Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0112-KDIL1-3.4012.660.2017.1.IT
z 9 lutego 2018 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 8 grudnia 2017 r. (data wpływu 14 grudnia 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie planowanego sposobu archiwizacji wystawianych przez Wnioskodawcę Dokumentów, wysyłanych do klienta w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie Komunikatu w Archiwum – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 14 grudnia 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie planowanego sposobu archiwizacji wystawianych przez Wnioskodawcę Dokumentów, wysyłanych do klienta w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie Komunikatu w Archiwum.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest podatnikiem VAT prowadzącym działalność gospodarczą podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje sprzedaży towarów oraz świadczy usługi na rzecz swoich kontrahentów. W celu prawidłowego dokumentowania przeprowadzanych transakcji, Wnioskodawca wystawia m.in. następujące dokumenty: faktury sprzedażowe, faktury korygujące oraz noty (dalej łącznie: Dokumenty).

Dokumenty są generowane przy użyciu systemu informatycznego stosowanego przez Wnioskodawcę w sposób ciągły. Faktury oraz faktury korygujące zawierają wymagane przez przepisy ustawy o VAT elementy. Jednocześnie wszystkie Dokumenty są wystawiane przez Wnioskodawcę w formie papierowej, co najmniej w dwóch egzemplarzach (wymóg z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT).

Wnioskodawca ma zamiar wprowadzić zmiany w sposobie archiwizowania wystawianych Dokumentów. Zgodnie z planowanym modelem, każdy z Dokumentów będzie drukowany w jednym egzemplarzu i przesyłany do klienta. Jednocześnie każdy z Dokumentów w momencie jego księgowania będzie wysyłany w postaci pliku .xml (dalej: Komunikat) na serwer firmy zewnętrznej, która dostarcza Wnioskodawcy odpowiedni system informatyczny (egzemplarz Dokumentów przeznaczony dla Wnioskodawcy). Komunikat po przetworzeniu będzie zapewniał możliwość podglądu do rzeczywistego obrazu Dokumentu. Dokument będzie dostępny w archiwum na portalu podmiotu dostarczającego Wnioskodawcy system informatyczny (dalej: Archiwum na portalu zewnętrznym), gdzie będzie go można oglądać, wydrukować lub pobrać np. w postaci pliku PDF. Egzemplarze Dokumentów przeznaczone dla Wnioskodawcy będą przechowywane w formie Komunikatów (czyli plików .xml) w Archiwum na zewnętrznym portalu, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich czytelność, a także umożliwiający łatwe odszukiwanie poszczególnych Dokumentów i bezzwłoczny dostęp do nich organom podatkowym i/lub organom kontroli celno-skarbowej jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Możliwość ich pobrania zapewni system dostępu do plików zawierający odpowiednie filtry umożliwiające szybkie odszukanie odpowiedniego Dokumentu (w tym m.in. NIP klienta, numer dokumentu, typ dokumentu, datę dokumentu, datę sprzedaży, kwotę brutto, kwotę netto itd.). Powyższe oznacza, iż jeden z egzemplarzy Dokumentu będzie przekazywany klientowi (w formie papierowej), natomiast drugi przechowywany będzie przez Wnioskodawcę w prowadzonej przez niego dokumentacji, w formie elektronicznej (tj. w formie Komunikatu). Egzemplarz przeznaczony dla Wnioskodawcy nie będzie już, co do zasady, drukowany.

Dostęp do portalu i znajdującej się na nim bazy Dokumentów będzie udostępniany wyłącznie upoważnionym pracownikom Wnioskodawcy, co pozwoli na odpowiednie zabezpieczenie i zachowanie integralności treści Dokumentów elektronicznych. Jednocześnie klient Wnioskodawcy nie będzie miał możliwości pobrania tych dokumentów z bazy danych znajdującej się w Archiwum na portalu zewnętrznym. Dokumenty będą mu udostępniane tylko w postaci jednego egzemplarza w formie papierowej, który zostanie do niego przesłany.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy przedstawiony w zdarzeniu przyszłym planowany sposób archiwizacji wystawianych przez Wnioskodawcę Dokumentów, wysyłanych do klienta w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie Komunikatu w Archiwum na portalu zewnętrznym spełnia wymogi ustawy o VAT w zakresie przechowywania Dokumentów, w szczególności określone w art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w zdarzeniu przyszłym planowany sposób archiwizacji wystawianych przez Wnioskodawcę Dokumentów, wysyłanych do klienta w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie Komunikatu w Archiwum na portalu zewnętrznym spełnia wymogi ustawy o VAT w zakresie przechowywania Dokumentów, w szczególności określone w art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, w tym w szczególności dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą.

Faktury, zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, powinny być wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazywany jest nabywcy towarów lub usług, natomiast drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Definicja faktury znajduje się w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT. Zgodnie z tą definicją, przez fakturę należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Ponadto ustawa o VAT, w art. 106e wymienia niezbędne elementy jakie powinna zawierać faktura. W odniesieniu do faktur korygujących ustawa o VAT wymienia również elementy jakie powinna zawierać faktura korygująca – art. 106j ustawy o VAT.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wystawiane przez Wnioskodawcę faktury oraz faktury korygujące zawierają elementy wymagane przez przepisy ustawy o VAT. Ponadto, wszystkie wymienione w opisie zdarzenia przyszłego Dokumenty są i będą wystawiane w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden z nich (przeznaczony dla klienta) będzie drukowany i przesyłany do klienta, natomiast drugi z nich przechowywany będzie przez Wnioskodawcę w prowadzonej przez niego dokumentacji w postaci Komunikatu. Egzemplarz przeznaczony dla Wnioskodawcy nie będzie już, co do zasady, drukowany.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku VAT oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Szczegółowe wymogi co do warunków przechowywania faktur zostały zawarte w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

− w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dodatkowo, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy mają obowiązek zapewnić organowi podatkowemu i/lub organowi kontroli celno-skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym, z obecnie obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur nie wynika w ocenie Wnioskodawcy, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w zakresie przechowywania w dokumentacji Wnioskodawcy Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej (bez drukowania), nawet jeśli egzemplarz Dokumentu przeznaczony dla klienta został mu wysłany w formie papierowej. Przepisy wymagają jedynie zapewnienia autentyczności pochodzenia Dokumentów, integralności ich treści i czytelności oraz przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe i zapewnienia łatwego odszukiwania poszczególnych Dokumentów – od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia.

Zagadnienie autentyczności i integralności treści faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem:

• podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury;
• przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
• przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;
• autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W opinii Wnioskodawcy, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizowania Dokumentów będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT. W opisie zdarzenia przyszłego zostało wskazane, że Dokumenty będą przechowywane przez Wnioskodawcę w formie Komunikatu (plik .xml) w Archiwum na zewnętrznym portalu, w podziale na okresy rozliczeniowe, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie za pomocą stosowanych filtrów wyszukiwania w systemie.

Ponadto, jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, planowany sposób archiwizowania Dokumentów będzie umożliwiał bezzwłoczny dostęp do nich organom podatkowym i/lub organom kontroli celno-skarbowej, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Używany przez Wnioskodawcę system informatyczny umożliwi wspomnianym organom oglądanie, drukowanie, pobieranie w postaci pliku PDF oraz przetwarzanie Dokumentów.

W opinii Wnioskodawcy sposób archiwizowania Dokumentów opisany w zdarzeniu przyszłym zapewni również autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Autentyczność pochodzenia Dokumentów będzie zapewniona w ten sposób, iż każdy Dokument generowany i przechowywany w postaci Komunikatu będzie stanowił odzwierciedlenie jego papierowej wersji wysłanej do klienta. Dokumenty będą zawierały wszystkie wymagane przepisami prawa elementy, w tym będą wskazywały Wnioskodawcę jako dostawcę towarów i usług i wystawcę Dokumentu.

Integralność treści Dokumentów będzie zapewniona w ten sposób, że Dokumenty będą generowane przy użyciu systemu informatycznego stosowanego przez Wnioskodawcę w sposób ciągły. Od samego początku ich wystawienia do końca przedawnienia zobowiązania podatkowego, z którym będą związane, będą miały taką samą treść. Dostęp do Archiwum na portalu zewnętrznym i znajdującej się na nim bazy Dokumentów będzie udostępniany wyłącznie upoważnionym pracownikom Wnioskodawcy, co pozwoli na odpowiednie zabezpieczenie i zachowanie integralności treści dokumentów elektronicznych. Jednocześnie klient nie będzie miał możliwości pobrania tych dokumentów z bazy danych w Archiwum. Dokumenty będą mu udostępniane tylko w postaci jednego egzemplarza w formie papierowej, który zostanie do niego przesłany.

Czytelność Dokumentów będzie zapewniona w ten sposób, że będą one przechowywane w Archiwum na portalu zewnętrznym, gdzie można je będzie oglądać, wydrukować oraz pobrać, np. w postaci pliku PDF.

Stanowisko Wnioskodawcy jest zbieżne ze stanowiskiem prezentowanym przez organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych prawa podatkowego wydawanych w podobnych stanach faktycznych. Przykładowo: interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 maja 2017 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa, interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2016 r., nr IPPP3/4512-497/16-3/RD, interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 grudnia 2015 r., nr IPPP2/4512-1107/15-2/BH.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w zdarzeniu przyszłym planowany sposób archiwizowania wystawianych przez Wnioskodawcę Dokumentów, wysyłanych do klienta w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie Komunikatu w Archiwum na portalu zewnętrznym spełnia wymogi ustawy o VAT w zakresie przechowywania Dokumentów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy – przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
   
   

Ustawodawca w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy, określił wymogi dotyczące zawartości faktury, czyli podstawowe elementy, które powinny znajdować się w fakturze wystawionej przez podatnika. Są to:

1. data wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6. data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
10. kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawka podatku;
13. suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwota należności ogółem.
    
    

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem wystawiany przez podatnika dokument zawierał będzie dane określone w art. 106e ustawy będzie on fakturą w rozumieniu ustawy i stosować się do niego będą wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur. Natomiast jeżeli dokument nie będzie zawierał ww. danych, to nie będzie mógł zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106j ust. 1 ustawy – w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
2. udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

‒ podatnik wystawia fakturę korygującą.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...).

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje sprzedaży towarów oraz świadczy usługi na rzecz swoich kontrahentów. W celu prawidłowego dokumentowania przeprowadzonych transakcji wystawia m.in.: faktury sprzedażowe oraz faktury korygujące. Faktury są generowane w sposób ciągły przy użyciu systemu informatycznego oraz zawierają wymagane przez przepisy ustawy elementy. Faktury są wystawiane przez Wnioskodawcę co najmniej w dwóch egzemplarzach.

Wnioskodawca ma zamiar wprowadzić zmiany w sposobie archiwizowania wystawianych faktur. Zgodnie z planowanym modelem, każda faktura będzie drukowana w jednym egzemplarzu i przesyłana do klienta. Faktura będzie dostępna w archiwum na portalu podmiotu dostarczającego Wnioskodawcy system informatyczny, gdzie będzie ją można oglądać, wydrukować lub pobrać, np. w postaci pliku PDF. Egzemplarze faktur przeznaczone dla Wnioskodawcy będą przechowywane w formie Komunikatów (plików .xml) w Archiwum na zewnętrznym portalu, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich czytelność, a także umożliwiający łatwe odszukiwanie poszczególnych faktur i bezzwłoczny dostęp do nich organom podatkowym i/lub organom kontroli celno-skarbowej jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w ich zawartych.

Możliwość ich pobrania zapewni system dostępu do plików zawierający odpowiednie filtry umożliwiające szybkie odszukanie odpowiedniej faktury (w tym m.in. NIP klienta, numer dokumentu, typ dokumentu, datę dokumentu, datę sprzedaży, kwotę brutto, kwotę netto itd.). Jeden z egzemplarzy faktury będzie przekazywany klientowi (w formie papierowej), natomiast drugi przechowywany będzie przez Wnioskodawcę w prowadzonej przez niego dokumentacji, w formie elektronicznej – Komunikatu. Egzemplarz przeznaczony dla Wnioskodawcy nie będzie drukowany.

Dostęp do portalu i znajdującej się tam bazy faktur będzie udostępniany wyłącznie upoważnionym pracownikom Wnioskodawcy, co pozwoli na odpowiednie zabezpieczenie i zachowanie integralności treści faktur elektronicznych. Klient Wnioskodawcy nie będzie miał możliwości pobrania tych faktur z bazy danych znajdującej się w Archiwum na portalu zewnętrznym. Faktury będą mu udostępniane tylko w postaci jednego egzemplarza w formie papierowej, który zostanie do niego przesłany.

Zatem przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej) w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Podsumowując, planowany sposób archiwizacji wystawianych przez Wnioskodawcę faktur sprzedażowych oraz faktur korygujących, wysyłanych do klienta w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie Komunikatu w Archiwum na portalu zewnętrznym, spełnia wymogi ustawy w zakresie przechowywania faktur zgodnie z art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej wymienionego przez Wnioskodawcę dokumentu – noty – do którego nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentu.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięć, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   
   

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach(art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.