Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0112-KDIL1-3.4012.96.2019.1.AK
z 26 kwietnia 2019 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 25 lutego 2019 r. (data wpływu 28 lutego 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizacji faktur i paragonów, prawa do obniżenia podstawy opodatkowania i VAT należnego po otrzymaniu potwierdzenia dostarczenia faktury korygującej do kontrahenta i zarchiwizowaniu go wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT na podstawie faktur dokumentujących nabycie towarów oraz usług służących działalności opodatkowanej VAT Wnioskodawcy po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 28 lutego 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizacji faktur i paragonów, prawa do obniżenia podstawy opodatkowania i VAT należnego po otrzymaniu potwierdzenia dostarczenia faktury korygującej do kontrahenta i zarchiwizowaniu go wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT na podstawie faktur dokumentujących nabycie towarów oraz usług służących działalności opodatkowanej VAT Wnioskodawcy po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca („Spółka”) jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT. Jego głównym przedmiotem działalności jest dystrybucja materiałów budowlanych m.in. na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Spółka dokonuje i będzie dokonywać sprzedaży poprzez jej oddziały oraz platformę sprzedaży internetowej („Platforma”).

Obecnie Spółka wystawia faktury (w tym faktury korygujące) w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, zaś drugi zachowywany jest w dokumentacji Spółki.

Spółka wdrożyła również proces wystawiania faktur, w tym faktur korygujących, w formie elektronicznej, przy czym faktury w formie elektronicznej są przekazywane tylko dla kontrahentów, którzy wyrażą zgodę na taki sposób fakturowania.

Jednocześnie Spółka chciałaby dokonywać elektronicznej archiwizacji:

1. faktur wystawianych przez nią w formie elektronicznej,
2. faktur wystawianych przez nią w formie papierowej,
3. faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wraz z paragonem dotyczącym wystawionej faktury,
4. potwierdzeń otrzymania przez klienta faktur korygujących oraz
5. faktur dokumentujących nabycia towarów i usług dokonanych przez Spółkę.
   
   

Ad. 1) faktury elektroniczne

W przypadku otrzymania akceptacji od klienta na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, w zależności od wybranego sposobu:

1. faktury, w tym faktury korygujące, są mu udostępniane w formacie PDF, w panelu klienta, po zalogowaniu do Platformy prowadzonej przez Spółkę. W takim przypadku na wskazany przez klienta adres poczty elektronicznej przesyłane jest powiadomienie o wystawieniu i udostępnieniu faktury (w tym faktury korygującej) na Platformie. E-mail zawiera również stały link przekierowujący klienta na Platformę w celu pobrania dokumentu lub
2. na wskazany przez klienta adres poczty elektronicznej przesyłane jest powiadomienie o wystawieniu faktury (w tym faktury korygującej) oraz załączona faktura (w tym faktura korygująca) w formacie pliku PDF.
   
   

W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur elektronicznych, ich czytelności oraz integralności Spółka wprowadziła następujące procedury:

• wygenerowanie faktury jest możliwe jedynie przez uprawnionych pracowników Spółki, faktury wystawione danego dnia trafiałyby do elektronicznego archiwum a następnie na Platformę/e-mailem do klienta;
• format faktur zapewnia ich czytelność, a do ich odczytania służy ogólnodostępny (nieodpłatny) program komputerowy;
• ani pracownicy Spółki ani klienci nie mają możliwości ingerencji w treść faktury zapisanej w formacie PDF,
• upoważnieni pracownicy Spółki mają w każdej chwili możliwość wglądu w treść zapisanej faktury, jak i jej wydruku,
• Spółka ma możliwość powiązania w łatwy sposób każdej faktury korygującej z konkretną fakturą pierwotną oraz zweryfikowania zasadności i poprawności jej wystawienia,
• faktury będą przechowywane w elektronicznym archiwum z podziałem na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
  
  

Podsumowując, po wystawieniu faktury elektroniczne są przesyłane z programu księgowego (system ERP) Spółki do elektronicznego archiwum, gdzie przechowywane są z podziałem na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka nie będzie drukować i przechowywać tak wystawionych faktur w formie papierowej.

Ad. 2) faktury papierowe

Z kolei, w przypadku faktur wystawianych w formie papierowej, jeden egzemplarz faktury byłby drukowany dla klienta i przekazywany mu w formie papierowej, zaś drugi byłby automatycznie przesyłany z systemu księgowego Spółki do elektronicznego archiwum i zapisywany tam w formacie nieedytowalnego pliku, np. PDF. Spółka nie będzie drukowała i przechowywała swojego egzemplarza faktury w formie papierowej. Spółka wprowadzi przy tym odpowiednie procedury mające na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia faktur, ich czytelności oraz integralności, w tym w szczególności:

• wersja faktury zapisana w nieedytowanym formacie, np. PDF będzie w pełni odpowiadała treści wydrukowanego egzemplarza,
• format faktur zapewniałby ich czytelność, a do ich odczytania służyłby ogólnodostępny (nieodpłatny) program komputerowy;
• pracownicy Spółki nie będą mieli możliwości ingerencji w treść faktury zapisanej w nieedytowanym formacie, takim jak, np. PDF,
• upoważnieni pracownicy Spółki będą mieli w każdej chwili możliwość wglądu w treść zapisanej faktury, jak i jej wydruku,
• w przypadku faktur korygujących Spółka będzie miała możliwość powiązania ich w łatwy sposób z konkretną fakturą pierwotną oraz zweryfikowania zasadności i poprawności jej wystawienia,
• faktury będą przechowywane w elektronicznym archiwum z podziałem na okresy rozliczeniowe (razem z fakturami elektronicznymi) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
  
  

Ad. 3) faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wraz z paragonem dotyczącym wystawionej faktury

Spółka planuje objąć elektroniczną archiwizacją (zgodnie z powyższym opisem) również faktury wystawione dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W przypadku takich faktur, pracownik Spółki skanowałby paragon, którego dotyczy wystawiona faktura i zapisywał go w formacie nieedytowalnego pliku, np. PDF, w elektronicznym archiwum, gdzie możliwe będzie powiązanie go z wystawioną fakturą, której dotyczy (zarówno w przypadku faktur elektronicznych, jak i faktur wystawionych papierowo i zarchiwizowanych w formie elektronicznej). Skan paragonu byłby przechowywany tam do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Paragony zapisane w ten sposób zawierałyby również dane identyfikujące fakturę (tj. numer faktury). Oryginał paragonu podlegałby natomiast zniszczeniu.

Podobnie jak w przypadku faktur, skan paragonu zapisany w nieedytowalnym formacie, np. PDF, będzie w pełni odpowiadał jego oryginalnej treści, a jego format (możliwy do odczytania przy pomocy ogólnodostępnego programu komputerowego) zapewniał będzie jego czytelność. Nikt nie będzie miał możliwości ingerencji w treść paragonu zapisanego w nieedytowalnym formacie, np. PDF, jednak upoważnieni pracownicy Spółki będą mieli w każdej chwili możliwość wglądu w treść zapisanego paragonu, jak i wydruku jego skanu.

Ad. 4) potwierdzenia otrzymania faktur korygujących

W przypadku klientów, dla których faktury będą wystawiane w formie papierowej, doręczenie faktury korygującej zmniejszającej podstawę opodatkowania będzie dokumentowane poprzez zwrotne potwierdzenie odbioru otrzymywane od operatora pocztowego (tzw. „żółtą zwrotkę”), skan faktury korygującej podpisanej przez kontrahenta i odesłanej na adres e-mail Spółki lub wiadomość e-mail od klienta, w której potwierdzi on odbiór faktury korygującej.

W momencie otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej w jednej z ww. form pracownik Spółki będzie skanował/zapisywał dokument w elektronicznym archiwum, gdzie będzie możliwość powiązania go z wystawioną fakturą korygującą, której dotyczy. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej w jednej z ww. form będzie przechowywane tam do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Oryginał otrzymanego potwierdzenia (w przypadku wersji papierowej) będzie natomiast niszczony.

Podobnie jak w przypadku faktur, skan potwierdzenia odbioru zapisany w nieedytowalnym formacie, np. PDF, będzie w pełni odpowiadał jego oryginalnej treści, a jego format (możliwy do odczytania przy pomocy ogólnodostępnego programu komputerowego) zapewniał będzie jego czytelność. Nikt nie będzie miał możliwości ingerencji w treść potwierdzenia zapisanego w nieedytowalnym formacie, np. PDF, jednak upoważnieni pracownicy Spółki będą mieli w każdej chwili możliwość wglądu w jego treść, jak i jego wydruku.

Ad. 5) faktury dokumentujące nabycia towarów i usług dokonanych przez Spółkę

Jak wskazano powyżej Spółka planuje wprowadzenie również odpowiednich procedur umożliwiających elektroniczną archiwizację faktur otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej. Spółka w relacjach z kontrahentami podaje adres, na który powinny być wysyłane faktury wystawione w takiej formie. Upoważnieni pracownicy Spółki skanowaliby otrzymane w ten sposób faktury do nieedytowalnych plików, np. PDF, które będą zapisywane w elektronicznym archiwum. Pliki te podlegałyby weryfikacji pod kątem ich czytelności oraz kompletności. Co istotne:

• wersja faktury zapisana w nieedytowalnym formacie, np. PDF, będzie w pełni odpowiadała treści wydrukowanego egzemplarza,
• upoważnieni pracownicy Spółki będą mieli w każdej chwili możliwość wglądu w treść zapisanej faktury, jak i jej wydruku,
• pracownicy Spółki nie będą mieli możliwości ingerencji w treść faktury zapisanej w nieedytowalnym formacie, np. PDF,
• faktury będą przechowywane w elektronicznym archiwum z podziałem na okresy rozliczeniowe (razem z otrzymanymi fakturami elektronicznymi) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• faktury będą podlegały weryfikacji pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez wyznaczone do tego osoby.
  
  

Powyższe w ocenie Spółki powinno zapewnić zachowanie autentyczności pochodzenia otrzymanych faktur, ich czytelność oraz integralność.

Po dokonaniu archiwizacji zgodnie z powyższą procedurą oryginał faktury w wersji papierowej byłby nieodwracalnie niszczony. Spółka zamierza jednak zachowywać w oryginale określone rodzaje faktur, np. dokumentujące nabycie środków trwałych i wszelkich nieruchomości.

W przypadku otrzymywanych faktur elektronicznych, faktura byłaby bezpośrednio zapisywana w elektronicznym archiwum zgodnie z powyższymi zasadami bez konieczności jej wydruku.

W celu uniknięcia wątpliwości Spółka pragnie zaznaczyć, że przedmiotem pytania numer 3 są wyłącznie faktury dotyczące czynności opodatkowanych VAT, które nie korzystają ze zwolnienia z VAT. Przedmiotowy wniosek dotyczy wyłącznie faktur wystawianych na Spółkę dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, w stosunku do których w świetle art. 86 ust. 1 ustawy o VAT Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. Jednocześnie Spółka podkreśla, że przedmiotem wniosku nie jest prawo do odliczenia VAT naliczonego od usług noclegowych i gastronomicznych, ani żadnych innych wyłączonych z możliwości skorzystania z prawa do odliczenia wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy opisany w zdarzeniu przyszłym sposób archiwizacji wystawianych faktur oraz paragonów jest zgodny z przepisami ustawy o VAT?
2. Czy Wnioskodawca będzie miał prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i VAT należnego po otrzymaniu potwierdzenia dostarczenia faktury korygującej do kontrahenta (w formie zwrotnego potwierdzenia odbioru otrzymywanego od operatora pocztowego, skanu faktury korygującej podpisanej przez kontrahenta i odesłanej na adres e-mail Spółki lub wiadomości e-mail od klienta, w której potwierdzi on odbiór faktury korygującej) i zarchiwizowaniu go wyłącznie w formie elektronicznej w sposób określony w opisie zdarzenia przyszłego (niszcząc oryginał w wersji papierowej)?
3. Czy Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie faktur dokumentujących nabycia towarów oraz usług służących działalności opodatkowanej VAT Wnioskodawcy po ich archiwizacji w formie elektronicznej w sposób określony w opisie zdarzenia przyszłego i bezpowrotnym zniszczeniu oryginałów faktur w wersji papierowej?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy,

Ad. 1

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany w zdarzeniu przyszłym sposób archiwizacji wystawianych faktur oraz paragonów jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

Ad. 2

W ocenie Wnioskodawcy, będzie on miał prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i VAT należnego po otrzymaniu potwierdzenia dostarczenia faktury korygującej do kontrahenta (w formie zwrotnego potwierdzenia odbioru otrzymywanego od operatora pocztowego, skanu faktury korygującej podpisanej przez kontrahenta i odesłanej na adres e-mail Spółki lub wiadomości e-mail od klienta, w której potwierdzi on odbiór faktury korygującej) i zarchiwizowaniu go wyłącznie w formie elektronicznej w sposób określony w opisie zdarzenia przyszłego (niszcząc oryginał w wersji papierowej).

Ad. 3

Zdaniem Wnioskodawcy, będzie on posiadał prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie faktur dokumentujących nabycia towarów oraz usług służących działalności opodatkowanej VAT Wnioskodawcy po ich archiwizacji w formie elektronicznej w sposób określony w opisie zdarzenia przyszłego i bezpowrotnym zniszczeniu oryginałów faktur w wersji papierowej.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad. 1

Zgodnie z art. 106g ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Natomiast w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej, podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Z analizy przytoczonych powyżej przepisów wynika, iż ustawodawca wprost przewiduje możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej. Niezależnie od rodzaju wystawianych faktur Wnioskodawca będzie wystawiał dwa egzemplarze tego dokumentu, z których jeden zostanie przekazany nabywcy (w formie uzależnionej przede wszystkim od wyrażonej przez nabywcę zgody), natomiast drugi pozostanie zachowany w dokumentacji Wnioskodawcy. Przy czym powołany powyżej przepis nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania dokumentu w wersji papierowej.

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Natomiast art. 106h ust. 3 ustawy o VAT stanowi, że w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Również w odniesieniu do paragonów ustawodawca nie wskazuje na konieczność przechowywania ich w formie papierowej, a jedynie dołączenia ich do faktur pozostających u podatnika. Skoro zatem, w ocenie Spółki, możliwym i zgodnym z przepisami prawa jest przechowywanie faktur w formie elektronicznej, to nieuzasadnionym byłoby ograniczenie takiej możliwości w przypadku paragonów.

Należy zatem uznać, iż planowany sposób archiwizacji faktur (w tym faktur korygujących) oraz paragonów (w przypadku faktur wystawionych na rzecz osób fizycznych) opisany w zdarzeniu przyszłym nie narusza postanowień art. 106g ust. 1 i 3 oraz art. 106h ust. 1 i 3 oraz innych przepisów ustawy o VAT w zakresie archiwizacji faktur i paragonów.

W kontekście powyższego istotna wydaje się analiza art. 106m ustawy o VAT, w którym to przepisie ustawodawca przewidział warunki, jakie musi spełnić podatnik w zakresie wystawianych przez niego faktur.

I tak, zgodnie z ust. 1 i 4 artykułu 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Spełnienie tych przesłanek podatnik może zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Wyjaśniając zastosowane sformułowania ustawodawca określa, iż:

• przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
• przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
  
  

Pojęcie kontroli biznesowej nie zostało zdefiniowane ani w ustawie o VAT, ani w Dyrektywie VAT (Dyrektywa 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej). Uważa się jednak, że każdy system kontroli wewnętrznej (audytu wewnętrznego) w przedsiębiorstwie jest wystarczający, pod warunkiem, że zapewnia dostateczny poziom pewności:

• co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury czy też nabywcy towarów i usług (autentyczność pochodzenia),
• w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz
• w zakresie czytelności faktury (od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania).
  
  

Istotne jest, aby procedury te pozwalały na osiągnięcie celu w postaci ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a transakcją.

Jednocześnie, zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Na podstawie art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, a także otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z kolei zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy ust. 3 art. 112a ustawy o VAT, ust. 2 tego przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają ww. organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przekładając wszystkie analizowane powyżej przepisy na zaprezentowany opis zdarzenia przyszłego należy uznać, że Wnioskodawca za pomocą zastosowanych instrumentów zapewni realizację wszystkich postawionych przez ustawodawcę celów w odniesieniu do wystawianych i przechowywanych dokumentów, to znaczy:

• możliwość odbioru faktury byłaby zastrzeżona jedynie dla nabywcy (po pobraniu jej z Platformy lub wiadomości otrzymanej na wskazany przez niego adres e-mail);
• wystawienie faktury, a co za tym idzie zamieszczenie jej w elektronicznym archiwum i przesłanie na Platformę, drogą mailową lub przekazanie do klienta w wersji papierowej byłoby możliwe jedynie przez uprawnionych pracowników Spółki, z wykorzystaniem dedykowanego procesu (co dawałoby pewność co to tożsamości stron transakcji);
• format faktur i paragonów zapewniałby ich czytelność, a do ich odczytania służyłby ogólnodostępny (nieodpłatny) program komputerowy;
• ani pracownicy Spółki ani klienci nie mieliby możliwości ingerencji w treść faktur oraz paragonów zapisanych w formacie PDF (co gwarantowałoby integralność ich treści);
• upoważnieni pracownicy Spółki mieliby w każdej chwili możliwość wglądu w treść zapisanej faktury oraz paragonu, jak i ich wydruku;
• w przypadku faktur korygujących, Spółka będzie miała możliwość powiązania w łatwy sposób każdej z faktur korygujących z konkretną fakturą pierwotną oraz zweryfikowania zasadności i poprawności jej wystawienia;
• faktury i paragony będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie do czasu upływu terminu przedawnienia;
• Spółka będzie miała możliwość zapewnienia właściwym organom, na ich żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur a także ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.
  
  

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, opisany w zdarzeniu przyszłym sposób archiwizacji wystawianych faktur oraz paragonów jest zgodny z przepisami art. 106g ust. 1, ust. 3 pkt 1, art. 106h ust. 1 i 3, art. 106m, art. 112 i art. 112a ust. 1 i 4 ustawy o VAT.

Ad. 2

Spółka planuje również dokonywać elektronicznej archiwizacji zwrotnych potwierdzeń odbioru faktur korygujących otrzymywanych od operatora pocztowego (tzw. „żółtych zwrotek”), potwierdzeń otrzymanych w formie skanu faktury korygującej podpisanej przez kontrahenta i odesłanej na adres e-mail Spółki oraz wiadomości e-mail od klienta, w której potwierdzi on odbiór faktury korygującej. W tym kontekście Spółka pragnie jednak potwierdzić, że Wnioskodawca będzie miał prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i VAT należnego, jeżeli po otrzymaniu potwierdzenia dostarczenia faktury korygującej do kontrahenta w ww. formie i zarchiwizowaniu go w formie elektronicznej w sposób określony w opisie zdarzenia przyszłego, nieodwracalnie zniszczy oryginał tego potwierdzenia.

Zgodnie z treścią art. 29 ust. 13 ustawy o VAT, sprzedawca jest uprawniony do obniżenia podstawy opodatkowania VAT na podstawie wystawionej przez niego faktury korygującej, pod warunkiem, że posiada on potwierdzenie odbioru tej faktury korygującej przez nabywcę przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

W myśl powyższego przepisu, posiadanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej stanowi warunek konieczny do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego.

Podobnie jak w przypadku faktur, przepisy podatkowe nie określają formy, w jakiej podatnik zobowiązany jest przechowywać takie dokumenty. Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3. Powołane przepisy nie określają sposobu przechowywania dokumentacji, w szczególności nie wskazują, aby dokumentacja musiała być przechowywana w formie papierowej.

Przepisy ustawy o VAT nie zawierają innych uregulowań, ani też obostrzeń, zgodnie z którymi nie jest możliwe by potwierdzenie odbioru faktur korygujących nie mogło być przechowywane w formie elektronicznej. Co więcej, nie precyzują one także żadnej postaci, w jakiej powinno nastąpić potwierdzenie odbioru faktury korygującej (w tym np. elektronicznej faktury korygującej). Należy zatem przyjąć, że potwierdzenie takie może przyjąć dowolną formę, z której jednoznacznie wynika, iż odbiorca otrzymał fakturę korygującą w określonym terminie, w tym także w formie elektronicznej. Tym samym, w ocenie Spółki nie ma również przeciwwskazań, by potwierdzenie otrzymane w formie papierowej, zarchiwizować w postaci elektronicznej i bezpowrotnie zniszczyć oryginał w wersji papierowej.

W związku z powyższym, w ocenie Spółki, będzie ona miała prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i VAT należnego po otrzymaniu potwierdzenia dostarczenia faktury korygującej do kontrahenta (w formie zwrotnego potwierdzenia odbioru otrzymywanego od operatora pocztowego, skanu faktury korygującej podpisanej przez kontrahenta i odesłanej na adres e-mail Spółki lub wiadomości e-mail od klienta, w której potwierdzi on odbiór faktury korygującej) i zarchiwizowaniu go wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób określony w opisie zdarzenia przyszłego (niszcząc oryginał w wersji papierowej).

Ad. 3

Spółka planuje również wdrożyć elektroniczną archiwizację faktur dokumentujących nabycie towarów i usług. W tym kontekście Spółka pragnie jednak potwierdzić, że Wnioskodawca będzie posiadał prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie faktur dokumentujących nabycia towarów oraz usług służących działalności opodatkowanej VAT Wnioskodawcy po ich archiwizacji w formie elektronicznej w sposób określony w opisie zdarzenia przyszłego i nieodwracalnym zniszczeniu oryginałów tych faktur.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Natomiast art. 88 ust. 3a ustawy o VAT wskazuje przypadki, w których faktury nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego.

Z powyższych przepisów wynika zatem, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. (i) odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, (ii) podatnik posiada fakturę dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług, (iii) towary i usługi udokumentowane fakturą są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz (iv) gdy nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony przy ich nabyciu nie podlega odliczeniu. Należy zatem uznać, że przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktur (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik je przechowuje. Tym samym, w ocenie Spółki, jednakowo powinny być traktowane faktury papierowe i faktury w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei w myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Na mocy art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Spółka pragnie wskazać, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (do których to pojęć referują przepisy ustawy o VAT). W tym zakresie pomocne mogą się jednak okazać wskazówki ujęte w wyjaśnieniach Ministra Finansów, wydane w związku z obowiązującymi przed dniem 1 stycznia 2014 r. przepisami wykonawczymi dotyczącymi fakturowania. Minister wskazał w nich m.in., że: „Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest »dopasowywanie« do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty”.

Ponadto Minister wskazał, że: „(…) co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia”.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy uznać, że dla potrzeb przepisów o VAT w zakresie fakturowania pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Jednocześnie kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać liczbę i wartość transakcji, jak również liczbę i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Natomiast pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług faktycznie miało miejsce. Przy czym należy jednak podkreślić, że dobór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek nie został wskazany wprost przez ustawodawcę, a więc pozostawiony został uznaniu podatnika.

Zdaniem Spółki, przedstawiony w analizowanym stanie faktycznym sposób otrzymywania i przechowywania faktur zapewnia autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.

W tym względzie należy zwrócić uwagę na fakt, że faktury papierowe wysyłane są pod adres, który Spółka przekazuje swoim kontrahentom. W związku z tym, zdaniem Wnioskodawcy, wyłączona jest możliwość otrzymania przez niego faktur od podmiotów, które nie pozostają w relacjach biznesowych ze Spółką.

Zdaniem Spółki szczególnie istotny jest również fakt, że faktury będą podlegały weryfikacji pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez wyznaczone do tego osoby. W szczególności weryfikacji będzie podlegał fakt, czy zakupione towary lub usługi udokumentowane konkretną fakturą, w rzeczywistości zostały zamówione i dostarczone/wyświadczone na rzecz Spółki.

Z tego względu, zdaniem Spółki, autentyczność pochodzenia i integralność treści jest zapewniona poprzez wyczerpujące sprawdzenie danych dotyczących danego sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego, po zeskanowaniu wersja elektroniczna faktury jest wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Nie jest też możliwe dokonywanie modyfikacji treści faktury zarówno na etapie skanowania faktury, jak i po jej zarchiwizowaniu, zatem zachowana jest integralność treści dokumentu. Dodatkowo zdaniem Spółki należy uznać, że przechowywanie faktur papierowych w postaci skanów jest daleko doskonalsze od przechowywania ich w oryginalnej formie, gdyż zeskanowanie pozwala na zapobieganie degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie. Faktury w postaci skanów mogą być w każdym momencie udostępnione w formie czytelnego obrazu przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnodostępne oprogramowanie).

Stanowisko przedstawione przez Spółkę w przedmiotowym wniosku znajduje potwierdzenie również w świetle ugruntowanej praktyki podatkowej. Minister Finansów w wydawanych interpretacjach podziela pogląd Spółki w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur papierowych przechowywanych w formie elektronicznej (po ich zeskanowaniu). Przykładem takiego stanowiska Ministra Finansów są następujące interpretacje:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r., nr IBPP3/443-1391/14/JP;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2015 r., nr IPPP1/4512-594/15-3/EK;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 lipca 2015 r., nr IPPP3/4512-560/15-2/KP;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 3 marca 2016 r., nr ILPP4/4512-1-10/16-4/WJ;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28 września 2017 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.434.2017.2.IZ;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 listopada 2017 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.412.2017.2.JF;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 stycznia 2018 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.691.2017.1.RD;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 czerwca 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.238.2018.1.JF.
  
  

Reasumując zdaniem Spółki, w odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia VAT naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że skoro planowany przez Spółkę sposób archiwizacji elektronicznej zapewnia autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, to potwierdzają one prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, przy założeniu, że nabywane towary i usługi są wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych VAT i nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z powyższym, zdaniem Spółki, będzie ona posiadała prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie faktur dokumentujących nabycia towarów oraz usług służących działalności opodatkowanej VAT Spółki po ich archiwizacji w formie elektronicznej w sposób określony w opisie zdarzenia przyszłego i bezpowrotnym zniszczeniu oryginałów faktur w wersji papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Na mocy art. 111 ust. 1 ustawy – podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy – podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 363), podatnicy prowadząc ewidencję:

• wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny (§ 6 ust. 1 pkt 1);
• sporządzają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym (§ 6 ust. 1 pkt 3);
• sporządzają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu (§ 6 ust. 1 pkt 4);
• dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmie papierowej (§ 6 ust. 1 pkt 7);
• przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330) – § 6 ust. 1 pkt 8.
  
  

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
   
   

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną – rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Na mocy art. 106n ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Jak stanowi art. 106e ust. 1 ustawy – faktura powinna zawierać:

1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku;
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem;
16. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
    1. obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
    2. w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty
       – wyrazy „metoda kasowa”;
17. w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
18. w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;
19. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
    1. przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
    2. przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
    3. innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
20. w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
21. w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
22. w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
    1. przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
    2. liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
23. w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
24. w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
    1. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
    2. numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Na mocy art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy – na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1 – jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

W myśl art. 106h ust. 1 ustawy – w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Zgodnie z art. 106h ust. 2 ustawy – przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Stosownie do treści art. 106h ust. 3 ustawy – w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 (art. 106h ust. 4 ustawy).

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. Jego głównym przedmiotem działalności jest dystrybucja materiałów budowlanych m.in. na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Wnioskodawca dokonuje i będzie dokonywać sprzedaży poprzez jego oddziały oraz platformę sprzedaży internetowej.

Obecnie Wnioskodawca wystawia faktury (w tym faktury korygujące) w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, zaś drugi zachowywany jest w dokumentacji Wnioskodawcy.

Wnioskodawca wdrożył również proces wystawiania faktur, w tym faktur korygujących, w formie elektronicznej, przy czym faktury w formie elektronicznej są przekazywane tylko dla kontrahentów, którzy wyrażą zgodę na taki sposób fakturowania.

Wnioskodawca zamierza dokonywać elektronicznej archiwizacji faktur wystawianych przez niego w formie elektronicznej.

W przypadku otrzymania akceptacji od klienta na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, w zależności od wybranego sposobu:

1. faktury, w tym faktury korygujące są mu udostępniane w formacie PDF, w panelu klienta, po zalogowaniu do Platformy prowadzonej przez Wnioskodawcę. W takim przypadku na wskazany przez klienta adres poczty elektronicznej przesyłane jest powiadomienie o wystawieniu i udostępnieniu faktury na Platformie. E-mail zawiera również stały link przekierowujący klienta na Platformę w celu pobrania dokumentu lub
2. na wskazany przez klienta adres poczty elektronicznej przesyłane jest powiadomienie o wystawieniu faktury oraz załączona faktura w formacie pliku PDF.
   
   

W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur elektronicznych, ich czytelności oraz integralności Wnioskodawca wprowadził następujące procedury:

• wygenerowanie faktury jest możliwe jedynie przez uprawnionych pracowników Wnioskodawcy, faktury wystawione danego dnia będą trafiały do elektronicznego archiwum a następnie na Platformę/e-mailem do klienta;
• format faktur zapewnia ich czytelność, a do ich odczytania służy ogólnodostępny (nieodpłatny) program komputerowy;
• ani pracownicy Wnioskodawcy, ani klienci nie mają możliwości ingerencji w treść faktury zapisanej w formacie PDF,
• upoważnieni pracownicy Wnioskodawcy mają w każdej chwili możliwość wglądu w treść zapisanej faktury, jak i jej wydruku,
• Wnioskodawca ma możliwość powiązania w łatwy sposób każdej faktury korygującej z konkretną fakturą pierwotną oraz zweryfikowania zasadności i poprawności jej wystawienia,
• faktury będą przechowywane w elektronicznym archiwum z podziałem na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
  
  

Podsumowując, po wystawieniu faktury elektroniczne są przesyłane z programu księgowego (system ERP) Wnioskodawcy do elektronicznego archiwum, gdzie przechowywane są z podziałem na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca nie będzie drukować i przechowywać tak wystawionych faktur w formie papierowej.

Z kolei, w przypadku archiwizowania faktur wystawianych w formie papierowej, jeden egzemplarz faktury będzie drukowany dla klienta i przekazywany mu w formie papierowej, zaś drugi będzie automatycznie przesyłany z systemu księgowego Wnioskodawcy do elektronicznego archiwum i zapisywany tam w formacie nieedytowalnego pliku, np. PDF. Wnioskodawcy nie będzie drukował i przechowywał swojego egzemplarza faktury w formie papierowej. Wnioskodawca wprowadzi przy tym odpowiednie procedury mające na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia faktur, ich czytelności oraz integralności, w tym w szczególności:

• wersja faktury zapisana w nieedytowanym formacie, np. PDF będzie w pełni odpowiadała treści wydrukowanego egzemplarza,
• format faktur zapewni ich czytelność, a do ich odczytania będzie służył ogólnodostępny (nieodpłatny) program komputerowy;
• pracownicy Wnioskodawcy nie będą mieli możliwości ingerencji w treść faktury zapisanej w nieedytowanym formacie, takim jak, np. PDF,
• upoważnieni pracownicy Wnioskodawcy będą mieli w każdej chwili możliwość wglądu w treść zapisanej faktury, jak i jej wydruku,
• w przypadku faktur korygujących Wnioskodawca będzie miał możliwość powiązania ich w łatwy sposób z konkretną fakturą pierwotną oraz zweryfikowania zasadności i poprawności jej wystawienia,
• faktury będą przechowywane w elektronicznym archiwum z podziałem na okresy rozliczeniowe (razem z fakturami elektronicznymi) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
  
  

Wnioskodawca planuje objąć elektroniczną archiwizacją (zgodnie z powyższym opisem) również faktury wystawione dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W przypadku takich faktur, pracownik Wnioskodawcy będzie skanował paragon, którego dotyczy wystawiona faktura i zapisywał go w formacie nieedytowalnego pliku, np. PDF, w elektronicznym archiwum, gdzie możliwe będzie powiązanie go z wystawioną fakturą, której dotyczy (zarówno w przypadku faktur elektronicznych, jak i faktur wystawionych papierowo i zarchiwizowanych w formie elektronicznej). Skan paragonu będzie przechowywany tam do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Paragony zapisane w ten sposób będą zawierały również dane identyfikujące fakturę (tj. numer faktury). Oryginał paragonu będzie podlegał natomiast zniszczeniu.

Podobnie jak w przypadku faktur, skan paragonu zapisany w nieedytowalnym formacie, np. PDF, będzie w pełni odpowiadał jego oryginalnej treści, a jego format (możliwy do odczytania przy pomocy ogólnodostępnego programu komputerowego) zapewniał będzie jego czytelność. Nikt nie będzie miał możliwości ingerencji w treść paragonu zapisanego w nieedytowalnym formacie, np. PDF, jednak upoważnieni pracownicy Wnioskodawcy będą mieli w każdej chwili możliwość wglądu w treść zapisanego paragonu, jak i wydruku jego skanu.

Biorąc pod uwagę powyższe należy wskazać, że przechowywanie w formie elektronicznej wystawianych papierowo i elektronicznie faktur – w sposób przedstawiony przez Wnioskodawcę – czyli w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, jeżeli Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do nich, a w przypadku faktur elektronicznych również ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się do kwestii przechowywania w formie elektronicznej oryginałów paragonów dołączanych do wystawionych przez Wnioskodawcę faktur (papierowych czy elektronicznych) dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, do których nie stosuje się zawartych w ustawie przepisów dotyczących przechowywania faktur, należy stwierdzić, że przepisy nie regulują formy w jakiej paragony takie mają być przechowywane, w związku z czym, nie ma przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Pytanie Wnioskodawcy dotyczy także wskazania czy będzie miał on prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego po otrzymaniu potwierdzenia dostarczenia faktury korygującej do kontrahenta (w formie zwrotnego potwierdzenia odbioru otrzymywanego od operatora pocztowego, skanu faktury korygującej podpisanej przez kontrahenta i odesłanej na adres e-mail Spółki lub wiadomości e-mail od klienta, w której potwierdzi on odbiór faktury korygującej) i zarchiwizowaniu go wyłącznie w formie elektronicznej w sposób określony w opisie zdarzenia przyszłego (niszcząc oryginał w wersji papierowej).

Zgodnie z treścią art. 29a ust. 1 ustawy – podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2-5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

W myśl art. 29a ust. 10 ustawy – podstawę opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 13, obniża się o:

1. kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
2. wartość zwróconych towarów i opakowań, z zastrzeżeniem ust. 11 i 12;
3. zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
4. wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.
   
   

Stosownie do art. 29a ust. 13 ustawy – w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Na podstawie art. 29a ust. 14 ustawy – przepis ust. 13 stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Na podstawie art. 106j ust. 1 ustawy – w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
2. udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

Jak wynika z art. 106j ust. 2 ustawy – faktura korygująca powinna zawierać:

1. wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;
2. numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
3. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
   1. określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6,
   2. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
4. przyczynę korekty;
5. jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
6. w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.
   
   

Zatem, co do zasady, korygowanie treści pierwotnie wystawionej faktury powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Tym samym, istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Faktury korygujące wystawia się w celu udokumentowania ostatecznej wielkości sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym.

Należy podkreślić, że potwierdzenie odbioru faktury korygującej pełni istotną rolę w systemie podatku od towarów i usług opartym na metodzie fakturowej, gdyż zapobiega nieuzasadnionym obniżkom podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku u dostawcy.

Uregulowanie zawarte w art. 29a ust. 13 ustawy, ma na celu uniknięcie sytuacji, w której zmniejszenie podstawy opodatkowania i tym samym kwoty podatku należnego u sprzedawcy, nie znajduje odzwierciedlenia w zmniejszeniu kwoty podatku naliczonego u nabywcy towarów i usług. Podatek należny u sprzedawcy jest bowiem podatkiem naliczonym u nabywcy.

Oznacza to, że faktura korygująca musi dotrzeć do nabywcy, nabywca musi potwierdzić ten fakt, by wystawca miał możliwość obniżenia podatku należnego w związku z wystawieniem tej faktury. Dopiero posiadanie takiego potwierdzenia uprawnia sprzedawcę do stosownego obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w rozliczeniu za dany okres rozliczeniowy, w którym otrzyma potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę.

Ustawodawca nie sprecyzował, w jakiej formie nabywca ma dokonać potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Potwierdzenie faktu otrzymania przez nabywcę towarów i usług faktury korygującej, może być dokonane w dowolnej formie, np. poprzez zwrotne potwierdzenie odbioru wysłanej pocztą – w formie listu poleconego – przesyłki zawierającej fakturę korygującą, może to być odrębne pisemne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej, również w formie elektronicznej lub przesłana zwrotnie kopia podpisanej faktury korygującej. Zatem, żaden przepis nie określa specjalnej formy, w jakiej potwierdzenie odbioru faktury korygującej byłoby wymagane. Istotne jest, aby sprzedawca towarów lub usług dla celów rozliczenia podatku należnego od sprzedaży posiadał informację, z której jednoznacznie wynika, że nabywca otrzymał fakturę korygującą sprzedaż.

Z opisu wniosku wynika, że w przypadku klientów, dla których faktury będą wystawiane w formie papierowej, doręczenie faktury korygującej zmniejszającej podstawę opodatkowania będzie dokumentowane poprzez zwrotne potwierdzenie odbioru otrzymywane od operatora pocztowego (tzw. „żółtą zwrotkę”), skan faktury korygującej podpisanej przez kontrahenta i odesłanej na adres e-mail Wnioskodawcy lub wiadomość e-mail od klienta, w której potwierdzi on odbiór faktury korygującej.

W momencie otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej w jednej z ww. form pracownik Wnioskodawcy będzie skanował/zapisywał dokument w elektronicznym archiwum, gdzie będzie możliwość powiązania go z wystawioną fakturą korygującą, której dotyczy. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej w jednej z ww. form będzie przechowywane tam do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Oryginał otrzymanego potwierdzenia (w przypadku wersji papierowej) będzie natomiast niszczony.

Podobnie jak w przypadku faktur, skan potwierdzenia odbioru zapisany w nieedytowalnym formacie, np. PDF, będzie w pełni odpowiadał jego oryginalnej treści, a jego format (możliwy do odczytania przy pomocy ogólnodostępnego programu komputerowego) zapewniał będzie jego czytelność. Nikt nie będzie miał możliwości ingerencji w treść potwierdzenia zapisanego w nieedytowalnym formacie, np. PDF, jednak upoważnieni pracownicy Wnioskodawcy będą mieli w każdej chwili możliwość wglądu w jego treść, jak i jego wydruku.

Wskazać należy, że ustawodawca nie określił konkretnych form potwierdzenia odbioru faktur korygujących, jak również sposobów ich przechowywania (w postaci papierowej czy elektronicznej). Ponieważ są to jednak dokumenty wpływające na prawo podatnika do obniżenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku, winny być przechowywane – zgodnie z art. 112 ustawy – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem przechowywanie w formie elektronicznej otrzymanego potwierdzenia dostarczenia faktury korygującej do kontrahenta (w formie zwrotnego potwierdzenia odbioru otrzymywanego od operatora pocztowego, skanu faktury korygującej podpisanej przez kontrahenta i odesłanej na adres e-mail Wnioskodawcy lub wiadomości e-mail od klienta, w której potwierdzi on odbiór faktury korygującej), w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli zapisany w nieedytowalnej formie (np. PDF), odpowiadającej w pełni jego oryginalnej treści i formacie zapewniającym jego czytelność, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (przy zniszczeniu oryginału w wersji papierowej) będzie uprawniało Wnioskodawcę do obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Wnioskodawca ma także wątpliwość czy będzie on miał prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie faktur dokumentujących nabycia towarów oraz usług służących działalności opodatkowanej VAT Wnioskodawcy po ich archiwizacji w formie elektronicznej w sposób określony w opisie zdarzenia przyszłego i bezpowrotnym zniszczeniu oryginałów faktur w wersji papierowej.

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Z powyższych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. Jak zaznaczył, złożony wniosek dotyczy wyłącznie faktur wystawianych na Wnioskodawcę dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, w stosunku do których w świetle art. 86 ust. 1 ustawy przysługuje mu prawo do odliczenia VAT naliczonego. Jednocześnie Wnioskodawca podkreślił, że przedmiotem wniosku nie jest prawo do odliczenia VAT naliczonego od usług noclegowych i gastronomicznych, ani żadnych innych wyłączonych z możliwości skorzystania z prawa do odliczenia wskazanych w art. 88 ustawy.

Wnioskodawca planuje wprowadzenie odpowiednich procedur umożliwiających elektroniczną archiwizację faktur otrzymanych przez niego w formie papierowej. Wnioskodawca w relacjach z kontrahentami podaje adres, na który powinny być wysyłane faktury wystawione w takiej formie. Upoważnieni pracownicy Wnioskodawcy będą skanowali otrzymane w ten sposób faktury do nieedytowalnych plików, np. PDF, które będą zapisywane w elektronicznym archiwum. Pliki te będą podlegały weryfikacji pod kątem ich czytelności oraz kompletności. Co istotne:

• wersja faktury zapisana w nieedytowalnym formacie, np. PDF, będzie w pełni odpowiadała treści wydrukowanego egzemplarza,
• upoważnieni pracownicy Wnioskodawcy będą mieli w każdej chwili możliwość wglądu w treść zapisanej faktury, jak i jej wydruku,
• pracownicy Wnioskodawcy nie będą mieli możliwości ingerencji w treść faktury zapisanej w nieedytowalnym formacie, np. PDF,
• faktury będą przechowywane w elektronicznym archiwum z podziałem na okresy rozliczeniowe (razem z otrzymanymi fakturami elektronicznymi) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• faktury będą podlegały weryfikacji pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez wyznaczone do tego osoby

− zapewniając zachowanie autentyczności pochodzenia otrzymanych faktur, ich czytelność oraz integralność.

Wnioskodawca zamierza zachowywać w oryginale określone rodzaje faktur, np. dokumentujące nabycie środków trwałych i wszelkich nieruchomości. W przypadku otrzymywanych faktur elektronicznych, faktura byłaby bezpośrednio zapisywana w elektronicznym archiwum zgodnie z przytoczonymi zasadami bez konieczności jej wydruku.

Jeśli więc Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur otrzymanych w formie papierowej dokumentujących nabycia towarów i usług i zarchiwizowanych w opisany powyżej sposób, a w przypadku faktur elektronicznych również ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu, to sposób ich przechowywania będzie zgodny z przytoczonymi przepisami.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące nabycia towarów i usług, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur – będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Podsumowując, Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie faktur dokumentujących nabycia towarów oraz usług służących działalności opodatkowanej VAT Wnioskodawcy po ich archiwizacji w formie elektronicznej w sposób określony w opisie zdarzenia przyszłego i bezpowrotnym zniszczeniu oryginałów faktur w wersji papierowej, gdy nie będą jednocześnie występować przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 3 jest prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników dotyczących konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie i nie mogą one decydować o niniejszym rozstrzygnięciu.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
   
   

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.