Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu
ILPP4/443-397/13-2/EWW
z 20 listopada 2013 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 26 sierpnia 2013 r. (data wpływu 28 sierpnia 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupu w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 28 sierpnia 2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupu w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego towarów oraz spedycji. W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa towary i usługi od wielu dostawców będących podatnikami podatku VAT w Polsce. W związku z powyższym otrzymuje miesięcznie dużą ilość faktur VAT za zakupione towary i usługi w formie papierowej oraz znikomą część w formie elektronicznej. Zainteresowany aby uprościć przechowywanie otrzymywanych faktur w formie papierowej zamierza przechowywać otrzymane faktury w wersji elektronicznej.

Procedura przechowywania faktur VAT będzie przedstawiała się następująco:

1. dostawca nabywanych przez Wnioskodawcę towarów i usług przysyła fakturę na jego adres w formie papierowej;
2. oryginalna (w formie papierowej) faktura VAT będzie stemplowana z właściwą datą otrzymania jej przez Spółkę;
3. każda otrzymana faktura VAT zostanie następnie zeskanowana, przy czym wersja elektroniczna faktury VAT będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa (łącznie z datą otrzymania faktury VAT);
4. zeskanowana faktura VAT zostanie wprowadzona do elektronicznego archiwum, przy czym nie będzie możliwości modyfikacji treści faktury VAT;
5. następnie faktura VAT w formie papierowej zostanie zniszczona.
   
   

Wszystkie zeskanowane w ten sposób faktury przechowywane będą przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, w podziale na okresy rozliczeniowe. W przypadku potencjalnej kontroli, Zainteresowany będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1. Czy przedstawiona przez Wnioskodawcę procedura przechowywania faktur VAT spełnia wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego?
2. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT, w związku z planowanym wdrożeniem wyżej opisanej procedury przechowywania faktur VAT w wersji elektronicznej?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiona w opisie sprawy proponowana procedura przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej spełnia wszelkie wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego w zakresie dotyczącym przechowywania faktur papierowych. Opisana powyżej procedura przechowywania faktur VAT pozwala również na pełne odliczenie podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur VAT w wersji papierowej, które następnie zostaną zniszczone po uprzednim wprowadzeniu ich do elektronicznej bazy danych.

W myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2. otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

– w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Literalne odczytanie tego przepisu nie prowadzi do konkluzji, że skoro wystawiona została faktura w formie papierowej, to w tej samej formie musi być przechowywana jej kopia. Wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktur w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowalnego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego. Podstawowym warunkiem przechowywania faktur  bez względu na wybór formy przechowywania  jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, od momentu ich wystawienia do czasu upływy terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka pragnie zaznaczyć, że papierowa faktura VAT zapisana w elektronicznej bazie danych nie będzie mogła być w żaden sposób modyfikowana, a jej elektroniczny obraz i wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Według art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Z kolei ust. 11 wskazanego przepisu stanowi, że jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10 może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Z powołanych przepisów wynika, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy.

W świetle przedstawionego powyżej zdarzenia przyszłego i stanu prawnego  zdaniem Wnioskodawcy  proponowana przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT jest prawidłowa i na podstawie tak przechowywanych faktur VAT Zainteresowanemu będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.)  zwanej dalej ustawą  podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy  działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy - przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy - podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Jak wskazuje art. 106 ust. 8 ustawy - minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.
   
   

Na podstawie delegacji zawartej w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.)  zwane dalej rozporządzeniem  które zostało zmienione z dniem 1 stycznia 2013 r. przez rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. (Dz. U. z 2012 r., poz. 1428).

Należy wskazać, że znowelizowane od 1 stycznia 2013 r. rozporządzenie nie posługuje się już określeniem oryginał faktury czy kopia faktury.

Na podstawie § 19 ust. 1 rozporządzenia - faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia - podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2. otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

– w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Z kolei na mocy § 21 ust. 4 rozporządzenia - podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle regulacji § 2 pkt 7 rozporządzenia - przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury (§ 2 pkt 8 rozporządzenia) - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 20a ust. 1 rozporządzenia - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług – § 20a ust. 2 rozporządzenia.

Podkreślić należy, że z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur wynika, że co do zasady nie ma przeszkód aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego towarów oraz spedycji. W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa towary i usługi od wielu dostawców będących podatnikami podatku VAT w Polsce. W związku z powyższym otrzymuje miesięcznie dużą ilość faktur VAT za zakupione towary i usługi m.in. w formie papierowej. Zainteresowany aby uprościć przechowywanie otrzymywanych faktur w formie papierowej zamierza przechowywać otrzymane faktury w wersji elektronicznej.

Zainteresowany przedstawił następujący schemat obiegu dokumentów zakupu oraz ich ewidencjonowania i przechowywania:

1. dostawca nabywanych przez Wnioskodawcę towarów i usług przysyła fakturę na jego adres w formie papierowej;
2. oryginalna (w formie papierowej) faktura VAT będzie stemplowana z właściwą datą otrzymania jej przez Spółkę;
3. każda otrzymana faktura VAT zostanie następnie zeskanowana, przy czym wersja elektroniczna faktury VAT będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa (łącznie z datą otrzymania faktury VAT);
4. zeskanowana faktura VAT zostanie wprowadzona do elektronicznego archiwum, przy czym nie będzie możliwości modyfikacji treści faktury VAT;
5. następnie faktura VAT w formie papierowej zostanie zniszczona.
   
   

Wszystkie zeskanowane w ten sposób faktury przechowywane będą przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, w podziale na okresy rozliczeniowe. W przypadku potencjalnej kontroli, Wnioskodawca zapewni pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że opisany przez Spółkę sposób przechowywania w formie elektronicznej (w formie zeskanowanych obrazów) faktur VAT otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej spełniać będzie warunki określone w rozporządzeniu. Jak bowiem poinformował Zainteresowany, przechowywanie w ten sposób faktur zapewni im autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz spełniać będzie wymogi czytelności i łatwości odszukania tych faktur. Spółka wskazała także, że w przypadku kontroli zapewniony zostanie pełny i bezzwłoczny dostęp do tych faktur. Będą one także przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, że przedstawiona przez Wnioskodawcę procedura przechowywania faktur VAT spełniać będzie wymogi przewidziane w przepisach rozporządzenia. Zatem możliwe będzie przechowywanie wyłącznie w formie zapisów obrazów elektronicznych faktur VAT zakupu otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy  w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy  kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:

1. z tytułu nabycia towarów i usług,
2. potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego,
3. od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu

– z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy  prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy).

Z powyższej cytowanych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Zgodnie z art. 112 ustawy  podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Biorąc pod uwagę powołane przepisy stwierdzić zatem należy, że przechowywany w formie obrazu elektronicznego zapis otrzymanej w formie papierowej faktury VAT zakupu będzie stanowić podstawę odliczenia podatku naliczonego, a w przypadku kontroli podatkowej będzie dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT.

Reasumując, jeżeli Zainteresowany spełnia warunki zawarte w art. 86 ust. 1 ustawy to będzie przysługiwało mu prawo do odliczenia podatku naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT w wersji papierowej, mimo że zgodnie z wdrożoną procedurą faktury te przechowywane będą w wersji elektronicznej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczyć należy, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytań) Zainteresowanego. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniami nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone. Dotyczy to w szczególności kwestii faktur otrzymywanych przez Spółkę w formie elektronicznej.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Dąbrowskiego 13, 66-400 Gorzów Wielkopolski po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.