INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 23 września 2010 r. (data wpływu 02 listopad 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w restauracji - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 02 listopada 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w restauracji.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Firma Wnioskodawcy, P., jest jednoosobową działalnością gospodarczą polegającą na świadczeniu usług public relations dla zewnętrznych klientów. Polega to, m.in., na budowaniu kontaktów firmy klienta z otoczeniem, kreowaniu jej tożsamości. Istotą public relations jest komunikacja, a podstawowym działaniem w tym zakresie jest dotarcie z przekazem informacyjnym do mediów w celu jego opublikowania (prezentacji). Wiąże się z tym konieczność odbywania spotkań z różnymi podmiotami, które uczestniczą w procesie świadczenia usług dla klienta, takimi jak dziennikarze, agencje reklamowe, agencje prasowe. Indywidualne spotkania z dziennikarzami zwyczajowo i powszechnie odbywają się w lokalach gastronomicznych.

Zaproszenie na kawę, "lunch” czy obiad nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym, a spożywany w restauracji posiłek nie jest okazały ani wykwintny, a wynika ze zwyczajowo przyjętych norm oraz konieczności. Siedziba firmy Wnioskodawcy mieści się w prywatnym mieszkaniu, gdzie Wnioskodawca wykonuje wszystkie koncepcyjne i biurowe elementy pracy. Nie ma tam możliwości aranżowania spotkań biznesowych z dziennikarzami i innymi kontrahentami. Wnioskodawca ponosi zatem określone wydatki na spotkania z tymi podmiotami w lokalach gastronomicznych. Wydatki te nie obejmują wykwintnych i drogich potraw czy napojów alkoholowych, nie mają na celu promocji firmy Wnioskodawcy. Wydatki są potwierdzane rachunkami bądź fakturami VAT wystawianymi na firmę. Spotkania odbywają się do kilku razy w miesiącu. Taka forma spotkań roboczych, mocno rozpowszechniona wśród osób zajmujących się public relations, umożliwia właściwą komunikację w zakresie omawianych elementów wykonywanej na rzecz klienta usługi, a także budowanie kapitału wiedzy niezbędnego dla osoby zajmującej się usługami public relations.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki ponoszone na spotkania biznesowe z dziennikarzami i innymi kontrahentami, organizowane w restauracji, stanowią i będą stanowiły w przyszłości koszty uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych...

Zdaniem Wnioskodawcy, przedmiotowe wydatki stanowią dla niego koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 22. ust. 1. updof kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Oznacza to, iż kosztem podatkowym są wszelkie celowe wydatki poniesione w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością, odpowiednio udokumentowane, poza wydatkami wprost wyłączonymi przez ustawodawcę.

Zgodnie z utrwaloną już linią orzeczniczą sądów administracyjnych, jak również praktyką orzeczniczą organów podatkowych, wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu jeżeli spełnione są następujące warunki:

• wydatek został rzeczywiście poniesiony przez podatnika,

• ma on charakter bezzwrotny,

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

• jest poniesiony w celu uzyskania przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów lub też ma na celu zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów,

• jest odpowiednio udokumentowany,

• nie został wyłączony z kategorii kosztów podatkowych.
  
  

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 updof nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ponieważ updop nie definiuje pojęcia reprezentacji należy sięgnąć do definicji słownikowej („Słownik języka polskiego pod red. M. Szymczaka, Wydawnictwo PWN, Warszawa 1992).

Wskazuje ona, iż pojęcie reprezentacji oznacza okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Takie też rozumienie tego pojęcia utrwaliło się w orzecznictwie i jest przyjęte przez organy podatkowe. Reprezentacja musi się odznaczać okazałością wystawnością, wytwornością, muszą to być działania o charakterze nadzwyczajnym, niestandardowe, wykraczające poza to co jest powszechnie spotykane i praktykowane. Podejmowanie działań, które są powszechne na rynku niewątpliwie nie stanowi o okazałości czy wytworności, gdyż nie odróżnia danej jednostki pozytywnie od innych podmiotów na rynku. Aby działanie kwalifikować jako reprezentację musi być ono intencjonalnie skierowane na sprawienie wrażenia okazałości czy wystawności, tj. kluczowy jest cel działania, który definiuje tym samym jego charakter.

Stanowisko takie wyrażone zostało m.in. w orzecznictwie sądów administracyjnych, np. wyrok WSA w Łodzi z dnia 27 listopada 2008 r., (sygn. I SA/Łd 1112/08), wyrok WSA w Warszawie z dnia z dnia 21 stycznia 2009 r., (sygn. III SA/Wa 1597/08), wyrok WSA w Warszawie z dnia 12 czerwca 2008 r., (sygn. III SA/Wa 157/08). Przykładowo, zgodnie z w/w wyrokiem WSA z dnia 21 stycznia 2009 r., aby wydatek mógł zostać uznany za wydatek o charakterze reprezentacyjnym konieczne jest by głównym celem działania podatnika było zaprezentowanie jego wystawności, okazałości, wysokiego standardu. Sąd stwierdził, że bez okazałości i wystawności nie może być mowy o reprezentacji. Co więcej, sąd uznał, iż jeśli okazanie wystawności, okazałości i wysokiego standardu nie jest celem samym w sobie, a jedynie środkiem do osiągnięcia celu reklamowego to poniesiony wydatek nie może być uznany za wydatek o charakterze reprezentacyjnym (por. J. Pustuł, glosa aprobująca do wyroku WSA w Warszawie z dnia 21 stycznia 2009 r., sygn. III SA/Wa 1597/08, Przegląd Orzecznictwa Podatkowego nr 4/2009). Sąd stwierdził również, że przy kwalifikacji określonych przedsięwzięć podejmowanych przez dany podmiot należy uwzględniać specyfikę tego podmiotu oraz branżę w jakiej on działa. Natomiast w w/w wyroku WSA w Warszawie z dnia 12 czerwca 2008 r. sąd stwierdził, że wymienienie jako kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych nie oznacza, iż wydatki te nigdy nie będą kosztami podatkowymi. Stwierdzić należy, że nie są one kosztami podatkowymi jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny”.

W odniesieniu w szczególności do poczęstunków służbowych poza biurem (np. obiady i inne poczęstunki w restauracjach) podobne stanowisko jest prezentowane w najnowszych interpretacjach organów podatkowych np.: wydana po uchyleniu przez WSA w Warszawie poprzedniej interpretacji, interpretacja indywidualna Dyrektora lzby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 sierpnia 2009 r., (sygn. IPPB5/4240-24/09-2/AM), zgodnie z którą „zaproszenie kontrahenta na kawę, zwykły lunch czy obiad do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie spotykana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest okazały ani wykwintny, bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością. Tym samym brak jest podstaw aby uznać, iż ponoszone przez Spółkę wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami spełniały przesłanki wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28, wyłączające je z kosztów uzyskania przychodów”.

W przedstawionym w niniejszym wniosku stanie faktycznym i przyszłym:

1. ponoszone wydatki pozostają w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością, gdyż poczęstunki dotyczą spotkań roboczych z dziennikarzami i innymi kontrahentami i służą przede wszystkim zapewnieniu warunków do prowadzenia uzgodnień w konkretnych sprawach gospodarczych;
2. spotkanie w restauracji bądź kawiarni ma aspekt czysto praktyczny, umożliwia bowiem przeprowadzenie rozmów w przypadku braku adekwatnego miejsca w przeznaczonej na cele prowadzonej działalności części mieszkania, będącego jednocześnie siedzibą firmy Wnioskodawcy;
3. ponadto spotkania odbywają się najczęściej w lokalach na terenie W., o miejscu spotkania decyduje bliskość i łatwość dojazdu, a także „neutralność” gruntu, podczas gdy siedziba firmy Wnioskodawcy znajduje się w miejscowości, gdzie dojazd jest trudniejszy;
4. celem ponoszonych wydatków nie jest okazanie wytworności czy okazałości ani budowa szczególnego wizerunku firmy Wnioskodawcy, a jedynie zapewnienie, by warunki, w jakich odbywają się te spotkania nie odbiegały od powszechnie przyjętego w kulturze biznesowej i medialnej kanonu, ich brak powodowałby, iż Wnioskodawca odróżniałby się pod tym względem na niekorzyść od innych osób zajmujących się usługami public relations i mogłoby to mieć niekorzystny wpływ na realizowane przez Wnioskodawcę usługi, a co za tym idzie, osiągane przez Wnioskodawcę przychody; we wszystkich przypadkach poniesienie kosztu posiłku jest elementem ubocznym skorzystania z restauracji jako miejsca spotkania;
5. wszystkie wydatki są dokumentowane rachunkami bądź fakturami VAT wystawionymi na firmę Wnioskodawcy opłacone i bezzwrotne.
   
   

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam, co następuje:

Podstawę prawną kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów stanowi przepis art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 23 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

• nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

• być właściwie udokumentowany.
  
  

A zatem decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, przy czym każdy wydatek poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodu. Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wyłączając z kosztów podatkowych koszty reprezentacji, ustawy podatkowe nie definiują pojęcia „reprezentacja”, ani też nie odsyłają do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja”, nie uprawnia jednak do dowolnego określania jego zakresu znaczeniowego. Interpretacji tego pojęcia należy dokonać w oparciu o wykładnię językową.

Według Słownika języka polskiego PWN, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1996, redaktor naukowy prof. Mieczysław Szymczak, reprezentacja to grupa osób, instytucja występująca w czyimś imieniu, reprezentująca czyjeś interesy, przedstawicielstwo, okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. W związku z powyższą definicją na gruncie ustaw podatkowych należy przyjąć, że reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika wiążące się z okazałością, w celu wywołania jak najlepszego działania.

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą polegającą na świadczeniu usług public relations dla zewnętrznych klientów, organizuje spotkania z klientami w lokalach gastronomicznych na terenie W. ponosząc koszty napojów, drobnych poczęstunków bądź lunchów. Wnioskodawca wskazuje, że spotkania te nie mają charakteru wytworności oraz nie mają na celu okazania przepychu.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia „reprezentacja” oraz analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach (kawiarniach), wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Powoływanie się w tym kontekście przez Wnioskodawcę na okoliczność, że tego typu działania czy wydatki nie mają charakteru wytworności oraz nie mają na celu okazania przepychu, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji, bowiem działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem lub wystawne bankiety z ekskluzywnym menu.

Fakt prowadzenia rozmów biznesowych na „neutralnym gruncie”, w miłym otoczeniu i sprzyjającej atmosferze sprzyjać ma pozytywnym relacjom handlowym.

Spotkania tego typu - czy to przy kawie, drobnym poczęstunku, obiedzie lub kolacji są „usługami gastronomicznymi”, które odbywają się dla ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia w restauracjach (kawiarniach), a zatem noszą znamiona reprezentacji, ponieważ wpływają na stworzenie dobrego wizerunku firmy, wykazaniu zasobności i profesjonalizmu.

Nawet przysłowiowa kawa wypita podczas spotkania trwającego kwadrans wywołać może pozytywne skutki wizerunkowe na przyszłość. Nie chodzi bowiem o jednostkowy koszt poniesiony w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w restauracji lub kawiarni, ale o cel, jaki zostanie dzięki takim spotkaniom osiągnięty przez Wnioskodawcę zarówno w przypadku nabycia drobnego poczęstunku, napojów, czy też zapłaty za posiłek. Jak wykazano powyżej, wydatki te w sposób pośredni promują firmę.

Niemniej nie ulega wątpliwości, że pojęcie „reprezentacji” pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności i działania tego typu podejmowane są w celu ułatwienia zawarcia umowy, lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Za „reprezentację” bowiem, w potocznym rozumieniu, należy uznać działania zmierzające do stworzenia jak najkorzystniejszego wizerunku firmy.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy prawne należy stwierdzić, iż wydatki poniesione na posiłki i napoje zamówione w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach (kawiarniach) nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej.

Należy podkreślić, iż przywoływana przez Wnioskodawcę interpretacja indywidualna przepisów prawa podatkowego oraz wyroki Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego wydane zostały w indywidualnych sprawach i nie mogą być źródłem prawa i obowiązków w innych sprawach. Na mocy art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 2 kwietnia 1997 roku – Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 78, poz. 483 ze zm.) źródłami powszechnie obowiązujących prawa w Rzeczypospolitej Polskiej są: Konstytucja, ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe oraz rozporządzenia.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.