POSTANOWIENIE

Działając na podstawie art. 14a § 1 i 4 oraz art. 216 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze w nawiązaniu do wniosku z dnia 01.04.2005r. (data wpływu do Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze 12.04.2005r.) dot. udzielenia pisemnej interpretacji, co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w podatku od towarów i usług odnośnie wymogów jakie powinny spełniać wystawione faktur VAT w części dotyczącej podpisu odbiorcy na fakturze, stwierdza, iż zaprezentowane przez Wnioskodawcę stanowisko , że w/w dokumenty są wadliwe i nie spełniają wymogów formalnych, jakie winny spełniać faktury VAT, określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 109, poz. 1245 ze zm.) i Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 27, poz. 268 ze zm.), gdyż nie posiadają podpisu odbiorcy na fakturze jest prawidłowe.

U Z A S A D N I E N I E

Dnia 12.04.2005r. wpłynął do Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze wniosek o wydanie interpretacji podatkowej dotyczącej wymogów jakie powinny spełniać wystawione faktur VAT.

W/w wniosek został przekazany dnia 29.04.2005r. do tut. Urzędu Skarbowego według właściwości miejscowej do załatwienia w/w wniosku, bez wymienionych w tym wniosku załączników.

Z przedstawionego w w/w wniosku stanu faktycznego wynika, iż w okresie od 02.07.1999r. podatnik prowadził działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej. Przedmiotem działalności była sprzedaż hurtowa wyrobów papierowych.

Dnia 05.07.1999r. Strona zawarła umowę dzierżawy na pomieszczenia biurowe i magazynowe z firmą, której uwierzytelnioną kserokopię przedłożyła w dniu 30.06.2005r. Wg w/w umowy przedmiotem dzierżawy były pomieszczenia znajdujące się w miejscowości o powierzchni użytkowej 250 m2 ( §1 umowy). W § 2 tej umowy Dzierżawca zobowiązał się do płacenia wydzierżawiającemu czynszu najmu za pomieszczenia wg stawki umownej w wysokości 3.50 zł netto + 22% VAT płatne w ciągu 14 dni od daty otrzymania faktury. W § 3 umowy podano, iż umowę zawiera się na czas nieokreślony od dnia 06.07.1999r.

Strona podaje, iż ani w umowie, ani na odrębnym dokumencie nie udzielała tej firmie upoważnień do wystawiania faktur bez podpisu osoby upoważnionej do odbioru.

W uzupełnieniu w/w zapytania dnia 30.06.2005r. Strona przedłożyła uwierzytelnioną kserokopię:
- pierwszej faktury za czynsz dzierżawny Nr 1/M/2001 z dnia 20.12.2001r., którą jak podaje otrzymała w m-cu kwietniu 2002r., gdzie w nazwie usługi wystawca f-ry zamieścił opis: „Usługa dzierżawna za okres VII 1999- IX 2000r.”, szt. 15. dla faktury tej nie określono daty sprzedaży i brak na niej podpisu osoby uprawnionej do otrzymania faktury VAT,
- faktury Nr 1/M/2002 wystawionej dnia 02.12.2002r., którą, jak podaje Strona, otrzymała dnia 17 grudnia 2002r. gdzie w nazwie usługi zamieszczono opis: Czynsz dzierżawny za okres od X 2000 do XI 2002. szt. 26, w fakturze tej nie określono daty sprzedaży i brak na niej podpisu osoby uprawnionej do otrzymania faktury VAT.

W świetle opisanego stanu faktycznego Strona prosi o informację czy te dwa dokumenty opisane powyżej spełniały wymogi stawiane przez ustawę z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 11, poz. 50 ze zm.) dotyczące terminów wystawiania faktur oraz wymogi stawiane przez Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 109, poz. 1245 ze zm.) i Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 27, poz. 268 ze zm.) dotyczące warunków, jakie winny spełniać faktury VAT.

Jednocześnie Strona wyraża opinie, iż jej zdaniem w/w dokumenty są wadliwe i nie spełniają wymogów formalnych określonych n/w przepisach tj.
- § 37 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 109, poz. 1245)
i § 35 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 27, poz. 268 ze zm.), określają wymogi formalne, jakie winna spełniać faktura VAT stwierdzająca dokonanie sprzedażyoraz
- § 37 ust. 8 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 109, poz. 1245 ze zm.) i § 35 ust. 8 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 27, poz. 268) określają, iż wymóg § 35 ust. 1 i 37 ust. 1 rozporządzeń dotyczy zamieszczenia na fakturze czytelnego podpisu osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisu oraz imion i nazwisk tych osób nie jest wymagany, jeżeli nabywca złoży sprzedawcy pisemne oświadczenie, w którym upoważni go do wystawiania faktur bez podpisu osoby uprawnionej do otrzymania faktury.

Tut. Organ podatkowy mając na uwadze powyższe zważył co następuje:

W art. 32 ust. 1 cyt. ustawy z dnia 8 stycznia 1993r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 11, poz. 50 ze zm.) ustawodawca zawarł materialno-prawne wymogi dotyczące informacji jakie winny zawierać faktury VAT. W przepisie tym mowa jest, że Podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2, obwiązani są wystawiać fakturę stwierdzającą w szczególności sprzedaż towarów, jej datę, cenę jednostkową bez podatku, wartość sprzedaży, kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Informacje jakie powinna zawierać faktura VAT wskazane w w/w art. 32 są warunkiem koniecznym dla zachowania przez podatnika uprawnień wynikających z ustawy o podatku od towarów i usług przyjmującego bądź wystawiającego fakturę.

Ponadto Ustawodawca w delegacji ustawowej zawartej w art. 32 ust. 5 cyt. ustawy o VAT upoważnił Ministra Finansów do wydania rozporządzenia wykonawczego do określenia między innymi zasad wystawiania faktur i danych, które winny zawierać. Minister Finansów korzystając z w/w upoważnienia określił w drodze rozporządzenia dane jakie powinna zawierać c faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży. W myśl § 37 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 109, poz. 1245 ze zm.) obowiązującego w dniu wystawienia faktury z dnia 20.12.2001r. oraz § 35 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 27, poz. 268 ze zm.) obowiązującego w dniu wystawienia faktury z dnia 02.12.2002r, określono, iż faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
2. numery identyfikacji podatkowej lub numery tymczasowe sprzedawcy i nabywcy,
3. dzień miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „ FAKTURA VAT”,
4. nazwę towaru lub usługi,
5. jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
6. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
7. wartość sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
8. stawki podatku,
9. sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku,
10. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych,
11. wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku,
12. kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie,
13. czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

W myśl ust. 8 cyt. § 37 cyt. Rozporządzenia M F z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o VAT i ust. 8 § 35 ust. 1 Rozporządzenia M F z dnia 22 marca 2002r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o VAT faktura nie musi zawierać danych dotyczących nabywcy, o których mowa w ust. 1 pkt 13, jeżeli nabywca złoży sprzedawcy pisemne oświadczenie, w którym upoważni go do wystawiania faktur bez podpisu osoby uprawnionej do otrzymania faktury.

Ze stanu faktycznego przedstawionego przez stronę wynika, iż w w/w umowie dzierżawy na pomieszczenia biurowe i magazynowe z firmą XXX, ani na odrębnym dokumencie Strona nie udzielała tej firmie upoważnień do wystawiania faktur bez podpisu osoby upoważnionej do odbioru.

Wymóg zamieszczania podpisu na fakturze wynikający z przepisu § 37 ust. 1 pkt 13 Rozporządzenia M F z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o VAT i § 35 ust. 1 pkt. 13 Rozporządzenia M F z dnia 22 marca 2002r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o VAT był spowodowany tym, że do 31 grudnia 1999r. istniał podział na podmioty upoważnione do odbierania faktur i takie, które takiego uprawnienia nie mając, otrzymywały rachunki uproszczone. W takiej sytuacji odbiorca składając swój podpis na fakturze deklarował, że jest podmiotem uprawnionym do otrzymania tej faktury. W przypadku braku takiego obowiązku, na podmiocie wystawiającym fakturę ciążyłby obowiązek sprawdzenia, czy odbiorca, ma prawo do otrzymania faktury. Tak więc składając podpis na fakturze odbiorca uwalniał od odpowiedzialności dostawcę gdyby okazało się, że odbiorca nie był podmiotem uprawnionym do jej otrzymania i wykorzystał ją niezgodnie z prawem do obniżenia swojego podatku należnego.

W przedmiotowym przypadku faktury stwierdzające dokonanie sprzedaży zostały, jak podaje strona , przesłane stronie bez czytelnych podpisów osób uprawnionych do otrzymania faktur lub podpisów oraz imion i nazwisk tych osób, mimo iż strona nie złożyła sprzedawcy pisemnego oświadczenia, w którym upoważniałaby go do wystawiania faktur bez podpisu osoby uprawnionej do otrzymania faktury co wskazuje, iż w/w faktury nie spełniają wymogów cyt. Rozporządzenia M F z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o VAT i Rozporządzenia M F z dnia 22 marca 2002r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o VAT.

Jednak w przedmiotowym przypadku brak tych podpisów mógłby jedynie rodzić jakąkolwiek odpowiedzialność sprzedawcy w przypadku gdyby nabywca, tj. Strona nie była podatnikiem podatku od towarów i usług i dokonałaby odliczenia od podatku należnego VAT podatku naliczonego w tych fakturach.

Określona w art. 32 ust 5 cyt. ustawy o VAT delegacja umożliwiła wprowadzenie przepisów ułatwiających dokonywanie kontroli faktur poprzez rozszerzenie treści przepisu art. 32 ust.1 cyt. ustawy o VAT mających znaczenie pomocnicze dla ustalenia zakresu praw i obowiązków podatnika w zakresie podatku od towarów i usług.

Brak podpisu na fakturze zaliczany jest do błędów formalnych, a nie merytorycznych, które mogą powodować skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, oraz prowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku naliczonego w szczególności do jego zawyżenia. Nie wywierają natomiast w/w skutków materialnych braki faktury, w zakresie w jakim dotyczą innych wymogów niż określone w art. 32 cyt. ustawy o VAT, które odnoszą się jedynie do strony formalnej faktury, gdyż w tym przypadku stanowią jedynie błędy formalne stanowiące niedostatek techniczny tych faktur Brak podpisu nie wpływa na prawidłowość wystawionej faktury.

Powyższe potwierdza pismo Podsekretarza stanu Ministerstwa Finansów skierowane 12 grudnia 1994r. do Izb Skarbowych i Urzędów Kontroli Skarbowej wyjaśniające niektóre kwestie związane z fakturami. Wg w/w pisma za wadliwości faktur mniejszej wagi należy uznać:

1. brak na fakturze imienia i nazwiska podatnika (sprzedawcy lub kupującego) będącego osobą fizyczną, jeśli została podana nazwa zgłoszonej do ewidencji firmy prowadzonej przez tę osobę, która również podana została w zgłoszeniu rejestracyjnym,
2. brak wypełnienia w fakturze rubryki „sprzedawca”, jeżeli dane sprzedawcy wydrukowane są na formularzu faktury lub naniesione przy użyciu pieczątki,
3. brak na fakturze adresu miejsca zamieszkania podatnika (sprzedawcy lub kupującego) będącego osobą fizyczną w wypadku, gdy na fakturze podano adres miejsca prowadzonej działalności, które zostało podane w zgłoszeniu rejestracyjnym,
4. brak na fakturze adresu siedziby podatnika (sprzedawcy lub kupującego) nie będącego osobą fizyczną w wypadku, gdy na fakturze podano adres miejsca–prowadzonej działalności, które zostało podane w zgłoszeniu rejestracyjnym,
5. stosowanie w fakturach skrótów w nazwach sprzedawcy lub odbiorcy, które nie są powszechnie stosowane w języku polskim; stosowanie skrótów powszechnie przyjętych, np. S.A. - spółka akcyjna, nie stanowi jakiejkolwiek wadliwości. Jeżeli podatnik stosuje podaną w zgłoszeniu rejestracyjnym nazwę skróconą, nie stanowi tu jakiejkolwiek wadliwości,
6. brak skreślenia słowa „kopia” na oryginale faktury, jeżeli inne cechy faktury wskazują, iż jest to oryginał oraz istnieje kopia tego oryginału,
7. wystawienie faktury w terminie późniejszym niż 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, jeśli wystawienie nastąpiło do końca miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę; podobnie należy traktować wystawienie faktury w terminie do 7 dnia następnego miesiąca, jeżeli wydanie towaru (wykonanie usługi) nastąpiło w ostatnim dniu roboczym poprzedniego miesiąca,
8. brak umieszczenia na fakturze daty sprzedaży towaru lub usługi, jeżeli data ta może zostać ustalona w sposób niewątpliwy na podstawie innych dokumentów będących u podatnika (sprzedawcy lub nabywcy), np. księgowych dowodów wydania towaru, dokumentów przewozowych, treści zawartych umów w formie pisemnej, dowodów zapłaty itd.,
9. pomyłki w adresie podatnika (sprzedawcy lub nabywcy) lub braki dotyczące tego adresu, np. numeru: kodu pocztowego, ulicy, mieszkania, jeżeli adres zostanie w sposób niewątpliwy ustalony na podstawie innych posiadanych przez podatnika dokumentów, o których mowa w pkt. 8,
10. brak zastosowania rabatu (upustów, skonta, bonifikaty) do ceny jednostkowej na fakturze w wypadku, gdy rabat zastosowany był od kwoty należności (brutto albo netto),
11. zaokrąglenie do 100 zł kwoty obrotu, podatku należnego oraz kwoty należności podanych na fakturach wystawionych do 31 grudnia 1994r.
12. brak jednostkowych kwot podatku od towarów i usług podanych przy poszczególnych cenach jednostkowych na fakturze,
13. brak podania na fakturze wyrazów „numer tymczasowy” w wypadku, gdy podatnik posługuje się zgodnie z prawem numerami PESEL albo REGON,
14. podanie na fakturze skrótu nazwy towaru lub tylko jego symboli, gdy symbol ten stosowany jest w praktyce handlowej,15. brak w fakturze symboli PKWiU, gdy opodatkowanie usług stawkami 7% albo 0% związane jest z inwestycjami, które korzystają ex lege z preferencji w podatku od towarów i usług (np. usługi budowlane związane z budownictwem mieszkaniowym); można w fakturze umieścić wówczas symbol klasyfikacji obiektów budowlanych (KOB obiektu będącego przedmiotem robót (usług),
16. brak podania imienia i nazwiska osoby podpisującej fakturę (upoważnionej do podpisu) w imieniu sprzedawcy lub kupującego, jeśli podpisy tych osób są czytelne lub ograniczają się do podania nazwiska i pierwsze litery imienia; nie można uznać za błąd umieszczenie przez podatnika w druku faktury synonimów wyrazów „sprzedawca” „nabywca”, osoba uprawniona do wystawienia/otrzymania faktur”,
17. stosowanie w ewidencji obrotu innego kursu określającego wartość towarów eksportowanych (np. z dokumentu SAD) niż z dnia momentu powstania obowiązku podatkowego ustalonego dla eksportu towarów,
18. pozostałe uchybienia o charakterze formalnym, jeżeli nie miały wpływu na wysokość podatku należnego lub naliczonego.

W przedmiotowym przypadku jest to brak podpisu odbiorcy, który nie powoduje skutku materialnego w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, oraz nie prowadzi do niewłaściwego określenia wysokości podatku naliczonego.

Z powyższego wynika, iż o prawidłowości faktur VAT wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. A zatem jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują w/w wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur VAT wyłącznie z powodu wspomnianych braków mających charakter wadliwości mniejszej wagi.

To, iż omówione nieprawidłowości i braki faktur stanowią wadliwość mniejszej wagi potwierdza również fakt, iż rozporządzeniem M.F. z dnia 21.12.1995r. w sprawie wykonania przepisów (Dz. U. Nr 154, poz. 797 ze zm.) ustawodawca wprowadził instytucję noty korygującej, którą należy stosować od 01.02.1996r. właśnie w przypadku wadliwości faktur mniejszej wagi.

Zatem w przypadku gdy Strona będąc podatnikiem podatku od towarów i usług chciałaby sprostować lub uzupełnić braki formalne na w/w fakturach winna wystawić zgodnie z § 45 ust. 1 cyt. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym i z § 43 ust. 1 cyt. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym NOTĘ KORYGUJĄCĄ , którą zgodnie z w/w przepisami nabywca może wystawić w przypadku pomyłek dotyczących jakiekolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach od 1 do 12 faktur określonych w § 37 ust. 1 cyt. Rozporządzenia M F z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o VAT i § 35 ust. 1 cyt. Rozporządzenia M F z dnia 22 marca 2002r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o VAT, co oznacza iż w przypadku nieprawidłowości występujących w zakresie podpisu odbiorcy o którym mowa w ust. 13 w/w paragrafów skorygowanie danych poprzez wystawienie noty korygującej również ma zastosowanie.

Jednocześnie tut. organ podatkowy informuje, iż:
- interpretacja niniejsza dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania niniejszego postanowienia,
- interpretacja niniejsza nie jest wiążąca dla podatnika, wiąże natomiast tut. Organ podatkowy oraz organ kontroli skarbowej właściwy dla wnioskodawcy – do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Na niniejsze postanowienie służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Zielonej Górze. Zażalenie wnosi się w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.