INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 11.05.2012 r. (data wpływu 21.05.2012 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości stosowania faktur elektronicznych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 21.05.2012r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości stosowania faktur elektronicznych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka C (dalej „Spółka”) prowadzi działalność leasingową. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka wystawia faktury VAT w postaci papierowej. Faktury te są następnie przesyłane kontrahentom w formie papierowej za pośrednictwem poczty, kuriera lub wręczane osobiście.

W celu usprawnienia przepływu faktur Spółka rozważa zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF.

Fakt otrzymania przez kontrahenta faktury oraz faktury korygującej będzie widoczny w raporcie generowanym przez system. Raport ten będzie zawierał dane dotyczące faktury oraz status przesłania danej wiadomości. Spółka zamierza dokonywać obniżenia podstawy opodatkowania VAT wynikającego z wystawionych faktur korygujących na podstawie informacji zawartej w raporcie potwierdzającej, że dokument został dostarczony do aplikacji kontrahenta.

Po wdrożeniu systemu faktur elektronicznych faktury będą wystawiane również w formie papierowej (np. w czasie awarii systemu), następnie drukowane i przesyłane do kontrahentów pocztą.

Spółka zakłada, że tylko od części kontrahentów otrzyma akceptację na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Spółka planuje przechowywać kopie wszystkich faktur (zarówno przesyłanych w formie papierowej jak i elektronicznej) w postaci elektronicznej. Kopie faktur byłyby archiwizowane na serwerze w podziale na okresy rozliczeniowe. Kopie faktur byłyby zabezpieczone w sposób zapewniający integralność ich treści, czytelność oraz autentyczność pochodzenia od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z napisem „kopia” oraz gwarantujący szybki dostęp do faktur na żądanie organów kontrolujących.

Spółka rozważa możliwość przechowywania faktur wystawianych w formie elektronicznej przez zewnętrzną firmę świadczącą usługi archiwizowania. W takim przypadku faktury byłyby archiwizowane w formie elektronicznej poza siedzibą Spółki, w sposób gwarantujący autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność, łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do faktur. Dostęp do faktur byłby realizowany przez stronę internetową, po zalogowaniu się na niej za pomocą dedykowanego loginu i hasła.

Kontrahenci Spółki realizują na rzecz Spółki dostawy towarów i świadczą usługi podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT. W związku z powyższym Spółka otrzymuje faktury oraz faktury korygujące. Spółka rozważa możliwość akceptacji technik informatycznych do przesyłania w/w faktur. Kontrahenci Spółki będą sporządzać faktury oraz faktury korygujące za pomocą własnych systemów informatycznych i przesyłać przedmiotowe dokumenty Spółce za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy raport generowany przez system, zawierający dane dotyczące faktury korygującej oraz informację o statusie „wiadomość dostarczona” stanowi wystarczającą formę potwierdzenia że kontrahent otrzymał fakturę korygującą, a tym samym upoważnia Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania VAT wynikającego z tej faktury korygującej...
2. Czy po wdrożeniu w Spółce systemu faktur elektronicznych i po otrzymaniu od kontrahenta akceptacji na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej nie będzie przeciwwskazań, aby faktury i faktury korygujące były wystawiane w formie papierowej pomimo, że nie zaistniały żadne przeszkody formalne lub techniczne, które by nie umożliwiały wystawianie faktur w formie elektronicznej...
3. Czy Spółka może przechowywać kopie faktur (zarówno kopie faktur wystawianych w formie elektronicznej jak i kopie faktur wystawianych w formie papierowej) w formie elektronicznej w sposób zapewniający ich integralność, czytelność i autentyczność od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z napisem „kopia”, z podziałem na okresy rozliczeniowe, zapewniając równocześnie ich dostępność na żądanie...
4. Czy Spółka może przechowywać kopie faktur elektronicznych korzystając z usług zewnętrznej firmy świadczącej usługi archiwizowania, poza siedzibą Spółki, w sposób gwarantujący autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność, łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do faktur, w przypadku gdy dostęp do faktur byłby realizowany przez stronę internetową, po zalogowaniu się na niej za pomocą dedykowanego loginu i hasła...
5. Czy Spółce będzie przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach oraz fakturach korygujących otrzymanych od kontrahentów za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF...
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

Dot. pytania 1

W myśl art. 29 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług, w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.

W ustawie o podatku od towarów i usług brak jest szczegółowych regulacji w zakresie sposobu potwierdzenia odbioru faktury korygującej. W związku z tym, w ocenie Spółki, potwierdzenie takie może być dokonane w każdej formie pozwalającej na jednoznaczne stwierdzenie, że odbiorca otrzymał fakturę korygującą.

Należy podkreślić, ze ustawodawca w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w aktach wykonawczych do ustawy nie zdefiniował znaczenia słowa „otrzymać”. W konsekwencji, konieczne jest odwołanie się do gramatycznej wykładni tego pojęcia. Zgodnie z „Małym Słownikiem Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN) przez „otrzymać” należy rozumieć „stać się odbiorcą czegoś, dostać coś”). Otrzymanie nie jest równoznaczne z przejęciem lub pobraniem. Otrzymującym jest osoba, której dana rzecz została przedłożona. W związku z powyższym momentem otrzymania faktury korygującej będzie moment, w którym faktura elektroniczna będzie dostępna dla odbiorcy faktury na jego urządzeniach informatycznych. Analogiczne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 25 lutego 2011 r., sygn. ILPP2/443-1953/10-2/SJ, zgodnie z którą „gdy z racji funkcjonalności systemu informatycznego stosowanego przez obie strony transakcji, wystawiona faktura i faktura korygująca w formie elektronicznej jest umieszczana w systemie informatycznym i natychmiast jest widoczna dla odbiorcy tej faktury na jego urządzeniach informatycznych, to wówczas momentem otrzymania takiej faktury jest moment jej wystawienia i umieszczenia w systemie informatycznym”.

W związku z powyższym Spółka stoi na stanowisku, że raport generowany przez system, zawierający dane dotyczące faktury korygującej oraz informację o statusie „wiadomość dostarczona” stanowi wystarczającą formę potwierdzenia, że kontrahent otrzymał fakturę korygującą, a tym samym upoważnia Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania VAT wynikającego z tej faktury korygującej.

Dot. pytania 2

W Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, brak jest regulacji co do wystawiania faktur w formie papierowej, gdy w Spółce funkcjonuje system faktur elektronicznych. Wprowadzenie systemu faktur elektronicznych nie wyłącza i nie ogranicza możliwości stosowania przepisów ustawy o VAT w zakresie zasad wystawiania faktur. Zdaniem Spółki wprowadzenie systemu wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej z danym kontrahentem nie ogranicza możliwości wystawiania faktur w postaci papierowej.

Dot. pytania 3

Zgodnie z paragrafem 21 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zwolnienia od podatku od towarów i usług, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralnosć treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie,
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do tych faktur.
   
   

W świetle przytoczonego przepisu Spółka stoi na stanowisku, że kopie faktur elektronicznych, jak i kopie faktur w wersji papierowej, mogą być przechowywane tylko w wersji elektronicznej (bez drukowania) pod warunkiem spełnienia w/w wymogów z rozporządzenia.

Dot. pytania 4

Zdaniem Spółki faktury wystawiane w formie elektronicznej mogą być archiwizowane przez zewnętrzną firmę świadczącą usługi archiwizowania, poza siedzibą Spółki, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności, łatwego odszukania faktur oraz bezzwłocznego dostępu do faktur, również jeśli dostęp do faktur byłby realizowany przez stronę internetową, po zalogowaniu się na niej za pomocą dedykowanego loginu i hasła. Przedstawiony schemat archiwizacji faktur elektronicznych spełnia wymogi paragrafu 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Dot. pytania 5

Zgodnie z paragrafem 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur. W rozumieniu przepisów rozporządzenia autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się brak zmian w zakresie danych, które powinna ona zawierać.

Autentyczność faktur zostanie zapewniona poprzez weryfikację użytego adresu poczty elektronicznej oraz przez podpisanie akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez pracownika Spółki. Integralność faktur zostanie zapewniona poprzez użycie formatu PDF. Po zapisaniu pliku w formacie PDF istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji pliku, a ewentualne próby dokonania ingerencji w jego treść zostawiają ślady umożliwiające stwierdzenie dokonania zmian.

Zdaniem Spółki faktury otrzymywane pocztą elektroniczną w formacie PDF uprawniają Spółkę do rozliczenia wynikającego z podatku naliczonego VAT. Powyższe stanowisko jest zgodne z informacją opublikowaną na stronach internetowych Ministerstwa Finansów, adres publikacji: www.mf.gov.pl/_files_/podatki/vat_i_akcyzowy/informacje/najwazniejsze_zmiany_w_vat.pdf. W wyżej wymienionej informacji stwierdzono, że format PDF jest przykładowym formatem, który może zostać zastosowany do przesyłania faktur elektronicznych.

Reasumując, Spółka stoi na stanowisku, że:

1. raport generowany z systemu, zawierający dane dotyczące faktury korygującej oraz informację o statusie „wiadomość dostarczona” stanowi wystarczającą formę potwierdzenia, że kontrahent otrzymał fakturę korygującą.
2. wprowadzenie systemu wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej z danym kontrahentem nie ogranicza możliwości wystawiania faktur w postaci papierowej.
3. zarówno kopie faktur elektronicznych, jak i kopie faktur w wersji papierowej, mogą być przechowywane tylko w wersji elektronicznej (bez drukowania) pod warunkiem spełnienia wymogów z rozporządzenia (integralność ich treści, czytelność, autentyczność, łatwe odszukanie, bezzwłoczny dostęp, archiwizacja w podziale na okresy rozliczeniowe).
4. faktury wystawiane w formie elektronicznej mogą być archiwizowane przez zewnętrzną firmę świadczącą usługi archiwizowania, poza siedzibą Spółki, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności, łatwego odszukania faktur oraz bezzwłocznego dostępu do faktur, również, jeśli dostęp do faktur byłby realizowany przez stronę internetową, po zalogowaniu się na niej za pomocą dedykowanego loginu i hasła.
5. Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach oraz fakturach korygujących otrzymanych od kontrahentów za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF.
   
   

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z dyspozycją art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W art. 29 ust. 1 ustawy wskazano, że podstawą opodatkowania jest obrót, z zastrzeżeniem ust. 2-21, art. 30-32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej. Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku.

W przypadku, gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano (ust. 4a cyt. artykułu).

Według ust. 4c tegoż artykułu, przepis ust. 4a stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia korekty faktury do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Z powołanych wyżej regulacji art. 29 ust. 4a i 4c ustawy wynika, że faktura korygująca bez potwierdzenia jej odbioru nie stanowi wystarczającej podstawy do obniżenia podatku należnego. Dopiero potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę powoduje akceptację zmiany wartości zawartych na fakturze i daje prawo do takiego obniżenia. Jednocześnie wskazać należy, iż ustawodawca nie określił konkretnej formy, w jakiej potwierdzenie to ma następować. Przyjąć zatem należy, iż wszelkie sposoby uzyskiwania potwierdzenia odbioru faktur korygujących, jeżeli na ich podstawie jednoznacznie wynika, że faktura dotarła do odbiorcy – są właściwe.

Wnioskodawca wskazał we wniosku, iż fakt otrzymania przez kontrahenta faktury korygującej będzie widoczny w raporcie generowanym przez system. Raport ten będzie zawierał dane dotyczące faktury oraz status przesłania danej wiadomości. Spółka zamierza dokonywać obniżenia podstawy opodatkowania VAT wynikającego z wystawionych faktur korygujących na podstawie informacji zawartej w raporcie potwierdzającej, że dokument został dostarczony do aplikacji kontrahenta.

Uwzględniając powyższe należy stwierdzić, ze generowany przez używany w Spółce system raport informujący, iż wiadomość zawierająca fakturę korygującą w formacie PDF została dostarczona („wiadomość dostarczona”) jest właściwą formą potwierdzenia, iż kontrahent fakturę otrzymał i upoważnia Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania. Moment otrzymania takiego raportu należy więc traktować jako moment, w którym Spółka otrzymała potwierdzenie dostarczenia faktury korygującej do odbiorcy.

Stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 należało zatem uznać za prawidłowe.

Przepis art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług określa, że podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z dnia 28 marca 2011 r. (Dz.U. Nr 68, poz. 360) – zwane dalej rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (ust. 2).

W myśl § 21 ust. 1 cyt. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych (ust. 2).
   
   

W myśl ust. 3, autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (ust. 4).

W dniu 17 grudnia 2010 r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie przesyłania faktur.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia).

W myśl § 4 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury – w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Sposób przechowywania faktur elektronicznych został określony w § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.
   
   

Powyższe uregulowania pozwalają na przechowywanie faktur otrzymanych drogą elektroniczną w dowolny sposób z podziałem na okresy rozliczeniowe, z zachowaniem przez podatnika warunków określonych przepisami rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur i rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur. Jest to bezwzględny wymóg zachowania przez podatnika autentyczności pochodzenia, integralności treści faktury oraz czytelności faktur, a także łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur. Przy czym należy zauważyć, iż przepis § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur wymaga od podatnika, aby ww. okoliczności były zachowane przez cały okres istnienia faktury, tj. od momentu jej wystawienia do upływu okresu przedawnienia. Zatem, wystawienie, przesyłanie wystawionej faktury oraz jej przechowywanie winno spełniać wymienione wymogi.

Z przedmiotowego wniosku wynika, iż w celu usprawnienia przepływu faktur Spółka rozważa zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF. Fakt otrzymania przez kontrahenta faktury oraz faktury korygującej będzie widoczny w raporcie generowanym przez system. Raport ten będzie zawierał dane dotyczące faktury oraz status przesłania danej wiadomości. Spółka zamierza dokonywać obniżenia podstawy opodatkowania VAT wynikającego z wystawionych faktur korygujących na podstawie informacji zawartej w raporcie potwierdzającej, że dokument został dostarczony do aplikacji kontrahenta. Po wdrożeniu systemu faktur elektronicznych faktury będą wystawiane również w formie papierowej (np. w czasie awarii systemu), następnie drukowane i przesyłane do kontrahentów pocztą.

Spółka zakłada, że tylko od części kontrahentów otrzyma akceptację na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Spółka planuje przechowywać kopie wszystkich faktur (zarówno przesyłanych w formie papierowej jak i elektronicznej) w postaci elektronicznej. Kopie faktur byłyby archiwizowane na serwerze w podziale na okresy rozliczeniowe. Kopie faktur byłyby zabezpieczone w sposób zapewniający integralność ich treści, czytelność oraz autentyczność pochodzenia od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z napisem „kopia” oraz gwarantujący szybki dostęp do faktur na żądanie organów kontrolujących.

Spółka rozważa możliwość przechowywania faktur wystawianych w formie elektronicznej przez zewnętrzną firmę świadczącą usługi archiwizowania. W takim przypadku faktury byłyby archiwizowane w formie elektronicznej poza siedzibą Spółki, w sposób gwarantujący autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność, łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do faktur. Dostęp do faktur byłby realizowany przez stronę internetową, po zalogowaniu się na niej za pomocą dedykowanego loginu i hasła.

Kontrahenci Spółki realizują na rzecz Spółki dostawy towarów i świadczą usługi podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT. W związku z powyższym Spółka otrzymuje faktury oraz faktury korygujące. Spółka rozważa możliwość akceptacji technik informatycznych do przesyłania ww. faktur. Kontrahenci Spółki będą sporządzać faktury oraz faktury korygujące za pomocą własnych systemów informatycznych i przesyłać przedmiotowe dokumenty Spółce za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF.

Mając na uwadze powyższe przepisy oraz okoliczności przedstawione we wniosku, w szczególności zapewnienie przez Wnioskodawcę spełnienia warunków określonych w § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur oraz przepisów rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, należy stwierdzić, że Spółka może stosować opisany system przesyłania faktur w formie elektronicznej za pomocą poczty elektronicznej, w formacie PDF, po otrzymaniu akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez kontrahenta. Spółka może również otrzymywać od kontrahentów faktury i faktury korygujące w formie elektronicznej za pomocą poczty elektronicznej, w formacie PDF po uprzedniej akceptacji takiego sposobu przesyłania. Otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury w formacie PDF będą spełniać wymogi przewidziane przepisami rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych i stanowić będą faktury elektroniczne w rozumieniu tych przepisów.

Równocześnie Spółka uprawniona jest także do wystawiania faktur i faktur korygujących w formie papierowej, gdyż stosowanie systemu przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie wyklucza automatycznie tej formy fakturowania realizowanych transakcji, wobec czego stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 2 w należało również uznać za prawidłowe.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje - w myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy - w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (ust. 11).

W świetle powyższego należy stwierdzić, że podatek naliczony w przypadku towarów i usług nabytych w obrocie krajowym (poza produktami rolnymi i usługami rolniczymi nabywanymi od rolnika ryczałtowego) wynika z faktur otrzymywanych przez podatnika.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że Spółce przysługiwać będzie prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur elektronicznych otrzymywanych od kontrahentów, w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych. Stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 5 jest również prawidłowe.

Cytowane wcześniej przepisy odnoszące się do faktur nie nakładają na podatników obowiązku przechowywania faktur wystawionych w formie papierowej w tej samej postaci, w jakiej zostały wystawione, tj. w formie papierowej. Ustawowy obowiązek przechowywania faktur obejmuje przechowywanie zarówno oryginałów jak i kopii wystawionych faktur VAT w dowolnej postaci, umożliwiającej spełnienie określonych w rozporządzeniu przesłanek dotyczących autentyczności pochodzenia i integralności danych zawartych w fakturze.

Mając zatem na uwadze przedstawione we wniosku okoliczności sprawy należy stwierdzić, że Spółka może przechowywać kopie faktur wystawianych zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej – w formie elektronicznej, z jednoczesnym spełnieniem warunków opisanych w cyt. przepisach, tzn. w sposób zapewniający ich integralność, czytelność i autentyczność od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z napisem „kopia”, z podziałem na okresy rozliczeniowe, zapewniając równocześnie ich dostępność na żądanie. Zatem stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 3 należało uznać za prawidłowe.

Należy w tym miejscu dodać, że w świetle przedstawionych przepisów nie ma również przeszkód, aby Spółka przechowywała kopie faktur elektronicznych poza swoją siedzibą, korzystając z usług zewnętrznej firmy świadczącej usługi archiwizowania, skoro jak wynika z wniosku, sposób ten gwarantuje autentyczność pochodzenia faktur, integralność ich treści, czytelność, łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do faktur realizowany przez stronę internetową, po zalogowaniu się na niej za pomocą dedykowanego loginu i hasła. Trzeba również wskazać, że cyt. przepisy nie określają konkretnego sposobu, w jaki ma być zapewniony dostęp do przechowywanych kopii faktur elektronicznych, a wskazują jedynie, że ma on być bezzwłoczny. Zatem stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 4 jest również prawidłowe.

Reasumując przedstawione w złożonym wniosku stanowisko Spółki w odniesieniu do opisanego zdarzenia przyszłego należało całościowo uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.