W związku z pismem z dnia 03.11.2004 r. (data wpływu do Urzędu 08.11.2004 r.) dotyczącym kwestii uznania za koszt uzyskania przychodu kwoty utraconej gotówki pieniężnej w wyniku kradzieży, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Limanowej na podstawie art. 14 a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) udziela pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego – stanowiącej odpowiedź w sprawie.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnych źródeł są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Art. 23 powyższej ustawy zawiera zamknięty katalog wydatków nie stanowiących z mocy ustawy kosztów uzyskania przychodów. Wśród wymienionych w tym artykule wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów nie ma strat w środkach obrotowych.
Gramatyczna wykładnia tego przepisu prowadzi do wniosku, że podatnik ma możliwość odliczenia od przychodów wszelkich kosztów pod tym jednakże warunkiem, że mają one bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma, bądź może mieć wpływ, na wielkość osiągniętego przychodu. Każdy wydatek, bądź poniesiona strata wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego, bądź pośredniego związku z przychodemi racjonalności działania dla osiągnięcia konkretnego przychodu.

W opisanej w piśmie sytuacji miało miejsce włamanie do pomieszczenia biurowego w wyniku którego skradziona została gotówka przeznaczona na wypłaty. Po nie wykryciu sprawcy w dniu 30.09.2004 r. Komisariat Policji wydał postanowienie o umorzeniu dochodzenia i wpisaniu do rejestru przestępstw.
W związku z powyższym faktem zapytują Państwo, czy strata powstała w ten sposób w firmie będzie stanowić koszt uzyskania przychodów.

W odniesieniu do strat w majątku obrotowym, jakim są m.in. pieniądze, trudno mówić, że zmierzają one do osiągnięcia przychodów. Stanowią one jednak element kosztowy w prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym każdy przypadek obciążenia kosztów stratami musi być rozpatrywany indywidualnie pod kątem ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w myśl ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W prezentowanym orzecznictwie dotyczącej powyższej kwestii przyjmuje się, że dla celów podatkowych tylko kradzież powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia, można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie powstałej starty w ciężar kosztów uzyskania przychodów a co za tym idzie nie można uznać za zdarzenie losowe kradzieży środków obrotowych nienależycie zabezpieczonych.
Wartości pieniężne uznaje się za należycie zabezpieczone, jeżeli przedsiębiorca w celu ich ochrony przed kradzieżą przestrzegał wymagań określonych m.in. w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakimi powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. nr 129, poz. 858 ze zm.).

Z zapytania nie wynika, czy dochowano należytej staranności w celu zabezpieczenia pieniędzy, wydawać by się mogło, że nie, gdyż nawet kwoty te nie zostały objęte ubezpieczeniem na wypadek kradzieży. Jeżeli środki pieniężne były przetrzymywane bez starannego zabezpieczenia, np. sejfu należy uznać, że lekkomyślnie narazili się Państwo na ryzyko zdarzenia, którego nie można uznać za mające charakter losowy. Tym samym strata powstała w takiej sytuacji nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.