Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa
z 23 maja 2017 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 22 marca 2017 r. (data wpływu 28 marca 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizacji w formie elektronicznej faktur wystawianych w formacie elektronicznym i wysyłanych w formie papierowej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 28 marca 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizacji w formie elektronicznej faktur wystawianych w formacie elektronicznym i wysyłanych w formie papierowej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest czynnym podatnikiem VAT, prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie produkcji izolacji technicznych.

Spółka realizuje dostawy towarów i świadczy usługi na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. W celu prawidłowego udokumentowania przedmiotowych transakcji, Spółka wystawia odpowiednie dokumenty, o których mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2016 r., poz. 710, z późn. zm., dalej: ustawa o VAT) tj.:

1. faktury VAT,
2. faktury korygujące,
3. duplikaty faktur,
4. duplikaty faktur korygujących

– (dalej: Dokumenty lub Faktury).

Wszystkie wymienione powyżej Dokumenty wystawiane są przy użyciu informatycznego systemu finansowo-księgowego Spółki i zawierają odpowiednie wymagane ustawowo elementy enumeratywnie wymienione w art. 106e, 106j oraz 106l ustawy o VAT. Jednocześnie, stosownie do postanowień art. 106g ust. 1 ww. ustawy Dokumenty wystawiane są przez Wnioskodawcę co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazywany jest nabywcy towarów/usług, a drugi przechowywany jest przez Spółkę w prowadzonej przez nią dokumentacji.

Wnioskodawca pragnie również poinformować, iż w chwili obecnej stosowane są dwa sposoby przekazywania Faktur kontrahentom Spółki. W pierwszym z nich Dokumenty wysyłane są do klientów w formie elektronicznej – w tym przypadku egzemplarz Faktury przeznaczony dla Spółki jest przechowywany wyłącznie na dysku/serwerze Wnioskodawcy w formacie PDF (tj. nie jest drukowany). Wnioskodawca pragnie jednocześnie podkreślić, iż w analizowanej sytuacji Spółka każdorazowo jest w posiadaniu akceptacji klienta do otrzymywania przez niego Faktur drogą elektroniczną.

W odniesieniu natomiast do części kontrahentów Spółki, oba egzemplarze Faktury są drukowane, z czego jeden wysyłany jest do klienta w formie papierowej, a drugi Spółka zachowuje w swojej dokumentacji.

Biorąc pod uwagę, dużą ilość wystawianych Dokumentów, Spółka zamierza zaprzestać ich przechowywania w formie papierowej oraz wprowadzić nowy model archiwizacji Dokumentów, zgodnie z którym wszystkie Faktury będę generowane w formie elektronicznej, a następnie zapisywane na dysku/serwerze Spółki w formacie PDF, co uniemożliwi zmianę danych w nich zawartych za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania lub edytorów tekstu. Spółka pragnie wskazać, iż cały proces wystawiania Faktur odbywać się będzie przy pomocy informatycznego systemu finansowo-księgowego Spółki. Przedmiotowy system zawiera pełną historię dotyczącą generowanych w nim Dokumentów w szczególności informacje o osobie, która wystawiła dany Dokument (przy czym do wystawienia Faktur są upoważnieni jedynie wybrani pracownicy działu księgowego Spółki posiadający dostęp do informatycznego systemu finansowo-księgowego Spółki).

Zgodnie z planowanym modelem archiwizacji Dokumentów, egzemplarz przeznaczony dla Spółki będzie przechowywany wyłącznie na dysku/serwerze Wnioskodawcy w formacie PDF (tym samym nie będzie on już drukowany), natomiast egzemplarz Faktury przeznaczony dla kontrahenta będzie nadal wysyłany do niego w formie papierowej.

W obu przypadkach, Faktury w formie elektronicznej (w formacie PDF) przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwi szybkie odszukanie i dostęp do Dokumentów. Ponadto, stosownie do postanowień ustawy o VAT, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Wnioskodawca będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów, jak również umożliwić bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie wynikających z nich danych.

Wnioskodawca pragnie także wskazać, iż, Faktury będą przez Spółkę przechowywane co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych wynikających z przedmiotowych Dokumentów.

Spółka pragnie również zaznaczyć, iż gromadzi dodatkową dokumentację potwierdzającą związek pomiędzy wystawianymi Fakturami a rzeczywistymi zdarzeniami gospodarczymi (zrealizowanymi transakcjami), które każdy z nich dokumentuje, w szczególności umowy handlowe, zamówienia od kontrahentów, dokumenty magazynowe, itp.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy przedstawiony w zdarzeniu przyszłym, planowany sposób archiwizacji Faktur wystawianych w formacie elektronicznym i wysyłanych do kontrahenta w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu przez Spółkę jedynie w formie pliku PDF zapisywanego na dysku/serwerze Spółki bez ich drukowania spełnia wymogi w zakresie przechowywania faktur zawarte w art. 112a ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w zdarzeniu przyszłym planowany sposób archiwizacji Faktur wystawianych w formacie elektronicznym i wysyłanych do kontrahenta w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu przez Spółkę jedynie w formie pliku PDF zapisywanego na dysku/serwerze Spółki bez ich drukowania spełnia wymogi w zakresie przechowywania faktur zawarte w art. 112a ustawy o VAT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

1. Faktura wystawiona w formie elektronicznej – uwagi ogólne

Stosownie do art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, w tym w szczególności dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą. Ponadto w przypadku, gdy po wystawieniu faktury nastąpi zmiana w cenie (wynikająca z rabatu, upustu, podwyższenia ceny czy też pomyłki), jak również zwrotu towaru i opakowań lub otrzymanej całości lub części zapłaty, podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej (art. 106j ustawy o VAT). Natomiast w sytuacji, gdy faktura lub faktura korygująca ulegnie zniszczeniu albo zaginie podatnik ma obowiązek wystawić ją ponownie i umieścić na niej wyraz „Duplikat” (art. 106l ustawy o VAT).

Jednocześnie, jak wynika z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury powinny być wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazywany jest nabywcy towarów lub usług, natomiast drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei zgodnie z brzmieniem art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę należy rozumieć „dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”.

Uwzględniając powyższe, przedstawiona w ustawie o VAT definicja faktury obejmuje zarówno dokumenty wystawione w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, pod warunkiem, że zawierają one wszystkie obligatoryjne elementy wskazane w art. 106e ustawy o VAT (oraz w przypadku faktur korygujących oraz duplikatów faktur również dodatkowe elementy wymienione odpowiednio w art. 106j oraz 106l ustawy o VAT).

Spółka pragnie podkreślić, iż jak zostało przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego, Faktury wystawiane przez nią w formie elektronicznej uwzględniają wszystkie obowiązkowe elementy wymienione w art. 106e, 106j oraz 106l ustawy o VAT. Tym samym, w ocenie Wnioskodawcy spełniają one definicję faktur w rozumieniu ustawy o VAT.

2. Przechowywanie dokumentów na gruncie przepisów ustawy o VAT

Stosownie do regulacji art. 112 ustawy o VAT co do zasady „Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3”.

Zgodnie zaś z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT „podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Jednocześnie, na podstawie art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są również zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba, że faktury są przechowywane w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, dostęp on-line do tych faktur.

Dodatkowo, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy mają obowiązek zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Biorąc pod uwagę powyższe, w świetle przepisów ustawy o VAT wszyscy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski, zobowiązani są do przechowania wystawionych przez siebie oraz otrzymanych faktur w określony przepisami sposób. Zwłaszcza zaś przedmiotowe dokumenty powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka pragnie przy tym podkreślić, iż art. 112a ustawy o VAT zasadniczo nie definiuje takich pojęć jak autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy w tym celu należy posłużyć się definicjami przedmiotowych pojęć zawartymi w art. 106m ww. ustawy.

Zgodnie bowiem z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa sam podatnik. Jak wynika natomiast z ust. 2 przedmiotowej regulacji, za autentyczność pochodzenia faktury uznaje się „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”. Przez integralność treści faktury – w świetle art. 106m ust. 3 ustawy o VAT – rozumie się, że „w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”.

W komentarzu do ustawy o VAT Adam Bartosiewicz wskazał, że autentyczność pochodzenia faktury zapewniona jest wtedy, gdy „nie ma wątpliwości, że podmiot widniejący na niej jako sprzedawca (i najczęściej będący także wystawcą faktury) zrealizował transakcję dokumentowaną fakturą” (Adam Bartosiewicz, VAT. Komentarz, LEX 2016).

W konsekwencji, celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który faktycznie zrealizował dokumentowane nią czynności (dostawę towarów lub usług).

Zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym w doktrynie, integralność treści faktury oznacza natomiast, że „faktura od samego początku jej wystawienia do danego momentu w czasie (najpóźniej do końca przedawnienia zobowiązania podatkowego, z którym jest związana) miała taką samą treść. Nie dokonano zmian w jej treści. Nie jest naruszeniem integralności treści faktury (w formie elektronicznej) jej konwersja do innego formatu albo jej zarchiwizowanie” (Adam Bartosiewicz, VAT. Komentarz, LEX 2016).

Uwzględniając przedstawioną definicję, należy zatem stwierdzić, że wymóg zapewnienia integralność treści faktury ma na celu zabezpieczenie tych dokumentów przed dokonaniem przez podatnika jakichkolwiek w nich modyfikacji (za uchybienie integralności faktury nie uznaje się natomiast zmiany formatu pliku, w którym została zapisana).

W ustawie o VAT nie zdefiniowano pojęcia czytelności faktury. Niemniej jednak, zgodnie z wyjaśnieniami autora powołanego powyżej komentarza do art. 106m ustawy o VAT, przez czytelność faktury należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń.

Należy również podkreślić, iż stosownie do art. 106m ust. 4 ustawy o VAT przedstawione powyżej wymogi dotyczące faktur (tj. autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury) podatnik może zapewnić za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Ustawa o VAT nie definiuje pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, o których mowa w powołanej powyżej regulacji. Jednakże, biorąc pod uwagę prezentowane przez organy podatkowe stanowisko w przedmiotowej kwestii, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć, jako „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania”. Ponadto, organ podatkowy w cytowanej interpretacji indywidualnej za przykład kontroli biznesowej podał „posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym” (por. przykładowo: interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2016 r., sygn. IPPP3/4512-497/16-3/RD).

Przedstawiona powyżej definicja „kontroli biznesowych” znajduje również potwierdzenie w doktrynie. Jak bowiem wskazał Tomasz Michalik w komentarzu do ustawy o VAT, „sformułowanie kontrole biznesowe, powtórzone w art. 106m ust. 4, należy rozumieć jako procedury, które mają umożliwić weryfikację i potwierdzenie, iż nie doszło do ingerencji w treść faktury” (Tomasz Michalik, VAT. Komentarz, Legalis 2016).

Z kolei w świetle stanowiska przedstawionego przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w powołanej wyżej interpretacji z dnia 29 lipca 2016 r. (sygn. IPPP3/4512-497/16-3/RD) określona w ustawie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że „związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce”.

Biorąc natomiast pod uwagę stanowisko prezentowane przez przedstawicieli doktryny, za wiarygodną ścieżkę audytu można z kolei uznać np. „określenie sposobu postępowania w przedsiębiorstwie z fakturami wystawianymi przez to przedsiębiorstwo, w tym określenie osób uprawnionych do wystawienia faktury, określenie pewnych cech charakterystycznych faktury, wskazanie na sposób przekazywania wystawionych faktur kontrahentom, powiązanie wystawionej faktury z innymi dokumentami (w większych firmach: z dokumentacją księgowo magazynową)” (Adam Bartosiewicz, VAT. Komentarz, LEX 2016).

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki przez kontrole biznesowe należy rozumieć wszelkie funkcjonujące w przedsiębiorstwie działania i procedury, które mają na celu zapewnienie zbieżności wystawianych przez Spółkę faktur z rzeczywistymi zdarzeniami gospodarczymi (tj. ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu).

Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy co do zasady przepisy ustawy o VAT nie sprzeciwiają się elektronicznej archiwizacji faktur wysyłanych do klientów w formie papierowej, o ile spełnione zostaną ustawowo określone warunki, w tym w szczególności:

1. podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność wystawianych przez niego faktur od momentu wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych,
2. faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,
3. podatnik będzie miał możliwość zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (przy czym w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych).

3. Analiza planowanego przez Wnioskodawcę sposobu archiwizacji dokumentów

Jak już zostało wskazane powyżej, w świetle przepisów ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany do przechowywania dokumentów, w tym również faktur, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób który zapewni ich łatwe odszukanie, jak również umożliwi bezzwłoczny dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Jednocześnie, konieczne jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych faktur.

Zdaniem Spółki, przedstawiony w niniejszym wniosku sposób archiwizacji Dokumentów będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT. Należy bowiem zaznaczyć, iż wystawiane przez Wnioskodawcę Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób który zapewni łatwy dostęp oraz ich odszukanie.

Co więcej, w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na odpowiednie żądanie organu podatkowego bądź organu kontroli skarbowej, zostanie zapewniony niezwłoczny dostęp do wszystkich Dokumentów wystawionych przez Spółkę w określonym okresie rozliczeniowym w formie elektronicznej (tj. pliku w formacie PDF), Jednocześnie, Spółka umożliwi organom podatkowym pobranie przedmiotowych plików, jak również ich wydrukowanie.

Zdaniem Spółki planowany sposób przechowywania Faktur będzie również zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz pełną czytelność przechowywanych elektronicznie Dokumentów. Poniżej zostały zaprezentowane argumenty, które w ocenie Wnioskodawcy przemawiają za słusznością przedstawionego stanowiska.

Autentyczność pochodzenia

Autentyczność pochodzenia Faktur generowanych w formie pliku PDF wynika w szczególności z tego, iż każdy generowany elektronicznie Dokument będzie stanowił wierne odzwierciedlenie jego papierowej wersji wysyłanej do kontrahenta Spółki. Ponadto, przedmiotowy Dokument zawierać będzie nazwę Spółki, jako podmiotu dokonującego dostawy towarów lub świadczenia usług. Co więcej, cały proces wystawiania Faktur odbywać się będzie przy pomocy informatycznego systemu finansowo-księgowego Spółki, zawierającego pełną historię dotyczącą generowanych w nim Dokumentów w szczególności informacje o osobie, która wystawiła dany Dokument (przy czym do wystawienia faktur będą upoważnieni jedynie wybrani pracownicy działu księgowego Spółki posiadający dostęp do informatycznego systemu finansowo księgowego).

Wobec powyższego, w odniesieniu do każdej Faktury istnieje pewność co do tożsamości podmiotu wystawiającego dany Dokument (tj. Spółki), jak również osoby odpowiedzialnej za jego wystawienie.

Jednocześnie, weryfikacja danych w przedmiotowym zakresie będzie możliwa do przeprowadzenia w dowolnym momencie poprzez wyszukanie i podgląd odpowiedniego pliku PDF zawierającego daną Fakturę.

Integralność treści i czytelność faktury

Wnioskodawca pragnie podkreślić, iż w ramach planowanego modelu archiwizacji, Faktury będą generowane w formacie elektronicznym, a następnie zapisywane na dysku/serwerze Spółki w nieedytowalnym formacie PDF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych w tych Dokumentach za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania. Tym samym, od momentu wygenerowania i zapisania Dokumentów w formacie PDF pracownicy Spółki, jak również inne podmioty nie będą miały możliwości zmiany jakichkolwiek informacji w pliku zawierającym obraz Faktury.

Wnioskodawca pragnie również zaznaczyć, że format PDF, w jakim przechowywane będą obrazy wystawionych przez Spółkę Dokumentów, umożliwia uzyskanie wysokiej jakości graficznej, dzięki czemu w ocenie Wnioskodawcy zachowana zostanie czytelność Faktur archiwizowanych w formie elektronicznej.

Kontrola biznesowa i ścieżka audytu

Jak już zostało wyjaśnione we wcześniejszej części uzasadnienia, przez „kontrole biznesowe”, o których mowa w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć wszelkie funkcjonujące w przedsiębiorstwie działania i procedury, które maję na celu zapewnienie zbieżności wystawianych przez Spółkę faktur z faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi (tj. wiarygodnej ścieżki audytu). Przedmiotowe kontrole powinny zaś w szczególności zmierzać do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury od momentu jej wystawienia aż do przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając na uwadze powyższe, co do zasady kontrola biznesowa powinna zapewniać odpowiednią ścieżkę kontrolną, dającą możliwość powiązania określonej faktury z dostawą lub usługą, którą dokumentuje. Przedmiotowe działania powinny odpowiadać wielkości i charakterowi działalności podatnika, jak również mieć na uwadze takie okoliczności, jak ilość transakcji oraz rodzaje kontrahentów.

Zdaniem Wnioskodawcy, podejmowane przez Spółkę działania opisane w zdarzeniu przyszłym, takie jak przykładowo gromadzenie dodatkowej dokumentacji w postaci umów handlowych, zamówień od kontrahentów, dokumentów magazynowych, itp. zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu. Należy bowiem zaznaczyć, iż istnieje możliwość rzetelnej kontroli związku powstającego pomiędzy faktem wystawienia przez Spółkę danego Dokumentu, a dokonaną transakcją dostawy towarów lub świadczenia usług, do których odnosi się przechowywana na dysku/serwerze Faktura (np. powiązanie Faktury z określoną dostawą towarów, na którą zostało złożone zamówienie). Wnioskodawca pragnie również wskazać, iż w Spółce zostały wyznaczone osoby upoważnione do wystawiania Faktur, mające dostęp do informatycznego systemu finansowo-księgowego (w związku z czym ilość osób uprawnionych do wystawiania Faktur jest ograniczona).

Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Wnioskodawcy przedstawiony w zdarzeniu przyszłym sposób archiwizacji Dokumentów gwarantuje autentyczność pochodzenia Faktur oraz integralność i czytelność zawartych w nich treści. Należy bowiem podkreślić, iż:

1. każdy generowany elektronicznie Dokument będzie stanowił wierne odzwierciedlenie jego papierowej wersji wysyłanej do kontrahenta Spółki – przedmiotowy Dokument zawierać będzie w szczególności nazwę Spółki, jako podmiotu dokonującego dostawy towarów lub świadczenia usług,
2. Faktury będą wystawiane w systemie finansowo-księgowym Spółki, dzięki czemu będzie istniała możliwość powiązania danego Dokumentu z pracownikiem Spółki odpowiedzialnym za jego wygenerowanie.
3. Dokumenty będą generowane w formacie elektronicznym, a następnie zapisywane na dysku/serwerze Spółki w nieedytowalnym formacie PDF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych w tych dokumentach za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania – od momentu wygenerowania i zapisania Dokumentu w formacie PDF nie będzie więc możliwości zmiany jakichkolwiek informacji w pliku zawierającym jego obraz,
4. format PDF w jakim przechowywane będą obrazy wystawionych przez Spółkę Faktur, umożliwia uzyskanie wysokiej jakości graficznej, co zapewni czytelność faktur przechowywanych w formie elektronicznej,
5. Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Faktur za pomocą odpowiednich kontroli biznesowych (określenie odpowiednich osób upoważnionych do wystawiania Dokumentów, gromadzenie dodatkowej dokumentacji do wystawianych Faktur, w tym przykładowo umów handlowych, zamówień od klientów, dokumentów magazynowych, itp.).

Należy również podkreślić, iż przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób archiwizacji Dokumentów przewiduje przechowywanie Faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, umożliwiający proste wyszukane wybranych Dokumentów oraz – w przypadku zaistnienia takiej potrzeby – bezzwłoczny dostęp do nich.

Biorąc pod uwagę zaprezentowane powyżej argumenty, w ocenie Wnioskodawcy opisany w zdarzeniu przyszłym sposób archiwizacji Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, spełnia wszystkie warunki określone przepisami ustawy o VAT.

4. Praktyka organów podatkowych

Wnioskodawca pragnie wskazać, że przedstawione powyżej stanowisko Spółki znajduje również potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych prawa podatkowego, w tym przykładowo:

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2016 r. (sygn. IPPP3/4512-497/16-3/RD), w której organ uznał, że: „Przechowywanie faktur wystawionych w formie elektronicznej oraz papierowej archiwizowanej w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka wystawiła dla kontrahentów faktury sprzedażowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne)”,
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 17 grudnia 2015 r. (sygn. IPPP2/4512-1107/15-2/BH), w której organ podatkowy uznał za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym: „(...) możliwe jest i zgodne z przepisami art. 106b, 106g i 112a ustawy o podatku od towarów i usług przechowywanie egzemplarza faktur przeznaczonych dla Spółki wysyłanych kontrahentowi w formie papierowej tylko i wyłącznie w formie PDF” i odstąpił od uzasadnienia swojego stanowiska,
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 10 marca 2015 r., (sygn. ITPP3/443-731/14/MD), w której organ stanął na stanowisku, iż: „Przechowywanie egzemplarzy faktur, faktur korygujących, duplikatów, przesłanych do odbiorców w formie papierowej, wyłącznie na nośniku elektronicznym z możliwością w dowolnym momencie na żądanie organów ich poboru i/lub wydrukowania, nie narusza przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”,
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 4 listopada 2014 r. (sygn. IPPPl/443-959/14-2/MPe), w której organ zauważył, że: „(...) planowane działania Spółki zawarte w opisie zdarzenia przyszłego dotyczące przechowywania w formie plików PDF wszystkich faktur sklepów internetowych, niezależnie od tego czy będą to faktury elektroniczne tj. wystawione i przekazane do klientów w formie elektronicznej czy też będą to faktury wystawione elektronicznie ale przekazane do klientów w formie papierowej, spełniają kryteria art. 112a oraz art. 106h ust. 3 ustawy o VAT”,
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 13 sierpnia 2014 r. (sygn. IBPP1/443-456/14/MS), w której organ wyraził pogląd, iż: „(...) mając na uwadze fakt, że informatyczny system księgowy Wnioskodawcy będzie umożliwiał przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przechowywanie egzemplarzy faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny dostęp dla uprawnionego organu na żądanie oraz bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w fakturach a także możliwość wydrukowania zarchiwizowanych w systemie informatycznym faktur na każde żądanie uprawnionego organu, ponadto elektroniczne zapisy danych będą chronione przed modyfikacją oraz wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w ich strukturze tak więc po wystawieniu faktury nie będzie możliwe wprowadzenie jakichkolwiek zmian do jej treści – należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie faktur w formie elektronicznej, będzie zgodne z powyższymi przepisami”,
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 5 czerwca 2014 r. (sygn. IPPP1/443-559/14-2/IGo), w której organ stwierdził, iż: „Z uwagi na powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że obecne regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (zarówno wystawianych kontrahentom, jak i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.
  
  

W świetle powyższego, Spółka stoi na stanowisku, iż przedstawiony w zdarzeniu przyszłym planowany sposób archiwizacji Faktur wystawianych w formacie elektronicznym i wysyłanych do kontrahenta w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu przez Spółkę jedynie w formie pliku PDF zapisywanego na dysku/serwerze Spółki bez ich drukowania spełnia wymogi w zakresie przechowywania faktur zawarte w art. 112a ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   
   

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.