Zgodnie ze stanem faktycznym przedstawionym we wniosku Spółka świadczy usługi przewozowe własnymi i wynajmowanymi wagonami. W trakcie świadczonych usług dochodzi do dewastacji i zniszczenia taboru kolejowego oraz mają miejsce kradzieże przewożonego węgla. W związku z powyższym za uszkodzenie wagonów i braki towaru w transporcie Spółka obciążana jest kosztami przez kontrahentów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j. t. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Jak z powyższego wynika, dla określenia konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów podatnik zobowiązany jest wykazać związek tego wydatku z uzyskanym przychodem, bądź z prowadzoną działalnością nakierowaną na uzyskanie przychodu.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych, odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów lub wykonanych robót i usług, zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad, zwłoki w usunięciu wad towarów albo zwłoki w usunięciu wad wykonanych robót i usług.

Co do zasady kary umowne i odszkodowania związane z prowadzoną działalnością są kosztem uzyskania przychodów. Wyjątek stanowią kary i odszkodowania z tytułów wymienionych w powyższym przepisie.

Równocześnie art. 16 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j. t. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu strat w środkach trwałych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych, o których mowa w art. 16h ust. 1 pkt 1. Należy przez to rozumieć, że nie są kosztami uzyskania przychodów straty w stanowiących własność Spółki wagonach kolejowych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych dokonywanych na podstawie art. 16h ust. 1 pkt 1.

Fakt poniesienia straty powinien być prawidłowo udokumentowany, bowiem w tym przypadku jest to warunek niezbędny, by móc taką stratę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Dokumentem potwierdzającym stratę może być protokół potwierdzony przez właściwe organy np. policję, straż pożarną, towarzystwo ubezpieczeniowe.