Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.101.2019.3.JG
z 24 kwietnia 2019 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 4 marca 2019 r. (data wpływu 14 marca 2019 r.) uzupełnionym pismem z dnia 12 kwietnia 2019 r. (data wpływu 17 kwietnia 2019 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 3 kwietnia 2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.101.2019.2.JG (doręczone Stronie w dniu 5 kwietnia 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 14 marca 2019 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 12 kwietnia 2019 r. (data wpływu 17 kwietnia 2019 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 3 kwietnia 2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.101.2019.2.JG.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka z o.o. jest rezydentem podatkowym w Polsce w rozumieniu ustawy o CIT oraz podatnikiem VAT czynnym zarejestrowanym dla potrzeb podatku VAT. W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Sprzedawcy towarów i usług nabywanych przez Spółkę (dalej: dostawcy) wystawiają na rzecz Spółki dokumenty potwierdzające dokonanie transakcji sprzedaży, w tym w szczególności faktury. Faktury mogą być wystawiane przez dostawców w formie papierowej lub elektronicznej. Faktury elektroniczne są wystawiane wyłącznie przez dostawców, z którymi Spółka zawarła stosowne porozumienie w zakresie wystawiania faktur w formie elektronicznej.

Spółka posiada sformalizowane zasady odbierania i archiwizowania faktur oraz innych dokumentów zakupowych, które są uregulowane w stosownych procedurach obowiązujących w Spółce. W przypadku faktur oraz innych dokumentów zakupowych wystawianych przez dostawców w formie papierowej ich odbiór przez Spółkę może odbywać się albo poprzez wpływ tego dokumentu bezpośrednio do siedziby Spółki albo poprzez wpływ takiego dokumentu do podmiotu trzeciego posiadającego siedzibę działalności gospodarczej w Polsce, który został upoważniony przez Spółkę do odbierania faktur i innych dokumentów zakupowych w imieniu i na rzecz Spółki (dalej: biuro odbiorcze). Otrzymanie przez biuro odbiorcze danego dokumentu jest traktowane na równi z odebraniem tego dokumentu przez Spółkę. Założeniem systemu odbierania i archiwizacji dokumentów w Spółce jest elektroniczna archiwizacja wszystkich dokumentów otrzymywanych przez Spółkę (zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej). Tym samym, po odebraniu danego dokumentu (w tym w szczególności faktury) dochodzi do jego zeskanowania i wprowadzania tego skanu (elektronicznego obrazu faktury) do elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

Wprowadzenie skanu faktury do elektronicznego systemu zapewnia bezpieczną archiwizację tego dokumentu w formie elektronicznej oraz pozwala na obsługę takiego dokumentu dla potrzeb wewnętrznych Spółki, np. dokonywanie stosownych weryfikacji oraz akceptacji dokumentu, księgowanie dokumentu, dokonanie płatności związanej z dokumentem, etc. Przechowywanie otrzymanych w wersji papierowej dokumentów w formacie elektronicznym zapobiega utracie czytelności faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur wyłącznie w formie papierowej.

W przypadku dokumentów otrzymanych w formie papierowej, papierowa wersja dokumentu jest jednocześnie archiwizowana w specjalnym archiwum przez okres czasu wymagany przepisami prawa, w szczególności przez okres do upływu terminu przedawnienia dla celów podatkowych.

Procedura odbierania i przechowywania dokumentów zakupowych (w tym faktur) w ramach elektronicznego systemu obiegu i archiwizacji dokumentów wygląda następująco:

• dokumenty (faktury) wystawione na rzecz Spółki przez dostawców są wysyłane do Spółki lub do biura odbiorczego mającego uprawnienia do odbioru dokumentów (faktur) w imieniu i na rzecz Spółki;
  

• dokumenty (faktury) są skanowane przez odpowiednich pracowników Spółki (pracowników firmy odbierającej dokumenty) do formatu PDF lub innego nieedytowalnego formatu - wersja elektroniczna zeskanowanej faktury jest wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej;
  

• zeskanowane dokumenty (faktury) podlegają weryfikacji przez wyznaczone osoby w Spółce pod kątem danych, które się w na nich znajdują, tj. specyfikacji produktów (masy, ilości, ceny, wartości), danych dot. nabywcy i dostawcy. Informacje ten temat są porównywane z danymi wskazanymi w zamówieniu;
  

• zeskanowane dokumenty (faktury) są zapisywane w systemie elektronicznym Spółki i przesyłane do działów księgowych Spółki w celu ich zaksięgowania;
  

• każdy dokument (faktura) posiada swój indywidualny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub numer faktury), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać dany dokument (fakturę);
  

• dokumenty (faktury) są archiwizowane na serwerach w sposób pozwalający na łatwe odszukanie i wyświetlenie danego dokumentu;
  

• pracownicy mają możliwość podglądu skanu dokumentu i jego wydruku w razie potrzeby, nie maja jednak żadnej możliwości ingerencji w treść dokumentu (faktury), ani zmiany danych w nim zawartych. Dostęp do elektronicznych dokumentów jest realizowany za pośrednictwem systemu informatycznego SAP.
  
  
  

Powyżej opisana procedura ma również odpowiednie zastosowanie do otrzymywanych przez Spółkę faktur elektronicznych oraz innych dokumentów odbieranych w formie elektronicznej. Dodatkowo w takim przypadku procedura zakłada, że dokumenty (faktury) elektroniczne w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie są przesyłane przez dostawców (wskazani i oznaczeni pracownicy dostawców) na określone w porozumieniu adresy e-mail (adresy dedykowane do odbioru faktur elektronicznych).

Poza fakturami oraz innymi dokumentami sprzedaży Spółka odbiera również inne dokumenty handlowe, w tym dokumenty w formie elektronicznej (np. oświadczenia nabywców o otrzymaniu towarów, dokumenty CMR, delivery notes), które są archiwizowane w formie elektronicznej razem z dokumentami (fakturami), do których się odnoszą.

W ramach opisanego systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów (w tym faktur) zapewnione są niżej wskazane elementy:

• archiwum elektroniczne posiada specjalne zabezpieczenia zapewniające minimalizację ryzyka ewentualnej utraty danych, w szczególności system zapewnia sporządzanie kopii zapasowych danych w archiwum;
  

• w Spółce wdrożony jest odpowiedni system uprawnień i zabezpieczeń dostępu do elektronicznych wersji dokumentów (tzn. nie każdy pracownik posiada dostęp do tego archiwum);
  

• w przypadku faktur VAT archiwizowanych w formie elektronicznej, w odniesieniu do których Spółka dokonuje odliczenia VAT naliczonego, dokumenty takie są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;
  

• za pośrednictwem systemu SAP zapewniony jest bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe jest niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie ewentualnej kontroli podatkowej lub skarbowej.
  
  
  

W ramach dokonywanych przez Spółkę nabyć towarów i usług występują również sytuacje, w których to pracownik Spółki bezpośrednio dokonuje zakupu określonego towaru lub usługi dla potrzeb Spółki (dalej: wydatki pracownicze). Zakupy takie dotyczą w szczególności wydatków ponoszonych przez pracowników w trakcie podróży służbowych. Zakup taki jest dokonywany przez pracownika w imieniu i na rzecz Spółki (np. zakup biletu kolejowego, lotniczego, usługi hotelowej). Pracownik odbiera od sprzedawcy towaru lub usługi dokument potwierdzający zrealizowanie transakcji, w tym w szczególności fakturę lub rachunek (ale również paragony, bilety kolejowe, lotnicze) dokumentujące poniesienie przez niego wydatku. Płatność za taki wydatek może być dokonana gotówką posiadaną przez pracownika lub przy wykorzystaniu karty płatniczej pracownika lub ewentualnie służbowej karty kredytowej.

W przypadku dokonania płatności przez pracownika ze środków finansowych będących własnością pracownika, takiemu pracownikowi przysługuje, co do zasady, prawo do uzyskania zwrotu poniesionego wydatku od Spółki. W przypadku dokonania płatności przy użyciu służbowej karty kredytowej (płatniczej), pracownik musi się odpowiednio rozliczyć z takiego wydatku ze Spółką. W celu dokonania rozliczenia wydatków pracowniczych lub ewentualnie również otrzymania zwrotu wydanych własnych środków finansowych w zakresie takich wydatków, w Spółce został wdrożony specjalny system i procedura w zakresie rozliczenia wydatków pracowniczych.

System rozliczania wydatków pracowniczych opiera się na następujących zasadach:

• pracownik musi zalogować się do specjalnego systemu informatycznego dedykowanego do rozliczenia wydatków pracowniczych (w tym celu musi wykorzystać odpowiednie kody dostępu, nadane mu przez Spółkę w celu uwierzytelnienia swojej osoby);
  

• po zalogowaniu się do systemu pracownik tworzy w systemie raport, w którym wykazuje poniesione wydatki w imieniu i na rzecz Spółki np. wydatki poniesione w związku z daną czynnością służbową - w opisie raportu pracownik jest zobowiązany podać określone informacje dotyczące poniesionych kosztów, w tym m.in. nazwę raportu, cel biznesowy na jaki zostały poniesione wydatki, przypisanie kosztowe;
  

• jeżeli wydatki zostały poniesione w trakcie podróży służbowej, pracownik może również dokonać w systemie naliczenia należnych mu diet z tego tytułu;
  

• w raporcie pracownik opisuje poszczególne wydatki, które zostały przez niego wskazane, w szczególności opisuje rodzaj wydatku, kwotę, datę transakcji, dostawcę, miasto zakupu, itp.;
  

• pracownik jest zobowiązany załączyć do raportu skany (zdjęcia) dokumentów potwierdzających dokonane zakupy towarów lub usług;
  

• w systemie obraz można załączyć w postaci kilku rodzajów plików elektronicznych zawierających obraz faktury lub rachunku (np. PNG, JPG, JPEG, PDF, TIF i TIFF), które mają charakter nieedytowalny;
  

• tak przygotowany raport wydatków jest wysyłany w formie elektronicznej do wyznaczonej osoby, która weryfikuje dane zawarte w raporcie oraz załączone dokumenty, ocenia zasadność ich poniesienia i dokonuje stosownej akceptacji lub odrzucenia przygotowanego raportu;
  

• w przypadku uzyskania akceptacji przygotowanego raportu pracownik otrzymuje zwrot poniesionych wydatków;
  

• zaakceptowany przez uprawnioną osobę raport zostaje automatycznie zapisany w specjalnym archiwum elektronicznym a wraz z nim wszystkie załączone skany dokumentów;
  

• jednocześnie pracownik jest zobowiązany do wydrukowania raportu (stworzenia wersji papierowej) i taki raport jest wysyłany wraz ze wszystkimi dokumentami (faktury, rachunki, paragony, bilety, etc.) w formie papierowej do odpowiedniego działu Spółki, który dokonuje stosownej archiwizacji papierowej wersji otrzymanych dokumentów zakupowych przez okres wymagany przepisami prawa.
  
  
  

W celu zmniejszenia kosztów archiwizacji dokumentów, Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Spółka rozważa wprowadzenie rozwiązania w zakresie dokumentów (faktur otrzymywanych) od dostawców oraz dokumentów (faktur) odnoszących się do wydatków pracowniczych, które zakłada że Spółka będzie przechowywała wyłącznie elektroniczne wersje dokumentów (faktur) - skany dokumentów - zapisane w elektronicznym systemie Spółki. Natomiast papierowe wersje dokumentów stanowiące dowód zakupu towarów oraz usług będą niszczone (utylizowane).

W przypadku dokumentów (faktur) otrzymywanych od dostawców utylizacja dokumentu będzie dokonywana albo w siedzibie Spółki albo w biurze odbiorczym po odebraniu tego dokumentu, jego zeskanowaniu i wprowadzeniu do elektronicznego systemu obiegu dokumentów. W przypadku dokumentów (faktur) odnoszących się do wydatków pracowniczych utylizacja dokumentu będzie dokonywana albo w siedzibie Spółki po dostarczeniu przez pracownika do Spółki papierowej wersji raportu wydatków wraz z papierowymi dokumentami albo przez samego pracownika, który odebrał dany dokument - w takim przypadku pracownik nie będzie zobowiązany do dostarczenia do Spółki papierowej wersji raportu wydatków wraz z papierowymi dokumentami.

W przypadku wdrożenia powyższego rozwiązania zostaną zapewnione wszystkie wskazane powyżej zasady występujące w zakresie elektronicznego obiegu oraz archiwizacji dokumentów (faktur) otrzymywanych od dostawców oraz dokumentów (faktur) dotyczących wydatków pracowniczych, a w szczególności zapewnione zostaną niżej wskazane elementy:

• treść dokumentu zeskanowanego w Spółce lub biurze odbiorczym lub przez pracownika (i załączonego w formie elektronicznej do raportu) będzie zapisywana w wersji elektronicznej w formacie nieedytowalnego pliku w określonym przez Spółkę formacie i nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona;
  

• elektroniczny obraz oraz wydruk skanu dokumentu (faktury) będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu w formie papierowej;
  

• zeskanowany dokument będzie w pełni czytelny;
  

• zeskanowane dokumenty będą przechowywane w specjalnym archiwum elektronicznym do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  

• archiwum elektroniczne posiada specjalne zabezpieczenia zapewniające minimalizację ryzyka ewentualnego utraty danych, w szczególności system zapewnia sporządzanie kopii zapasowych danych w archiwum;
  

• w Spółce wdrożony jest odpowiedni system uprawnień i zabezpieczeń dostępu do elektronicznych wersji dokumentów (tzn. nie każdy pracownik posiada dostęp do tego archiwum).
  
  
  

W przypadku faktur VAT archiwizowanych w formie elektronicznej, w odniesieniu do których Spółka będzie dokonywała odliczenia VAT naliczonego, dokumenty takie będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także sposób ich przechowywania będzie spełniał wymagania stawiane przez ustawę o rachunkowości.

Za pośrednictwem systemu elektronicznego zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie ewentualnej kontroli podatkowej lub skarbowej.

W ramach omawianego systemu archiwizowania dokumentów, dokumenty, w tym faktury archiwizowane w formie elektronicznej, mogą być potencjalnie przechowywane albo na terytorium Polski albo poza terytorium Polski. W przypadku gdyby faktury archiwizowane w formie elektronicznej były przechowywane poza terytorium Polski, sposób ich przechowywania będzie gwarantował możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Wydatki pracownicze będące przedmiotem niniejszego wniosku są przez Spółkę wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług (dalej: VAT). W stosunku do nabycia towarów i usług udokumentowanych fakturami zarchiwizowanymi w systemie informatycznym Spółki po stronie sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy przed dokonaniem archiwizacji tych dokumentów. Otrzymane faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku, które dokumentują wydatki pracownicze nie odnoszą się do przypadków wymienionych w przepisie art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2014 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz. U. z 2017 r., poz. 1221, ze zm.; dalej: ustawa o VAT).

Wszystkie przechowywane przez Spółkę faktury mają wymaganą formę i zawierają elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT.

Dokumenty (faktury) będą przedmiotem niniejszego wniosku ponoszone spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2018., poz. 1036, ze zm.; dalej: ustawa o CIT), tj. są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów, w związku z czym, co do zasady, Spółka jest uprawniona do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka ponosi ekonomiczny ciężar omawianych wydatków tj. nie są one Spółce w jakikolwiek sposób zwracane.

Ponadto w uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że w odniesieniu do faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych przechowywanych w zewnętrznym archiwum elektronicznym w Spółce funkcjonują kontrole biznesowe.

Kontrole biznesowe funkcjonujące w Spółce ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poniżej przedstawiony został opis kontroli biznesowych oraz sposobu weryfikacji autentyczności, pochodzenia przechowywanych faktur, ich integralności i czytelności.

1. Kontrole biznesowe w zakresie faktur, które dokumentują koszty inne niż wydatki pracownicze:
   • w celu nabycia przez Spółkę towaru lub usługi od konkretnego dostawcy, w systemie elektronicznym Spółki musi powstać zamówienie na określone towary lub usługi (dalej: Zamówienie). Zamówienie takie określa w szczególności, jakie towary lub usługi, w jakiej ilości i cenie oraz od jakiego kontrahenta zostaną nabyte przez Spółkę. W celu wygenerowania Zamówienia niezbędna jest akceptacja dwóch pracowników Spółki uprawionych do tworzenia lub akceptacji Zamówień. W Spółce obowiązuje również systemowy rozdział uprawnień (segregation of diuties), mający na celu wykluczenie możliwości tworzenia zamówienia, akceptacji i zwalniania do opłatności faktur przez te same osoby.
     
   • Zamówienie może zostać wystawione tylko w odniesieniu do kontrahenta, który jest zarejestrowanym dostawcą w systemie Spółki. W celu uzyskania statusu zarejestrowanego dostawcy, dany podmiot musi przejść stosowną weryfikację od strony biznesowej, finansowej oraz podatkowej i w przypadku spełnienia stosownych wymogów oraz standardów podmiot taki jest rejestrowany w systemie Spółki.
     
   • Po wpłynięciu faktury VAT zakupowej do Spółki (odebranie faktury w siedzibie Spółki lub przez zewnętrzną firmę upoważnioną do odbierania faktur w imieniu Spółki, czyli „biuro odbiorcze”), faktura podlega wstępnej weryfikacji przez osoby dedykowane do wprowadzenia faktury do elektronicznego obiegu dokumentów. Osoby takie są zobowiązane stosownie do przyjętych procedur oraz zawartych umów (w przypadku firm zewnętrznych) do zweryfikowania określonych danych na fakturze oraz porównania tych danych z Zamówieniem znajdującym się w systemie Spółki. Osoba weryfikująca fakturę sprawdza w szczególności:
     • czy faktura zawiera wszystkie wymagane elementy, w tym między innymi, czy jest zawiera określenie sprzedawcy, nabywcy, przedmiotu transakcji oraz czy znajduje się na niej numer Zamówienia,
       
     • czy dane zawarte na fakturze, w szczególności dane dotyczące sprzedawcy, nabywcy oraz przedmiotu zakupu (rodzaj towarów lub usług, ilości, cena) są zgodne z danymi zawartymi w Zamówieniu.
   • W przypadku gdy faktura zawiera wszystkie wymagane dane i są one zgodne z Zamówieniem, faktura jest skanowana i wprowadzana do elektronicznego obiegu dokumentu. Dokument taki jest przekazywany do dalszej weryfikacji do osób odpowiedzialnych za Zamówienie w celu dokonania akceptacji faktury oraz do jej zaksięgowania i płatności.
     
   • Jeżeli na fakturze brakuje jakiegokolwiek elementu lub jakiekolwiek dane zawarte na fakturze nie zgadzają się z Zamówieniem, faktura jest przesyłana do osób odpowiedzialnych za tą transakcję w celu zweryfikowania niezgodności i potwierdzenia, czy pomimo braków lub niezgodności z Zamówieniem taka faktura może zostać wprowadzona do elektronicznego obiegu dokumentów. W przypadku uzyskania pozytywnej odpowiedzi osoby odpowiedzianej za dany zakup faktura jest wprowadzana do elektronicznego obiegu dokumentów w celu jej akceptacji, księgowania i płatności.
     
   • Jeżeli faktura nie spełnia określonych wymogów lub jest niezgodna z zamówieniem i nie zostanie ona dopuszczona przez osobę odpowiedzialną za dane Zamówienie do obiegu elektronicznego, to nie jest ona wprowadzana do elektronicznego obiegu dokumentów i jest odsyłana do jej wystawcy.
2. Kontrole biznesowe w zakresie faktur, które dokumentują tzw. wydatki pracownicze:
   • W przypadku odebrania przez pracownika Spółki faktury dotyczącej wydatku pracowniczego, pracownik dokonujący zakupu dokonuje weryfikacji faktury wystawionej przez sprzedawcę pod kątem jej zgodności z dokonaną transakcją, tj. prawidłowości odzwierciedlenia dokonanego zakupu towaru lub usługi (w przypadku wydatków pracowniczych nie jest generowane Zamówienie w systemie).
     
   • W przypadku gdy faktura prawidłowo odzwierciedla dokonaną transakcję zakupową pracownik dokonuje jej skanowania (robi zdjęcie) i następnie przygotowuje w systemie informatycznym dedykowanym do rozliczania wydatków pracowniczych przygotowuje raport, w którym załącza kopie faktur dokumentujących wydatki poniesione w związku z daną czynnością służbową. W opisie raportu pracownik jest zobowiązany podać określone informacje dotyczące poniesionych kosztów, w tym m.in. nazwę raportu, cel biznesowy na jaki zostały poniesione wydatki, przypisanie kosztowe, do raportu pracownik załącza skany (zdjęcia) faktur za dokonane zakupy.
     
   • Raport jest wysyłany w formie elektronicznej do wyznaczonej osoby, która weryfikuje dane zawarte w raporcie oraz załączone dokumenty, ocenia zasadność ich poniesienia i dokonuje stosownej akceptacji lub odrzucenia przygotowanego raportu.
     
   • System informatyczny dedykowany do rozliczania wydatków pracowniczych posiada funkcję wskazywania raportów, w stosunku do których zostanie przeprowadzona weryfikacja dokumentacji. W chwili wysyłki raportu przez pracownika na monitorze komputera może pojawić się informacja, że wysyłany raport będzie podlegał weryfikacji dokumentacyjnej. W takim przypadku pracownik jest zobowiązany do przesłania do Spółki oryginałów dokumentów, których skany zostały załączone do raportu, w celu kontroli prawidłowości przygotowanego raportu wydatków pracowniczych (zgodności oryginalnych dokumentów ze skanami załączonymi do raportu). Taka weryfikacja jest dokonywana przez pracowników działu HR, czyli inne osoby niż osoby, do których jest wysyłany raport w celu ich akceptacji.
     
   • System informatyczny dedykowany do rozliczeń wydatków pracowniczych wybiera do weryfikacji dokumentacyjnej raporty wedle określonego algorytmu. Algorytm ten zakłada że. że określona liczba raportów jest wybierana przez system do weryfikacji (w praktyce weryfikowane jest od kilku do 10 proc. wydatków pracowniczych).
     
   • Po dokonaniu weryfikacji dokumentacyjnej pracownicy działu HR archiwizują papierowe wersje dokumentów, które były przedmiotem weryfikacji jako dowód przeprowadzonej weryfikacji.
     
   • Proces weryfikacji oraz akceptacji wydatków pracowniczych jest unormowany w wewnętrznej regulacji tj.: Podróże służbowe i wydatki pracownicze – Polska.
     
     
     

Niezależnie od powyższego należy wskazać, iż Spółka posiada wdrożony System Zarządzania Jakością ISO 9001:2015 (Certyfikat nr FS 55226) który gwarantuje, że Spółka działa zgodnie z przyjętą polityką jakości oraz procedurami zapisanymi w księdze zintegrowanego systemu zarządzania jakością.

Ponadto, w Spółce funkcjonuje również szereg innych kontroli wewnętrznych, które mają na celu weryfikację prawidłowości księgowań i rozliczeń dokonywanych przez Spółkę w ramach nabywanych towarów i usług. Kontrole te realizowane są przez wyznaczone w tym celu osoby w Spółce i odnoszą się między innymi do weryfikacji następujących obszarów:

• czy księgowania wszystkich dokumentów zostały odpowiednio autoryzowane (zaakceptowane) oraz są prawidłowe i kompletne,
  

• czy płatności z tytułu nabywanych dokumentów są realizowane terminowo, prawidłowo i we właściwej wysokości,
  

• czy nabywane towary lub usługi są prawidłowo zaewidencjonowane w systemie Spółki i czy faktury odnoszące się do ich zakupu prawidłowo odzwierciedlają dokonaną transakcję (kwoty oraz ilości wskazane na fakturze) i czy są one przypisane w systemie do właściwego Zamówienia oraz dokumentu potwierdzającego odbiór towarów lub usługi.
  
  
  

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania (pytania nr 3, 4, 5, 6 wniosku)

1. Czy planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji dotyczącej nabycia towarów lub usług od dostawców w szczególności utylizacja papierowych faktur VAT uprzednio zeskanowanych i przechowywanych w ramach elektronicznego systemu przechowywania dokumentacji będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT?
2. Czy planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji dotyczącej wydatków pracowniczych w szczególności utylizacja papierowych faktur VAT uprzednio zeskanowanych i przechowywanych w ramach elektronicznego systemu przechowywania dokumentacji będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT?
3. Czy w przypadku nabycia towarów lub usług od dostawców, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami (skanami) faktur, zachowa ona prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej?
4. Czy w przypadku wydatków pracowniczych, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami (skanami) faktur, zachowa ona prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1 Planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji dotyczącej nabycia towarów lub usług od dostawców - w szczególności utylizacja papierowych faktur VAT uprzednio zeskanowanych i przechowywanych w ramach elektronicznego systemu przechowywania dokumentacji - będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT.

Ad 2 Planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji dotyczącej wydatków pracowniczych - w szczególności utylizacja papierowych faktur VAT uprzednio zeskanowanych i przechowywanych w ramach elektronicznego systemu przechowywania dokumentacji - będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT.

Ad 3 W przypadku nabycia towarów lub usług od dostawców, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami (skanami) faktur, zachowa ona prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej.

Ad 4 W przypadku wydatków pracowniczych, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami (skanami) faktur, zachowa ona prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej.

Uzasadnienie do stanowiska nr 1 i 2

Przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.) zawierają regulacje odnoszące się do przechowywania faktur.

W Rozdziale 4. Terminy przechowywania dokumentów wskazane zostały następujące zasady:

„ Art. 112. Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszelkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...).

Art. 112a. 1. Podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
   
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
   
3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
   
4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. ”
   
   

W świetle powyższego, należy zaznaczyć, iż ustawa o VAT nie zawiera regulacji, które zabraniałyby przechowywania w formie elektronicznej faktur, które zostały wystawione przez sprzedawcę w formie papierowej i zostały w takiej formie otrzymane przez podatnika.

Przytoczone powyżej przepisy art. 112 i 112a ustawy o VAT, które wprowadzają zasady przechowywania faktur przez podatników nie precyzują, jakiej formy (papierowej czy elektronicznej) przechowywania dokumentów dotyczą. Tym samym, należy uznać, że dotyczą one zarówno faktur odebranych w formie papierowej jak i elektronicznej.

Co więcej, art. 112a ustawy o VAT, który wskazuje na wymogi, jakie muszą być spełnione w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju wprost potwierdza, iż dopuszczalne jest przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Jednocześnie, jak już zostało wskazane, przepis ten nie wskazuje, że dotyczy on wyłącznie faktur elektronicznych. Tym samym, należy uznać, iż regulacja ta potwierdza możliwość archiwizowania w formie elektronicznej również faktur otrzymanych w formie papierowej.

W świetle powyższych przepisów, aby uznać, że faktury są przechowywane w sposób zgodny z treścią przepisów art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT powinny być spełnione łącznie następujące warunki:

1. podatnik przechowuje faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku,
   
2. podatnik przechowuje wystawione oraz otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
3. podatnik zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania,
4. podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju przechowuje faktury na terytorium kraju,
5. podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju zapewnia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur - jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju,
6. podatnik zapewnia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.
   
   

Zdaniem Spółki opisane w zdarzeniu przyszłym zasady przechowywania faktur w formie elektronicznej spełniają wskazane powyżej warunki.

Ad 1

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wszystkie faktury będą archiwizowane w systemie informatycznym Spółki przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, system informatyczny stosowany przez Spółkę zabezpiecza przechowywane dane poprzez tworzenie kopii zapasowych, co zagwarantuje, że wszystkie faktury przechowywane w systemie informatycznym Spółki zostaną zachowane do upływu okresu przedawnienia.

Ad 2

Faktury będą przechowywane w Spółce wyłącznie w formie elektronicznej, w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w podziale na okresy rozliczeniowe, których dana faktura dotyczy, w sposób zapewniający łatwe odszukanie konkretnej faktury gwarantowane przez wykorzystanie określonych oznaczeń dokumentów. Ewidencje w zakresie VAT prowadzone w systemie Spółki zawierają stosowne oznaczenia i numery, które pozwalają na łatwe odszukanie, otworzenie i odczytanie dokumentu zarchiwizowanego w formie elektronicznej, który jest ujęty w tej ewidencji.

Ad 3

Zgodnie z przepisem art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT:

• autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dostawcy albo wystawcy faktury,
  

• integralność treści faktury to pewność co do faktu, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.
  
  
  

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast co należy rozumieć przez czytelność faktury. Zgodnie z potocznym rozumieniem pojęcia „czytelny” wskazanym w słowniku języka polskiego słowo to oznacza: 1. «łatwy do odczytania», 2. «zrozumiały» (sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny).

W świetle powyższego czytelność faktury oznacza możliwość zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT). Przepisy ustawy o VAT nie wskazują precyzyjnie, w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie tych warunków. Przepisy wskazują jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). Przepisy ustawy o VAT zawierają również przykładowe metody, z których podatnik może w tym zakresie skorzystać, ale odnoszą się one wyłącznie do faktur wystawianych w formie elektronicznej.

Za kontrole biznesowe można uznać takie rozwiązania biznesowe, które dają możliwość powiązania wystawionej/otrzymanej faktury z dokonaną transakcją dostawy towarów lub świadczenia usług w dowolny sposób, np. poprzez posiadanie przez podatnika wdrożonych procedur, dyscyplin służbowych pracowników. Za wiarygodną ścieżkę audytu należy natomiast uznać łatwy i przejrzysty sposób powiązania posiadanych przez podatnika dokumentów z dokonaną transakcją, który potwierdza fakt, że dana dostawa miała miejsce na warunkach określonych w dokumentacji. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, w przypadku opisanego systemu archiwizacji dokumentów (w tym faktur) spełnione są następujące elementy:

• odebrane przez Spółkę faktury dotyczące nabycia towarów lub usług od dostawców są skanowane przez Spółkę lub biuro odbiorcze (ich obraz jest zapisywany w formie elektronicznej) i wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów, a następnie są weryfikowane przez uprawnione do tego osoby pod kątem danych, które się w na nich znajdują, tj. specyfikacji produktów (masy, ilości, ceny, wartości), danych dot., nabywcy i dostawcy. Informacje ten temat są porównywane z danymi wskazanymi w zamówieniu. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez dostawcę dostawą towarów lub świadczeniem usług;
  

• odebrane przez pracownika Spółki faktury dotyczące wydatków pracowniczych są skanowane przez tego pracownika (ich obraz jest zapisywany w formie elektronicznej) i przesyłane w formie elektronicznej jako załączniki do przygotowanego w systemie raportu. Przygotowany raport wraz z załącznikami jest weryfikowany przez wyznaczoną do tego celu osobę, która ocenia cel i zasadność poniesionego wydatku oraz sposób udokumentowania (czytelność, wiarygodność dokumentu). Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zakupionymi towarami lub usługami;
  

• zapisane w formie elektronicznej faktury są archiwizowane w elektronicznym archiwum Spółki;
  

• system archiwizacji elektronicznej skanowanych faktur zakłada stosowne ograniczenia w zakresie dostępu do faktur co zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych;
  

• stosowane przez Spółkę nieedytowalne formaty skanowanych dokumentów uniemożliwiają modyfikację informacji na skanach faktur zapisanych w formie elektronicznej, co gwarantuje niezmienność i integralność treści zawartych w fakturach;
  

• dopuszczalne elektroniczne formaty dokumentów, jakie mogą być używane przez pracownika w celu zapisania faktury w formie elektronicznej zapewniają czytelność obrazu zeskanowanej faktury,
  

• przechowywanie otrzymanych w wersji papierowej faktur wyłącznie w formacie elektronicznym poprzez zeskanowanie faktury zapobiega utracie czytelności faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.
  
  
  

W świetle powyższego, system archiwizacji faktur dokumentujących nabycie towarów lub usługi od dostawców lub wydatki pracownicze zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zgodnie z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Ad 4 - 5

Jak zostało wskazane, w ramach omawianego systemu archiwizowania dokumentów, dokumenty, w tym faktury archiwizowane w formie elektronicznej, mogą być potencjalnie przechowywane albo na terytorium Polski albo poza terytorium Polski. W przypadku gdyby faktury archiwizowane w formie elektronicznej były przechowywane poza terytorium Polski, sposób ich przechowywania będzie gwarantował możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

W konsekwencji, w przypadku sytuacji, w której faktury zarchiwizowane w formie elektronicznej byłyby przechowywane poza terytorium Polski, spełniony będzie warunek zapewnienia organom podatkowym lub organom celno-skarbowym dostępu on-line do tych faktur.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób.

Ze względu na wskazane we wniosku okoliczności sprawy, w świetle ww. przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie dokumentów wskazanych przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powyższymi przepisami, a zatem pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.

Powyższe stanowisko znajduje odzwierciedlenie w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych:

• interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 grudnia 2016 r. (sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa): „Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone (...) Te same procedury będą miały zastosowanie do faktur otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej (...) Zatem przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę (...) będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”
  

• interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8 września 2016 r. (sygn. IBPP2/4512-402/16-1/ICz): „Po ich zeskanowaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe (...). Przechowywanie faktur w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę (...) jest zgodne z powyższymi przepisami.”
  
  
  

Ad 6

W razie konieczności przedstawiciele organów podatkowych lub organów kontroli celno-skarbowej będą mieli możliwość dostępu do faktur, wydrukowania ich oraz zapisania (pobrania) plików zawierających obrazy faktur na elektronicznym nośniku danych.

Podsumowując, mając na uwadze wskazane powyżej przepisy ustawy o VAT, należy uznać, że opisany w zdarzeniu przyszłym system archiwizacji w formie elektronicznej dokumentów (w tym faktur) jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych. Przykładem może być tutaj:

• interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 czerwca 2017 r (0111-KDIB3-2.4012.151.2017.2.SR): „Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane przepisy ustawy o VAT oraz ustawy Ordynacja podatkowa, należy stwierdzić, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur VAT, otrzymanych i wystawionych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie faktur VAT wystawionych i otrzymanych w wersji papierowej).”
  

• interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 marca 2017 r (1462-IPPP2.4512.92.2017.1.KOM): „Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.”
  

• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 marca 2017 r. (sygn. 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG): „Z uwagi na przedstawione okoliczności sprawy należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawionych i otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”
  

• interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 marca 2017 r (2461-IBPP2.4512.1034.2016.3.WN): „Obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji dokumentów, które uprzednio zostaną zeskanowane w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów. ’’
  

• interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 marca 2017 r (1462-IPPP2.4512.92.2017.1.KOM): „W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.”
  

• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 marca 2017 r. (sygn. 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG): „W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.”
  

• interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 marca 2017 r (2461-IBPP2.4512.1034.2016.3.WN): „W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów - będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT.”
  

• interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 lutego 2017 r (1462-IPPP2.4512.934.2016.2.JO): „Mając na uwadze opis sprawy oraz powołane przepisy należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej (otrzymane zarówno w formacie pdf jako załącznik do wiadomości email, jak i otrzymywanych w formacie papierowym od dostawcy) w ramach opisanego sposobu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną zdigitalizowane (przeniesienie ich treści do wersji elektronicznej) nie będzie miał wpływu na możliwość (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.
  
  
  

Uzasadnienie do stanowiska nr 3 i 4

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu nabycia towarów lub usług w zakresie, w jakim są one wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Kwotę podatku VAT naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z otrzymanych przez podatnika faktur, dokumentujących nabycie przez niego towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT).

Art. 86 ust. 10 ustawy o VAT stanowi, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Zgodnie z powołanymi powyżej przepisami prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie dwa warunki w stosunku do danej transakcji powstał obowiązek podatkowy oraz podani (nabywca) otrzymał fakturę dokumentującą tą transakcję.

W świetle powyższego, podatnik jest uprawniony do odliczenia podatku VAT naliczonego, jeżeli następujące warunki zostaną spełnione łącznie:

• nabyte towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania działalności opodatkowanych VAT,
  

• w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał po stronie sprzedawcy obowiązek podatkowy,
  

• nabywca posiada fakturę dokumentującą nabycie przedmiotowych towarów lub usług,
  

• czynność/faktura nie została wskazana w przepisie art. 88 ustawy o VAT.
  
  
  

Z powyższych przepisów wynika, że ustawodawca nie różnicuje prawa do odliczenia ze względu na typ otrzymanej przez nabywcę faktury lub też od sposobu przechowywania przez niego faktur. Należy zatem uznać, iż faktury przechowywane w formie elektronicznej, które pierwotnie były otrzymane w formie papierowej, dają podatnikowi pełne prawo do odliczenia wykazanego na nich podatku VAT, o ile spełnione są powyższe warunki.

Mając na uwadze, że w opisanym zdarzeniu przyszłym:

• faktury otrzymane papierowej dokumentują nabycie towarów i usług, które będą przez Spółkę wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,
  

• w stosunku do towarów i usług, których nabycie dokumentuje faktura po stronie sprzedawcy (dostawcy) powstał obowiązek podatkowy,
  

• Spółka odebrała fakturę dokumentującą zakup towaru lub usługi,
  

• elektroniczny system archiwizacji dokumentów, zapewnia spełnienie warunków określonych w art. 106m ustawy o VAT w stosunku do wszystkich archiwizowanych dokumentów, w szczególności autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur,
  

• otrzymane faktury nie odnoszą się do przypadków wymienionych w przepisie art. 88 ustawy o VAT,
  

- Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych faktur w formie papierowej, które następnie są przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (dokument papierowy jest niszczony). Jednocześnie, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w utrwalonej linii interpretacyjnej organów podatkowych. Przykładem mogą być tutaj następujące interpretacje:

• interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 czerwca 2017 r (0111-KDIB3-2.4012.151.2017.2.SR): „A zatem należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji dokumentów, które uprzednio zostaną zeskanowane w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów.”
  
  
  

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei na podstawie § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2003 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1. numer i datę wystawienia,
   
2. imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4. informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5. kwotę podatku,
6. kwotę należności ogółem.
   
   

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
   
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno – skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem dla potrzeb podatku VAT. W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. W celu zmniejszenia kosztów archiwizacji dokumentów, Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Spółka rozważa wprowadzenie rozwiązania w zakresie dokumentów (faktur otrzymywanych) od dostawców oraz dokumentów (faktur) odnoszących się do wydatków pracowniczych, które zakłada że Spółka będzie przechowywała wyłącznie elektroniczne wersje dokumentów (faktur) - skany dokumentów - zapisane w elektronicznym systemie Spółki. Natomiast papierowe wersje dokumentów stanowiące dowód zakupu towarów oraz usług będą niszczone (utylizowane).

W przypadku dokumentów (faktur) otrzymywanych od dostawców utylizacja dokumentu będzie dokonywana albo w siedzibie Spółki albo w biurze odbiorczym po odebraniu tego dokumentu, jego zeskanowaniu i wprowadzeniu do elektronicznego systemu obiegu dokumentów. W przypadku dokumentów (faktur) odnoszących się do wydatków pracowniczych utylizacja dokumentu będzie dokonywana albo w siedzibie Spółki po dostarczeniu przez pracownika do Spółki papierowej wersji raportu wydatków wraz z papierowymi dokumentami albo przez samego pracownika, który odebrał dany dokument - w takim przypadku pracownik nie będzie zobowiązany do dostarczenia do Spółki papierowej wersji raportu wydatków wraz z papierowymi dokumentami.

W przypadku wdrożenia powyższego rozwiązania zostaną zapewnione wszystkie wskazane powyżej zasady występujące w zakresie elektronicznego obiegu oraz archiwizacji dokumentów (faktur) otrzymywanych od dostawców oraz dokumentów (faktur) dotyczących wydatków pracowniczych.

W przypadku faktur VAT archiwizowanych w formie elektronicznej, w odniesieniu do których Spółka będzie dokonywała odliczenia VAT naliczonego, dokumenty takie będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także sposób ich przechowywania będzie spełniał wymagania stawiane przez ustawę o rachunkowości.

Za pośrednictwem systemu elektronicznego zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie ewentualnej kontroli podatkowej lub skarbowej.

W ramach omawianego systemu archiwizowania dokumentów, dokumenty w tym faktury archiwizowane w formie elektronicznej, mogą być potencjalnie przechowywane albo na terytorium Polski albo poza terytorium Polski. W przypadku gdyby faktury archiwizowane w formie elektronicznej były przechowywane poza terytorium Polski, sposób ich przechowywania będzie gwarantował możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Wydatki pracownicze są przez Spółkę wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. W stosunku do nabycia towarów i usług udokumentowanych fakturami zarchiwizowanymi w systemie informatycznym Spółki po stronie sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy przed dokonaniem archiwizacji tych dokumentów.

Wszystkie przechowywane przez Spółkę faktury mają wymaganą formę i zawierają elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT.

W odniesieniu do faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych przechowywanych w zewnętrznym archiwum elektronicznym w Spółce funkcjonują kontrole biznesowe.

Kontrole biznesowe funkcjonujące w Spółce ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W celu nabycia przez Spółkę towaru lub usługi od konkretnego dostawcy, w systemie elektronicznym Spółki musi powstać zamówienie na określone towary lub usługi. Zamówienie takie określa w szczególności, jakie towary lub usługi, w jakiej ilości i cenie oraz od jakiego kontrahenta zostaną nabyte przez Spółkę. W celu wygenerowania Zamówienia niezbędna jest akceptacja dwóch pracowników Spółki uprawionych do tworzenia lub akceptacji Zamówień. Zamówienie może zostać wystawione tylko w odniesieniu do kontrahenta, który jest zarejestrowanym dostawcą w systemie Spółki. W celu uzyskania statusu zarejestrowanego dostawcy, dany podmiot musi przejść stosowną weryfikację od strony biznesowej, finansowej oraz podatkowej i w przypadku spełnienia stosownych wymogów oraz standardów podmiot taki jest rejestrowany w systemie Spółki.

Po wpłynięciu faktury VAT zakupowej do Spółki, faktura podlega wstępnej weryfikacji przez osoby dedykowane do wprowadzenia faktury do elektronicznego obiegu dokumentów. Osoby takie są zobowiązane stosownie do przyjętych procedur oraz zawartych umów (w przypadku firm zewnętrznych) do zweryfikowania określonych danych na fakturze oraz porównania tych danych z Zamówieniem znajdującym się w systemie Spółki. Osoba weryfikująca fakturę sprawdza w szczególności: czy faktura zawiera wszystkie wymagane elementy, w tym między innymi, czy jest zawiera określenie sprzedawcy, nabywcy, przedmiotu transakcji oraz czy znajduje się na niej numer Zamówienia, czy dane zawarte na fakturze, w szczególności dane dotyczące sprzedawcy, nabywcy oraz przedmiotu zakupu (rodzaj towarów lub usług, ilości, cena) są zgodne z danymi zawartymi w Zamówieniu. W przypadku gdy faktura zawiera wszystkie wymagane dane i są one zgodne z Zamówieniem, faktura jest skanowana i wprowadzana do elektronicznego obiegu dokumentu. Dokument taki jest przekazywany do dalszej weryfikacji do osób odpowiedzialnych za Zamówienie w celu dokonania akceptacji faktury oraz do jej zaksięgowania i płatności.

W przypadku odebrania przez pracownika Spółki faktury dotyczącej wydatku pracowniczego, pracownik dokonujący zakupu dokonuje weryfikacji faktury wystawionej przez sprzedawcę pod kątem jej zgodności z dokonaną transakcją, tj. prawidłowości odzwierciedlenia dokonanego zakupu towaru lub usługi (w przypadku wydatków pracowniczych nie jest generowane Zamówienie w systemie). W przypadku gdy faktura prawidłowo odzwierciedla dokonaną transakcję zakupową pracownik dokonuje jej skanowania (robi zdjęcie) i następnie przygotowuje w systemie informatycznym dedykowanym do rozliczania wydatków pracowniczych przygotowuje raport, w którym załącza kopie faktur dokumentujących wydatki poniesione w związku z daną czynnością służbową. W opisie raportu pracownik jest zobowiązany podać określone informacje dotyczące poniesionych kosztów, w tym m.in. nazwę raportu, cel biznesowy na jaki zostały poniesione wydatki, przypisanie kosztowe, do raportu pracownik załącza skany (zdjęcia) faktur za dokonane zakupy. Raport jest wysyłany w formie elektronicznej do wyznaczonej osoby, która weryfikuje dane zawarte w raporcie oraz załączone dokumenty, ocenia zasadność ich poniesienia i dokonuje stosownej akceptacji lub odrzucenia przygotowanego raportu.

System informatyczny dedykowany do rozliczania wydatków pracowniczych posiada funkcję wskazywania raportów, w stosunku do których zostanie przeprowadzona weryfikacja dokumentacji. W chwili wysyłki raportu przez pracownika na monitorze komputera może pojawić się informacja, że wysyłany raport będzie podlegał weryfikacji dokumentacyjnej. W takim przypadku pracownik jest zobowiązany do przesłania do Spółki oryginałów dokumentów, których skany zostały załączone do raportu, w celu kontroli prawidłowości przygotowanego raportu wydatków pracowniczych (zgodności oryginalnych dokumentów ze skanami załączonymi do raportu). Taka weryfikacja jest dokonywana przez pracowników działu HR, czyli inne osoby niż osoby, do których jest wysyłany raport w celu ich akceptacji.

System informatyczny dedykowany do rozliczeń wydatków pracowniczych wybiera do weryfikacji dokumentacyjnej raporty wedle określonego algorytmu. Algorytm ten zakłada że. że określona liczba raportów jest wybierana przez system do weryfikacji. Po dokonaniu weryfikacji dokumentacyjnej pracownicy działu HR archiwizują papierowe wersje dokumentów, które były przedmiotem weryfikacji jako dowód przeprowadzonej weryfikacji.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą tego, czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT, zawartego na zeskanowanych Fakturach dokumentujących poniesione wydatki przez Spółkę, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zeskanowane dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej. W przypadku gdyby faktury archiwizowane w formie elektronicznej były przechowywane poza terytorium Polski, sposób ich przechowywania będzie gwarantował możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych. Odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwolą na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112a ustawy.

Pracownik otrzymujący fakturę będzie dokonywał kontroli biznesowej, która będzie polegała na weryfikacji: czy faktura zawiera wszystkie wymagane elementy, w tym między innymi, czy jest zawiera określenie sprzedawcy, nabywcy, przedmiotu transakcji oraz czy znajduje się na niej numer Zamówienia, czy dane zawarte na fakturze, w szczególności dane dotyczące sprzedawcy, nabywcy oraz przedmiotu zakupu (rodzaj towarów lub usług, ilości, cena) są zgodne z danymi zawartymi w Zamówieniu. W przypadku odebrania przez pracownika Spółki faktury dotyczącej wydatku pracowniczego, pracownik dokonujący zakupu dokonuje weryfikacji faktury wystawionej przez sprzedawcę pod kątem jej zgodności z dokonaną transakcją, tj. prawidłowości odzwierciedlenia dokonanego zakupu towaru lub usługi. W przypadku gdy faktura prawidłowo odzwierciedla dokonaną transakcję zakupową pracownik dokonuje jej skanowania i następnie przygotowuje w systemie informatycznym dedykowanym do rozliczania wydatków pracowniczych przygotowuje raport, w którym załącza kopie faktur dokumentujących wydatki poniesione w związku z daną czynnością służbową. Opisane okoliczności wskazują na zastosowanie przez Spółkę kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Należy również stwierdzić, że Spółka określiła sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Przepisy prawa regulują wyłącznie przechowywanie w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur, natomiast nie ma przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej również biletów kolejowych, biletów na przejazd autostradą i innych podobnych dokumentów otrzymanych w formie papierowej, które zostały zeskanowane.

Zatem planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji dotyczącej nabycia towarów lub usług od dostawców, oraz w zakresie przechowywania dokumentacji dotyczącej wydatków pracowniczych, w szczególności utylizacja papierowych faktur uprzednio zeskanowanych i przechowywanych w ramach elektronicznego systemu przechowywania dokumentacji będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

W rozpatrywanej sprawie Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT nabywającym od swoich kontrahentów towary i usługi podlegające opodatkowaniu VAT dokumentowane fakturami. Faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku dokumentują wydatki związane również z delegacjami służbowymi pracowników Spółki. Wydatki pracownicze są przez Spółkę wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. W stosunku do nabycia towarów i usług udokumentowanych fakturami zarchiwizowanymi w systemie informatycznym Spółki po stronie sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy przed dokonaniem archiwizacji tych dokumentów. Jak wskazał Wnioskodawca wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych będą wydatkami ponoszonymi w imieniu i na rzecz Spółki.

Wobec tego należy stwierdzić, że skoro przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej faktury dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych, to faktury te będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy.

Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.

W konsekwencji, w przypadku nabycia towarów lub usług od dostawców, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur, zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej, ponadto w przypadku wydatków pracowniczych, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur, zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
   
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
   
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
   
   

Stosownie do § 2 ww. artykułu przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Nadmienia się, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.