Odpowiadając na wniosek Spółki z dnia 26.03.2004 r., uzupełniony pismem Spółki z dnia 9.04.2004 r. w sprawie zaliczenia kosztów na podstawie paragonu fiskalnego (taxi, autostrada, parking ) w koszty uzyskania przychodów Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w Łodzi, w celu zapewnienia jednolitego stosowania prawa przy ocenie skutków w podatku dochodowym od osób prawnych, działając na podstawie przepisów art. 14a § 1 ustawy z dnia 29.08.1997r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926, ze zm.) informuje.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka zamierza zaliczać koszty przejazdu i parkowania pojazdów na podstawie paragonu fiskalnego (taxi, autostrada, parking ), przedłożonego przez pracownika Spółki, właściwie opisanego i zaakceptowanego przez Zarząd w koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, ze zm.) kosztem uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych wymienionych w art. 16 ust. 1.

Z kolei w tzw. negatywnym katalogu kosztów zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy opłaty parkingowe, opłaty za przejazd autostradą, opłaty za taxi nie zostały wymienione lecz art. 16 ust. 1 pkt. 30 wyklucza zaliczenia wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

• w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
• w jazdach lokalnych w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrebnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Ograniczenie to powoduje że, jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę przekraczającą ten limit nadwyżki nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli wypłaci kwotę niższą – kosztem podatkowym będzie dla niego faktycznie poniesiony wydatek.
A zatem opłaty za parkowanie, opłaty za przejazd autostradą będą stanowiły koszt uzyskania przychodów w pełnej wysokości w przypadku samochodów stanowiących środki trwałe ujęte w ewidencji spółki. Opłaty za przejazdy taxi na uzasadnione zlecenie pracodawcy – w celach służbowych również będą stanowiły koszt uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994 r. (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, którymi są m. in. obce dowody otrzymane od kontrahentów. Do takich należy zatem zaliczyć również paragon, gdyż jest to zewnętrzny obcy dowód otrzymany od kontrahenta. Jednak każdy dowód księgowy powinien zawierać najmniej :

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego
2. określenie stron (nazwy, adresy ) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych ( dekretacja ), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Paragon nie posiada jednak podpisu wystawcy dowodu, ale zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości można zaniechać zamieszczenia na dowodzie danych, o których mowa wyżej w pkt 5 i 6, a więc m.in. podpisu wystawcy dowodu, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych. W świetle powyższego wystarczy opisać i umieścić na paragonie fiskalnym dane i podpis osoby, która dokonała opłaty oraz podać w związku z czym były one dokonane (np. transport towarów na trasie ....-...., podróż służbowa własnym lub służbowym samochodem do ...., itp.) stosując generalnie ustalone przez Spółkę zasady.

W świetle powyższego, Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w Łodzi potwierdza słuszność zajętego przez Spółkę stanowiska z zastrzeżeniem wyżej przedstawionego ograniczenia.