowizny – sposób udokumentowania zależy od przyjętych zasad obiegu dokumentów w firmie.

Jeżeli przedmiot darowizny jest towarem w rozumieniu ustawy o VAT, wóczas jego darowizna będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem VAT, co wiąże się z koniecznością wystawienia wewnętrznej faktury VAT.

W ramach konta „Pozostałe koszty operacyjne” niezbędne jest wyodrębnienie konta analitycznego „darowizny” z dalszym jego rozbiciem (w miarę możliwości) na darowizny: nie podlegające odliczeniu od dochodu, podlegające odliczeniom do wysokości nie przekraczającej 10% dochodu i 15% dochodu. Na konto darowizn należy odnosić nie tylko wartość darowanych składników majątku, ale również kwoty należnego podatku VAT powstającego w związku z darowiznami towarów w rozumieniu ustawy o VAT.

Limity dokonywanych darowizn jak też ściśle określone cele na jakie mogą być one przeznaczane reguluje art. 18 ust. 1 pkt 1 lit. a) i lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wegług stanu obowiązującego do dnia 31.12.2003 r.

Z dniem 1 stycznia 2004 r. zasadniczej zmianie uległa treść art. 18 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W tym zakresie w/w ustawa odwołuje do przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. Nr 96, poz. 873) oraz ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. - przepisy wprowadzające ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 874).

W konsekwencji od dnia 1 stycznia 2004 r. oodliczeniu od dochodu podlegać będą:

1)darowizny na cele określone w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,

2)tylko te darowizny, które przekazane zostaną organizacjom zarejestrowanym jako takie organizacje i prowadzącym działalność pożytku publicznego w sferze zadań publicznych,

3)maksymalna kwota odliczeń nie może przekroczyć 10 % dochodu,

4)w dalszym ciągu odliczeniu podlegają darowizny przekazane na cele kultu religijnego,

5)prawo odliczenia darowizn pieniężnych przysługuje podatnikowi tylko w przypadku, gdy wysokość darowizny udokumentowana jest dowodem wpłaty na rachunek bankowy obdarowanego. W przypadku innej darowizny niż pieniężna wymagany jest dokument, z którego wynikać będzie wartość tej darowizny, oraz oświadczenie obdarowanego o jej przyjęciu.

Należy przyjąć, że dokumentem stanowiącym podstawę dokonania odliczeń darowizny od dochodu może być zarówno faktura wewnętrzna wystawiona przez darczyńcę przekazującego wytworzone we własnym zakresie produkty jak i dowód zakupu (faktura) – w przypadku przekazania tytułem darowizny nabytych przez podatnika dóbr.

Opisane powyżej zmiany przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych obowiązują od dnia 1 stycznia 2004 r. i mają zastosowanie tylko w stosunku do tych podatników, których rok podatkowy zbieżny jest z rokiem kalendarzowym.