INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 16 czerwca 2010 r. (data wpływu 22 czerwca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów– jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 22 czerwca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług trenerskich oraz sprzedaży łódek i części do nich. Nie zatrudnia w swojej działalności pracowników. Siedziba działalności znajduje się w miejscu zamieszkania, natomiast towar przechowuje w wynajmowanym pomieszczeniu. W maju 2010 r. zakupił ekspres do kawy wraz z dodatkowymi elementami – filtr do kawy, urządzenie do sporządzania i spieniania cappuccino (wartość nie przekracza 3.500 zł), kawę i mleko do kawy. Urządzenie będzie znajdowało się w siedzibie firmy albo w magazynie w zależności od potrzeb. Kawą będą częstowani kontrahenci w czasie spotkań biznesowych odbywających się w siedzibie firmy lub w magazynie – spotkania będą dotyczyły negocjacji przy zawieraniu umów sprzedaży lub nowych kontraktów na usługi trenerskie.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatek na zakup ekspresu do kawy wraz z dodatkowym oprzyrządowaniem (wartość nie przekracza 3.500 zł) oraz wydatki na zakup kawy i mleka do kawy dla kontrahentów będą stanowiły koszty uzyskania przychodów...

Zdaniem Wnioskodawcy, podatnik osiągający przychody może pomniejszać je o koszty, które nie zostały wymienione w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów oraz dla których można znaleźć związek przyczynowo-skutkowy między ich poniesieniem a powstaniem lub zwiększeniem przychodu. Efektem istnienia tego związku jest bądź to osiągnięcie przychodu przez podatnika (nawet przewidywanie jego osiągnięcia), bądź też osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu. Tak więc, dla zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest istnienie związku między wydatkiem a osiągniętym przychodem. Przy czym, podatnik ma możliwość ich odliczenia pod tym warunkiem, że wykaże związek tych wydatków z osiąganym przychodem.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wyłączają z kosztów wydatki na reprezentację (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy). Przez reprezentację rozumie się okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Zwykły poczęstunek dla kontrahentów, który jest nieodłącznym elementem spotkania czy szkolenia nie stanowi celu samego w sobie i może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu. Zakup ekspresu, kawy i mleka do kawy w celu poczęstunku stanowi koszt uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wykazania owego związku spoczywa na podmiocie, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• być właściwie udokumentowany.

Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej spełniających powyższe kryteria nie można jednak zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu „reprezentacja”, dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007). Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

W myśl natomiast art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, nie zaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych - w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Przedstawiając we wniosku stan faktyczny Wnioskodawca wskazał, iż poniósł wydatki na zakup kawy i mleka do kawy oraz ekspresu do kawy wraz z dodatkowym oprzyrządowaniem w związku z organizowaniem spotkań z kontrahentami w siedzibie firmy (miejscu zamieszkania) i w pomieszczeniu magazynowym. Spotkania będą dotyczyły negocjacji przy zawieraniu umów sprzedaży lub nowych kontraktów na usługi trenerskie.

Odnosząc zanalizowane uprzednio przepisy do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy stwierdzić, iż wydatki na zakup kawy i mleka do kawy podawanych w trakcie spotkań mających związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, nie będą miały charakteru reprezentacyjnego. Wydatki z tego tytułu mogą więc zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Odnosząc się do kwestii zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatku na ekspres do kawy wraz z oprzyrządowaniem, w świetle powyższych przepisów i przedstawionego we wniosku stanu faktycznego stwierdzić należy, iż warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatku na jego zakup - jest wykorzystywanie tego sprzętu w działalności gospodarczej, tj. sprzęt ten nie może służyć celom osobistym Wnioskodawcy, jak również wykazanie jego celowości i związku z przychodem oraz prawidłowe udokumentowanie.

Należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa jednak obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Na podatniku ciąży również obowiązek należytego udokumentowania ww. wydatków. Nie może się ono jednak ograniczać wyłącznie do posiadania faktury, bądź też innego dowodu stwierdzającego wyłącznie wysokość poniesionych z ww. tytułu wydatków. Niezbędnym jest, bowiem dysponowanie dowodami umożliwiającymi w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzającymi racjonalność poniesionych wydatków i brak cech okazałości oraz wystawności.

W tym miejscu należy wyjaśnić, iż postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnych, z uwagi na przedmiot i charakter wydawanych w jego toku rozstrzygnięć, jest postępowaniem szczególnym, odrębnym, do którego nie mają bezpośredniego zastosowania inne - poza wskazanymi w ustawie - przepisy Ordynacji podatkowej, w szczególności nie jest postępowaniem dowodowym, które może być prowadzone w toku kontroli podatkowej czy postępowania podatkowego lub czynności sprawdzających. Organ wydający interpretację indywidualną, nie może więc zbadać w sensie merytorycznym „sprawy podatkowej” wynikającej z przytoczonego we wniosku stanu faktycznego lecz jedynie pozytywnie lub negatywnie ocenić, z przytoczeniem przepisów prawa podatkowego, czy stanowisko pytającego jest słuszne i znajduje oparcie w okolicznościach przedstawionego stanu faktycznego.

Organ wydający interpretację przepisów prawa podatkowego nie może bowiem prowadzić postępowania ani podejmować rozstrzygnięć zastrzeżonych dla innego trybu orzekania, w tym w postępowaniu kontrolnym czy podatkowym w oparciu o konkretną dokumentację księgową.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zmianami).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.