Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF
z 8 marca 2018 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 22 grudnia 2017 r. (data wpływu 29 grudnia 2017 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania papierowych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 29 grudnia 2017 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania papierowych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą głównie w zakresie realizacji robót budowlanych o charakterze instalacyjnym. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca współpracuje z liczną grupą podmiotów, od których nabywa towary i usługi na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Skutkuje to dużą ilością faktur i innych dokumentów księgowych (np. faktury korygujące, rachunki, rozliczenia podróży służbowych, bilety, decyzje urzędowe, polisy ubezpieczeniowe, noty obciążeniowe, etc.) otrzymywanych od swoich kontrahentów. Na dzień złożenia wniosku Spółka otrzymuje część ww. dokumentów przesyłanych przez kontrahentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej, które przesyłane są przez kontrahentów Spółki na dedykowany do tego celu adres e-mail, według wcześniejszego zawartego porozumienia pomiędzy dostawcą, a Spółką w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Z uwagi na dużą ilość dokumentów, faktur i innych dokumentów księgowych w celu ułatwienia procesów księgowych oraz bieżącej obsługi transakcji wynikających z umów zawartych przez Spółkę, Wnioskodawca zamierza wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów za pomocą dedykowanego do tego systemu informatycznego. System ten umiejscowiony będzie na serwerach Spółki, do którego dostęp będzie zamknięty dla osób postronnych. Do systemu tego trafiały będą bezpośrednio dokumenty, które będą wysyłane przez kontrahentów w formie elektronicznej, zgodnie z wcześniej podpisanym porozumieniem dot. przesyłania dokumentów w formie elektronicznej.

Natomiast otrzymane przez Spółkę faktury od dostawców i inne dokumenty księgowe w formie papierowej będą skanowane w formacie PDF do systemu (wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej). Spółka chce, aby wszystkie otrzymane faktury i inne dokumenty księgowe były w jednym systemie archiwizowane i tylko wersji elektronicznej.

Wnioskodawca nie będzie dłużej przechowywać dokumentów otrzymanych w wersji papierowej po zeskanowaniu do systemu - będą one podlegały zniszczeniu w miejscu ich skanowania. Każdy dokument wprowadzony do systemu będzie możliwy do odnalezienia po indywidualnym numerze nadawanym znajdującym się w systemie dokumentom, można będzie go odszukać, określona będzie data jego wpływu, w przypadku faktur - numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto, kwota VAT, wartość brutto. Skan dokumentu będzie zawsze można podglądnąć i wydrukować z poziomu systemu ERP, z którego Spółka korzysta. Użytkownik systemu ERP będzie miał dostęp do danej faktury czy innych dokumentów księgowych poprzez znajdujące się tam linki prowadzące bezpośrednio do dokumentów znajdujących się w systemie elektronicznego obiegu dokumentów.

W systemie obiegu dokumentów faktury i inne dokumenty księgowe będą opisywane merytorycznie przez osobę odpowiedzialną za dany wydatek. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników lub zarząd Spółki będą księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki.

Wszystkie dokumenty, które będą zarejestrowane w systemie obiegu dokumentów i zaksięgowane w księdze handlowej będą przechowywane w formie elektronicznej z podziałem na okresy rozliczeniowe. Dokumenty te będą w formie nieedytowalnych plików elektronicznych PDF. Taka archiwizacja faktur i innych dokumentów księgowych pozwoli z poziomu systemu księgowego ERP szybko odszukać taki dokument i odtworzyć jego obraz. Za pośrednictwem systemu ERP zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Przechowywane przez Spółkę faktury i inne dokumenty księgowe w wersji elektronicznej będą zawierały dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (pliki będą w formie nieedytowalnej), jak również uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem (kopie dokumentów przechowywane będą w kopiach zapasowych na serwerach Spółki). Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W odpowiedzi na wezwanie wskazano, że kontrole biznesowe odbywać się będą w przeważającej mierze w drodze „dopasowywania” do faktury, dokumentów uzupełniających (źródłowych), takich jak zamówienie lub umowa, ewentualne potwierdzenie zamówienia lub odpowiedź na zamówienie (w sytuacji modyfikacji jego treści przez podmiot świadczący usługę lub dostawcę towaru), dokument WZ czy ewentualne wezwanie do zapłaty. Dokumenty te będą w systemie obiegu dokumentów ze sobą powiązane.

Faktura po jej otrzymaniu zostanie w pierwszej kolejności zarejestrowana w systemie. Proces ten polegał będzie na wypełnieniu przez osobę rejestrującą wymaganych pól formularza w systemie (np. dane kontrahenta, data rejestracji, przyporządkowanie do właściwego działu, sposób dostarczenia, etc.), a następnie oklejeniu faktury wydrukowanym na drukarce podłączonej do systemu unikatowego i jednorazowego kodu kreskowego. Dokument po oklejeniu kodem kreskowym jest skanowany z wykorzystaniem funkcji Optycznego Rozpoznawania Znaków (OCR), a system obiegu dokumentów sam dokonuje sczytania dokumentu i wypełnia właściwe pola formularza danymi zawartymi na fakturze. Na podstawie tak przekazanych do systemu danych dokument trafia do osób odpowiedzialnych za jego merytoryczne sprawdzenie i opisanie. W stosunku do dokumentów, które nie są powiązane z dokumentami źródłowymi (np. zakup materiałów w sklepie) faktura będzie dopasowywana (kojarzona) do innych dokumentów potwierdzających np. przyjęcie towaru na magazyn lub przekazanie go na określoną budowę.

Merytoryczne sprawdzenie odbywać się będzie w ten sposób, iż dokument zeskanowany, oklejony kodem kreskowym i wprowadzony do systemu obiegu dokumentów następnie przekazywany będzie osobie odpowiedzialnej za jego sprawdzenie i porównywany z dokumentami źródłowymi (warunkami wynikającymi z zamówienia lub umowy, dokumentem WZ). Następnie osoba ta dokona przypisania kosztów do właściwych jednostek organizacyjnych (działów) Spółki. Na tym etapie pracownik odpowiedzialny za sprawdzenie dokumentu może również dokument przekazać do rozbicia analitycznego (zdefiniowanie rodzaju kosztów poniesionych przez każdą jednostkę organizacyjną - dział - Spółki), zwrócić do rejestracji lub przekazać do wyjaśnienia z dostawcą. Sprawdzenie dokumentu i jego porównanie z dokumentami źródłowymi oraz przypisanie kosztów do właściwych jednostek organizacyjnych (działów) Spółki stanowiło będzie łącznie „opisywanie merytoryczne faktur”.

W następnej kolejności pracownik odpowiedzialny za merytoryczne sprawdzenie i opisanie faktury przekaże dokument do sprawdzenia przez dział księgowy Spółki. W toku kontroli księgowej dojdzie do sprawdzenia czy dokument faktury został odpowiednio dekretowany oraz czy rozbicie kosztów zgadza się ze stanem faktycznym. W razie nieprawidłowości możliwe jest dokonanie niezbędnych korekt. Kontrola księgowa kończy się „pozytywną weryfikacją’’ dokumentu czyli potwierdzeniem poprawności danych w nim zawartych, sprawdzeniem poprawności zadekretowania i rozbicia kosztów.

Tak pozytywnie zweryfikowany dokument trafia do tzw. „archiwum”, w którym mechanizm integracyjny (zazwyczaj webservice) wprowadza i rejestruje automatycznie fakturę w systemie finansowo-księgowym. Oprócz danych nagłówkowych do systemu trafiają również dane dotyczące rozbicia kosztów dokumentu. W systemie finansowo-księgowym do dokumentu przypisywane są dodatkowe informacje (np. data powstania obowiązku podatkowego), po czym podlega on księgowaniu, zgodnie ze schematami księgowań zdefiniowanymi w FK. Do systemu obiegu dokumentów trafia wówczas potwierdzenie wpisania dokumentu do systemu finansowo-księgowego, z informacją o numerze w „archiwum” pod jakim nastąpiła jego rejestracja, co umożliwia jego wyszukanie.

„Archiwum” w którym znajdować się będą faktury pozwoli na ich łatwe wyszukanie z wykorzystanie funkcji zaawansowanych (np. szukanie po określonych parametrach jak numer dokumentu, nazwa kontrahenta, NIP kontrahenta etc.), jak również wyszukanie powiązanych z nią załączników (dokumenty źródłowe). Dzięki numerowi nadanemu poszczególnym fakturom będzie możliwe sprawdzenie czy dokument przeszedł pomyślnie proces weryfikacji i został już zaksięgowany lub czy należność z niego wynikająca została już uregulowana.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych i innych dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów dokumentów?
2. Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku od towarów i usług naliczonego zawartego na fakturach jeśli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

Skanowanie i przechowywanie faktur oraz innych dokumentów zakupu otrzymanych pierwotnie w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej jest prawnie dopuszczalne i będzie wystarczające dla stwierdzenia dopełnienia obowiązku przechowywania, w szczególności w odniesieniu do faktur - wynikającego z art. 112a ustawy o VAT. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują bowiem jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania faktur i innych dokumentów księgowych, o których mowa we wniosku, a przede wszystkim nie zawierają zakazu przechowywania ich wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z ust. 2 przywołanego artykułu przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się z kolei, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług). Zdaniem Spółki, treść wskazanych powyżej przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie narzuca podatnikom jednej, konkretnej metody przechowywania dokumentów. W szczególności, treść regulacji ustawy o podatku od towarów i usług nie nakłada na podatników obowiązku przechowywania dokumentów w takiej w formie, w jakiej zostały one otrzymane (tj. w oryginalnej postaci). W opinii Spółki ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Odmienna wykładnia prowadziłaby do tego, iż bezprzedmiotowe stałyby się postanowienia wskazanego powyżej art. 112a ust. 4 określającego warunki dostępu organów podatkowych do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, który dopuszczając elektroniczną formę przechowywania faktur, odnosi się ogólnie do „faktur” (nie ograniczając swojej dyspozycji wyłącznie do faktur elektronicznych). Jednocześnie z treści tych przepisów nie wynika, aby przechowywanie faktur w formie elektronicznej miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu.

Ponadto należy zaznaczyć, iż ustawodawca nie wskazał wyraźnie, że faktury powinny być przechowywane w formie w jakiej zostały otrzymane, pomimo że miał taką możliwość w świetle Dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L 2006.347.1 ze zm.).

Zgodnie bowiem z art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112 państwo członkowskie może wymagać, aby faktury były przechowywane w oryginalnej postaci w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Skoro zatem opcja ta nie została implementowana do przepisów prawa polskiego, podatnicy są uprawnieni do przechowywania w formie elektronicznej faktur, które otrzymali w formie papierowej.

Ponieważ obowiązujące regulacje ustawy o podatku od towarów i usług nie przewidują jakiejkolwiek szczególnej, zastrzeżonej formy, w której powinny być przechowywane faktury zakupowe podatnika, zdaniem Spółki dopuszczalny jest każdy sposób przechowywania faktur o ile spełnione zostaną wymogi formalne wskazane w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług.

Spółka będzie zatem uprawniona do przechowywania faktur i innych dokumentów zakupowych otrzymanych w formie papierowej w postaci elektronicznych skanów w systemie informatycznym, niszcząc przy tym otrzymane faktury i inne dokumenty księgowe w formie papierowej, o ile zapewni:

• zachowanie podziału dokumentów na okresy rozliczeniowe,
  

• możliwość łatwego odszukania dokumentów,
  

• autentyczność pochodzenia dokumentu,
  

• integralność treści dokumentu,
  

• czytelność dokumentu, a także
  

• bezzwłoczny dostęp do dokumentu, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych na żądanie organów podatkowych.
  
  
  

Jeżeli więc powyższe zostanie przez Spółkę zagwarantowane, wówczas będzie można uznać, że przechowuje ona faktury w zgodzie z regulacjami ustawy o podatku od towarów i usług. Bez znaczenia pozostanie to czy faktury papierowe przechowuje w formie elektronicznej.

W przedstawionym stanie faktycznym planowany przez Spółkę sposób archiwizacji faktur zakupów spełni wymogi, o których mowa w art. 112 ust. 1 i 4 ustawy o VAT, tj.:

• faktury będą przechowywane w elektronicznej bazie danych w podziale na okresy rozliczeniowe,
  

• sposób zapisu plików umożliwi łatwe wyszukiwanie faktur za pomocą danych w nich zawartych lub za pomocą odpowiedniego numeru referencyjnego,
  

• zachowana zostanie integralność dokumentów - zarówno proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną, jak i sposób ich przechowywania nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami dokumentu ani zawartymi w nim danymi;
  

• zachowana zostanie autentyczność pochodzenia dokumentów - Spółka każdorazowo będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała dokument i będzie w stanie zweryfikować ten fakt;
  

• zachowana zostanie czytelność dokumentów - proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną dokonywany będzie z wykorzystaniem odpowiedniej jakości sprzętu technicznego wykorzystywanego do ich skanowania;
  

• stosowane rozwiązania techniczne zapewnią bezzwłoczny dostęp do dokumentów, jak również ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
  
  
  

Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie powoduje, że faktura w sensie materialnym zostaje utracona, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostaje zachowana.

Za poprawnością takiego stanowiska Spółki przemawia stanowisko wyrażone w następujących interpretacjach indywidualnych:

• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 9 czerwca 2016 r., nr IPPP2/4512-280/16-4/MMa;
  

• Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r., nr IBPP3/443-1389/14/EJ;
  

• Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 8 września 2016 r., nr IBPP2/4512-402/16-1/ICz;
  

• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 12 lutego 2015 r., nr IPPP2/443-1116/14-5/AO;
  

• Dyrektora Krajowego Informacji Skarbowej z dnia 23 października 2017 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.524.2017.2.KT;
  

• Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28 lipca 2017 r., nr 0114-KDIP-1-1.4012.186.2017.2.IZ.
  
  
  

Reasumując, w świetle przywołanych przepisów (w szczególności art. 112a ustawy o VAT), a także orzecznictwa organów podatkowych, analizując opisane zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu i innych dokumentów zakupowych otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w ramach procedury archiwizacji wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego oraz niszczenie oryginałów papierowych takich dokumentów po ich archiwizacji.

Ad 2

Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych otrzymywanych w formie papierowej, archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z powyższą procedurą (w których oryginał zostanie zniszczony) - przy założeniu, że spełnione zostaną ogólne warunki, o których mowa w art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług oraz przy założeniu, że nie zaistnieją przesłanki negatywne, o których mowa w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

• nabycia towarów i usług,
  

• dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
  
  
  

Z powyższych przepisów wynika zatem, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki:

• odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
  

• podatnik posiada fakturę dokumentująca dokonany przez niego zakup towarów lub usług,
  

• towary i usługi udokumentowane fakturą są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz
  

• gdy nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu.
  
  
  

Można więc zauważyć, że przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego od formy w jakiej faktura została wystawiona (papierowo czy elektronicznie), ani też od sposobu jej przechowywania. Warunkiem podstawowym jest bowiem, aby podatnik w ogóle taką fakturę otrzymał. Ustawodawca nie zróżnicował w tym zakresie faktur papierowych od faktur elektronicznych. Oznacza to więc, że o ile zostaną spełnione warunki obiektywne dla odliczenia podatku VAT, o których mowa powyżej, wówczas prawo do odliczenia z faktury, która została zarchiwizowana w formie elektronicznej, nie powinno być kwestionowane.

W ocenie Spółki, na prawo do odliczenia nie ma zatem żadnego wpływu fakt, że faktura zakupowa otrzymana w formie papierowej będzie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu rozważanej w opisie zdarzenia przyszłego procedury archiwizacji.

Przepisy Ustawy o podatku od towarów i usług pozwalają na przechowywanie przez podatników faktur papierowych w formie elektronicznej i w konsekwencji nie ograniczają z tego powodu prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur. Przyjęcie odmiennego stanowiska byłoby niezgodne z zasadą racjonalnego prawodawcy.

Powyższe stanowisko potwierdzają liczne interpretacje podatkowe wydawane w analogicznych stanach faktycznych:

• Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 sierpnia 2017r., nr 0111-KDIB3-1.4012.267.1.BW;
  

• Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 1 września 2017r, nr 0111-KDIB3-1.4012.227.2017.2.BW.
  
  
  

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Ad 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Wnioskodawca otrzymuje od swoich kontrahentów dużą ilość faktur i innych dokumentów księgowych. Wnioskodawca zamierza wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów za pomocą dedykowanego do tego systemu informatycznego umiejscowionego na serwerach Spółki z dostępem zamkniętym dla osób postronnych.

Wątpliwość Spółki dotyczy dopuszczalności przechowywania otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych i innych dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów dokumentów.

Jak Spółka wskazuje, otrzymane od dostawców faktury i inne dokumenty księgowe w formie papierowej, które będą skanowane w formacie PDF i niedostępne na serwerach Spółki dla osób postronnych. Dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (pliki będą w formie nieedytowalnej), uszkodzeniem i zniszczeniem (kopie dokumentów przechowywane będą w kopiach zapasowych na serwerach Spółki) oraz będą zawierały tę samą treść zawartą w papierowych odpowiednikach. Wskazuje to na zachowanie integralności treści oraz czytelności faktury. Zatem spełnione zostaną przesłanki wynikające z art. 106m ust. 3 ustawy.

Kontrole biznesowe odbywać się będą w drodze „dopasowywania” do faktury, dokumentów uzupełniających (źródłowych), takich jak zamówienie lub umowa, ewentualne potwierdzenie zamówienia lub odpowiedź na zamówienie (w sytuacji modyfikacji jego treści przez podmiot świadczący usługę lub dostawcę towaru), dokument WZ czy ewentualne wezwanie do zapłaty. Dokumenty te będą w systemie obiegu dokumentów ze sobą powiązane.

Opisany przez Spółkę sposób obsługi faktur i faktur korygujących przez osobę odpowiedzialną za dany wydatek poprzez opisywane merytoryczne (dokument zeskanowany, oklejony kodem kreskowym i wprowadzony do systemu obiegu dokumentów następnie przekazywany osobie odpowiedzialnej za jego sprawdzenie i porównywany z dokumentami źródłowymi - warunkami wynikającymi z zamówienia lub umowy, dokumentem WZ - oraz przypisanie kosztów do właściwych jednostek organizacyjnych (działów) Spółki), pozytywne zweryfikowanie i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników lub zarząd Spółki oraz księgowane i rozliczane dla celów podatkowych, potwierdza zastosowanie przez Spółkę wewnętrznych kontroli biznesowych sprawdzających wiarygodność faktury w odniesieniu do dostawy towarów i świadczenia usług, co z kolei wskazuje na istnienie wiarygodnej ścieżki audytu, o której mowa w art. 106m ust. 2 ustawy.

Opisane okoliczności spełniają przesłanki wynikające z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Poza tym skoro - jak wskazano - każdy dokument wprowadzony do systemu będzie możliwy do odnalezienia po indywidualnym numerze rejestracyjnym systemu, skan dokumentu będzie można podglądać i wydrukować z poziomu systemu ERP, z którego Spółka korzysta, a użytkownik systemu ERP będzie miał dostęp do danej faktury czy innych dokumentów księgowych. Wszystkie dokumenty zarejestrowane w systemie obiegu dokumentów i zaksięgowane w księdze handlowej będą przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe. Możliwe będzie również niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie kontroli podatkowej. Dokumenty przechowywane będą przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Spełnione zatem zostaną wymogi wynikające z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie dokumentów (faktur, faktur korygujących) przez Spółkę w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego będzie zgodne z powołanymi przepisami. Zatem przechowywanie faktur i faktur korygujących w elektronicznej formie (pliki PDF) spełni warunki określone w art. 106m ust. 1-4, art. 112 oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy.

Zatem przedstawiony przez Spółkę system archiwizacji faktur i faktur korygujących w postaci elektronicznej (plików pdf) będzie zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy, w szczególności zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Tym samym stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Ad 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

W rozpatrywanej sprawie Spółka nabywa towary i usługi w ramach działalności gospodarczej w zakresie realizacji robót budowlanych.

Wobec tego należy stwierdzić, że otrzymywane w formie papierowej faktury i faktury korygujące przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy.

Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Wskazać należy, że niniejsza interpretacja dotyczy podatku od towarów i usług, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Ponadto tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania oraz prawa do odliczenia podatku z faktur i faktur korygujących. Nie dotyczy natomiast innych dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie VAT w szczególności rachunków, rozliczeń podróży służbowych, biletów, decyzji urzędowych, polis ubezpieczeniowych, not obciążeniowych, etc.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   
   

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.